Guía de gestión de proyectos · Riesgo, calidad y control
Plantilla de plan de comunicaciones para proyectos (con ejemplo)
Un plan de comunicación del proyecto es un documento que establece quién necesita información sobre el proyecto, qué necesita, por qué, cómo se le hará llegar, con qué frecuencia y quién es responsable. Convierte las buenas intenciones de mantener informada a la gente en un calendario que todos pueden seguir.
Puntos clave
- Un plan de comunicación establece quién recibe qué información, cómo, cuándo y de quién.
- Elabórelo a partir de su análisis de interesados y de la matriz RACI.
- Utilice una plantilla de matriz y manténgala breve.
- Incluya vías de retroalimentación y de escalamiento, y actualícelo con regularidad.
Qué incluye un plan de comunicación
- Audiencia: el interesado o grupo que recibe la información.
- Propósito: por qué la necesitan, por ejemplo, para aprobar, informarse o prepararse.
- Contenido: la información que recibirán.
- Método o canal: reunión, correo electrónico, informe, panel o intranet.
- Frecuencia o momento: diaria, semanal, mensual o en hitos concretos.
- Responsable: quién la prepara y la envía.
- Vía de retroalimentación: cómo plantean los destinatarios sus preguntas o inquietudes.
- Vía de escalamiento: cómo llegan los problemas urgentes a la persona adecuada para decidir.
El plan forma parte de la gestión de las comunicaciones del proyecto y se integra en la más amplia plan para la dirección del proyecto.
Cómo redactar un plan de comunicación
- Enumere a sus interesados a partir de su análisis de interesados, agrupando a las personas con necesidades similares.
- Defina lo que necesita cada grupo y qué necesita de ellos, como decisiones o recursos.
- Elija el método que se adapte al mensaje: interactiva para las decisiones, de tipo push para las actualizaciones periódicas y de tipo pull para el material de consulta.
- Fije la frecuencia y el momento para que las actualizaciones lleguen antes de las decisiones que respaldan.
- Asigne un responsable para cada elemento, no solo al director de proyecto.
- Acuerde las plantillas para los elementos recurrentes, como el informe de estado.
- Revisión con el patrocinador y con los interesados clave, y después publíquelo.
- Revise el plan en cada fase o siempre que cambien los interesados.
Plantilla de matriz del plan de comunicación
Copie esta matriz en una hoja de cálculo o en su software de gestión de proyectos. Añada una fila por cada elemento de comunicación.
| Comunicación | Público | Propósito | Contenido | Método | Frecuencia | Responsable | Vía de retroalimentación |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| [Nombre del elemento] | [Quién lo recibe] | [Informar / aprobar / consultar] | [Información clave] | [Reunión / correo electrónico / informe / panel] | [Diaria / semanal / mensual / por hito] | [Nombre o rol] | [Cómo responder] |
Ejemplo: proyecto de traslado de oficinas
Una empresa traslada a 250 empleados a una nueva oficina a lo largo de 6 meses. El director de proyecto prepara este plan.
| Comunicación | Público | Propósito | Contenido | Método | Frecuencia | Responsable | Vía de retroalimentación |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Reunión de lanzamiento | Patrocinador, equipo, instalaciones, TI | Alinearse en los objetivos y los roles | Acta de constitución, alcance, hitos, RACI | Taller | Una vez, semana 1 | Director del proyecto | Preguntas y respuestas en la sesión |
| Actualización para el comité de dirección | Patrocinador y directores | Decidir y aprobar | Estado RAG, presupuesto, riesgos, decisiones necesarias | Reunión más informe de una página | Mensual | Director del proyecto | Acciones registradas en el acta |
| Reunión diaria del equipo | Equipo del proyecto | Coordinar el trabajo diario | Avance, bloqueos, próximas tareas | Llamada de 15 minutos | Diario | Coordinador de proyecto | Plantearlo en la llamada o en el chat del equipo |
| Revisión del avance del proveedor | Contratista de acondicionamiento | Hacer seguimiento de los entregables | Avance frente al cronograma, incidencias, remates pendientes | Reunión en obra | Semanal | Responsable de instalaciones | Registro de incidencias |
| Boletín para la plantilla | Toda la plantilla | Informar y preparar | Fechas del traslado, planos de planta, qué empaquetar | Correo electrónico e intranet | Quincenal; semanal en el último mes | Comunicación interna | Buzón compartido |
| Paquete informativo para mandos | Mandos directos | Preparar a los mandos para informar a sus equipos | Mensajes clave, preguntas frecuentes, calendario | Paquete por correo electrónico más llamada | Antes de cada oleada de traslado | Director del proyecto | Preguntas y respuestas en la llamada informativa |
| Encuesta posterior al traslado | Toda la plantilla | Recoger opiniones | Satisfacción, incidencias, sugerencias | Formulario en línea | Una vez, 2 semanas después del traslado | Coordinador de proyecto | Resultados compartidos en el boletín |
Consejos para un plan que la gente realmente siga
- Limítelo a una página o una hoja siempre que sea posible.
- Adapte el nivel de detalle al lector: los directivos quieren excepciones y decisiones; los equipos quieren detalles concretos.
- Incluya los elementos recurrentes en los calendarios en cuanto se apruebe el plan.
- Utilice un único lugar para los documentos del proyecto para que la comunicación de tipo pull funcione.
- Añada umbrales de escalamiento, por ejemplo: cualquier incidencia que retrase un hito más de 5 días se comunica al patrocinador en un plazo de 24 horas.
- Planifique también la comunicación para la fase de cierre , incluidos el traspaso y las sesiones de lecciones aprendidas.
Errores comunes
- Redactar el plan una vez y no actualizarlo nunca.
- Poner únicamente al director de proyecto como responsable de todo.
- Olvidarse de los usuarios finales y de las personas afectadas por el cambio.
- Depender únicamente del correo electrónico para los mensajes importantes o delicados.
- No incluir vías de retroalimentación, de modo que la comunicación solo fluye en un sentido.
Plantillas gratuitas sobre este tema
Preguntas frecuentes
¿Qué es un plan de comunicación en la gestión de proyectos?
Documento que define quién recibe la información del proyecto, qué recibe, por qué, cómo, con qué frecuencia y quién la proporciona.
¿Cuáles son los elementos clave de un plan de comunicación?
Audiencia, propósito, contenido, método, frecuencia, responsable, vía de retroalimentación y vía de escalamiento.
¿Quién elabora el plan de comunicación?
Normalmente lo redacta el director de proyecto, con aportaciones del patrocinador, los líderes de equipo y los interesados clave.
¿Cuándo debe elaborarse el plan de comunicación?
Durante la planificación, una vez identificados los interesados, y debe actualizarse a lo largo de todo el proyecto.
¿Qué es una matriz de comunicación en un plan de comunicación?
Tabla que enumera cada elemento de comunicación con su audiencia, contenido, método, frecuencia y responsable. Es el núcleo de la mayoría de los planes de comunicación.
¿Qué extensión debe tener un plan de comunicación?
Lo más breve posible. Para la mayoría de los proyectos basta con una matriz de una página y una nota breve sobre el escalamiento.
¿Es un plan de comunicación lo mismo que un plan de involucramiento de los interesados?
Se solapan. El plan de involucramiento establece cómo implicar e influir en los interesados; el plan de comunicación establece los flujos de información que lo respaldan.
¿Necesitan los proyectos ágiles un plan de comunicación?
Muchos eventos ágiles, como las revisiones y las reuniones diarias, son comunicación incorporada. Aun así, un plan ligero es útil para los interesados ajenos al equipo.
¿Con qué frecuencia debe revisarse un plan de comunicación?
En cada fase o hito, y siempre que los interesados, los riesgos o las prioridades cambien de forma significativa.
¿Qué herramientas puedo usar para crear un plan de comunicación?
Una hoja de cálculo es suficiente. Muchas herramientas de gestión de proyectos también pueden alojar la matriz y programar actualizaciones periódicas.
¿Qué debe incluir un plan de comunicación sobre el escalamiento?
Umbrales claros, la persona a la que escalar y los tiempos de respuesta esperados, para que los problemas urgentes no esperen al siguiente informe ordinario.