プロジェクトマネジメントガイド · リスク、品質、コントロール
課題ログ：テンプレート、例、プロジェクト課題の管理方法
課題ログとは、現在起きていて対応が必要な問題を、その優先度、担当者、対策、ステータスとともにプロジェクトが記録しておくものです。提起されたことが忘れられず、すべての課題が意図的に解決、エスカレーション、クローズされるようにします。
要点
- 課題ログは、現在起きている問題を追跡します。
- すべての課題には、影響、優先度、担当者、対策、日付が必要です。
- プロジェクトマネージャーの権限を超える課題はエスカレーションしましょう。
- 発生したリスクを新しい課題に紐付け、教訓によってループを閉じましょう。
課題にあたるもの
課題とは、プロジェクトが対処する必要のある現在の問題、質問、懸念、変更要求のことです。 プロジェクトリスクとは異なり、不確実なものではありません。すでに発生したか、確実に発生するものです。
- 問題： テスト環境がダウンしている、サプライヤーが納品を守れなかった、キーパーソンが病欠している。
- 懸念： あるステークホルダーが提案された設計に不満を持っている。
- 仕様外の項目： 成果物が受け入れ基準を満たしていない。
- 変更要求： PRINCE2を含む一部の手法では、変更要求も課題の一種として記録され、その後次の手続きを経ます： 変更管理.
課題ログのテンプレート：列
| 列 | 記録する内容 |
|---|---|
| ID | 固有の参照番号（例：I-021） |
| 起票日 | 課題が記録された日 |
| 起票者 | 誰が報告したか |
| 種類 | 問題、懸念、仕様外、変更要求 |
| 説明 | 何が、どこで問題になっているか、その証拠 |
| 影響 | スコープ、時間、コスト、品質、ベネフィットへの影響 |
| 優先度 | 合意した定義に基づくクリティカル、高、中、低 |
| 担当者 | 解決に責任を持つ指名された担当者 |
| 行動 | 合意した手順（それぞれに日付） |
| 解決の目標日 | いつまでに解決すべきか |
| エスカレーション先 | プロジェクトマネージャーの権限を超える場合は、スポンサーまたは委員会 |
| ステータス | 未対応、対応中、エスカレーション済み、解決済み、クローズ |
| 解決内容 | 実施した内容とクローズした日 |
記載例
| ID | 説明 | 優先度 | 担当者 | アクション | ステータス |
|---|---|---|---|---|---|
| I-007 | 決済ゲートウェイのサンドボックスがカードの返金でエラーを返し、14件のテストケースがブロックされている。 | 高 | 統合リーダー | プロバイダーにチケットを起票し、まず他のケースをテストする | 進行中 |
| I-008 | 財務マネージャーが3週間不在のため、フェーズ2の予算承認が遅れている。 | 中 | プロジェクトマネージャー | スポンサーに代理承認者の指名を依頼する | エスカレーション済み |
| I-009 | 本番稼働週に予約した研修室が二重予約されている。 | 低 | 研修コーディネーター | 代わりの部屋を予約し直す | 解決済み |
| I-010 | 納品されたラベルに旧ロゴが使われており、2,000個が影響を受けている。 | 高 | 品質リーダー | ロットを不合格とし、サプライヤーが6月21日までに再印刷する | 未対応 |
課題管理の手順
- 記録する： 小さく見えても、提起されたらすぐにすべての課題を記録します。
- 評価する： 影響を記述し、定義された基準を使って優先度に合意します。
- 割り当てる： 課題に1人の担当者と目標日を設定します。
- 対応する： 対策に合意して実行します。対応する コンティンジェンシー計画 がすでに存在するかも確認します。
- エスカレーションする： 解決すると合意済みの許容範囲を超える場合や、プロジェクトマネージャーの権限を超える判断が必要な場合は、スポンサーまたは ガバナンス 組織にエスカレーションします。
- 監視： チームの会議ごとに未解決の課題を見直し、優先度の高いものは次で報告します： プロジェクト状況報告書.
- 終了する： 解決内容を記録し、起票者に確認したうえで、次を記録します： 教訓.
課題ログとリスク登録簿の比較
| 課題ログ | リスク登録簿 | |
|---|---|---|
| タイミング | 現在 | 将来 |
| 確実性 | すでに発生した、または確実に発生する | 起こるかもしれない |
| 主な項目 | 優先度と解決 | 発生確率、影響、対応 |
| 目的 | 解決または判断 | 予防、軽減、または備え |
リスクが発生したら、リスク登録簿でそのリスクを（「発生」として）クローズし、課題ログに紐付けた項目を作成します。多くのチームは両方を1つの次にまとめています： RAIDログ.
コツ
- 優先度は実務的な言葉で定義しましょう。たとえば「クリティカル」は、クリティカルパス上の作業が止まっていることを意味します。
- 説明は事実に基づいて書き、責任追及を避けましょう。
- 担当者や期日のない課題を放置しないでください。そうした課題こそが大きくなります。
- パターンを探しましょう。同じ原因を持つ複数の課題は、より根深い問題を示している可能性があり、次で分析する価値があります： 特性要因図（フィッシュボーン図）.
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よくある質問
課題ログとは何ですか？
プロジェクトの現在の問題、懸念、要求を、その優先度、担当者、対策、ステータスとともに記録したものです。
課題ログにおける課題とリスクの違いは何ですか？
課題は現在起きているもので、リスクは不確実で将来のものです。発生したリスクは課題になります。
課題ログには何を含めるべきですか？
少なくとも、ID、説明、影響、優先度、担当者、対策、目標日、ステータスです。多くのチームは、起票者と最終的な解決内容も記録します。
課題ログは誰が管理しますか？
プロジェクトマネージャーまたはプロジェクトコーディネーターが管理し、各担当者が自分の課題の進捗を更新します。
課題ログで課題の優先順位はどのように付けますか？
クリティカルパス上の作業が止まっているか、関係するコスト、影響を受ける人数など、目標への影響に基づく合意済みの基準を使います。
課題ログの課題はどのような場合にエスカレーションすべきですか？
解決するのに、プロジェクトマネージャーの合意済みの許容範囲を超える権限、資金、意思決定が必要な場合です。
課題ログは欠陥ログと同じですか？
厳密には違います。欠陥ログは製品の不具合を追跡し、課題ログはプロジェクトに影響するあらゆる問題を扱います。そこには重大な欠陥が含まれることもあります。
課題ログはExcelで管理できますか？
はい。ほとんどのプロジェクトではスプレッドシートで十分です。多くの プロジェクト管理ツール にも課題やチケットの機能があります。
課題ログはどのくらいの頻度で見直すべきですか？
優先度の高い課題は毎日の対応が必要なこともあります。ログ全体は通常、毎週のプロジェクト会議で見直します。
PRINCE2における課題ログとは何ですか？
PRINCE2では、正式に管理する課題には課題登録簿（Issue Register）を使い、非公式な課題は日次ログ（Daily Log）に記録します。
アジャイルチームは課題ログを使いますか？
アジャイルチームは通常、ブロッカーをボード上で追跡し、 デイリースクラムで取り上げますが、エスカレーションが必要な課題のために別のログを使うことも一般的です。