アクションアイテム付きの議事録テンプレート

議事メモとは？

議事録 は、会議の短い書面記録です。出席者、各アジェンダ項目で議論した主なポイント、行われた決定、合意したアクションアイテムを、それぞれ担当者と期日とともに記録します。出席者と欠席者の双方に、何が合意され次に何が起こるかについての共通の信頼できる記録を提供します。

記憶は当てにならず、会議はコストが高いため、記録は重要です。記録がないと、決定が蒸し返され、アクションが忘れられ、人々は合意内容について異なる認識のまま会議を後にします。一貫した形式があれば、こうした問題のほとんどは解決します。全員が、決定と自分のアクションをどこで確認すればよいかがわかるからです。

議事メモは、会議を計画する 会議のアジェンダと、アクションをフォローする プロジェクトトラッカー やアクションプランの間に位置します。

議事録テンプレートのプレビュー

これはテンプレートの最初の（そして唯一の）タブで、週次の業務会議からの3つのサンプルのアジェンダ項目が含まれています。自分の内容に置き換えましょう。

サンプル行は例です。ご自身の内容に置き換えてください。

議事録テンプレートの内容

テンプレートは、会議中に記入してすぐに共有できるよう設計された1タブの表です。

• 議事録：アジェンダ項目、主な議論のポイント、決定、アクションアイテム、担当者、期日、ステータス

シート上部のヘッダー行には、会議名、日付、出席者、欠席者などの会議の詳細を記入します。その下の各行が1つのアジェンダ項目で、次の列があります：

どのバージョンをダウンロードすべきか？

議事メモに含めるべき内容

どの形式を使うにしても、議事メモは3つの問いに答えるべきです。何を議論したか、何を決めたか、誰がいつまでに何をするか、です。記録すべき要素は次のとおりです。

発言をすべて記録する必要はありません。会議を欠席した人が2分で読める記録を目指しましょう。

議事メモの取り方

良い議事メモは会議の前に始まり、会議の後に完成します。次のステップに従いましょう。

会議の前

1. 記録係を決める。 アジェンダで記録係を指名します。議長以外の人が務めるのが最もうまくいきます。
2. テンプレートを準備する。 アジェンダ項目をアジェンダ項目の列にコピーし、会議名、日付、招待した出席者を記入します。
3. 未完了のアクションをレビューする。 前回の会議で未完了だったアクションを持ち越し、確認できるようにします。

会議中

1. 出席を記録する。 最初に出席者と欠席者を更新します。
2. 書き起こすのではなく、要約する。 各項目について、事実、選択肢、懸念などの主なポイントを数語で記録します。
3. 決定は専用の列に書く。 決定が不明確な場合は、次に進む前に議長に確認してもらいましょう。「では、…ということで合意しましたね？」
4. すべてのアクションを担当者と日付とともに記録する。 誰もアクションを引き受けない場合は、その項目を閉じる前に指摘します。
5. 議題から外れた事項は保留にする。 今後のアジェンダのために別に記録しておきます。

会議の後

1. その日のうちに記録を整理する。 略記を直し、名前、数値、日付を確認します。
2. 議長に確認する 。決定やアクションがあいまいな場合です。
3. 24時間以内に記録を送る 。出席者と行動が必要な人に送ります。メールの冒頭に決定とアクションを置きましょう。
4. アクションを追跡する 。完了するまで追跡し、次の会議の冒頭でレビューします。

議事メモの例

以下は、短い週次のプロジェクト状況確認会議をテンプレートに記録した例です。議論、決定、アクションが分けられていることに注目しましょう。

会議： ウェブサイトリニューアルの週次状況確認 · 日付： 10月6日 · 出席者： プロジェクトマネージャー、デザインリード、開発者、マーケティングリード · 欠席者： スポンサー

そうすれば、フォローアップのメールはごく短くできます。1行の背景、箇条書きの決定事項、担当者と日付付きのアクション、記録全体へのリンク、次回の会議日です。

Cookieバナーの項目は、議事メモが他のプロジェクト文書とどうつながるかを示しています。変更要求を提出するという決定はここに記録され、変更そのものは次で評価されます： 変更要求テンプレート.

議事メモと正式な議事録の違い

これらの用語は同じ意味で使われることが多く、ほとんどの職場ではこのテンプレートがどちらにも使えます。違いは形式の度合いです。

正式な会議の手続きについて広く使われているガイドであるRobert's Rules of Orderは、議事録は主に会議で何が行われたかの記録であるべきで、メンバーが何を言ったかの記録ではないとしています。これは形式張らない議事メモにも当てはまる良い助言です。

正式な議事録が必要な場合は、組織が求める会議の詳細（定足数、動議、採決）をヘッダー行と決定の列に加え、前回の議事録の承認を最初のアジェンダ項目として記録しましょう。

議事メモをアクションアイテムに変える方法

アクションこそが会議を開く価値をもたらします。完了しやすく、確認しやすいように書きましょう。

• 動詞で始める： 送る、起草する、承認する、予約する、確認する。
• アクションごとに担当者を1人。 「チーム」は担当者ではありません。複数の人が関わる場合は、確実に実行されるよう責任を持つ人を指名しましょう。
• 実際の期日を設定する。 「至急」や「来週」ではいけません。
• 完了したとわかる程度に具体的にする： 「予算を見る」ではなく、「改訂した予算をスポンサーに送る」。
• まず未完了のアクションをレビューする 。次の会議で行い、ステータス列を更新します。

次の会議より先まで続くアクションや、より大きな計画に属するアクションは、次に移しましょう： アクションプランテンプレート またはプロジェクトトラッカー。会議で提起された課題とリスクは、単に記録するのではなく管理されるよう、次に記載します： RAIDログ または 課題ログ。

さまざまなプロジェクト会議でのテンプレートの使い方

同じ列がほとんどの会議に使えます。変わるのは重点の置き方です。

当サイトの アジャイルのミーティングとセレモニー では、各アジャイルの会議の目的をより詳しく説明しています。

コツとよくある間違い

コツ

• 決定を議論から分ける。 ほとんどのチームにとって、これが最大の改善になります。
• 記録は事実に基づき中立に保つ。 誰が言ったかについての意見ではなく、何が合意されたかを記録しましょう。
• 毎回同じテンプレートを使う ことで、どこを見ればよいかが全員にわかります。
• 記録はチームが働く場所で共有する。 メールだけでなく、共有ドライブやプロジェクト管理ツールなどです。
• 記録係を交代制にする 。定例会議で、いつも同じ人に負担がかからないようにします。

避けるべき間違い

• 要約ではなく逐語録を書く。
• 担当者のいないアクション、または「全員」が担当者のアクション。
• 「予算について議論した」のようなあいまいな決定。
• 詳細が忘れられた数日後に記録を送る。
• アクションを一度もレビューせず、同じ項目が会議のたびに戻ってくる。

議事メモは、プロジェクトが人々に情報を伝え続ける方法の一部です。

関連するテンプレートとガイド

会議は次で計画し、 会議アジェンダテンプレート、このテンプレートで記録し、アクションは次でフォローしましょう： アクションプラン または プロジェクトトラッカーテンプレートの区別です。 コミュニケーション計画テンプレート は、どの会議を開き誰が出席するかを定めます。

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