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Oficina de gestión de proyectos (PMO): tipos, roles y puesta en marcha
Una oficina de gestión de proyectos (PMO) es un equipo o función que establece estándares sobre cómo se ejecutan los proyectos y los apoya, supervisa o gestiona directamente. Su objetivo es lograr una ejecución más coherente y una mejor visibilidad del trabajo de proyectos de la organización.
Puntos clave
- Una PMO estandariza y apoya la ejecución de proyectos en toda la organización.
- Las PMO de apoyo, de control y directivas se diferencian en el grado de control que ejercen.
- Empiece con poco, aporte un valor visible y amplíe los servicios a medida que aumente la confianza.
Tipos de PMO
| Tipo | Grado de control | Qué hace |
|---|---|---|
| De apoyo | Baja | Proporciona plantillas, formación, asesoramiento y lecciones aprendidas |
| De control | Media | Exige el cumplimiento de métodos, revisiones e informes |
| Directiva | Alta | Gestiona directamente los proyectos; los directores de proyecto dependen de la PMO |
Las PMO también pueden existir en distintos niveles: una oficina de proyecto o de programa para una gran iniciativa, una PMO departamental o una PMO empresarial vinculada a la gestión del portafolio. Consulte también: PMO ágil.
Servicios habituales de una PMO
- Métodos, plantillas y estándares, como un formato de acta de constitución del proyecto y informe de estado estándar.
- Informes y paneles del portafolio.
- Gobernanza del proyecto, puertas de etapa y revisiones de aseguramiento.
- Gestión de recursos y planificación de la capacidad entre proyectos.
- Formación, coaching y una comunidad de gestión de proyectos.
- Administración de las herramientas de la organización: software de gestión de proyectos.
- Recopilación y difusión de lecciones aprendidas.
Roles de la PMO
| Rol | Responsabilidad habitual |
|---|---|
| Responsable de la PMO | Marca la dirección, informa a la dirección ejecutiva, es responsable del valor de la PMO |
| Gerente de la PMO | Gestiona los servicios de la PMO en el día a día |
| Analista de PMO | Recopila datos, elabora informes y paneles |
| Coordinador o técnico de apoyo de la PMO | Administración, control documental y programación |
| Gerente de portafolio | Prioriza y equilibra el portafolio de proyectos |
Cómo poner en marcha una PMO
- Identifique los problemas que debe resolver la PMO, como la falta de visibilidad o los proyectos retrasados.
- Acuerde un patrocinador y decida el tipo y el alcance de la PMO.
- Empiece con un pequeño conjunto de servicios de alto valor, por ejemplo, un único informe del portafolio.
- Defina estándares y plantillas ligeros y pruébelos con proyectos receptivos.
- Elija una herramienta compartida para que los datos se recopilen una sola vez; consulte herramientas de gestión de proyectos.
- Mida y publique el impacto de la PMO.
- Amplíe los servicios a medida que aumente la confianza.
Ejemplo
Una organización gestiona 25 proyectos sin una visión compartida. La dirección no sabe cuáles tienen problemas. Una nueva PMO de apoyo introduce en su primer trimestre una plantilla de estado de una página y un panel mensual del portafolio. En el segundo trimestre, se han fusionado dos proyectos con alcances solapados y se han resuelto tres conflictos de recursos antes de que provocaran retrasos.
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Preguntas frecuentes
¿Qué es una PMO?
Una oficina de gestión de proyectos: una función que establece estándares para los proyectos y apoya, supervisa o gestiona proyectos en toda la organización.
¿Cuáles son los tres tipos de PMO?
De apoyo, de control y directiva, que van de un grado de control bajo a uno alto sobre los proyectos.
¿Qué hace un analista de PMO?
Recopila datos de los proyectos, mantiene informes y paneles y apoya los procesos de gobernanza.
¿Cuál es la diferencia entre una PMO y un director de proyecto?
Un director de proyecto dirige un único proyecto; una PMO apoya y supervisa muchos proyectos y establece estándares comunes.
¿Qué es una PMO empresarial?
Una PMO a nivel de organización que vincula los proyectos con la estrategia y las decisiones de portafolio.
¿Necesita una PMO una organización ágil?
Muchas mantienen una, a menudo transformada en una PMO ágil u oficina de gestión del valor centrada en el flujo y los resultados.
¿Por qué fracasan las PMO?
Los motivos habituales son añadir burocracia sin aportar valor, carecer del apoyo de la dirección y no tener claro su propósito.
¿Cómo se mide el éxito de una PMO?
Mediante medidas como la entrega en plazo, la precisión de los pronósticos, los beneficios obtenidos y la satisfacción de los directores de proyecto y de la dirección.
¿Qué herramientas utiliza una PMO?
Plataformas de gestión de portafolios y del trabajo como Wrike o Smartsheet, además de herramientas de informes y BI.
¿Cómo puedo iniciar una carrera en una PMO?
Los puestos de coordinador y analista de PMO son buenas vías de entrada, sobre todo para personas con buenas habilidades de análisis de datos y de organización.