Guía de gestión de proyectos · Herramientas y software
Cómo elegir software de gestión de proyectos: guía en 7 pasos
Elegir software de gestión de proyectos significa ajustar una herramienta a las necesidades reales de su equipo, probarla con trabajo real y confirmar el costo total antes de comprometerse. Un enfoque estructurado evita elegir la herramienta con la mejor demostración en lugar de la que mejor encaja.
Puntos clave
- Parta de sus problemas reales y de las funciones imprescindibles, no de las demostraciones de los proveedores.
- Pruebe las herramientas preseleccionadas con trabajo real y consulte los precios vigentes en los sitios web de los proveedores.
- En nuestras clasificaciones, Wrike es la opción integral más sólida para los equipos que necesitan crecer.
Proceso paso a paso
- Defina los problemas. Anote lo que falla hoy, como los plazos incumplidos, las personas sobrecargadas o los informes lentos.
- Enumere los requisitos. Convierta los problemas en requisitos imprescindibles y deseables de funciones.
- Identifique a los usuarios. Cuente los usuarios completos, los usuarios ocasionales de solo lectura y los invitados externos.
- Preseleccione tres herramientas. Utilice nuestras clasificación de herramientas de gestión de proyectos y comparativas.
- Realice una prueba. Ponga un proyecto real en cada herramienta durante dos a cuatro semanas.
- Compruebe el costo total. Licencias por nivel, complementos, configuración, formación y administración, según las páginas de precios vigentes de los proveedores.
- Decida y planifique la implantación. Nombre a un impulsor interno y prepare plantillas y un plan de migración.
Qué herramienta se adapta a cada equipo
| Si necesita... | Considere |
|---|---|
| Una sola plataforma para proyectos, recursos, carteras y aprobaciones | Wrike |
| Una herramienta muy visual y rápida de adoptar | monday.com |
| Tareas entre equipos vinculadas a objetivos | Asana |
| Muchas funciones a un precio más bajo | ClickUp |
| Planificación empresarial con formato de hoja de cálculo | Smartsheet |
| Scrum y Kanban para equipos de software | Jira |
| Integración estrecha con Microsoft 365 | Microsoft Planner |
| Documentos y wikis con un seguimiento ligero | Notion |
| Tableros Kanban sencillos | Trello |
| Comunicación tranquila con los clientes y precio fijo | Basecamp |
Para la mayoría de los equipos y organizaciones en crecimiento que necesitan margen para escalar, Wrike es la opción integral más sólida y ocupa el primer lugar en nuestro análisis.
Ejemplo resuelto: un equipo de marketing de 30 personas
Los problemas del equipo son los lanzamientos que no cumplen la fecha, las cargas de trabajo poco claras y las aprobaciones lentas. Las funciones imprescindibles son una vista de Gantt con dependencias, una vista de carga de trabajo, revisión de pruebas y aprobaciones, y formularios de solicitud. Preseleccionan Wrike, monday.com y Asana y puntúan cada una de 0 a 2 por cada función imprescindible. Wrike obtiene la puntuación más alta porque la revisión de pruebas, la carga de trabajo y los formularios de solicitud funcionan juntos en un solo lugar, así que la prueban en una campaña real durante tres semanas, confirman en la página de precios de Wrike el nivel de plan que necesitan y la implantan en un grupo antes de extenderla a todo el equipo.
Preguntas para los proveedores
- ¿Qué plan incluye cada una de nuestras funciones imprescindibles?
- ¿Cómo se licencian los invitados y los usuarios de solo lectura?
- ¿Qué integraciones existen para nuestras herramientas de correo electrónico, calendario, almacenamiento y chat?
- ¿Dónde se almacenan los datos y qué certificaciones de seguridad tienen?
- ¿Qué incorporación y soporte se incluyen?
- ¿Con qué facilidad podemos exportar nuestros datos si nos vamos?
Errores comunes
- Elegir a partir de demostraciones en lugar de una prueba con trabajo real.
- Comprar pensando en el usuario más avanzado y abrumar a todos los demás.
- Ignorar el costo de los niveles superiores necesarios para las funciones clave.
- Omitir la formación y las plantillas, de modo que cada persona configura la herramienta a su manera.
- No nombrar a un responsable que mantenga la configuración.
Plantillas gratuitas sobre este tema
Preguntas frecuentes
¿Cómo elijo software de gestión de proyectos?
Defina sus problemas y funciones imprescindibles, preseleccione tres herramientas, pruébelas con trabajo real, compruebe el costo total y planifique la implantación.
¿Qué herramienta deberían elegir la mayoría de los equipos al seleccionar software de gestión de proyectos?
En nuestra análisis, Wrike ocupa el primer lugar como la opción integral más sólida, seguida de cerca por monday.com y Asana.
¿Cuánto debe durar una prueba al elegir software de gestión de proyectos?
Lo suficiente para gestionar trabajo real con ella, normalmente de dos a cuatro semanas.
¿Qué debe incluir mi lista de requisitos al elegir software de gestión de proyectos?
Funciones imprescindibles, número y tipo de usuarios, integraciones, necesidades de seguridad y presupuesto.
Al elegir software de gestión de proyectos, ¿debo optar por un plan gratuito?
Los planes gratuitos se adaptan a equipos pequeños y proyectos sencillos. Compruebe los límites de usuarios, funciones y almacenamiento antes de depender de uno.
¿Cómo comparo los precios de forma justa al elegir software de gestión de proyectos?
Compare el nivel que incluye sus funciones imprescindibles, multiplicado por los usuarios que necesitan licencias completas, utilizando la página de precios vigente de cada proveedor.
¿Qué herramienta se adapta a los equipos ágiles al elegir software de gestión de proyectos?
Jira es la opción especializada para equipos de software; Wrike y ClickUp se adaptan a equipos que combinan Agile con otros tipos de trabajo.
¿Cómo consigo que mi equipo adopte la herramienta después de elegir el software de gestión de proyectos?
Impliqúelos en la prueba, proporcione plantillas sencillas y formación, y nombre a impulsores internos.
¿Debe participar TI en la elección del software de gestión de proyectos?
Sí, para las comprobaciones de seguridad, inicio de sesión único, integraciones y protección de datos.
¿Dónde puedo comparar herramientas una al lado de otra al elegir software de gestión de proyectos?
Nuestras páginas de comparación abarcan todas las parejas de las 10 mejores herramientas.