Guía de gestión de proyectos · Riesgo, calidad y control
Plan de contingencia en la gestión de proyectos: plantilla y ejemplos
Un plan de contingencia es un conjunto de acciones acordadas de antemano que el equipo llevará a cabo si se materializa un riesgo concreto. Se prepara con antelación para que, cuando se alcance un disparador, las personas puedan actuar con rapidez en lugar de improvisar.
Puntos clave
- Un plan de contingencia establece acciones acordadas de antemano para cuando se materializa un riesgo.
- Defina disparadores, responsables, acciones y reservas claros.
- Tenga un plan de reserva para cuando falle la contingencia.
- La reserva para contingencias cubre los riesgos conocidos; la reserva de gestión cubre los desconocidos.
Plan de contingencia frente a mitigación y plan de reserva
| Término | Cuándo se utiliza | Ejemplo |
|---|---|---|
| Mitigación | Antes de que se materialice el riesgo, para reducirlo | Realizar pronto una prueba de carga |
| Plan de contingencia | Cuando un disparador indica que el riesgo se está materializando | Si los tiempos de respuesta superan los 3 segundos, añadir dos servidores |
| Plan de reserva | Cuando el plan de contingencia no funciona | Volver al sistema anterior |
| Solución provisional | Respuesta no planificada a un problema inesperado | Procesamiento manual mientras se investiga el fallo |
Plantilla de plan de contingencia
| Campo | Contenido |
|---|---|
| ID y descripción del riesgo | Vincúlelo al registro de riesgos , en la entrada correspondiente |
| Disparador | La señal medible que activa el plan |
| Responsable de la decisión | Quién confirma que se activa el plan |
| Acciones | Acciones paso a paso con responsables |
| Recursos y reserva | Personas, presupuesto y tiempo reservados |
| Comunicación | A quién hay que informar y cómo |
| Plan de reserva | Qué hacer si la contingencia falla |
| Desactivación | Cómo y cuándo volver a la normalidad |
Cómo redactar un plan de contingencia
- Elija los riesgos con puntuaciones altas o impacto grave que no puedan reducirse lo suficiente mediante la mitigación.
- Defina un disparador claro y observable, como una fecha, una medición o un evento.
- Enumere las acciones en orden, con un responsable para cada una.
- Estime el costo y el tiempo necesarios y acuerde una reserva para contingencias.
- Obtenga la aprobación con antelación para que no se necesite ninguna autorización adicional cuando se active el disparador.
- Ensaye los planes críticos, como la vuelta atrás de un sistema.
- Revise el plan cuando cambie el riesgo.
Ejemplo resuelto
El lanzamiento de un producto al aire libre corre el riesgo de que llueva con fuerza. Disparador: la previsión de la Met Office a las 08:00 dos días antes indica más de un 60% de probabilidad de lluvia. Acciones: el responsable de eventos confirma la opción de la carpa con el proveedor (reservada previamente con una penalización por cancelación de £2,000), el responsable de comunicación actualiza la página de invitación y envía un correo a los invitados, y el gerente del recinto reorganiza la distribución. Reserva: £6,500 para el alquiler de la carpa. Plan de reserva: si la carpa no está disponible, trasladarse a la sala de conferencias interior con una lista de invitados reducida.
Reserva para contingencias
La reserva para contingencias es el tiempo o el dinero reservado en la línea base de costos o del cronograma para los riesgos identificados. Se diferencia de la reserva de gestión, que se mantiene fuera de la línea base para los riesgos desconocidos. La reserva puede estimarse a partir del valor monetario esperado de los riesgos o mediante simulación de Monte Carlo.
Consejos
- Haga que los disparadores sean concretos: «si el proveedor no cumple la fecha de muestra del 12 de marzo» en lugar de «si el proveedor se retrasa».
- Mantenga los planes breves y prácticos; se utilizan bajo presión.
- Guárdelos donde las personas puedan encontrarlos rápidamente.
- Registre cómo funcionaron los planes de contingencia en las lecciones aprendidas.
Plantillas gratuitas sobre este tema
Preguntas frecuentes
¿Qué es un plan de contingencia en la gestión de proyectos?
Plan de acciones preparado con antelación para llevarse a cabo si se materializa un riesgo concreto.
¿Cuál es la diferencia entre un plan de contingencia y un plan de reserva?
El plan de contingencia se utiliza cuando se materializa un riesgo; el plan de reserva se utiliza si el propio plan de contingencia falla.
¿Cuál es la diferencia entre la mitigación y un plan de contingencia?
La mitigación actúa antes de que se materialice un riesgo para reducirlo; la contingencia es una respuesta preparada para cuando se materializa.
¿Qué es un disparador en un plan de contingencia?
Condición concreta y observable que indica que debe activarse el plan.
¿Qué relación tiene la reserva para contingencias con un plan de contingencia?
La reserva para contingencias es el tiempo o el dinero incluido en la línea base para cubrir los riesgos identificados si se materializan. A menudo financia las acciones previstas en un plan de contingencia.
¿Cuánto debe reservar un proyecto para sus planes de contingencia?
No existe una cifra universal. Debe basarse en los riesgos analizados, por ejemplo, en su valor monetario esperado o en el resultado de una simulación.
¿Quién aprueba un plan de contingencia?
Normalmente el director de proyecto junto con el patrocinador, para que el plan pueda activarse sin más demora.
¿Necesita cada riesgo un plan de contingencia?
No. Los planes suelen prepararse para los riesgos de alta prioridad o para los riesgos aceptados con impactos graves.
¿Cuál es la diferencia entre una solución provisional y un plan de contingencia?
Un plan de contingencia se prepara con antelación; una solución provisional es una respuesta no planificada a un problema que no se previó o que no tenía plan de contingencia.
¿Es un plan de contingencia lo mismo que un plan de continuidad del negocio?
No. Un plan de continuidad del negocio abarca la capacidad de toda la organización para seguir operando; un plan de contingencia del proyecto abarca riesgos concretos del proyecto.
¿Deben probarse los planes de contingencia?
Los críticos sí, por ejemplo, ensayando la vuelta atrás de un sistema antes de la puesta en marcha.