Руководство по управлению проектами · Карьера и сертификация
Управление несколькими проектами: практическая система, которая работает
Управление несколькими проектами означает одновременное ведение нескольких проектов с контролем приоритетов, сроков и ресурсов. Оно опирается на единое представление всей вашей работы, ясные приоритеты и устойчивый еженедельный распорядок.
Главное
- Держите все проекты в одном сводном представлении.
- Согласуйте явные приоритеты и разрешайте конфликты на их основе.
- Придерживайтесь еженедельного распорядка, группируйте похожую работу и делегируйте рутинные задачи.
Создайте единое сводное представление
Храните все проекты, вехи и ключевые задачи в одном месте, а не в разрозненных письмах и блокнотах. инструмент управления проектами с представлениями портфеля или дашбордами, например Wrike, делает это гораздо проще, чем отдельные таблицы.
- Составьте список всех активных проектов со спонсором, сроком и статусом.
- Показывайте ближайшую веху для каждого.
- Показывает, кто над чем работает, чтобы выявлять перегрузку.
Расставляйте приоритеты явно
| Приоритет | Критерии | Пример |
|---|---|---|
| 1 | Жёсткий внешний срок или высокая ценность для бизнеса | Изменение регуляторной отчётности |
| 2 | Важный, гибкие сроки | Новый интранет |
| 3 | Полезный, может подождать | Наведение порядка в документации процессов |
Согласуйте приоритеты с руководителем или спонсорами. Когда два проекта претендуют на одно и то же время, решает список приоритетов, а не тот, кто громче кричит.
Еженедельный распорядок
- Понедельник: просмотрите сводное представление и выберите три главных результата на неделю.
- Блокируйте в календаре время для сосредоточенной работы над каждым приоритетным проектом.
- Проводите короткие регулярные сверки вместо длинных совещаний по каждому проекту.
- Середина недели: обновите риски и проблемы по всем проектам.
- Пятница: обновите статусы, разошлите краткие отчёты и спланируйте следующую неделю.
Разобранный пример: балансировка нагрузки
Руководитель проектов ведёт четыре проекта и располагает 40 часами в неделю. По оценкам, проектам требуется 14, 12, 10 и 9 часов, всего 45. Вместо того чтобы бесконечно перерабатывать, он просит спонсора наименее приоритетного проекта согласиться на двухнедельный перенос одной вехи, поручает ведение протоколов совещаний по двум проектам координаторуи сокращает общую нагрузку до 39 часов. См. выравнивание ресурсов и планирование мощностей , где описаны лежащие в основе методы.
Типичные ловушки
- Соглашаться на каждый новый проект, ничего не исключая и не откладывая.
- Позволять самому шумному проекту забирать всё ваше внимание.
- Использование разных инструментов и форматов для каждого проекта.
- Не делегировать рутинную работу.
- Пропуск анализа рисков в небольших проектах, пока ситуация не станет срочной.
Бесплатные шаблоны по этой теме
Частые вопросы
Сколько проектов — это слишком много при управлении несколькими проектами?
Это зависит от размера и сложности проектов. С несколькими небольшими проектами можно справиться; один крупный сложный проект может занимать всё рабочее время.
Как лучше всего управлять несколькими проектами?
Используйте единое сводное представление, согласуйте ясные приоритеты, придерживайтесь еженедельного распорядка и делегируйте рутинную работу.
Какой инструмент лучше всего подходит для управления несколькими проектами?
Инструмент с дашбордами портфеля и представлениями загрузки, например Wrike; см. наше инструменты управления проектами инструментов.
Как расставлять приоритеты между конкурирующими задачами при управлении несколькими проектами?
Согласуйте с руководителем или спонсорами критерии, такие как сроки, ценность и риски, а затем открыто ранжируйте проекты.
Как избежать выгорания при управлении несколькими проектами?
Отслеживайте свою загрузку, аргументированно отказывайтесь, опираясь на данные, при перегрузке и защищайте время для сосредоточенной работы.
Использовать один план или отдельные планы при управлении несколькими проектами?
Отдельные планы проектов, но сведённые в одно общее представление, чтобы видеть конфликты.
Как эффективно готовить отчётность при управлении несколькими проектами?
Используйте стандартный краткий шаблон и дашборды, чтобы отчёты занимали минуты, а не часы; см. отчёте о статусе проекта.
Как работает управление ресурсами при управлении несколькими проектами?
Планирование времени сотрудников в нескольких проектах во избежание перегрузки; см. распределение ресурсов.
Управление несколькими проектами — это то же самое, что управление программой?
Нет. Управление программой координирует связанные проекты ради общих выгод; управление несколькими проектами может касаться не связанных между собой работ.
Как вписать новый срочный проект, если я уже управляю несколькими проектами?
Оцените его приоритет относительно текущей работы и согласуйте с заинтересованными сторонами, что будет отложено или исключено, чтобы освободить место.