项目管理指南 · 风险、质量与控制
项目管理中的应急计划：模板与示例
应急计划是一套预先商定的行动，团队将在特定风险发生时执行。它是提前准备的，因此当达到触发条件时，人们可以迅速行动，而不必临场发挥。
要点总结
- 应急计划规定了风险发生时预先商定的行动。
- 明确定义触发条件、负责人、行动和储备。
- 为应急措施失效的情况准备一份后备计划。
- 应急储备应对已知风险；管理储备应对未知风险。
应急计划、减轻措施与后备计划对比
| 术语 | 使用时机 | 示例 |
|---|---|---|
| 减轻 | 在风险发生之前，用于降低风险 | 尽早进行负载测试 |
| 应急计划 | 当触发条件显示风险正在发生时 | 如果响应时间超过 3 秒，则增加两台服务器 |
| 后备计划 | 当应急计划不起作用时 | 回滚到旧系统 |
| 权变措施 | 对意外问题的计划外应对 | 在调查故障期间采用人工处理 |
应急计划模板
| 字段 | 内容 |
|---|---|
| 风险编号和描述 | 关联到 风险登记册 条目 |
| 触发条件 | 启动计划的可衡量信号 |
| 决策者 | 由谁确认启动计划 |
| 行动 | 分步骤的行动及其负责人 |
| 资源和储备 | 预留的人员、预算和时间 |
| 沟通事项 | 必须通知谁以及如何通知 |
| 后备方案 | 应急措施失效时该怎么办 |
| 解除 | 如何以及何时恢复正常 |
如何编写应急计划
- 挑选那些评分高或影响严重、且无法通过减轻措施充分降低的风险。
- 定义清晰、可观察的触发条件，例如某个日期、某项测量值或某个事件。
- 按顺序列出各项行动，并为每项行动指定负责人。
- 估算所需的成本和时间，并商定应急储备。
- 提前获得批准，这样触发条件出现时就不需要再次签字确认。
- 演练关键计划，例如系统回滚。
- 风险发生变化时评审计划。
计算示例
一场户外产品发布会存在遭遇大雨的风险。 触发条件： 活动前两天 08:00 的英国气象局（Met Office）预报显示降雨概率超过 60%。 行动： 活动负责人向供应商确认大帐篷方案（已预订，取消费为 £2,000），沟通负责人更新邀请页面并给来宾发送电子邮件，场地经理重新调整布局。 储备： £6,500 用于租用大帐篷。 后备方案： 如果大帐篷无法使用，就转到室内会议室，并缩减来宾名单。
应急储备
应急储备是在成本基准或进度基准中为已识别风险预留的时间或资金。它不同于管理储备，后者保留在基准之外，用于应对未知风险。储备可以根据风险的预期货币价值来估算，也可以通过以下方式估算： 蒙特卡洛模拟.
技巧
- 让触发条件具体化：写“如果供应商错过 3 月 12 日的样品交付日期”，而不是“如果供应商延误”。
- 让计划简短实用；它们是在压力下使用的。
- 将它们存放在人们能迅速找到的地方。
- 将应急计划的执行效果记录在 经验教训.
本主题的免费模板
常见问题
项目管理中的应急计划是什么？
预先准备的行动计划，在特定风险发生时执行。
应急计划和后备计划有什么区别？
应急计划在风险发生时使用；后备计划在应急计划本身失效时使用。
减轻措施和应急计划有什么区别？
减轻是在风险发生之前采取行动以降低风险；应急则是为风险发生时准备好的应对措施。
应急计划中的触发条件是什么？
一种具体、可观察的状况，表明应当启动该计划。
应急储备与应急计划有什么关系？
应急储备是包含在基准中的时间或资金，用于在已识别风险发生时进行应对。它通常为应急计划中规定的行动提供资金。
项目应该为应急计划预留多少资金？
没有通用的数字。应以分析过的风险为依据，例如其预期货币价值或模拟结果。
谁批准应急计划？
通常由项目经理与发起人共同批准，以便能够立即启动计划。
每个风险都需要应急计划吗？
不需要。通常只为高优先级风险或影响严重的已接受风险制定计划。
权变措施和应急计划有什么区别？
应急计划是预先准备的；权变措施则是针对未曾预料或没有应急计划的问题所采取的计划外应对。
应急计划与业务连续性计划相同吗？
不相同。业务连续性计划涵盖整个组织维持运营的能力；项目应急计划则针对特定的项目风险。
应急计划应该进行测试吗？
关键的应急计划应该测试，例如在上线前演练系统回滚。