Guida al project management · Carriere e certificazioni
Gestire più progetti: un sistema pratico che funziona
Gestire più progetti significa portare avanti diversi progetti contemporaneamente mantenendo sotto controllo priorità, scadenze e risorse. Richiede un'unica vista di tutto il lavoro, priorità chiare e una routine settimanale costante.
Punti chiave
- Tenete tutti i progetti in un'unica vista principale.
- Concordate priorità esplicite e lasciate che siano loro a risolvere i conflitti.
- Seguite una routine settimanale, raggruppate il lavoro simile e delegate le attività di routine.
Creare un'unica vista principale
Tenete ogni progetto, milestone e attività chiave in un unico posto anziché sparsi tra email e quaderni. Uno strumento di project management con viste di portfolio o dashboard, come Wrike, rende tutto molto più semplice rispetto a fogli di calcolo separati.
- Elencate ogni progetto attivo con sponsor, scadenza e stato.
- Mostrate la prossima milestone per ciascuno.
- Mostrate chi lavora su cosa per individuare i sovraccarichi.
Stabilire priorità esplicite
| Priorità | Criteri | Esempio |
|---|---|---|
| 1 | Scadenza esterna fissa o alto valore di business | Modifica della reportistica normativa |
| 2 | Importante, tempistica flessibile | Nuova intranet |
| 3 | Utile, può attendere | Riordino della documentazione dei processi |
Concordate le priorità con il vostro responsabile o con gli sponsor. Quando due progetti si contendono lo stesso tempo, decide l'elenco delle priorità, non chi alza di più la voce.
Una routine settimanale
- Lunedì: esaminare la vista principale e scegliere i tre risultati principali della settimana.
- Bloccate in agenda del tempo dedicato per ogni progetto prioritario.
- Fate check-in brevi e regolari anziché lunghe riunioni per ogni progetto.
- Metà settimana: aggiornare rischi e problemi di tutti i progetti.
- Venerdì: aggiornare gli stati, inviare brevi report e pianificare la settimana successiva.
Esempio svolto: bilanciare il carico di lavoro
Un project manager gestisce quattro progetti e ha 40 ore a settimana. Le stime indicano che i progetti richiedono 14, 12, 10 e 9 ore, per un totale di 45. Anziché lavorare fino a tardi a tempo indeterminato, chiede allo sponsor del progetto a priorità più bassa di accettare un ritardo di due settimane su una milestone, delega i verbali delle riunioni di due progetti a un coordinatoree riporta il totale a 39 ore. Vedi livellamento delle risorse e capacity planning per le tecniche alla base.
Trappole comuni
- Dire sì a ogni nuovo progetto senza eliminare o rinviare nulla.
- Lasciare che il progetto più rumoroso assorba tutta l'attenzione.
- Usare strumenti e formati diversi per ogni progetto.
- Non delegare il lavoro di routine.
- Saltare le revisioni dei rischi nei progetti più piccoli finché non diventano urgenti.
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Domande frequenti
Quanti progetti sono troppi quando si gestiscono più progetti?
Dipende dalla dimensione e dalla complessità dei progetti. Diversi progetti piccoli possono essere gestibili; un solo progetto grande e complesso può essere un lavoro a tempo pieno.
Qual è il modo migliore per gestire più progetti?
Usate un'unica vista principale, concordate priorità chiare, seguite una routine settimanale e delegate il lavoro di routine.
Qual è lo strumento migliore per gestire più progetti?
Uno strumento con dashboard di portfolio e viste del carico di lavoro, come Wrike; vedi il nostro strumenti di project management confronto.
Come stabilire le priorità tra lavori concorrenti quando si gestiscono più progetti?
Concordate con il vostro responsabile o con gli sponsor criteri come scadenze, valore e rischio, poi classificate i progetti in modo trasparente.
Come evitare il burnout quando si gestiscono più progetti?
Monitorate la vostra capacità, opponetevi con i dati quando siete sovraccarichi e proteggete il tempo dedicato alla concentrazione.
Quando si gestiscono più progetti, conviene un unico piano o piani separati?
Piani di progetto separati, ma consolidati in un'unica vista condivisa per individuare i conflitti.
Come gestire la reportistica in modo efficiente quando si seguono più progetti?
Usate un modello breve standard e delle dashboard, così i report richiedono minuti, non ore; vedi report sullo stato del progetto.
Come funziona la gestione delle risorse quando si gestiscono più progetti?
Pianificare il tempo delle persone su più progetti per evitare il sovraccarico; vedi allocazione delle risorse.
Gestire più progetti è la stessa cosa del program management?
No. Il program management coordina progetti correlati verso benefici condivisi; gestire più progetti può riguardare lavori non correlati.
Come inserisco un nuovo progetto urgente quando gestisco già più progetti?
Valutatene la priorità rispetto al lavoro in corso e concordate con gli stakeholder cosa verrà rinviato o eliminato per fare spazio.