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Project Management Office (PMO): tipi, ruoli e avvio
Un project management office (PMO) è un team o una funzione che definisce gli standard per la conduzione dei progetti e li supporta, li monitora o li gestisce direttamente. Il suo obiettivo è una delivery più coerente e una migliore visibilità sui progetti dell'organizzazione.
Punti chiave
- Un PMO standardizza e supporta la delivery dei progetti in tutta l'organizzazione.
- PMO di supporto, di controllo e direttivi differiscono per il grado di controllo che esercitano.
- Partite in piccolo, generate valore visibile e ampliate i servizi man mano che cresce la fiducia.
Tipi di PMO
| Tipo | Grado di controllo | Che cosa fa |
|---|---|---|
| Di supporto | Bassa | Fornisce modelli, formazione, consulenza e lezioni apprese |
| Di controllo | Media | Richiede il rispetto di metodi, revisioni e reportistica |
| Direttivo | Alta | Gestisce direttamente i progetti; i project manager riportano al PMO |
I PMO possono esistere anche a livelli diversi: un ufficio di progetto o di programma per una singola grande iniziativa, un PMO di dipartimento o un enterprise PMO collegato al portfolio management. Vedi anche il Agile PMO.
Servizi comuni di un PMO
- Metodi, modelli e standard, come un formato di project charter e report sullo stato standard.
- Reportistica e dashboard di portfolio.
- Governance di progetto, stage gate e revisioni di assurance.
- Gestione delle risorse e capacity planning tra i progetti.
- Formazione, coaching e una community di project management.
- Amministrazione, a livello di organizzazione, di software di project management.
- Raccolta e condivisione delle lezioni apprese.
Ruoli nel PMO
| Ruolo | Responsabilità tipica |
|---|---|
| Responsabile del PMO | Definisce la direzione, riporta ai vertici, è responsabile del valore del PMO |
| PMO manager | Gestisce i servizi del PMO giorno per giorno |
| PMO analyst | Raccoglie dati, crea report e dashboard |
| PMO coordinator o support officer | Amministrazione, controllo documentale e pianificazione |
| Portfolio manager | Prioritizza e bilancia il portfolio dei progetti |
Come avviare un PMO
- Individuate i problemi che il PMO dovrebbe risolvere, come scarsa visibilità o progetti in ritardo.
- Individuate uno sponsor e definite tipo e ambito del PMO.
- Partite da un piccolo insieme di servizi ad alto valore, ad esempio un unico report di portfolio.
- Definite standard e modelli leggeri e sperimentateli con progetti ben disposti.
- Scegliete uno strumento condiviso in modo che i dati vengano raccolti una sola volta; vedi strumenti di project management.
- Misurate e rendete noto l'impatto del PMO.
- Ampliate i servizi man mano che cresce la fiducia.
Esempio
Un'organizzazione gestisce 25 progetti senza una vista condivisa. I vertici non riescono a capire quali siano in difficoltà. Un nuovo PMO di supporto introduce nel primo trimestre un modello di stato di una pagina e una dashboard mensile del portfolio. Entro il secondo trimestre, due progetti con ambiti sovrapposti sono stati unificati e tre conflitti di risorse sono stati risolti prima di causare ritardi.
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Domande frequenti
Che cos'è un PMO?
Un project management office: una funzione che definisce gli standard di progetto e supporta, monitora o gestisce i progetti in tutta l'organizzazione.
Quali sono i tre tipi di PMO?
Di supporto, di controllo e direttivo, con un grado di controllo sui progetti da basso ad alto.
Che cosa fa un PMO analyst?
Raccoglie i dati di progetto, aggiorna report e dashboard e supporta i processi di governance.
Qual è la differenza tra un PMO e un project manager?
Un project manager guida un singolo progetto; un PMO supporta e supervisiona molti progetti e definisce standard comuni.
Che cos'è un enterprise PMO?
Un PMO a livello di organizzazione che collega i progetti alla strategia e alle decisioni di portfolio.
Un'organizzazione Agile ha bisogno di un PMO?
Molte lo mantengono, spesso trasformato in un Agile PMO o in un value management office incentrato su flusso e risultati.
Perché i PMO falliscono?
Le cause più comuni sono l'aggiunta di burocrazia senza valore, la mancanza di supporto dei vertici e la poca chiarezza sullo scopo.
Come si misura il successo di un PMO?
Attraverso misure come consegne nei tempi, accuratezza delle previsioni, benefici realizzati e soddisfazione di project manager e vertici.
Quali strumenti usa un PMO?
Piattaforme di portfolio e work management come Wrike o Smartsheet, oltre a strumenti di reportistica e BI.
Come si inizia una carriera in un PMO?
I ruoli di PMO coordinator e analyst sono buoni punti di ingresso, soprattutto per chi ha forti competenze organizzative e di analisi dei dati.