Guida al project management · Rischio, qualità e controllo
Registro dei problemi: modello, esempi e come gestire i problemi di progetto
Un registro dei problemi è la documentazione che un progetto tiene dei problemi che si stanno verificando ora e richiedono un intervento, insieme a priorità, responsabile, azioni e stato. Garantisce che nulla di ciò che viene segnalato venga dimenticato e che ogni problema venga risolto, sottoposto a escalation o chiuso in modo consapevole.
Punti chiave
- Un registro dei problemi traccia i problemi che si stanno verificando ora.
- Ogni problema ha bisogno di impatto, priorità, responsabile, azione e data.
- Fate escalation dei problemi che superano l'autorità del project manager.
- Collegate i rischi verificatisi ai nuovi problemi e chiudete il cerchio con le lezioni apprese.
Che cosa conta come problema
Un problema (issue) è qualsiasi problema, domanda, preoccupazione o richiesta di modifica attuale che il progetto deve affrontare. A differenza di un rischio di progetto, non è incerto: si è già verificato o si verificherà sicuramente.
- Problemi: un ambiente di test non è disponibile, un fornitore ha mancato una consegna, una persona chiave è in malattia.
- Preoccupazioni: uno stakeholder è insoddisfatto del progetto proposto.
- Elementi fuori specifica: un deliverable non soddisfa i suoi criteri di accettazione.
- Richieste di modifica: in alcuni metodi, tra cui PRINCE2, anche le richieste di modifica vengono registrate come un tipo di problema prima di passare per il controllo delle modifiche.
Modello di registro dei problemi: colonne
| Colonna | Che cosa registrare |
|---|---|
| ID | Riferimento univoco, ad es. I-021 |
| Data di segnalazione | Quando il problema è stato registrato |
| Segnalato da | Chi l'ha segnalato |
| Tipo | Problema, preoccupazione, fuori specifica, richiesta di modifica |
| Descrizione | Che cosa non va, dove e con quali evidenze |
| Impatto | Effetto su ambito, tempi, costi, qualità o benefici |
| Priorità | Critica, alta, media o bassa, secondo definizioni concordate |
| Responsabile | Persona nominativamente responsabile della risoluzione |
| Azioni | Passi concordati, ciascuno con una data |
| Data obiettivo di risoluzione | Entro quando deve essere risolto |
| Escalation a | Sponsor o board, se oltre l'autorità del project manager |
| Stato | Aperto, in corso, in escalation, risolto, chiuso |
| Risoluzione | Che cosa è stato fatto e data di chiusura |
Voci di esempio
| ID | Descrizione | Priorità | Responsabile | Azione | Stato |
|---|---|---|---|---|---|
| I-007 | La sandbox del gateway di pagamento restituisce errori per i rimborsi su carta, bloccando 14 casi di test. | Alta | Responsabile dell'integrazione | Aprire un ticket con il fornitore; testare prima gli altri casi | In corso |
| I-008 | Responsabile finanziario non disponibile per tre settimane; approvazione del budget della fase 2 ritardata. | Media | Project manager | Chiedere allo sponsor di nominare un approvatore sostituto | In escalation |
| I-009 | La sala di formazione prenotata per la settimana del go-live risulta prenotata due volte. | Bassa | Coordinatore della formazione | Prenotare una sala alternativa | Risolto |
| I-010 | Le etichette consegnate riportano il vecchio logo; 2.000 unità interessate. | Alta | Responsabile qualità | Respingere il lotto; il fornitore ristampa entro il 21 giugno | Aperta |
Come gestire i problemi passo dopo passo
- Registrate: registrate ogni problema non appena viene segnalato, anche se sembra piccolo.
- Valutate: descrivete l'impatto e concordate una priorità usando criteri definiti.
- Assegnate: assegnate al problema un unico responsabile e una data obiettivo.
- Agite: concordate ed eseguite le azioni; verificate se è già registrato come piano di contingenza .
- Escalation: se risolverlo violerebbe le tolleranze concordate o richiede decisioni al di sopra dell'autorità del project manager, fate escalation allo sponsor o all'organo di governance .
- Monitorare: esaminate i problemi aperti a ogni riunione del team e riportate quelli ad alta priorità nel report sullo stato del progetto.
- Chiudere: registrate la risoluzione, confermatela con chi ha segnalato il problema e annotate eventuali lezioni apprese.
Registro dei problemi e registro dei rischi a confronto
| Registro dei problemi | Registro dei rischi | |
|---|---|---|
| Tempistiche | Presente | Futuro |
| Certezza | Si è verificato o si verificherà certamente | Potrebbe verificarsi |
| Campo principale | Priorità e risoluzione | Probabilità, impatto e risposta |
| Obiettivo | Risolvere o decidere | Prevenire, ridurre o prepararsi |
Quando un rischio si verifica, chiudetelo nel registro dei rischi (contrassegnandolo come "verificato") e aprite una voce collegata nel registro dei problemi. Molti team li tengono entrambi all'interno di un unico registro RAID.
Consigli
- Definite le priorità in termini pratici, ad esempio "critico" significa che il lavoro sul percorso critico si è fermato.
- Mantenete le descrizioni oggettive ed evitate di attribuire colpe.
- Non lasciate problemi senza responsabile o data; sono quelli che si aggravano.
- Cercate ricorrenze. Più problemi con la stessa causa possono indicare un problema più profondo, da analizzare con un diagramma a lisca di pesce.
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Domande frequenti
Che cos'è un registro dei problemi?
Una registrazione dei problemi, delle preoccupazioni e delle richieste attuali del progetto, con priorità, responsabile, azioni e stato.
Qual è la differenza tra un problema e un rischio in un registro dei problemi?
Un problema sta accadendo ora; un rischio è incerto e futuro. Un rischio che si verifica diventa un problema.
Che cosa dovrebbe includere un registro dei problemi?
Almeno ID, descrizione, impatto, priorità, responsabile, azioni, data obiettivo e stato. Molti team registrano anche chi l'ha segnalato e la risoluzione finale.
Chi gestisce il registro dei problemi?
Il project manager o il project coordinator, con ciascun responsabile che aggiorna l'avanzamento dei propri problemi.
Come si stabiliscono le priorità dei problemi in un registro dei problemi?
Usate criteri concordati basati sull'effetto sugli obiettivi, ad esempio se il lavoro sul percorso critico si è fermato, il costo in gioco e quante persone sono coinvolte.
Quando va fatta l'escalation di un problema del registro?
Quando per risolverlo servono autorità, denaro o decisioni che vanno oltre le tolleranze concordate del project manager.
Un registro dei problemi coincide con un registro dei difetti?
Non esattamente. Un registro dei difetti traccia i guasti di un prodotto; un registro dei problemi copre qualsiasi problema che incida sul progetto, compresi eventuali difetti gravi.
Posso tenere un registro dei problemi in Excel?
Sì. Un foglio di calcolo va bene per la maggior parte dei progetti. Molti strumenti di project management dispongono anche di funzionalità per issue o ticket.
Con quale frequenza va esaminato il registro dei problemi?
I problemi ad alta priorità possono richiedere attenzione quotidiana; l'intero registro viene di solito esaminato a ogni riunione settimanale di progetto.
Che cos'è un registro dei problemi in PRINCE2?
PRINCE2 usa un issue register per i problemi gestiti formalmente, mentre quelli informali vengono annotati nel daily log.
I team Agile usano registri dei problemi?
I team Agile di solito tracciano i blocchi sulla board e li segnalano durante il daily scrum, ma un registro separato resta comune per i problemi che richiedono un'escalation.