Projektmanagement-Leitfaden · Karriere und Zertifizierung
Mehrere Projekte managen: ein praxiserprobtes System
Mehrere Projekte zu managen bedeutet, mehrere Projekte gleichzeitig zu steuern und dabei Prioritäten, Termine und Ressourcen im Griff zu behalten. Das setzt eine einheitliche Übersicht über Ihre gesamte Arbeit, klare Prioritäten und eine verlässliche Wochenroutine voraus.
Das Wichtigste in Kürze
- Führen Sie alle Projekte in einer Gesamtübersicht.
- Vereinbaren Sie explizite Prioritäten und lassen Sie diese über Konflikte entscheiden.
- Nutzen Sie eine Wochenroutine, bündeln Sie ähnliche Arbeit und delegieren Sie Routineaufgaben.
Eine Gesamtübersicht aufbauen
Halten Sie jedes Projekt, jeden Meilenstein und jede wichtige Aufgabe an einem Ort fest, statt sie über E-Mails und Notizbücher zu verstreuen. Ein Projektmanagement-Tool mit Portfolio- oder Dashboard-Ansichten wie Wrike macht das deutlich einfacher als getrennte Tabellen.
- Führen Sie jedes aktive Projekt mit Sponsor, Termin und Status auf.
- Zeigen Sie für jedes Projekt den nächsten Meilenstein an.
- Zeigen Sie, wer woran arbeitet, um Überlastung zu erkennen.
Explizit priorisieren
| Priorität | Kriterien | Beispiel |
|---|---|---|
| 1 | Fester externer Termin oder hoher Geschäftswert | Änderung des regulatorischen Berichtswesens |
| 2 | Wichtig, zeitlich flexibel | Neues Intranet |
| 3 | Nützlich, kann warten | Bereinigung der Prozessdokumentation |
Vereinbaren Sie Prioritäten mit Ihrer Führungskraft oder den Sponsoren. Wenn zwei Projekte um dieselbe Zeit konkurrieren, entscheidet die Prioritätenliste, nicht wer am lautesten ruft.
Eine Wochenroutine
- Montag: Gesamtübersicht prüfen und die drei wichtigsten Ergebnisse der Woche festlegen.
- Blocken Sie in Ihrem Kalender Zeit für konzentriertes Arbeiten an jedem priorisierten Projekt.
- Führen Sie kurze, regelmäßige Abstimmungen statt langer Meetings für jedes Projekt durch.
- Wochenmitte: Risiken und Probleme in allen Projekten aktualisieren.
- Freitag: Status aktualisieren, kurze Berichte versenden und die nächste Woche planen.
Rechenbeispiel: Arbeitslast ausgleichen
Ein Projektmanager betreut vier Projekte und hat 40 Stunden pro Woche. Schätzungen zeigen, dass die Projekte 14, 12, 10 und 9 Stunden benötigen, insgesamt 45. Statt dauerhaft länger zu arbeiten, bittet er den Sponsor des Projekts mit der niedrigsten Priorität, eine zweiwöchige Verschiebung eines Meilensteins zu akzeptieren, delegiert die Besprechungsprotokolle zweier Projekte an einen Koordinatorund senkt die Summe so auf 39 Stunden. Siehe Kapazitätsabgleich und Kapazitätsplanung zu den zugrunde liegenden Techniken.
Häufige Fallen
- Zu jedem neuen Projekt Ja zu sagen, ohne etwas zu streichen oder zu verschieben.
- Dem lautesten Projekt Ihre gesamte Aufmerksamkeit zu schenken.
- Für jedes Projekt andere Tools und Formate zu verwenden.
- Routinearbeit nicht zu delegieren.
- Risikoüberprüfungen bei kleineren Projekten auszulassen, bis sie dringend werden.
Kostenlose Vorlagen zu diesem Thema
Häufig gestellte Fragen
Wie viele Projekte sind zu viele, wenn Sie mehrere Projekte managen?
Das hängt von Größe und Komplexität der Projekte ab. Mehrere kleine Projekte sind oft gut zu bewältigen; ein einziges großes, komplexes Projekt kann eine Vollzeitaufgabe sein.
Wie managen Sie mehrere Projekte am besten?
Nutzen Sie eine Gesamtübersicht, vereinbaren Sie klare Prioritäten, folgen Sie einer Wochenroutine und delegieren Sie Routinearbeit.
Welches Tool eignet sich am besten für das Management mehrerer Projekte?
Ein Tool mit Portfolio-Dashboards und Auslastungsansichten wie Wrike; siehe Projektmanagement-Tools im Vergleich.
Wie priorisiere ich konkurrierende Arbeit, wenn ich mehrere Projekte manage?
Vereinbaren Sie mit Ihrer Führungskraft oder den Sponsoren Kriterien wie Termine, Wert und Risiko und ordnen Sie die Projekte dann transparent.
Wie vermeide ich Burnout, wenn ich mehrere Projekte manage?
Behalten Sie Ihre Kapazität im Blick, widersprechen Sie bei Überlastung mit Daten und schützen Sie Zeit für konzentriertes Arbeiten.
Sollte ich beim Management mehrerer Projekte einen Plan oder getrennte Pläne verwenden?
Getrennte Projektpläne, aber in einer gemeinsamen Übersicht zusammengeführt, damit Sie Konflikte erkennen.
Wie berichte ich effizient, wenn ich mehrere Projekte manage?
Verwenden Sie eine kurze Standardvorlage und Dashboards, damit Berichte Minuten statt Stunden dauern; siehe Projektstatusbericht.
Wie funktioniert Ressourcenmanagement beim Management mehrerer Projekte?
Die Zeit von Mitarbeitenden über mehrere Projekte hinweg planen, um Überlastung zu vermeiden; siehe Ressourcenzuweisung.
Ist das Management mehrerer Projekte dasselbe wie Programmmanagement?
Nein. Programmmanagement koordiniert zusammenhängende Projekte auf einen gemeinsamen Nutzen hin; beim Management mehrerer Projekte kann es um voneinander unabhängige Arbeit gehen.
Wie bringe ich ein neues dringendes Projekt unter, wenn ich bereits mehrere Projekte manage?
Bewerten Sie seine Priorität gegenüber der laufenden Arbeit und vereinbaren Sie mit den Stakeholdern, was verschoben oder gestrichen wird, um Platz zu schaffen.