Guida al project management · Rischio, qualità e controllo
Piano di contingenza nel project management: modello ed esempi
Un piano di contingenza è un insieme di azioni concordate in anticipo che il team intraprenderà se si verifica un rischio specifico. Viene preparato in anticipo affinché, quando si raggiunge un trigger, le persone possano agire rapidamente anziché improvvisare.
Punti chiave
- Un piano di contingenza definisce azioni concordate in anticipo per quando un rischio si verifica.
- Definite trigger, responsabili, azioni e riserve chiari.
- Tenete pronto un piano di fallback per quando la contingenza fallisce.
- La riserva di contingency copre i rischi noti; la riserva di gestione copre quelli sconosciuti.
Piano di contingenza, mitigazione e fallback a confronto
| Termine | Quando si usa | Esempio |
|---|---|---|
| Mitigazione | Prima che il rischio si verifichi, per ridurlo | Eseguire per tempo un test di carico |
| Piano di contingenza | Quando un trigger indica che il rischio si sta verificando | Se i tempi di risposta superano i 3 secondi, aggiungere due server |
| Piano di fallback | Quando il piano di contingenza non funziona | Tornare al vecchio sistema |
| Workaround | Risposta non pianificata a un problema imprevisto | Elaborazione manuale mentre si indaga sul guasto |
Modello di piano di contingenza
| Campo | Contenuto |
|---|---|
| ID e descrizione del rischio | Collegamento alla voce del registro dei rischi corrispondente |
| Trigger | Il segnale misurabile che attiva il piano |
| Decisore | Chi conferma l'attivazione del piano |
| Azioni | Azioni passo dopo passo con i relativi responsabili |
| Risorse e riserva | Persone, budget e tempo accantonati |
| Comunicazione | Chi va informato e come |
| Fallback | Che cosa fare se la contingenza fallisce |
| Disattivazione | Come e quando tornare alla normalità |
Come scrivere un piano di contingenza
- Scegliete i rischi con punteggi elevati o impatto grave che non possono essere ridotti a sufficienza con la mitigazione.
- Definite un trigger chiaro e osservabile, come una data, una misurazione o un evento.
- Elencate le azioni in ordine, con un responsabile per ciascuna.
- Stimate i costi e i tempi necessari e concordate una riserva di contingency.
- Ottenete l'approvazione in anticipo, così non servono ulteriori autorizzazioni quando scatta il trigger.
- Provate i piani critici, come il rollback di un sistema.
- Rivedete il piano quando il rischio cambia.
Esempio svolto
Il lancio di un prodotto all'aperto presenta il rischio di forti piogge. Trigger: le previsioni del Met Office alle 08:00 di due giorni prima indicano una probabilità di pioggia superiore al 60%. Azioni: il responsabile eventi conferma con il fornitore l'opzione del tendone (prenotato in anticipo con una penale di cancellazione di £2.000), il responsabile della comunicazione aggiorna la pagina degli inviti e invia un'email agli ospiti e il responsabile della location riorganizza la disposizione. Riserva: £6.500 per il noleggio del tendone. Fallback: se il tendone non è disponibile, spostarsi nella sala conferenze interna con un elenco di ospiti ridotto.
Riserva di contingency
La riserva di contingency è il tempo o il denaro accantonato nella baseline dei costi o dei tempi per i rischi identificati. Si distingue dalla riserva di gestione, che è esterna alla baseline ed è destinata ai rischi sconosciuti. La riserva può essere stimata in base al valore monetario atteso dei rischi oppure tramite simulazione Monte Carlo.
Consigli
- Rendete specifici i trigger: "se il fornitore manca la data di consegna del campione del 12 marzo" anziché "se il fornitore è in ritardo".
- Mantenete i piani brevi e pratici; vengono usati sotto pressione.
- Conservateli dove le persone possono trovarli rapidamente.
- Registrate come hanno funzionato i piani di contingenza nelle lezioni apprese.
Modelli gratuiti per questo argomento
Domande frequenti
Che cos'è un piano di contingenza nel project management?
Un piano di azioni preparato in anticipo da attuare se si verifica un rischio specifico.
Qual è la differenza tra un piano di contingenza e un piano di fallback?
Il piano di contingenza si usa quando un rischio si verifica; il piano di fallback si usa se fallisce il piano di contingenza stesso.
Qual è la differenza tra mitigazione e piano di contingenza?
La mitigazione agisce prima che un rischio si verifichi per ridurlo; la contingenza è una risposta pronta per quando si verifica.
Che cos'è un trigger in un piano di contingenza?
Una condizione specifica e osservabile che segnala che il piano deve essere attivato.
Che rapporto c'è tra la riserva di contingency e un piano di contingenza?
La riserva di contingency è tempo o denaro incluso nella baseline per coprire i rischi identificati qualora si verifichino. Spesso finanzia le azioni previste in un piano di contingenza.
Quanto dovrebbe accantonare un progetto per i propri piani di contingenza?
Non esiste un valore universale. Dovrebbe basarsi sui rischi analizzati, ad esempio sul loro valore monetario atteso o sul risultato di una simulazione.
Chi approva un piano di contingenza?
Di solito il project manager insieme allo sponsor, così il piano può essere attivato senza ulteriori ritardi.
Ogni rischio ha bisogno di un piano di contingenza?
No. Di solito i piani si preparano per i rischi ad alta priorità o per i rischi accettati con impatti gravi.
Qual è la differenza tra un workaround e un piano di contingenza?
Un piano di contingenza viene preparato in anticipo; un workaround è una risposta non pianificata a un problema che non era stato previsto o per cui non esisteva un piano di contingenza.
Un piano di contingenza coincide con un piano di continuità operativa?
No. Un piano di continuità operativa riguarda la capacità dell'intera organizzazione di continuare a operare; un piano di contingenza di progetto riguarda rischi di progetto specifici.
I piani di contingenza vanno testati?
Quelli critici sì, ad esempio provando un rollback del sistema prima del go-live.