プロジェクトマネジメントガイド · キャリアと資格
複数プロジェクトの管理：実際に機能する実践的な仕組み
複数のプロジェクトの管理とは、優先順位、期限、リソースをコントロールしながら、同時にいくつものプロジェクトを進めることです。そのためには、すべての作業を見渡せる単一のビュー、明確な優先順位、安定した週次のルーティンが欠かせません。
要点
- すべてのプロジェクトを1つのマスタービューで管理する。
- 明確な優先順位に合意し、競合はそれに従って判断する。
- 週次のルーティンを持ち、似た作業はまとめ、定型業務は任せましょう。
1つのマスタービューを作る
すべてのプロジェクト、マイルストーン、主要タスクを、メールやノートに散らばらせず1か所にまとめましょう。 プロジェクト管理ツール （Wrikeのようにポートフォリオやダッシュボードのビューを備えたもの）を使えば、別々のスプレッドシートよりはるかに簡単になります。
- 進行中のすべてのプロジェクトを、スポンサー、期限、ステータスとともに一覧にする。
- それぞれの次の マイルストーン を表示します。
- 誰が何に取り組んでいるかを示し、過負荷を見つける。
優先順位を明示する
| 優先度 | 基準 | 例 |
|---|---|---|
| 1 | 外部で決まった期限、または高いビジネス価値 | 規制報告の変更 |
| 2 | 重要だが時期は柔軟 | 新しいイントラネット |
| 3 | 有用だが後回しにできる | プロセス文書の整理 |
優先順位を上司やスポンサーと合意しましょう。2つのプロジェクトが同じ時間を奪い合うときは、声の大きい人ではなく優先順位リストで決めます。
週次のルーティン
- 月曜日：マスタービューを確認し、その週の上位3つの成果を決める。
- 優先度の高いプロジェクトごとに、集中する時間をカレンダーで確保する。
- プロジェクトごとに長い会議を開くのではなく、短く定期的なチェックインを行う。
- 週の半ば：全プロジェクトのリスクと課題を更新する。
- 金曜日：ステータスを更新し、簡潔な報告を送り、翌週の計画を立てる。
計算例：作業負荷のバランスをとる
あるプロジェクトマネージャーは4つのプロジェクトを担当し、週に40時間働いています。見積りでは各プロジェクトに14、12、10、9時間、合計45時間が必要です。際限なく残業する代わりに、最も優先度の低いプロジェクトのスポンサーにマイルストーン1つの2週間の延期を了承してもらい、2つのプロジェクトの議事録作成を コーディネーターに任せることで、合計を39時間に戻します。参考： 資源平準化 と キャパシティプランニング で、その背景にある手法を確認できます。
よくある落とし穴
- 何も取りやめたり遅らせたりせずに、あらゆる新規プロジェクトを引き受けること。
- 最も騒がしいプロジェクトに注意をすべて奪われること。
- プロジェクトごとに異なるツールや形式を使うこと。
- 定型業務を任せないこと。
- 小規模なプロジェクトで、緊急になるまでリスクレビューを省略すること。
このトピックの無料テンプレート
よくある質問
複数のプロジェクトを管理する場合、いくつから多すぎるといえますか？
プロジェクトの規模と複雑さによります。小規模なプロジェクトなら複数でも対応できることがありますが、大規模で複雑なプロジェクトは1つでもフルタイムの仕事になり得ます。
複数のプロジェクトを管理する最善の方法は何ですか？
1つのマスタービューを使い、明確な優先順位に合意し、週次のルーティンに従い、定型業務は任せることです。
複数のプロジェクトの管理に最適なツールは何ですか？
Wrikeのように、ポートフォリオダッシュボードと作業負荷ビューを備えたツールです。参考： プロジェクト管理ツール をご覧ください。
複数のプロジェクトを管理するとき、競合する作業の優先順位はどう付ければよいですか？
期限、価値、リスクなどの基準を上司やスポンサーと合意し、透明性をもってプロジェクトを順位付けします。
複数のプロジェクトを管理するとき、燃え尽きを防ぐにはどうすればよいですか？
自分のキャパシティを把握し、過負荷のときはデータをもとに断り、集中できる時間を守りましょう。
複数のプロジェクトを管理するとき、計画は1つにすべきですか、それとも別々にすべきですか？
プロジェクト計画は別々にしつつ、競合が見えるように1つの共有ビューに集約します。
複数のプロジェクトを管理しているとき、効率よく報告するにはどうすればよいですか？
標準化された短いテンプレートとダッシュボードを使えば、報告は数時間ではなく数分で済みます。参考： プロジェクト状況報告書.
複数のプロジェクトを管理する場合、リソースマネジメントはどのように行いますか？
過負荷を避けるため、複数のプロジェクトにわたって人員の時間を計画すること。参考： リソース配分.
複数のプロジェクトの管理はプログラムマネジメントと同じですか？
いいえ。プログラムマネジメントは、共通のベネフィットに向けて関連するプロジェクトを調整するものです。複数のプロジェクトの管理には、互いに関係のない作業も含まれることがあります。
すでに複数のプロジェクトを管理しているときに、緊急の新規プロジェクトをどう組み込めばよいですか？
現在の作業と比べて優先度を評価し、それを受け入れるために何を遅らせるか、取りやめるかをステークホルダーと合意します。