Guía de gestión de proyectos · Herramientas y software
Funciones del software de gestión de proyectos: la lista de verificación esencial
Las funciones del software de gestión de proyectos son las capacidades que ofrece una herramienta para planificar, hacer el seguimiento, colaborar e informar sobre el trabajo. Saber cuáles necesita realmente evita pagar por una complejidad innecesaria o elegir una herramienta que se le quedará pequeña.
Puntos clave
- Separe las funciones esenciales de las avanzadas que quizá no necesite.
- Puntúe las herramientas según sus funciones imprescindibles y compruebe qué plan incluye cada una.
- Wrike ofrece el conjunto más amplio de funciones de planificación, recursos y portafolio de nuestro análisis.
Funciones esenciales
| Función | Por qué es importante |
|---|---|
| Gestión de tareas | Responsables, fechas de vencimiento, prioridades y subtareas para cada parte del trabajo |
| Múltiples vistas | Vistas de lista, tablero, calendario y Gantt para distintas personas |
| Dependencias | Vincular tareas para que los cambios de fecha se propaguen; consulte dependencias entre tareas |
| Colaboración | Comentarios, menciones, uso compartido de archivos y notificaciones en contexto |
| Paneles e informes | Avance en tiempo real sin informes manuales |
| Permisos y acceso de invitados | Compartir de forma segura con clientes y proveedores |
| Aplicaciones móviles e integraciones | Trabajar en movilidad y conectar el correo electrónico, los calendarios y el almacenamiento |
Funciones avanzadas
| Función | Quién la necesita |
|---|---|
| Gestión de recursos y carga de trabajo | Equipos que comparten personas entre proyectos; consulte nivelación de recursos |
| Gestión de portafolios | PMO y responsables que supervisan muchos proyectos |
| Control de tiempo | Agencias, servicios profesionales y cualquiera que facture por horas |
| Automatizaciones | Equipos con flujos de trabajo y traspasos repetibles |
| Formularios de solicitud y recepción | Equipos que reciben solicitudes de trabajo de otros |
| Revisión y aprobaciones | Equipos de marketing y creativos que revisan materiales |
| Herramientas ágiles | Equipos que utilizan sprints, backlogs y puntos de historia |
| IA integrada | Resúmenes, sugerencias de tareas y alertas de riesgo |
| Seguridad empresarial | Inicio de sesión único, registros de auditoría y controles de administración |
Comparativa de las principales herramientas
| Función | Wrike | monday.com | Asana | Jira | Trello |
|---|---|---|---|---|---|
| Gantt / línea de tiempo | Sí | Sí | Sí | Sí | Parcial |
| Gestión de recursos y carga de trabajo | Sí | Parcial | Sí | Parcial | No |
| Gestión de portafolios | Sí | Sí | Sí | Parcial | No |
| Revisión y aprobaciones | Sí | Parcial | Sí | No | No |
| Herramientas ágiles / de sprints | Parcial | Parcial | Parcial | Sí | Parcial |
Wrike abarca el conjunto más amplio de funciones de planificación, recursos y portafolio, por lo que ocupa el primer puesto en nuestro análisis de herramientas de gestión de proyectos. La disponibilidad depende del plan, así que consulte las tablas completas de funciones de cada reseña y la páginas de comparación.
Elabore su lista de verificación de funciones
- Enumere los problemas que desea resolver, como los plazos incumplidos o el personal sobrecargado.
- Traduzca cada problema a las funciones que lo resuelven.
- Marque cada función como imprescindible, deseable o innecesaria.
- Puntúe de 0 a 2 las herramientas preseleccionadas en cada función imprescindible.
- Compruebe qué nivel de plan incluye cada función.
- Pruebe las funciones imprescindibles en una prueba gratuita con un proyecto real.
Ejemplo de puntuación
| Función imprescindible | Herramienta A | Herramienta B | Herramienta C |
|---|---|---|---|
| Gantt con dependencias | 2 | 2 | 1 |
| Vista de carga de trabajo | 2 | 1 | 0 |
| Acceso de invitados para clientes | 2 | 2 | 2 |
| Control de tiempo | 2 | 1 | 1 |
| Total (sobre 8) | 8 | 6 | 4 |
La herramienta A cumple todas las funciones imprescindibles, por lo que pasa a una prueba con el equipo aunque la herramienta C parezca más sencilla.
Plantillas gratuitas sobre este tema
Preguntas frecuentes
¿Qué funciones del software de gestión de proyectos son esenciales?
Como mínimo: gestión de tareas, múltiples vistas, dependencias, colaboración, paneles, permisos e integraciones.
¿Cuáles son las funciones avanzadas del software de gestión de proyectos?
Gestión de recursos y de la carga de trabajo, vistas de portafolio, registro de tiempo, automatizaciones, formularios de solicitud, revisión de pruebas, herramientas ágiles, IA y seguridad empresarial.
¿Qué herramienta tiene más funciones de software de gestión de proyectos?
Wrike y ClickUp están entre las más completas en funciones; Wrike ocupa el primer puesto en nuestro análisis por su profundidad en planificación, recursos y portafolios.
¿Es el diagrama de Gantt una función imprescindible del software de gestión de proyectos?
Si sus proyectos tienen dependencias y fechas fijas, sí; consulte software de diagramas de Gantt.
¿Qué es la gestión de la carga de trabajo como función del software de gestión de proyectos?
Una vista de la cantidad de trabajo que tiene cada persona en los distintos proyectos, para detectar y corregir la sobrecarga.
¿Cómo funciona la gestión de portafolios como función del software de gestión de proyectos?
Una vista consolidada de muchos proyectos que muestra el estado, las prioridades y los recursos para los responsables y las PMO.
¿Vale la pena pagar por las funciones de IA del software de gestión de proyectos?
Pueden ahorrar tiempo en resúmenes y actualizaciones. Pruébelas en sus propios proyectos antes de pagar por un plan superior.
¿Qué funciones del software de gestión de proyectos son importantes para los equipos ágiles?
Backlogs, sprints, tableros, puntos de historia, gráficos burndown e integraciones con herramientas de desarrollo.
¿Qué funciones del software de gestión de proyectos son importantes para las agencias?
Registro de tiempo, acceso de invitados, revisión de pruebas y aprobaciones, y presupuestación.
¿Cómo comparo las funciones del software de gestión de proyectos entre herramientas?
Utilice una lista de verificación puntuada de sus funciones imprescindibles y nuestras páginas de comparacióny después confírmelo en una prueba.