Guida al project management · Costi e risorse
Allocazione delle risorse nel project management: passaggi ed esempi
L'allocazione delle risorse è il processo di assegnazione delle persone, delle attrezzature e dei materiali giusti a specifiche attività di progetto per periodi specifici. Una buona allocazione garantisce che ogni attività disponga delle competenze e del tempo necessari senza sovraccaricare nessuno.
Punti chiave
- L'allocazione delle risorse assegna risorse nominative alle attività per periodi specifici.
- Confrontate la domanda con la disponibilità reale, non con una settimana lavorativa piena.
- Assegnate per prime le attività sul percorso critico e quelle che richiedono competenze scarse.
- Risolvete le sovrallocazioni prima di pubblicare e rivedete il piano ogni settimana.
Cosa comprende l'allocazione delle risorse
L'allocazione si colloca tra l'identificazione delle risorse di progetto e il monitoraggio del loro utilizzo. Risponde a tre domande per ogni attività: chi o cosa lo farà, quanto del loro tempo serve, e quando.
- Persone: membri del team nominativi, specialisti e collaboratori esterni.
- Attrezzature: macchinari, dispositivi di test, veicoli, ambienti.
- Materiali e strutture: componenti, sale, laboratori.
- Budget: il denaro che paga ciascuna delle voci precedenti; vedi budget di progetto.
Come allocare le risorse passo dopo passo
- Scomponete il lavoro in attività usando una work breakdown structure.
- Stimate l'impegno e le competenze necessari per ogni attività; vedi stima dell'impegno.
- Elencate le risorse disponibili con le loro competenze, tariffe di costo e disponibilità (un calendario delle risorse).
- Abbinate le risorse alle attività, a partire da quelle sul percorso critico e da quelle che richiedono competenze scarse.
- Verificate il carico di ogni persona per settimana e individuate le sovrallocazioni.
- Risolvete i conflitti spostando il lavoro non critico, usando il float o applicando il livellamento delle risorse.
- Pubblicate l'allocazione, ottenete l'accordo dei resource manager e rivedetela almeno ogni settimana.
Esempio svolto: una settimana di allocazione
Un piccolo team è composto da due sviluppatori e un tester. Ana lavora a tempo pieno sul progetto (40 ore). Ben è condiviso con un altro progetto e dedica 20 ore. Chloe, la tester, dedica 40 ore. Il lavoro pianificato per la settimana è riportato di seguito.
| Attività | Competenza | Impegno (ore) | Prima allocazione |
|---|---|---|---|
| Sviluppo API | Sviluppatore | 50 | Ana 40 h, Ben 10 h |
| Sviluppo interfaccia utente | Sviluppatore | 30 | Ben 20 h, 10 h non assegnate |
| Scrittura ed esecuzione dei test | Tester | 30 | Chloe 30 h |
La domanda di sviluppo è di 80 ore a fronte di 60 ore di capacità degli sviluppatori, quindi mancano 20 ore. La domanda per il tester è di 30 ore su 40, con 10 ore libere. Il project manager ha quattro opzioni realistiche:
- Rinviare parte del lavoro sull'interfaccia utente alla settimana successiva, se ha float.
- Chiedere all'altro progetto di Ben 10 ore in più questa settimana (accettando che manchino comunque 10 ore).
- Spostare le attività di interfaccia semplici su Chloe, se ha le competenze, usando le sue 10 ore libere.
- Coinvolgere un collaboratore esterno per 20 ore, il che aumenta i costi ma protegge la data.
Scegliendo di rinviare 10 ore di lavoro non critico sull'interfaccia e di spostare 10 ore di semplici verifiche dell'interfaccia su Chloe, ogni persona scende al 100% o meno senza modificare la data di fine.
Metodi di allocazione a confronto
| Metodo | Come funziona | Ideale per |
|---|---|---|
| Prima le competenze | Assegnare la persona con le competenze più adatte | Attività specialistiche o ad alto rischio |
| Prima la disponibilità | Assegnare chi si libera per primo | Attività di routine con molte persone qualificate |
| Prima il percorso critico | Assegnare personale alle attività critiche prima delle altre | Progetti vincolati dalla data |
| Prima il costo | Usare la risorsa qualificata meno costosa | Progetti a budget fisso |
| Pull (Agile) | I membri del team prendono l'elemento successivo in ordine di priorità | Team auto-organizzati; vedi capacity planning Agile |
Errori comuni
- Allocare le persone al 100% della settimana lavorativa ignorando riunioni, attività amministrative e di supporto.
- Pianificare con ruoli generici ("uno sviluppatore") anziché con persone nominative, il che nasconde i conflitti reali.
- Dimenticare ferie, orari part-time e impegni su altri progetti.
- Assegnare lo stesso esperto a diverse attività critiche contemporaneamente.
- Non aggiornare mai il piano una volta iniziato il lavoro.
Strumenti utili
I fogli di calcolo funzionano per i team piccoli, ma quando più progetti condividono le stesse persone uno strumento con viste del carico di lavoro fa risparmiare tempo. Molti strumenti nella nostra software di project management mostrano un grafico del carico per persona; confrontate le opzioni nella nostra pagina di confronto degli strumenti.
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Domande frequenti
Che cos'è l'allocazione delle risorse nel project management?
Consiste nell'assegnare persone, attrezzature e materiali specifici alle attività di progetto per periodi definiti, in modo che il lavoro possa essere svolto nei tempi e nel budget.
Perché l'allocazione delle risorse è importante?
Senza di essa, alcune persone sono sovraccariche mentre altre restano inattive, le attività attendono competenze mancanti e cronoprogramma e budget slittano.
Qual è la differenza tra allocazione delle risorse e livellamento delle risorse?
L'allocazione assegna le risorse alle attività; livellamento delle risorse adegua successivamente il cronoprogramma per eliminare l'eventuale sovrallocazione che ne deriva.
Che cos'è la sovrallocazione nell'allocazione delle risorse?
Una risorsa è sovrallocata quando il lavoro assegnatole in un periodo supera le ore disponibili, ad esempio 50 ore di attività in una settimana di 40 ore.
Come si allocano le risorse in modo efficace?
Stimate l'impegno, elencate competenze e ore disponibili, assegnate per prime le attività critiche e quelle con competenze scarse, verificate il carico di ogni persona e risolvete i conflitti prima di pubblicare il piano.
Che cos'è un calendario delle risorse nell'allocazione delle risorse?
Un calendario che mostra quando ogni risorsa è disponibile, inclusi orari di lavoro, ferie, turni e impegni altrove.
Come si gestisce l'allocazione delle risorse condivise tra più progetti?
Concordate le allocazioni con i resource manager o i responsabili di linea, registratele in una vista condivisa e usate la capacity planning per vedere la domanda totale tra i progetti.
L'allocazione delle risorse deve impegnare le persone al 100%?
Raramente. La maggior parte delle persone dedica parte di ogni settimana a riunioni, email e supporto, quindi un'allocazione al progetto del 70-80% è un valore di pianificazione più realistico.
Che cos'è l'allocazione delle risorse in Agile?
I team Agile di solito restano stabili e allocano il lavoro anziché le persone: il team prende gli elementi prioritari fino alla propria capacità in ogni sprint o iterazione.
Quali strumenti aiutano nell'allocazione delle risorse?
La maggior parte degli strumenti strumenti di project management includono viste del carico di lavoro o delle risorse; i fogli di calcolo sono adatti ai team molto piccoli.
Chi è responsabile dell'allocazione delle risorse?
La pianifica il project manager, ma nelle organizzazioni a matrice i responsabili funzionali o i resource manager devono acconsentire a rendere disponibili le persone interessate.