Guida al project management · Strumenti e software
Come scegliere un software di project management: guida in 7 passaggi
Scegliere un software di project management significa abbinare uno strumento alle esigenze reali del team, provarlo con lavoro reale e confermare il costo totale prima di impegnarsi. Un approccio strutturato evita di scegliere lo strumento con la demo migliore anziché quello più adatto.
Punti chiave
- Partite dai vostri problemi reali e dalle funzionalità indispensabili, non dalle demo dei fornitori.
- Provate gli strumenti selezionati con lavoro reale e verificate i prezzi attuali sui siti dei fornitori.
- Nelle nostre classifiche Wrike è la scelta all-in-one più solida per i team che hanno bisogno di crescere.
Processo passo dopo passo
- Definite i problemi. Mettete per iscritto che cosa non funziona oggi, ad esempio scadenze mancate, persone sovraccariche o reporting lento.
- Elencate i requisiti. In base ai problemi, classificate come indispensabili o facoltative le funzionalità.
- Identificate gli utenti. Contate gli utenti completi, i visualizzatori occasionali e gli ospiti esterni.
- Selezionate tre strumenti. Usate i nostri classifica degli strumenti di project management e confronti.
- Eseguite una prova. Inserite un progetto reale in ciascuno strumento per due-quattro settimane.
- Verificate il costo totale. Licenze per piano, componenti aggiuntivi, configurazione, formazione e amministrazione, usando le pagine dei prezzi attuali dei fornitori.
- Decidete e pianificate il rollout. Scegliete un champion, i modelli e un piano di migrazione.
Quale strumento si adatta a quale team
| Se vi serve... | Valutate |
|---|---|
| Un'unica piattaforma per progetti, risorse, portfolio e approvazioni | Wrike |
| Uno strumento molto visivo e rapido da adottare | monday.com |
| Attività tra team collegate agli obiettivi | Asana |
| Molte funzionalità a un prezzo inferiore | ClickUp |
| Pianificazione enterprise in stile foglio di calcolo | Smartsheet |
| Scrum e Kanban per i team software | Jira |
| Stretta integrazione con Microsoft 365 | Microsoft Planner |
| Documenti e wiki con un monitoraggio leggero | Notion |
| Board Kanban semplici | Trello |
| Comunicazione serena con i clienti e prezzo fisso | Basecamp |
Per la maggior parte dei team e delle organizzazioni in crescita che hanno bisogno di spazio per scalare, Wrike è la scelta all-in-one più solida ed è al primo posto nella nostra recensione.
Esempio pratico: un team marketing di 30 persone
I problemi del team sono date di lancio mancate, carichi di lavoro poco chiari e approvazioni lente. Le funzionalità indispensabili sono una vista Gantt con dipendenze, una vista del carico di lavoro, revisione e approvazione dei materiali e moduli di richiesta. Il team seleziona Wrike, monday.com e Asana e assegna a ciascuno un punteggio da 0 a 2 per ogni funzionalità indispensabile. Wrike ottiene il punteggio più alto perché revisione dei materiali, carico di lavoro e moduli di richiesta funzionano insieme in un unico luogo, quindi lo prova su una campagna reale per tre settimane, conferma il piano necessario sulla pagina dei prezzi di Wrike e lo introduce in un gruppo prima di estenderlo all'intero team.
Domande da porre ai fornitori
- Quale piano include ciascuna delle nostre funzionalità indispensabili?
- Come vengono concesse in licenza le utenze per ospiti e visualizzatori?
- Quali integrazioni esistono per i nostri strumenti di email, calendario, archiviazione e chat?
- Dove vengono archiviati i dati e quali certificazioni di sicurezza avete?
- Quali servizi di onboarding e assistenza sono inclusi?
- Con quale facilità possiamo esportare i nostri dati se cambiamo strumento?
Errori comuni
- Scegliere in base alle demo invece di una prova con lavoro reale.
- Acquistare pensando all'utente più avanzato e sopraffare tutti gli altri.
- Ignorare il costo dei piani superiori necessari per le funzionalità chiave.
- Saltare formazione e modelli, così ognuno configura lo strumento in modo diverso.
- Non nominare un responsabile della manutenzione della configurazione.
Modelli gratuiti per questo argomento
Domande frequenti
Come si sceglie un software di project management?
Definite problemi e funzionalità indispensabili, selezionate tre strumenti, provateli con lavoro reale, verificate il costo totale e pianificate il rollout.
Quale strumento dovrebbe scegliere la maggior parte dei team nella scelta di un software di project management?
Nella nostra recensione, Wrike è al primo posto come scelta all-in-one più solida, seguito da vicino da monday.com e Asana.
Quanto dovrebbe durare una prova nella scelta di un software di project management?
Abbastanza a lungo da gestirvi lavoro reale, di solito da due a quattro settimane.
Che cosa dovrebbe contenere il mio elenco di requisiti nella scelta di un software di project management?
Funzionalità indispensabili, numero e tipo di utenti, integrazioni, requisiti di sicurezza e budget.
Nella scelta di un software di project management, conviene optare per un piano gratuito?
I piani gratuiti sono adatti ai team piccoli e ai progetti semplici. Verificate i limiti su utenti, funzionalità e spazio di archiviazione prima di affidarvi a uno di essi.
Come confronto i prezzi in modo equo nella scelta di un software di project management?
Confrontate il piano che include le vostre funzionalità indispensabili, moltiplicato per gli utenti che necessitano di licenze complete, usando la pagina dei prezzi attuale di ciascun fornitore.
Quale strumento è adatto ai team Agile nella scelta di un software di project management?
Jira è la scelta specialistica per i team software; Wrike e ClickUp sono adatti ai team che combinano Agile con altri tipi di lavoro.
Come faccio a far adottare lo strumento al team dopo aver scelto il software di project management?
Coinvolgete il team nella prova, fornite modelli semplici e formazione e nominate dei champion.
L'IT dovrebbe essere coinvolto nella scelta del software di project management?
Sì, per le verifiche su sicurezza, single sign-on, integrazioni e protezione dei dati.
Dove posso confrontare gli strumenti fianco a fianco nella scelta di un software di project management?
Le nostre pagine di confronto coprono ogni coppia dei 10 migliori strumenti.