Guida al project management · Costi e risorse
Capacity planning nel project management: guida ed esempio
Il capacity planning è il processo con cui si confronta il lavoro che un'organizzazione o un team deve svolgere con il tempo e le competenze effettivamente disponibili. Mostra in anticipo dove la domanda supererà la capacità, così potete ridefinire le priorità, assumere o ripianificare prima che i progetti slittino.
Punti chiave
- Il capacity planning confronta la domanda con la reale capacità produttiva.
- Sottraete ferie e tempo non dedicato ai progetti prima di fare il confronto.
- Pianificate per competenze, non solo per numero di persone.
- Rivedete il piano ogni mese e mantenete un piccolo margine non allocato.
Capacità, domanda e allocazione a confronto
| Termine | Significato |
|---|---|
| Capacità | Le ore produttive che un team o una persona può fornire in un periodo |
| Domanda | Le ore di lavoro richieste dai progetti e dalle attività ordinarie |
| Allocazione | Quale lavoro è assegnato a quale persona; vedi allocazione delle risorse |
| Utilizzo | Ore allocate divise per le ore disponibili, in percentuale |
L'allocazione opera a livello di attività all'interno di un singolo progetto. Il capacity planning opera di solito su un intero team, reparto o portfolio e su un orizzonte di mesi anziché di giorni.
Come fare capacity planning passo dopo passo
- Scegliete il perimetro (un team, un gruppo di competenze o un reparto) e l'orizzonte di pianificazione, ad esempio il trimestre successivo.
- Calcolate la capacità lorda: persone x ore settimanali x settimane.
- Sottraete ferie pianificate, festività e formazione.
- Applicate un fattore di tempo produttivo per riunioni, attività amministrative e supporto.
- Raccogliete la domanda di ogni progetto e del lavoro ordinario, per competenza.
- Confrontate domanda e capacità per ogni competenza e periodo per individuare divari o eccedenze.
- Colmate i divari ridefinendo le priorità, ripianificando, assumendo, ricorrendo a collaboratori esterni o riducendo l'ambito, poi rivedete il piano ogni mese.
Esempio pratico: un mese per un team di cinque persone
Un team di design è composto da cinque persone che lavorano 40 ore a settimana. Il mese ha quattro settimane lavorative. Le ferie pianificate ammontano a 40 ore. L'esperienza mostra che circa il 20% del tempo va in riunioni, attività amministrative e supporto.
| Passaggio | Calcolo | Ore |
|---|---|---|
| Capacità lorda | 5 persone x 40 h x 4 settimane | 800 |
| Meno ferie | 800 - 40 | 760 |
| Capacità produttiva | 760 x 80% | 608 |
| Fonte della domanda | Ore |
|---|---|
| Progetto A (restyling del sito web) | 320 |
| Progetto B (rinnovo del brand) | 240 |
| Richieste ordinarie | 120 |
| Domanda totale | 680 |
La domanda di 680 ore supera la capacità produttiva di 608 ore di 72 ore, circa il 12% in più. Le opzioni includono spostare 72 ore del Progetto B al mese successivo, coinvolgere un freelance per circa due settimane o chiedere al business di sospendere le richieste a priorità più bassa. Espresso in equivalenti a tempo pieno, il divario è di 72 / (160 x 80%) = 0,56 FTE per il mese.
Approcci al capacity planning
| Approccio | Descrizione | Quando usarla |
|---|---|---|
| Strategia lead | Aggiungere capacità prima che arrivi la domanda | La crescita è certa; il ritardo è costoso |
| Strategia lag | Aggiungere capacità solo quando la domanda è confermata | I budget sono limitati; la domanda è incerta |
| Strategia match | Aggiungere capacità a piccoli passi man mano che la domanda cresce | La maggior parte delle organizzazioni per progetti |
| Basata sul team (Agile) | Fissare la dimensione del team e farvi rientrare il lavoro in base alle priorità | Team di prodotto stabili; vedi capacity planning Agile |
Errori comuni
- Contare le persone a 40 ore produttive a settimana.
- Ignorare il lavoro ordinario e di supporto, che consuma silenziosamente capacità.
- Pianificare per numero di persone anziché per competenze, così un'eccedenza di tester nasconde una carenza di sviluppatori.
- Trattare il piano come un esercizio una tantum anziché rivederlo ogni mese.
- Lasciare che ogni progetto dia per scontato di avere la precedenza sugli specialisti condivisi.
Chi è responsabile del capacity planning?
In molte organizzazioni il project management office o i resource manager sono responsabili della vista sulla capacità, mentre i project manager forniscono le previsioni di domanda. Le decisioni di portfolio su quali progetti avviare dovrebbero basarsi su questa vista; vedi gestione di più progetti.
Modelli gratuiti per questo argomento
Domande frequenti
Che cos'è il capacity planning nel project management?
È il confronto tra il lavoro richiesto dai progetti e dall'operatività quotidiana e il tempo produttivo e le competenze disponibili, così da colmare i divari in anticipo.
Come si calcola la capacità del team nel capacity planning?
Moltiplicate le persone per le ore e le settimane lavorative, sottraete ferie e festività, poi applicate un fattore di tempo produttivo, ad esempio 75-80%, per riunioni e attività amministrative.
Qual è la differenza tra capacity planning e pianificazione delle risorse?
Il capacity planning considera l'offerta totale rispetto alla domanda in un team o in un portfolio; la pianificazione e l'allocazione delle risorse assegnano persone specifiche ad attività specifiche.
Qual è un buon tasso di utilizzo nel capacity planning?
Non esiste un valore giusto in assoluto, ma pianificare le persone al 70-85% circa sul lavoro di progetto lascia di solito spazio a riunioni, supporto e imprevisti.
Qual è la differenza tra capacità e disponibilità nel capacity planning?
La disponibilità è il tempo in cui una persona è al lavoro e non in ferie; la capacità è la parte produttiva di quel tempo che può essere dedicata al lavoro pianificato.
Con quale frequenza vanno aggiornati i piani di capacità?
Per i portfolio è comune una cadenza mensile, per i singoli team settimanale o a ogni sprint.
Che cosa sono le strategie lead, lag e match nel capacity planning?
La strategia lead aggiunge capacità prima della domanda, la lag attende che la domanda sia confermata e la match aggiunge capacità a piccoli passi man mano che la domanda cresce.
Come funziona il capacity planning in Agile?
I team stimano la propria capacità per ogni sprint in base a disponibilità e velocity passata, poi si impegnano solo sul lavoro che vi rientra; vedi capacity planning Agile.
Che cosa fa il capacity planning quando la domanda supera la capacità?
Dovete ridefinire le priorità, ripianificare, aggiungere persone, esternalizzare o ridurre l'ambito; altrimenti il lavoro slitta e le persone vanno in burnout.
Quali strumenti si usano per il capacity planning?
Fogli di calcolo per i team piccoli, oppure le viste del carico di lavoro e di portfolio nei software di project management.
Che rapporto c'è tra FTE e capacity planning?
L'FTE esprime capacità e domanda in unità di persone a tempo pieno, il che rende facile confrontare i divari; vedi equivalente a tempo pieno.