Guía de gestión de proyectos · Riesgo, calidad y control
Gestión de las comunicaciones del proyecto: proceso y buenas prácticas
La gestión de las comunicaciones del proyecto es el proceso de asegurarse de que las personas adecuadas reciban la información adecuada, en el formato adecuado y en el momento adecuado. Abarca planificar qué comunicar, compartirlo y comprobar que se ha entendido y que se ha actuado en consecuencia.
Puntos clave
- La gestión de las comunicaciones abarca la planificación, la distribución y el monitoreo de la información del proyecto.
- Adapte el mensaje, el método y la frecuencia a cada público.
- Los canales crecen rápidamente: n(n - 1) / 2.
- Compruebe siempre que los mensajes se entienden y ajuste el plan.
Por qué es importante la gestión de las comunicaciones
Muchos problemas de los proyectos, como patrocinadores sorprendidos, trabajo duplicado o un alcance discutido, se deben a una mala comunicación más que a un mal trabajo técnico. Una buena comunicación genera confianza, agiliza las decisiones y hace visibles los riesgos y las incidencias mientras todavía son fáciles de resolver.
- Mantiene a los interesados informados y comprometidos.
- Facilita que el patrocinador y los comités de gobernanza tomen decisiones a tiempo.
- Reduce los malentendidos sobre el alcance, las prioridades y las responsabilidades.
- Crea un registro de las decisiones y los acuerdos.
Los tres procesos fundamentales
El Guía del PMBOK sexta edición, describe la gestión de las comunicaciones en tres procesos. Forman un ciclo sencillo que se repite a lo largo de todo el proyecto.
| Proceso | Qué ocurre | Resultado clave |
|---|---|---|
| Planificar la gestión de las comunicaciones | Analizar las necesidades de los interesados y decidir quién recibe qué, cuándo y cómo | Plan de comunicación |
| Gestionar las comunicaciones | Crear, distribuir, almacenar y recuperar la información del proyecto | Informes, presentaciones, actas de reuniones |
| Monitorear las comunicaciones | Comprobar que la comunicación funciona y ajustar el plan | Retroalimentación, actualizaciones del plan |
Métodos y canales de comunicación
| Método | Descripción | Ejemplos | Ideal para |
|---|---|---|---|
| Interactiva | Intercambio bidireccional en tiempo real | Reuniones, llamadas, videollamadas, talleres | Decisiones, temas delicados, resolución de conflictos |
| Push | Se envía a personas concretas | Correo electrónico, informes de estado, boletines | Actualizaciones periódicas que las personas deben recibir |
| Pull | Se almacena para que las personas accedan cuando lo necesiten | Intranet, unidad compartida, paneles de la herramienta del proyecto | Material de referencia y grandes audiencias |
El número de canales de comunicación potenciales crece rápidamente con el tamaño del equipo. La fórmula es n(n - 1) / 2, donde n es el número de personas.
- 5 personas: 5 x 4 / 2 = 10 canales.
- 10 personas: 10 x 9 / 2 = 45 canales.
- Añadir 2 personas a un equipo de 10 da 12 x 11 / 2 = 66 canales, un aumento de 21.
Cómo gestionar la comunicación del proyecto paso a paso
- Identificar a los interesados y analice su interés, su influencia y sus necesidades de información, por ejemplo con una matriz RACI.
- Acordar los objetivos de la comunicación: informar, consultar, obtener la aprobación o conseguir apoyo.
- Elegir los métodos y la frecuencia para cada público, ajustando el nivel de detalle al lector.
- Redactar el plan de comunicación y acuérdelo con el patrocinador.
- Comunique de forma constante, utilizando plantillas para que los informes se lean rápidamente.
- Recoger opiniones mediante reuniones de seguimiento y breves encuestas, y esté atento a las señales de confusión.
- Ajustar el plan a medida que cambian los interesados, las fases y los riesgos.
Ejemplo resuelto
La implantación de un ERP de 9 meses cuenta con un comité de dirección, 4 jefes de departamento, un equipo de proyecto de 12 personas, un proveedor externo y 600 usuarios finales. El director del proyecto adapta la comunicación a cada grupo.
| Público | Necesidad | Método | Frecuencia |
|---|---|---|---|
| Comité de dirección | Avance, riesgos clave, decisiones necesarias | Reunión más un informe RAG de una página | Mensual |
| Jefes de departamento | Impacto en sus equipos, acciones de preparación | Llamada informativa | Quincenal |
| Equipo del proyecto | Tareas, bloqueos, prioridades | Reunión diaria y tablero del equipo | Diario |
| Proveedor | Entregables, incidencias, aceptación | Reunión conjunta de seguimiento | Semanal |
| Usuarios finales | Qué cambia, cuándo, fechas de formación | Boletín y página de la intranet | Mensual, semanal cerca de la puesta en producción |
Al cabo de tres meses, la retroalimentación muestra que los usuarios finales no leen el boletín. El director del proyecto añade breves sesiones informativas en las reuniones de equipo, impartidas por los jefes de departamento, y mejoran las puntuaciones de la encuesta de preparación. Este es el paso de monitoreo en acción.
Errores comunes y consejos
- Un único mensaje para todos: los directivos necesitan decisiones y excepciones; los equipos necesitan detalle.
- Informar de la actividad, no de los resultados: diga qué ha cambiado y qué necesita, no solo lo que se ha hecho.
- Ocultar las malas noticias: plantee los problemas pronto, con opciones.
- Sin bucle de retroalimentación: enviar no es lo mismo que comunicar. Compruebe que se ha entendido.
- Demasiados canales: acuerde dónde residen las decisiones y los documentos, por ejemplo, una única herramienta de gestión de proyectos.
Plantillas gratuitas sobre este tema
Preguntas frecuentes
¿Qué es la gestión de las comunicaciones del proyecto?
La planificación, la distribución y el monitoreo de la información del proyecto para que los interesados reciban lo que necesitan, cuando lo necesitan y en un formato útil.
¿Cuáles son los procesos de la gestión de las comunicaciones?
En la sexta edición de la Guía del PMBOK: planificar la gestión de las comunicaciones, gestionar las comunicaciones y monitorear las comunicaciones.
¿Cómo se calculan los canales de comunicación en la gestión de las comunicaciones?
Utilice n(n - 1) / 2, donde n es el número de personas. Un equipo de 8 tiene 28 canales.
¿Cuál es la diferencia entre la comunicación push y pull en la gestión de las comunicaciones del proyecto?
La comunicación de tipo push se envía a destinatarios concretos, como un correo electrónico. La comunicación de tipo pull se almacena para que las personas accedan a ella por su cuenta, como una página de la intranet.
¿Qué es la comunicación interactiva en la gestión de las comunicaciones?
Intercambio bidireccional en tiempo real, como reuniones, llamadas y talleres. Es el más adecuado para las decisiones y los temas complejos o delicados.
¿Cuánto tiempo dedica un director de proyecto a la gestión de las comunicaciones?
Una gran parte. La mayor parte del trabajo de un director de proyecto consiste en reuniones, informes, negociaciones y coordinación con personas.
¿Cómo apoya un plan de comunicación la gestión de las comunicaciones?
Es la principal salida de la planificación de la gestión de las comunicaciones: un documento que establece quién necesita qué información, por qué, cómo y con qué frecuencia, y quién es responsable de facilitarla.
¿Cómo debe tratar la gestión de las comunicaciones a los interesados de alto nivel?
Sea breve, empiece por el estado y las decisiones necesarias, céntrese en las excepciones y los riesgos, y siga un ritmo de informes acordado.
¿Qué barreras debe superar la gestión de las comunicaciones del proyecto?
La jerga, el exceso de información, las zonas horarias, las diferencias de idioma, la falta de claridad sobre los responsables y el exceso de herramientas o canales.
¿Cómo se sabe si la gestión de las comunicaciones del proyecto funciona?
Pida retroalimentación, compruebe si las decisiones se toman a tiempo y esté atento a las preguntas repetidas, las sorpresas o el retrabajo causados por malentendidos.
¿Qué papel desempeña la reunión de inicio en la gestión de las comunicaciones del proyecto?
Establece un punto de partida común. La reunión de inicio debe comunicar el propósito, los objetivos, el alcance, los hitos clave y los roles del proyecto, así como la forma en que se comunicará el equipo, para que todos partan del mismo entendimiento.