Guía de gestión de proyectos · Carreras y certificación
Gestionar varios proyectos: un sistema práctico que funciona
Gestionar varios proyectos significa llevar a cabo varios proyectos al mismo tiempo manteniendo bajo control las prioridades, los plazos y los recursos. Depende de una vista única de todo su trabajo, de prioridades claras y de una rutina semanal constante.
Puntos clave
- Mantenga todos los proyectos en una única vista maestra.
- Acuerde prioridades explícitas y deje que ellas decidan los conflictos.
- Siga una rutina semanal, agrupe el trabajo similar y delegue las tareas rutinarias.
Crear una vista maestra única
Mantenga todos los proyectos, hitos y tareas clave en un solo lugar, en lugar de dispersos entre correos electrónicos y cuadernos. Una herramienta de gestión de proyectos con vistas de cartera o paneles, como Wrike, lo facilita mucho más que las hojas de cálculo separadas.
- Enumere todos los proyectos activos con su patrocinador, plazo y estado.
- Muestre el próximo hito de cada uno.
- Muestre quién trabaja en qué para detectar la sobrecarga.
Priorizar de forma explícita
| Prioridad | Criterios | Ejemplo |
|---|---|---|
| 1 | Plazo externo fijo o alto valor de negocio | Cambio en los informes regulatorios |
| 2 | Importante, con plazos flexibles | Nueva intranet |
| 3 | Útil, puede esperar | Depuración de la documentación de procesos |
Acuerde las prioridades con su superior o con los patrocinadores. Cuando dos proyectos compiten por el mismo tiempo, decide la lista de prioridades, no quien grita más fuerte.
Una rutina semanal
- Lunes: revise la vista maestra y elija los tres resultados principales de la semana.
- Reserve en su calendario tiempo de concentración para cada proyecto prioritario.
- Realice reuniones de seguimiento breves y periódicas en lugar de reuniones largas para cada proyecto.
- A mitad de semana: actualice los riesgos y las incidencias de todos los proyectos.
- Viernes: actualice los estados, envíe informes breves y planifique la semana siguiente.
Ejemplo resuelto: equilibrar la carga de trabajo
Un director de proyectos gestiona cuatro proyectos y dispone de 40 horas semanales. Las estimaciones indican que los proyectos necesitan 14, 12, 10 y 9 horas, un total de 45. En lugar de trabajar hasta tarde indefinidamente, pide al patrocinador del proyecto de menor prioridad que acepte un retraso de dos semanas en un hito, delega las actas de las reuniones de dos proyectos en un coordinadory reduce el total a 39 horas. Consulte nivelación de recursos y planificación de la capacidad para conocer las técnicas en las que se basa.
Trampas habituales
- Aceptar todos los proyectos nuevos sin abandonar ni retrasar nada.
- Dejar que el proyecto más ruidoso acapare toda su atención.
- Utilizar herramientas y formatos distintos para cada proyecto.
- No delegar el trabajo rutinario.
- Saltarse las revisiones de riesgos en los proyectos más pequeños hasta que se vuelven urgentes.
Plantillas gratuitas sobre este tema
Preguntas frecuentes
¿Cuántos proyectos son demasiados cuando se gestionan varios a la vez?
Depende del tamaño y la complejidad de los proyectos. Varios proyectos pequeños pueden ser manejables; un solo proyecto grande y complejo puede ser un trabajo a tiempo completo.
¿Cuál es la mejor manera de gestionar varios proyectos?
Utilice una vista maestra única, acuerde prioridades claras, siga una rutina semanal y delegue el trabajo rutinario.
¿Cuál es la mejor herramienta para gestionar varios proyectos?
Una herramienta con paneles de cartera y vistas de carga de trabajo, como Wrike; consulte nuestra herramientas de gestión de proyectos comparativa.
¿Cómo priorizo el trabajo en competencia cuando gestiono varios proyectos?
Acuerde criterios como los plazos, el valor y el riesgo con su superior o con los patrocinadores y, después, clasifique los proyectos de forma transparente.
¿Cómo evito el agotamiento al gestionar varios proyectos?
Controle su capacidad, oponga datos cuando esté sobrecargado y proteja su tiempo de concentración.
¿Debo usar un solo plan o planes separados al gestionar varios proyectos?
Planes de proyecto separados, pero consolidados en una única vista compartida para poder detectar conflictos.
¿Cómo puedo informar de forma eficiente cuando gestiono varios proyectos?
Utilice una plantilla breve estándar y paneles para que los informes lleven minutos, no horas; consulte informe de estado del proyecto.
¿Cómo funciona la gestión de recursos cuando se gestionan varios proyectos?
Planificar el tiempo de las personas en varios proyectos para evitar la sobrecarga; consulte asignación de recursos.
¿Gestionar varios proyectos es lo mismo que la gestión de programas?
No. La gestión de programas coordina proyectos relacionados hacia beneficios compartidos; gestionar varios proyectos puede implicar trabajos sin relación entre sí.
¿Cómo encajo un nuevo proyecto urgente cuando ya gestiono varios proyectos?
Evalúe su prioridad frente al trabajo actual y acuerde con los interesados qué se retrasará o se abandonará para hacerle sitio.