Guide de la gestion de projet · Carrières et certification
Gérer plusieurs projets : un système pratique qui fonctionne
Gérer plusieurs projets consiste à mener plusieurs projets en même temps tout en gardant la maîtrise des priorités, des échéances et des ressources. Cela repose sur une vue unique de l'ensemble de votre travail, des priorités claires et une routine hebdomadaire régulière.
À retenir
- Regroupez tous les projets dans une vue d'ensemble unique.
- Convenez de priorités explicites et laissez-les trancher les conflits.
- Adoptez une routine hebdomadaire, regroupez les tâches similaires et déléguez les tâches courantes.
Construire une vue d'ensemble unique
Regroupez chaque projet, jalon et tâche clé en un seul endroit plutôt que de les disperser entre e-mails et carnets. Un outil de gestion de projet doté de vues portefeuille ou de tableaux de bord, comme Wrike, rend cela bien plus simple que des tableurs séparés.
- Listez chaque projet actif avec son sponsor, son échéance et son statut.
- Affichez le prochain jalon pour chacun.
- Montrez qui travaille sur quoi pour repérer la surcharge.
Prioriser explicitement
| Priorité | Critères | Exemple |
|---|---|---|
| 1 | Échéance externe fixe ou forte valeur métier | Évolution du reporting réglementaire |
| 2 | Important, calendrier flexible | Nouvel intranet |
| 3 | Utile, peut attendre | Remise à plat de la documentation des processus |
Convenez des priorités avec votre responsable ou vos sponsors. Lorsque deux projets se disputent le même temps, c'est la liste des priorités qui tranche, pas celui qui crie le plus fort.
Une routine hebdomadaire
- Lundi : passer en revue la vue d'ensemble et choisir les trois résultats prioritaires de la semaine.
- Bloquez dans votre agenda des plages de concentration pour chaque projet prioritaire.
- Organisez des points courts et réguliers plutôt que de longues réunions pour chaque projet.
- En milieu de semaine : mettre à jour les risques et les problèmes de tous les projets.
- Vendredi : mettre à jour les statuts, envoyer de brefs rapports et planifier la semaine suivante.
Exemple chiffré : équilibrer la charge de travail
Un chef de projet gère quatre projets et dispose de 40 heures par semaine. Les estimations montrent que les projets nécessitent 14, 12, 10 et 9 heures, soit un total de 45. Plutôt que de travailler tard indéfiniment, il demande au sponsor du projet le moins prioritaire d'accepter un report de deux semaines d'un jalon, délègue la prise de notes des réunions de deux projets à un coordinateur, et ramène le total à 39 heures. Voir nivellement des ressources et planification de capacité pour découvrir les techniques sous-jacentes.
Pièges courants
- Accepter chaque nouveau projet sans rien abandonner ni reporter.
- Laisser le projet le plus bruyant accaparer toute votre attention.
- Utiliser des outils et des formats différents pour chaque projet.
- Ne pas déléguer les tâches courantes.
- Négliger les revues des risques sur les petits projets jusqu'à ce qu'elles deviennent urgentes.
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Questions fréquentes
À partir de combien de projets en gère-t-on trop en même temps ?
Cela dépend de la taille et de la complexité des projets. Plusieurs petits projets peuvent être gérables ; un seul grand projet complexe peut représenter un travail à temps plein.
Quelle est la meilleure façon de gérer plusieurs projets ?
Utilisez une vue d'ensemble unique, convenez de priorités claires, suivez une routine hebdomadaire et déléguez les tâches courantes.
Quel est le meilleur outil pour gérer plusieurs projets ?
Un outil doté de tableaux de bord de portefeuille et de vues de charge de travail, comme Wrike ; voir notre outils de gestion de projet comparatif.
Comment prioriser des travaux concurrents lorsque je gère plusieurs projets ?
Convenez de critères comme les échéances, la valeur et le risque avec votre responsable ou vos sponsors, puis classez les projets en toute transparence.
Comment éviter l'épuisement professionnel lorsque je gère plusieurs projets ?
Suivez votre capacité, refusez chiffres à l'appui en cas de surcharge et protégez des plages de concentration.
Faut-il utiliser un plan unique ou des plans distincts pour gérer plusieurs projets ?
Des plans de projet distincts, mais consolidés dans une vue partagée unique afin de repérer les conflits.
Comment produire des rapports efficacement lorsque je gère plusieurs projets ?
Utilisez un modèle court standard et des tableaux de bord pour que les rapports prennent quelques minutes et non des heures ; voir rapport d'avancement de projet.
Comment fonctionne la gestion des ressources lorsqu'on gère plusieurs projets ?
Planifier le temps des personnes sur plusieurs projets pour éviter la surcharge ; voir allocation des ressources.
Gérer plusieurs projets, est-ce la même chose que la gestion de programme ?
Non. La gestion de programme coordonne des projets liés vers des bénéfices communs ; gérer plusieurs projets peut impliquer des travaux sans lien entre eux.
Comment intégrer un nouveau projet urgent lorsque je gère déjà plusieurs projets ?
Évaluez sa priorité par rapport aux travaux en cours et convenez avec les parties prenantes de ce qui sera reporté ou abandonné pour lui faire de la place.