Guía de gestión de proyectos · Riesgo, calidad y control
Gestión del cambio vs control de cambios: diferencias clave explicadas
El control de cambios es el proceso formal para aprobar y registrar los cambios en el alcance, el cronograma, el costo o los entregables de un proyecto. La gestión del cambio es la disciplina más amplia que ayuda a las personas y a las organizaciones a adoptar un cambio, de modo que la nueva forma de trabajar se utilice realmente y se obtengan los beneficios.
Puntos clave
- El control de cambios protege las líneas base; la gestión del cambio protege los beneficios.
- El control de cambios decide sobre los cambios de alcance, plazo y costo.
- La gestión del cambio ayuda a las personas a adoptar nuevas formas de trabajar.
- Compruebe qué significado le dan las personas, sobre todo en TI.
La respuesta breve
El control de cambios pregunta «¿deberíamos cambiar el plan?» La gestión del cambio pregunta «¿cómo ayudamos a las personas a cambiar su forma de trabajar?» Uno protege las líneas base del proyecto; el otro protege sus beneficios. La mayoría de los proyectos que modifican la forma de trabajar de las personas necesitan ambos.
Tabla comparativa
| Control de cambios | Gestión del cambio | |
|---|---|---|
| Enfoque | Cambios en el propio proyecto | Cambios en la organización y en sus personas |
| Pregunta principal | ¿Debemos aceptar este cambio de alcance, plazo o costo? | ¿Cómo conseguimos que las personas estén preparadas, dispuestas y capacitadas para trabajar de otra manera? |
| Responsable habitual | Director de proyecto, comité de control de cambios | Patrocinador, gestor del cambio, líderes del negocio |
| Momento | Durante el proyecto, cada vez que surge una solicitud | Desde la planificación inicial hasta bastante después de la puesta en marcha |
| Resultados clave | Solicitudes de cambio, análisis de impacto, registro de cambios | Análisis de interesados, planes de comunicación y formación, medidas de adopción |
| Medida del éxito | Líneas base controladas y decisiones fundamentadas | Adopción, uso y beneficios obtenidos |
| Práctica relacionada | Gestión de la configuración | Gestión de los interesados y planificación de las comunicaciones |
Ejemplo: un nuevo sistema de gastos
- Control de cambios: a mitad del proyecto, finanzas pide añadir las solicitudes de kilometraje con consulta de mapas. El director de proyecto presenta una solicitud de cambio, estima +£9,000 y +3 semanas, y el comité de control de cambios la aprueba. Se actualizan las líneas base del cronograma y del presupuesto.
- Gestión del cambio: 1,200 empleados deben dejar de usar formularios en papel. El equipo de cambio identifica los grupos afectados, informa primero a los mandos directos, imparte sesiones de formación breves, habilita un canal de ayuda y hace un seguimiento semanal del porcentaje de solicitudes presentadas a través del nuevo sistema. Los formularios en papel se retiran cuando el uso supera un nivel acordado.
Modelos habituales de gestión del cambio
| Modelo | Idea central |
|---|---|
| Los 8 pasos de Kotter | Crear sentido de urgencia y una coalición rectora, comunicar una visión, eliminar barreras, generar victorias a corto plazo y anclar el cambio en la cultura |
| ADKAR (Prosci) | Las personas pasan por la conciencia, el deseo, el conocimiento, la capacidad y el refuerzo |
| Modelo de Lewin | Descongelar el comportamiento actual, realizar el cambio y, después, recongelar el nuevo comportamiento |
Estos modelos describen el aspecto humano del cambio. Se aplican junto a los controles del proyecto, no en su lugar.
Un tercer significado: el cambio en TI
En la gestión de servicios de TI, «gestión de cambios» suele referirse al control de los cambios en los sistemas en producción: evaluar el riesgo, programar los despliegues y aprobar las versiones, a veces a través de un comité asesor de cambios. Esto se parece más al control de cambios que a la gestión del cambio organizacional. Cuando alguien utilice el término, compruebe qué significado le da.
Cómo funcionan juntos
- Utilice pronto el análisis de gestión del cambio para comprender a quién afecta y en qué medida.
- Incorpore al alcance y al plan las necesidades de adopción, como la formación o el despliegue por fases.
- Canalice los cambios de alcance, costo o cronograma resultantes a través del control de cambios.
- Informe de las medidas de adopción junto con las de entrega en el informe de estado del proyecto.
- Prolongue las actividades de adopción más allá del cierre del proyecto cuando los beneficios dependan de ellas.
Plantillas gratuitas sobre este tema
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre la gestión del cambio y el control de cambios?
El control de cambios gestiona los cambios en las líneas base del proyecto; la gestión del cambio ayuda a las personas a adoptar el cambio que entrega el proyecto.
Control de cambios frente a gestión del cambio: ¿forma uno parte del otro?
Son disciplinas distintas. El control de cambios es un proceso de control del proyecto; la gestión del cambio trata de las personas y de la adopción en la organización. A menudo se necesitan ambas en el mismo proyecto.
Gestión del cambio frente a control de cambios: ¿quién es responsable de la gestión del cambio?
El patrocinador y los líderes del negocio suelen ser los responsables últimos, a menudo con el apoyo de un gestor del cambio dedicado y del equipo del proyecto.
Gestión del cambio frente a control de cambios: ¿quién dirige el control de cambios?
El director de proyecto dirige el proceso; las decisiones las toma la persona o el comité con la autoridad correspondiente.
¿Qué papel desempeña un comité de control de cambios en el control de cambios y en la gestión del cambio?
Pertenece al control de cambios: un comité de control de cambios es un grupo que aprueba o rechaza los cambios significativos en las líneas base de un proyecto. No desempeña ningún papel directo en la gestión del cambio.
¿Cómo encaja un comité asesor de cambios con la gestión del cambio y el control de cambios?
En la gestión de servicios de TI, un comité asesor de cambios es un grupo que asesora sobre los cambios en los servicios en producción y los aprueba. Se parece más al control de cambios que a la gestión del cambio centrada en las personas.
¿Dónde encaja ADKAR en la gestión del cambio frente al control de cambios?
ADKAR pertenece a la gestión del cambio. Es un modelo de Prosci que describe cinco etapas del cambio individual: conciencia, deseo, conocimiento, capacidad y refuerzo.
¿Por qué necesitan los proyectos tanto control de cambios como gestión del cambio?
El control de cambios mantiene el entregable en buen camino, pero sin gestión del cambio el entregable puede construirse correctamente y no utilizarse como se pretendía, de modo que los beneficios esperados nunca llegan.
¿Necesita un proyecto pequeño gestión del cambio y control de cambios?
El control de cambios puede ser ligero, por ejemplo, que el director de proyecto y el patrocinador acuerden juntos los cambios. La gestión del cambio es necesaria si el proyecto cambia la forma de trabajar de las personas, aunque puede ser tan sencilla como una sesión informativa, una guía breve y una comprobación del uso.
¿Qué relación tienen la gestión del cambio y el control de cambios con la gestión de los interesados?
La gestión del cambio se solapa con la gestión de los interesados: la gestión de los interesados abarca a todos los que tienen interés en el proyecto, mientras que la gestión del cambio se centra en aquellos cuyo trabajo o comportamiento debe cambiar. El control de cambios es un proceso independiente para gestionar las líneas base del proyecto.
Gestión del cambio frente a control de cambios: ¿qué es la gestión del cambio organizacional?
El enfoque estructurado para llevar a una organización y a sus personas de las formas de trabajo actuales a otras nuevas. Es la forma completa del lado de la comparación centrado en las personas.