Plantillas · Planificación de proyectos
Plantilla de solicitud de cambio (formulario y registro de cambios gratuitos)
Esta plantilla gratuita de solicitud de cambio le ofrece dos cosas en un solo archivo: un formulario de solicitud de cambio de una página para describir un cambio propuesto y su impacto, y un registro de cambios que recoge cada solicitud, su decisión y quién la aprobó. Descárguela para Google Sheets, Excel o PDF, en versión de principiante, avanzado o experto.
Puntos clave
- Una solicitud de cambio es una propuesta formal para modificar el alcance, el cronograma, el presupuesto u otra línea base acordados. Es una propuesta, no una aprobación.
- La plantilla tiene dos pestañas: un registro de cambios para todas las solicitudes y un formulario de una página para cada cambio individual.
- Evalúe cada cambio en cinco ámbitos antes de que nadie decida: alcance, cronograma, coste, calidad y riesgo.
- Acuerde de antemano los umbrales de aprobación para que los cambios pequeños avancen rápido y los grandes lleguen al patrocinador o al comité de control de cambios.
- Cuando se apruebe un cambio, actualice el plan, la línea base y a los interesados. Un cambio aprobado que nunca llega al plan sigue siendo una ampliación descontrolada del alcance.
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Obtenga la plantilla de solicitud de cambio
Elija su nivel y formato: Google Sheets, Excel o un PDF listo para imprimir. Las hojas de cálculo incluyen listas desplegables, fórmulas y filas de ejemplo que puede sobrescribir.
La plantilla completa con todas las pestañas, listas desplegables y fórmulas.
¿Qué es una solicitud de cambio?
A solicitud de cambio es una propuesta formal para modificar algo que un proyecto ya ha acordado, como su alcance, su cronograma, su presupuesto, un entregable o un plan. Describe el cambio, explica por qué es necesario, expone su impacto en el plazo, el coste, la calidad y el riesgo, y registra si el cambio se aprobó, se rechazó o se aplazó, y quién lo decidió.
La Guía del PMBOK trata las solicitudes de cambio como la entrada del control integrado de cambios, y las ediciones anteriores las agrupan en cuatro tipos: acción correctiva (volver a alinear el desempeño con el plan), acción preventiva (evitar una desviación futura), reparación de defectos (corregir un producto que no cumple los requisitos) y actualizaciones de los documentos o planes del proyecto.
La palabra clave es *propuesta*. Presentar una solicitud de cambio no significa que el cambio vaya a producirse. Inicia un proceso breve y visible en el que alguien con la autoridad adecuada analiza el impacto y toma una decisión. Ese proceso es lo que evita que un proyecto derive hacia la corrupción del alcance.
Para el proceso completo en torno al formulario, consulte nuestra guía del control de cambios.
Vista previa del registro de cambios
La primera pestaña es el registro de cambios. Las filas de ejemplo siguientes muestran tres solicitudes típicas en distintas fases; sobrescríbalas con las suyas.
| N.º SC | Fecha de notificación | Notificada por | Descripción del cambio | Motivo | Impacto: alcance | Impacto: plazo (días) | Impacto: coste ($) | Prioridad | Decisión | Aprobado por | Fecha de la decisión |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| SC-001 | 10 feb 2026 | Responsable de ventas | Añadir exportación a CSV en la página de facturas | Solicitudes de clientes | Añadido menor | 3 | 2,400 | Media | Aprobado | Patrocinador | 12 feb 2026 |
| SC-002 | 18 feb 2026 | Seguridad | Añadir inicio de sesión multifactor | Política de seguridad | Nueva funcionalidad | 10 | 9,000 | Alta | Aprobado | Comité de dirección | 24 feb 2026 |
| SC-003 | 1 mar 2026 | Marketing | Cambiar los colores de la marca | Cambio de imagen de marca | Rediseño | 5 | 3,500 | Baja | Aplazado | Patrocinador | 4 mar 2026 |
Las filas de ejemplo son ilustrativas: sustitúyalas por las suyas.
Qué contiene la plantilla de solicitud de cambio
La plantilla es una hoja de cálculo con dos pestañas que funcionan juntas. Utilice el Formulario de solicitud de cambio para describir un cambio en detalle y después añada un resumen de una línea al Registro de cambios para ver todas las solicitudes, y su impacto total, en un solo lugar.
- Registro de cambios: N.º SC, Fecha de presentación, Presentada por, Descripción del cambio, Motivo, Impacto: alcance, Impacto: plazo (días), Impacto: coste ($), Prioridad, Decisión, Aprobada por, Fecha de la decisión
- Formulario de solicitud de cambio: Campo, Detalles
Pestaña del registro de cambios
El registro de cambios tiene 12 columnas: N.º SC, Fecha de notificación, Notificada por, Descripción del cambio, Motivo, Impacto: alcance, Impacto: plazo (días), Impacto: coste ($), Prioridad, Decisión, Aprobado por y Fecha de la decisión. En las versiones avanzada y de experto, Decisión es un desplegable (Pendiente, Aprobada, Rechazada, Aplazada) y Prioridad es un desplegable (Alta, Media, Baja).
Pestaña del formulario de solicitud de cambio
El formulario tiene un diseño sencillo de dos columnas (Campo y Detalles) con 12 campos: número de la solicitud de cambio, solicitante y fecha, descripción del cambio, motivo o beneficio, opciones consideradas, impacto en el alcance, impacto en el cronograma, impacto en el coste, impacto en la calidad y el riesgo, recomendación, decisión y condiciones, y aprobado por y fecha. Utilice un formulario por cambio.
¿Qué versión debería descargar?
| Versión | Qué incluye | Ideal para |
|---|---|---|
| Principiante | Una pestaña con las columnas esenciales del registro: N.º SC, Fecha de presentación, Presentada por, Descripción del cambio y Decisión | Proyectos pequeños que solo necesitan un registro de las solicitudes y las decisiones |
| Avanzado | Las dos pestañas (registro de cambios y formulario de solicitud de cambio) con las 12 columnas del registro y los desplegables de Decisión y Prioridad | La mayoría de los proyectos con un patrocinador o un cliente que aprueba los cambios |
| Experto | Todo lo de la versión avanzada, más una pestaña de instrucciones, un panel que cuenta automáticamente las solicitudes por prioridad y decisión, decisiones y prioridades con códigos de colores, y una pestaña de historial de revisiones | PMO, trabajo para clientes y proyectos con un comité de control de cambios |
Qué incluir en una solicitud de cambio
Una buena solicitud de cambio da al aprobador información suficiente para decidir sin una reunión larga. Estos son los campos de la plantilla, qué escribir en cada uno y un ejemplo.
| Campo | Qué escribir | Ejemplo |
|---|---|---|
| Número de la solicitud de cambio | Un ID único para que la solicitud pueda citarse en el registro, las actas y el plan | SC-004 |
| Solicitante / fecha | Quién la presentó y cuándo | Director de Ventas, 3 de marzo |
| Descripción del cambio | Qué cambiaría, en una o dos frases sencillas | Añadir una exportación a CSV en la página de facturas |
| Motivo / beneficio | Por qué es necesario y qué ocurre si no se hace nada | Tres clientes clave exportan las facturas a mano cada mes |
| Opciones consideradas | Alternativas, incluidas no hacer nada o aplazarlo | Aplazarlo a la fase 2; ofrecer un informe de exportación manual |
| Impacto en el alcance | Qué se añade, se elimina o se modifica en los entregables | Nueva función de exportación y página de ayuda |
| Impacto en el cronograma | Días adicionales y cualquier efecto en los hitos o en la ruta crítica | +3 días; la fecha de lanzamiento no cambia si se aprueba esta semana |
| Impacto en el coste | Esfuerzo, compras u honorarios adicionales | $2400 de tiempo de desarrollo |
| Impacto en la calidad y el riesgo | Nuevos riesgos, necesidades de pruebas o efectos en otros entregables | Pruebas de regresión adicionales en las facturas |
| Recomendación | Lo que aconseja el director de proyecto | Aprobar, con cargo a la contingencia |
| Decisión y condiciones | Aprobada, rechazada o aplazada, con las condiciones que haya | Aprobada, siempre que se mantenga la fecha de lanzamiento |
| Aprobado por / fecha | Nombre y cargo de quien decide, y la fecha | Patrocinador, 5 de marzo |
Cómo rellenar la plantilla de solicitud de cambio
Siga estos pasos para cada cambio. El ciclo completo de un cambio pequeño puede llevar un día; uno grande puede requerir una reunión del comité de control de cambios.
- Asigne un número a la solicitud. Utilice el siguiente N.º SC del registro de cambios para que cada solicitud pueda rastrearse.
- Describa el cambio y el motivo. Sea breve y concreto. Pida al solicitante el beneficio de negocio y la fecha en la que lo necesita.
- Enumere las opciones. Incluya no hacer nada, aplazarlo a una fase posterior, una versión más reducida o intercambiarlo por algo que ya esté dentro del alcance.
- Evalúe el impacto. Estime el efecto en el alcance, el cronograma, el coste, la calidad y el riesgo con las personas que harán el trabajo (consulte más abajo).
- Formule una recomendación. Como director de proyecto, diga qué opción aconseja y por qué.
- Regístrela y enrútela para su decisión. Añada la solicitud al registro de cambios con la Decisión en Pendiente y envíe el formulario al aprobador o al comité de control de cambios según sus umbrales.
- Registre la decisión. Rellene Decisión, Aprobada por y Fecha de la decisión tanto en el formulario como en el registro.
- Actualice el plan e informe a las personas. En los cambios aprobados, actualice el línea base del proyecto, el cronograma, el presupuesto y los documentos de alcance, y después informe al equipo y a los interesados. Comunique también al solicitante el resultado de los cambios rechazados y aplazados.
Cómo evaluar el impacto
La evaluación del impacto es donde reside la mayor parte del valor de una solicitud de cambio. Repase estas preguntas con los miembros del equipo que harían el trabajo:
- Alcance: ¿Qué entregables o paquetes de trabajo cambian? ¿Hay que eliminar algo para hacer sitio? Compruébelo con su estructura de desglose del trabajo.
- Cronograma: ¿Cuántos días adicionales de esfuerzo, y afecta el cambio a la ruta crítica o a un hito fijo?
- Coste: ¿Qué mano de obra, materiales, licencias u honorarios de proveedores adicionales se necesitan? ¿Puede cubrirlo la contingencia?
- Calidad: ¿Necesita pruebas, revisiones o aprobaciones adicionales? ¿Podría afectar a otras funcionalidades?
- Riesgos: ¿Crea nuevos riesgos o modifica los existentes? Añada los nuevos riesgos al registro de riesgos.
Ejemplo de solicitud de cambio
Este es un formulario completo para la segunda fila de ejemplo de la plantilla, una solicitud para añadir el inicio de sesión multifactor en un proyecto de portal de clientes.
| Campo | Detalles |
|---|---|
| Número de la solicitud de cambio | SC-002 |
| Solicitante / fecha | Equipo de seguridad, 18 de febrero de 2026 |
| Descripción del cambio | Añadir la autenticación multifactor al inicio de sesión del portal de clientes. |
| Motivo / beneficio | Exigido por la política de seguridad de la empresa para los sistemas que contienen datos de clientes. |
| Opciones consideradas | 1) Añadirlo ahora; 2) Lanzar sin él y añadirlo en la fase 2; 3) Usar la opción integrada del proveedor de inicio de sesión único existente. |
| Impacto en el alcance | Nueva funcionalidad: alta del segundo factor, paso de inicio de sesión y proceso de recuperación. |
| Impacto en el cronograma | +10 días de desarrollo y pruebas. |
| Impacto en el coste | $9,000 |
| Impacto en la calidad y el riesgo | Reduce el riesgo de seguridad; añade un riesgo de soporte si los usuarios pierden el acceso, por lo que se necesita un proceso de recuperación. |
| Recomendación | Opción 1. Lanzar sin él incumpliría la política. |
| Decisión y condiciones | Aprobada. La fecha de lanzamiento se retrasa dos semanas; el patrocinador informará a los clientes. |
| Aprobado por / fecha | Comité de dirección, 24 de febrero de 2026 |
Observe que la decisión pasa a un comité de dirección y no solo al patrocinador. Con $9000 y diez días, supera los umbrales del apartado siguiente. SC-001, en el registro de ejemplo, un cambio más pequeño de $2400, lo aprobó el patrocinador.
¿Quién aprueba una solicitud de cambio?
El aprobador depende del tamaño del cambio y de lo que establezca su gobernanza del proyecto . Acuerde los umbrales al inicio del proyecto y recójalos en su plan para la dirección del proyecto o acta de constitución del proyecto, para que nadie tenga que discutir quién decide.
La tabla siguiente es un ejemplo de cómo fijan los umbrales muchos equipos. Las cifras son ilustrativas; fije las suyas en función del tamaño del proyecto y del apetito de riesgo del patrocinador.
| Tamaño del cambio | Umbral de ejemplo | Quién decide |
|---|---|---|
| Pequeña | Menos de 2 días y menos de $1000, sin efecto en los hitos ni en los entregables acordados | Director de proyecto (lo registra e informa) |
| Media | Hasta 10 días o hasta $5000, o cualquier cambio en un entregable acordado | Patrocinador del proyecto |
| Grande | Más de 10 días o más de $5000, o cualquier cambio en un hito clave, un contrato o un beneficio | Comité de control de cambios o comité de dirección |
| Emergencia | Corrección urgente de un servicio en producción o de un problema de seguridad | Aprobador de emergencia designado, con una solicitud de cambio completa cumplimentada después |
A comité de control de cambios (CCB) es un grupo, a menudo formado por el patrocinador, el director de proyecto, un representante del cliente y un responsable técnico, que revisa conjuntamente los cambios más grandes. Una matriz RACI es una forma rápida de hacer explícitas estas funciones.
Tipos de solicitudes de cambio
Verá las solicitudes de cambio clasificadas de dos formas: por finalidad (las categorías de la Guía del PMBOK) y por urgencia y riesgo (habitual en la gestión de cambios de TI y en muchos equipos de proyecto).
| Tipo | Qué significa | Ejemplo |
|---|---|---|
| Acción correctiva | Vuelve a alinear el trabajo con el plan | Añadir un segundo tester para recuperar una fase de pruebas retrasada |
| Acción preventiva | Reduce la probabilidad de un problema futuro | Pedir pronto el hardware de suministro largo |
| Reparación de defectos | Corrige un producto o componente que no cumple los requisitos | Rehacer un informe que muestra totales incorrectos |
| Actualización | Modifica un plan o un documento del proyecto | Revisar el plan de comunicación tras una reorganización |
| Estándar | Cambio rutinario y de bajo riesgo con un procedimiento aprobado previamente | Añadir un usuario a un sistema |
| Normal / importante | Requiere una evaluación completa y una aprobación formal | Añadir un nuevo módulo al alcance |
| Emergencia | Debe hacerse rápidamente para solucionar un problema urgente | Aplicar un parche a una vulnerabilidad de seguridad en un sistema en producción |
No necesita usar todas las categorías. Muchos equipos añaden una columna Tipo al registro de cambios o simplemente usan la Prioridad para separar las solicitudes rutinarias de las que necesitan pasar por el comité.
Solicitud de cambio frente a orden de cambio frente a registro de cambios
Estos términos se usan a menudo de forma imprecisa. Así es como se relacionan.
| Término | Qué es | Cuándo se utiliza |
|---|---|---|
| Solicitud de cambio | Una propuesta para modificar el alcance, el cronograma, el coste u otra línea base, con su impacto | Siempre que alguien quiera cambiar algo ya acordado |
| Orden de cambio | La instrucción vinculante o la modificación del contrato que se emite después de aprobar un cambio, habitual en la construcción y en los contratos con clientes | Tras la aprobación, cuando hay que modificar un contrato o una orden de compra |
| Registro de cambios | Un registro de todas las solicitudes de cambio con su estado y su decisión | Durante todo el proyecto, como pista de auditoría |
| Control de cambios | El proceso para presentar, evaluar, decidir e implantar los cambios | Se define al principio y se usa durante todo el proyecto |
El control de cambios también es distinto de la gestión del cambio organizativo, que consiste en ayudar a las personas a adoptar una nueva forma de trabajar.
Solicitudes de cambio en proyectos ágiles
En Scrum y otros enfoques ágiles, la mayoría de los cambios se esperan y se gestionan a través del backlog en lugar de mediante una solicitud de cambio. Las nuevas ideas van al Product Backlog, y el Product Owner las ordena frente al trabajo existente. El Sprint Goal se protege durante el sprint.
Una solicitud de cambio sigue teniendo su lugar en el trabajo ágil cuando el cambio afecta a algo que queda fuera del control del equipo, por ejemplo:
- Un contrato a precio cerrado o una declaración de trabajo que define el alcance o los entregables.
- Un presupuesto o una fecha de publicación fijos con los que se ha comprometido el patrocinador.
- Requisitos normativos, de seguridad o contractuales.
- Dependencias de otros equipos o proveedores.
En estos casos, una versión ligera de la plantilla (a menudo el registro de cambios de principiante) le da una pista de auditoría sin frenar al equipo.
Errores habituales en las solicitudes de cambio
- Aceptar cambios verbalmente. Un «pequeño favor» acordado en una reunión nunca llega al plan. Regístrelo todo, por pequeño que sea.
- Evaluar el coste pero no el cronograma ni el riesgo. Un cambio barato puede igualmente retrasar la ruta crítica o añadir riesgo.
- Sin umbrales acordados. Todos los cambios acaban en manos del patrocinador, o ninguno.
- Dejar las decisiones abiertas. Las solicitudes atascadas en Pendiente generan incertidumbre. Fije un plazo objetivo para la decisión.
- No actualizar la línea base. Los cambios aprobados deben trasladarse al cronograma, al presupuesto y a los documentos de alcance; de lo contrario, sus informes de avance serán erróneos.
- Ignorar el efecto acumulado. Revise el total de los cambios aprobados, no solo cada uno por separado.
- Olvidarse de cerrar el círculo. Comunique el resultado a los solicitantes, incluidas las solicitudes rechazadas y aplazadas.
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Para establecer el proceso completo, incluidas las funciones y un comité de control de cambios, consulte nuestra guía del control de cambios.
Preguntas frecuentes
¿Qué es una plantilla de solicitud de cambio?
Una plantilla de solicitud de cambio es un formulario listo para usar con el que describir un cambio propuesto en un proyecto, explicar por qué es necesario, evaluar su impacto en el alcance, el cronograma, el coste, la calidad y el riesgo, y registrar la decisión. Esta incluye además un registro de cambios que enumera todas las solicitudes.
¿Es gratuita esta plantilla de solicitud de cambio?
Sí. La plantilla de solicitud de cambio se descarga gratis en Google Sheets, Excel y PDF, sin necesidad de registrarse.
¿Qué debe incluir una solicitud de cambio?
Como mínimo: un número de referencia, quién la presentó y cuándo, una descripción del cambio, el motivo o el beneficio, las opciones consideradas, el impacto en el alcance, el cronograma, el coste, la calidad y el riesgo, una recomendación y la decisión con el aprobador y la fecha.
¿Cómo se redacta una solicitud de cambio?
Describa el cambio en una o dos frases sencillas, explique el motivo de negocio, enumere las opciones, incluida la de no hacer nada, estime el impacto con las personas que harían el trabajo, formule una recomendación y envíela a la persona con autoridad para aprobarla.
¿Quién aprueba una solicitud de cambio?
Depende del tamaño del cambio y de su gobernanza. Los cambios pequeños suele aprobarlos el director de proyecto; los medianos, el patrocinador; y los grandes, un comité de control de cambios o un comité de dirección. Acuerde estos umbrales al inicio del proyecto.
¿Qué es un registro de cambios?
Un registro de cambios es un registro de todas las solicitudes de cambio de un proyecto, con su impacto, su decisión, su aprobador y su fecha. Le proporciona una pista de auditoría y muestra el efecto combinado de todos los cambios.
¿Cuál es la diferencia entre una solicitud de cambio y una orden de cambio?
Una solicitud de cambio es una propuesta que todavía no se ha aprobado. Una orden de cambio es la instrucción vinculante o la modificación del contrato que se emite una vez aprobado el cambio, y es habitual en la construcción y en el trabajo para clientes.
¿Qué tipos de solicitudes de cambio existen?
La Guía del PMBOK las agrupa por finalidad: acción correctiva, acción preventiva, reparación de defectos y actualizaciones. Muchos equipos también las clasifican por urgencia y riesgo, como cambios estándar, normales o importantes, y de emergencia.
¿Qué es un comité de control de cambios?
Un comité de control de cambios es un grupo de personas, a menudo el patrocinador, el director de proyecto, un representante del cliente y un responsable técnico, que revisan y deciden conjuntamente sobre las solicitudes de cambio más grandes.
¿Necesitan los proyectos ágiles solicitudes de cambio?
La mayoría de los cambios en los proyectos ágiles pasan por el Product Backlog, ordenado por el Product Owner. Una solicitud de cambio sigue siendo útil cuando un cambio afecta a un contrato, a un presupuesto fijo, a una fecha de publicación o a otro equipo.
¿Puedo usar la plantilla de solicitud de cambio en Excel o Google Sheets?
Sí. Descargue el archivo .xlsx para Excel o haga una copia en Google Sheets. Las versiones avanzada y de experto incluyen desplegables de Decisión y Prioridad; el PDF es para imprimir y firmar.
¿Deben pasar los cambios pequeños por una solicitud de cambio?
Sí, pero con un proceso más ligero. Registre todos los cambios, incluso los pequeños, y deje que el director de proyecto apruebe los que estén por debajo de un umbral acordado. Los pequeños cambios sin registrar son la principal causa de la ampliación descontrolada del alcance.
¿Qué ocurre después de aprobar una solicitud de cambio?
Actualice el plan del proyecto, el cronograma, el presupuesto y la línea base del alcance, asigne el nuevo trabajo e informe al equipo y a los interesados. Registre la decisión y la fecha en el registro de cambios.