Modello gratuito di calendario dei contenuti per social media, blog ed email

Che cos'è un calendario dei contenuti?

A calendario dei contenuti è una programmazione dei contenuti che prevedi di pubblicare, che mostra per ciascuno data di pubblicazione, canale, formato, argomento, responsabile e stato di produzione. Trasforma una strategia di contenuti in un piano giorno per giorno, così che il team pubblichi con costanza, eviti vuoti e sovrapposizioni e veda a colpo d'occhio cosa sta per uscire e cosa è in ritardo.

Si usano diversi nomi per la stessa idea. Un calendario editoriale di solito si riferisce a contenuti di lunga durata come post del blog, articoli e newsletter; un calendario social riguarda i post sulle piattaforme social; un calendario di marketing aggiunge campagne, lanci ed eventi. Questo modello li gestisce tutti e tre in un unico foglio: la colonna Canale ti dice di quale si tratta e i filtri ti permettono di vedere ogni vista separatamente.

Se il tuo team lavora in sprint o su una board, la nostra guida all' Agile marketing spiega come un calendario dei contenuti si integra con un backlog.

Cosa contiene questo modello di calendario dei contenuti

Il modello ha una sola scheda, Calendario dei contenuti, con cinque contenuti di esempio tra blog, LinkedIn, email, Instagram e YouTube. Sovrascrivili con i tuoi. Ecco un'anteprima dinamica della versione avanzata:

Le righe di esempio sono solo indicative: sostituiscile con le tue.

• Calendario dei contenuti: Data di pubblicazione, Canale, Tipo di contenuto, Argomento / titolo, Campagna, Keyword target, Responsabile, Stato, Link

Le nove colonne spiegate

• Data di pubblicazione: il giorno in cui il contenuto va online. Ordina per questa colonna per vedere la programmazione in sequenza.
• Canale: un menu a tendina con Blog, LinkedIn, Instagram, Facebook, X, TikTok, YouTube, Email e Podcast. Modifica l'elenco in base ai canali che usi davvero.
• Tipo di contenuto: il formato, come guida, post, newsletter, carosello o video.
• Argomento / titolo: il titolo provvisorio o l'oggetto.
• Campagna: la campagna o il tema che il contenuto supporta, come il lancio di un prodotto, oppure "Always-on" per i contenuti regolari.
• Keyword target: il termine di ricerca per cui è ottimizzato un post del blog o un video. Lascialo vuoto per i post social e le email.
• Responsabile: la persona responsabile della pubblicazione del contenuto.
• Stato: un menu a tendina con Idea, In stesura, In revisione, Programmato e Pubblicato.
• Link: l'URL pubblico una volta pubblicato il contenuto, così da poterlo ritrovare in seguito e usarlo nel reporting.

Versioni base, avanzata ed esperta

Ogni versione su foglio di calcolo ha una riga di intestazione bloccata e i filtri, così puoi filtrare per canale, responsabile, campagna o stato. Il PDF è una copia pronta per la stampa per le riunioni di pianificazione.

Come creare un calendario dei contenuti con il modello

1. Fissa gli obiettivi. Decidi cosa devono ottenere i contenuti in questo trimestre, come notorietà, lead o formazione dei clienti. Collega ogni obiettivo a qualcosa di misurabile. Un modello OKR funziona bene a questo scopo.
2. Conosci il tuo pubblico e scegli i canali. Scegli i canali in cui il tuo pubblico passa già il suo tempo e che riesci a sostenere. Pochi canali curati bene sono meglio di molti curati male. Modifica il menu a tendina Canale di conseguenza.
3. Definisci i pilastri dei contenuti. Scegli da tre a cinque temi ricorrenti che collegano ciò che interessa al tuo pubblico con ciò che offri. I pilastri rendono la pianificazione più rapida e mantengono equilibrato il mix.
4. Mappa campagne e date chiave. Aggiungi prima lanci, eventi, momenti stagionali e date di settore, poi riempi i vuoti con contenuti always-on. Registra il nome di ogni campagna nella colonna Campagna.
5. Verifica la capacità. Conta quanti contenuti il tuo team può realisticamente produrre ogni settimana, compreso il tempo di revisione. È meglio pianificare meno contenuti e pubblicarli tutti. La nostra guida al capacity planning ne spiega le basi.
6. Aggiungi ogni contenuto come riga con data di pubblicazione, canale, tipo di contenuto, argomento, responsabile e stato. Per i contenuti per la ricerca, aggiungi la keyword target.
7. Fissa le scadenze di produzione. Concorda quando sono previste bozze e revisioni, lavorando a ritroso dalla data di pubblicazione. Inseriscile nel calendario del responsabile o in un tracker delle attività separato.
8. Fai avanzare i contenuti nel workflow di stato man mano che il lavoro procede, e incolla il link quando un contenuto viene pubblicato.
9. Rivedi ogni settimana e ogni mese. Verifica cosa è in ritardo, cosa ha funzionato bene e cosa va cambiato per il mese successivo.

Esempio di calendario dei contenuti

Le cinque righe di esempio mostrano due settimane tipiche per un piccolo team di marketing B2B che gestisce un lancio di primavera insieme ai contenuti social always-on:

• Ogni contenuto ha un unico responsabile, quindi è chiaro a chi chiedere dell'avanzamento.
• La colonna Campagna ti permette di filtrare il lancio di primavera e verificare che abbia contenuti su ogni canale chiave.
• Gli stati sono coerenti con le date: i contenuti più vicini sono i più avanzati. Un elemento ancora in fase di Idea due giorni prima della sua data sarebbe un segnale d'allarme.

Per pianificare la campagna dietro questi post, usa il modello di campagna marketing, e fornisci indicazioni a designer e copywriter con un modello di brief creativo.

Usarlo come calendario per social media, blog o email

Lo stesso foglio funziona per ogni tipo di calendario. Filtra la colonna Canale per vedere una singola vista, e aggiungi colonne solo quando ti servono.

Calendario social

Filtra sui tuoi canali social. I team che programmano i post aggiungono spesso colonne per orario di pubblicazione, didascalia, hashtag e un link all'asset che rimanda al file immagine o video. Mantieni brevi le didascalie nel foglio e collega le bozze più lunghe.

Calendario del blog o editoriale

Filtra su Blog. Usa la colonna Keyword target per la pianificazione SEO, così che due articoli non competano per lo stesso termine di ricerca, e registra l'URL pubblicato in Link. I team editoriali aggiungono spesso le colonne Autore, Editor e Scadenza bozza .

Calendario email

Filtra su Email. Aggiungi le colonne Pubblico o segmento e Oggetto se invii a più liste. Distanziare le email attorno a lanci ed eventi aiuta a evitare di inviarne troppe alle stesse persone nella stessa settimana.

Calendario di marketing o delle campagne

Aggiungi lanci, webinar ed eventi come righe con la colonna Campagna compilata, poi filtra per campagna per vedere tutto ciò che la supporta. Per la logistica degli eventi, abbinalo al modello di pianificazione eventi; per il piano più ampio, usa il modello di piano marketing.

Calendario dei contenuti, calendario editoriale e calendario di marketing a confronto

I team piccoli di solito hanno bisogno di un solo calendario. I team più grandi mantengono spesso un calendario di marketing per il quadro d'insieme e un calendario dei contenuti per la produzione quotidiana, collegati dalla colonna Campagna. Per tenere informati gli stakeholder sui lanci, definisci chi viene a sapere cosa e quando in un modello di piano di comunicazione.

Gestire il workflow dei contenuti

Un calendario dei contenuti mostra quando i contenuti vanno online; da solo non li fa produrre. Considera la colonna Stato come una semplice pipeline di produzione:

• Limita quanto lavoro è in corso. Se troppi contenuti restano In stesura, completane alcuni prima di iniziarne altri. È l'idea alla base dei limiti WIP in Kanban.
• Rendi visibile il tempo di revisione. È nelle revisioni che i contenuti si bloccano più spesso. Concorda chi approva cosa e quanto tempo ha a disposizione.
• Usa una board se aiuta. Molti team creativi monitorano la produzione su una board con gli stessi stati come colonne. Le nostre modello di board Kanban e la guida a Board Kanban mostrano come fare.

Per saperne di più sulla gestione del lavoro di design, scrittura e video in cicli brevi, leggi la nostra guida al Agile per team creativi.

Consigli ed errori comuni

Consigli

• Raggruppa il lavoro simile. Scrivi diversi post social o registra diversi video in un'unica sessione.
• Varia i formati. Combina guide approfondite con post brevi e video, così da raggiungere le persone in modi diversi.
• Riutilizza un contenuto importante su più canali. Una guida può diventare una sezione della newsletter, un carosello e un breve video.
• Lascia spazi per i contenuti d'attualità. Tieni liberi alcuni slot per notizie, tendenze e post reattivi.
• Colora o filtra per campagna così da vedere l'equilibrio tra contenuti di campagna e always-on.

Errori comuni

• Pianificare più di quanto puoi produrre. Un calendario troppo pieno porta a lavoro frettoloso e date mancate.
• Monitorare solo le date di pubblicazione. Senza scadenze per bozze e revisioni, il lavoro inizia troppo tardi.
• Nessun responsabile. I contenuti assegnati al "marketing" tendono a slittare; nomina una persona.
• Non guardare mai indietro. Se non registri link e risultati, non puoi sapere quali argomenti e canali funzionano.
• Copiare lo stesso post su tutti i canali. Adatta lunghezza, formato e tono a ciascuna piattaforma.

Foglio di calcolo o strumento di work management?

Un calendario su foglio di calcolo è gratuito, flessibile e facile da condividere, il che lo rende il punto di partenza giusto per la maggior parte dei team. Quando ti servono workflow di approvazione, proofing di immagini e video, promemoria automatici e viste calendario su più team, uno strumento di work management può farti risparmiare tempo. Wrike, il nostro strumento al primo posto in classifica, è adatto ai team di marketing e creativi che hanno bisogno di proofing e approvazioni; Asana e monday.com offrono anche viste calendario e board adatte ai team di contenuti.

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