Guide de la gestion de projet · Risques, qualité et maîtrise
Plan de contingence en gestion de projet : modèle et exemples
Un plan de contingence est un ensemble d'actions convenues à l'avance que l'équipe mettra en œuvre si un risque précis survient. Il est préparé à l'avance pour que, lorsqu'un déclencheur est atteint, chacun puisse agir rapidement au lieu d'improviser.
À retenir
- Un plan de contingence définit des actions convenues à l'avance pour le cas où un risque survient.
- Définissez des déclencheurs, des responsables, des actions et des réserves clairs.
- Prévoyez un plan de repli pour le cas où le plan de contingence échoue.
- La réserve pour aléas couvre les risques connus ; la réserve de gestion couvre les risques inconnus.
Plan de contingence vs atténuation vs plan de repli
| Terme | Quand il est utilisé | Exemple |
|---|---|---|
| Atténuation | Avant que le risque survienne, pour le réduire | Réaliser tôt un test de charge |
| Plan de contingence | Lorsqu'un déclencheur montre que le risque se produit | Si les temps de réponse dépassent 3 secondes, ajouter deux serveurs |
| Plan de repli | Lorsque le plan de contingence ne fonctionne pas | Revenir à l'ancien système |
| Solution de contournement | Réponse non planifiée à un problème imprévu | Traitement manuel pendant l'analyse de la panne |
Modèle de plan de contingence
| Champ | Contenu |
|---|---|
| Identifiant et description du risque | Lien vers le registre des risques (référence de l'entrée) |
| Déclencheur | Le signal mesurable qui active le plan |
| Décideur | Qui confirme l'activation du plan |
| Actions | Actions pas à pas avec leurs responsables |
| Ressources et réserve | Personnes, budget et temps réservés |
| Communication | Qui doit être informé, et comment |
| Repli | Que faire si le plan de contingence échoue |
| Levée du dispositif | Comment et quand revenir à la normale |
Comment rédiger un plan de contingence
- Retenez les risques à score élevé ou à impact grave qui ne peuvent pas être suffisamment réduits par l'atténuation.
- Définissez un déclencheur clair et observable, comme une date, une mesure ou un événement.
- Listez les actions dans l'ordre, avec un responsable pour chacune.
- Estimez le coût et le temps nécessaires et convenez d'une réserve pour aléas.
- Obtenez l'approbation à l'avance afin qu'aucune autre validation ne soit nécessaire lorsque le déclencheur se produit.
- Répétez les plans critiques, comme le retour arrière d'un système.
- Révisez le plan lorsque le risque évolue.
Exemple chiffré
Un lancement de produit en extérieur présente un risque de forte pluie. Déclencheur : les prévisions du Met Office publiées à 08:00 deux jours avant indiquent plus de 60 % de risque de pluie. Actions : le responsable événementiel confirme l'option chapiteau auprès du fournisseur (préréservé avec des frais d'annulation de £2,000), le responsable communication met à jour la page d'invitation et envoie un e-mail aux invités, et le gestionnaire du site réorganise l'aménagement. Réserve : £6,500 pour la location du chapiteau. Repli : si le chapiteau n'est pas disponible, repli dans la salle de conférence intérieure avec une liste d'invités réduite.
Réserve pour aléas
La réserve pour aléas est le temps ou l'argent prévu dans la référence des coûts ou du calendrier pour les risques identifiés. Elle diffère de la réserve de gestion, conservée en dehors de la référence pour les risques inconnus. La réserve peut être estimée à partir de la valeur monétaire attendue des risques ou par une simulation de Monte-Carlo.
Conseils
- Rendez les déclencheurs précis : « si le fournisseur manque la date d'échantillon du 12 mars » plutôt que « si le fournisseur est en retard ».
- Gardez des plans courts et pratiques : ils sont utilisés sous pression.
- Stockez-les là où chacun peut les trouver rapidement.
- Consignez l'efficacité des plans de contingence dans les retour d'expérience.
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Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'un plan de contingence en gestion de projet ?
Un plan d'actions préparé à l'avance, à mettre en œuvre si un risque précis survient.
Quelle est la différence entre un plan de contingence et un plan de repli ?
Le plan de contingence est utilisé lorsqu'un risque survient ; le plan de repli est utilisé si le plan de contingence lui-même échoue.
Quelle est la différence entre l'atténuation et un plan de contingence ?
L'atténuation agit avant qu'un risque survienne pour le réduire ; la contingence est une réponse prête pour le cas où il survient.
Qu'est-ce qu'un déclencheur dans un plan de contingence ?
Une condition précise et observable qui signale que le plan doit être activé.
Quel est le lien entre la réserve pour aléas et un plan de contingence ?
La réserve pour aléas est le temps ou l'argent inclus dans la référence pour couvrir les risques identifiés s'ils surviennent. Elle finance souvent les actions prévues dans un plan de contingence.
Combien un projet doit-il réserver pour ses plans de contingence ?
Il n'existe pas de chiffre universel. Il doit reposer sur les risques analysés, par exemple leur valeur monétaire attendue ou le résultat d'une simulation.
Qui approuve un plan de contingence ?
Généralement le chef de projet avec le sponsor, afin que le plan puisse être activé sans délai supplémentaire.
Chaque risque a-t-il besoin d'un plan de contingence ?
Non. Les plans sont généralement préparés pour les risques hautement prioritaires ou pour les risques acceptés ayant des impacts graves.
Quelle est la différence entre une solution de contournement et un plan de contingence ?
Un plan de contingence est préparé à l'avance ; une solution de contournement est une réponse non planifiée à un problème qui n'avait pas été anticipé ou qui n'avait pas de plan de contingence.
Un plan de contingence est-il la même chose qu'un plan de continuité d'activité ?
Non. Un plan de continuité d'activité couvre la capacité de l'ensemble de l'organisation à poursuivre son activité ; un plan de contingence de projet couvre des risques précis du projet.
Faut-il tester les plans de contingence ?
Les plans critiques devraient l'être, par exemple en répétant le retour arrière d'un système avant la mise en service.