Plantillas · Planificación de proyectos
Plantilla gratuita de plan de comunicación (Excel, Google Sheets, PDF)
Esta plantilla gratuita de plan de comunicación establece quién necesita qué información, por qué, por qué canal, con qué frecuencia y de quién, para que todos los interesados estén informados sin verse desbordados por las actualizaciones. Descárguela en Google Sheets, Excel o PDF en nivel principiante, avanzado o experto, sin registrarse, y sobrescriba las cinco filas de ejemplo con las suyas.
Puntos clave
- Un plan de comunicación es una matriz con todas las comunicaciones periódicas del proyecto: su público, su finalidad, su canal, su frecuencia, su responsable, su formato y su vía de respuesta.
- Elabórelo a partir de su registro de interesados: empiece por lo que necesita saber cada grupo, no por las reuniones que ya celebra.
- Cada comunicación necesita un responsable designado y una forma de que el público responda.
- Adapte el nivel de detalle y la frecuencia al público: los patrocinadores quieren decisiones y riesgos; el equipo quiere las prioridades del día y los obstáculos.
- Revise el plan en cada punto de decisión entre fases y siempre que cambien los interesados, y elimine las actualizaciones que nadie lee.
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Obtenga la plantilla de plan de comunicación
Elija su nivel y formato: Google Sheets, Excel o un PDF listo para imprimir. Las hojas de cálculo incluyen listas desplegables, fórmulas y filas de ejemplo que puede sobrescribir.
La plantilla completa con todas las pestañas, listas desplegables y fórmulas.
¿Qué es un plan de comunicación?
A plan de comunicaciones es un documento del proyecto que establece qué información recibe cada grupo de interesados, por qué la necesita, por qué canal, con qué frecuencia, en qué formato y quién es responsable de enviarla. Convierte las necesidades de los interesados en un calendario previsible de actualizaciones, reuniones y anuncios, para que las personas reciban la información adecuada en el momento adecuado.
La Guía del PMBOK de PMI llama a la versión formal plan de gestión de las comunicaciones y lo trata como parte del plan para la dirección del proyectomás amplio. En la práctica, la mayoría de los proyectos lo mantienen como una única tabla, a menudo llamada matriz de comunicación, que es exactamente lo que le ofrece esta plantilla.
El responsable del plan suele ser el director de proyecto, con aportaciones del patrocinador y, en los proyectos más grandes o con mucho cambio, del equipo de comunicación.
Qué contiene esta plantilla de plan de comunicación
La plantilla tiene una pestaña, Plan de comunicación, con cinco comunicaciones de ejemplo que debe sustituir por las suyas. Esta es una vista previa en directo de la versión avanzada:
| Comunicación | Público | Finalidad / contenido | Canal | Frecuencia | Responsable | Formato | Vía de retroalimentación |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Informe de estado | Patrocinador, comité de dirección | Avance, estado RAG, riesgos, decisiones necesarias | Correo electrónico + panel | Semanal | Director del proyecto | Informe de 1 página | Respuesta o reunión del comité de dirección |
| Comité de dirección | Comité de dirección | Decisiones, escalados, presupuesto | Reunión | Mensual | Patrocinador | Diapositivas | Acta y acciones |
| Reunión diaria del equipo | Equipo del proyecto | Trabajo del día y obstáculos | Videollamada | Diario | Jefe de equipo | Reunión de 15 minutos | En la reunión |
| Boletín para los interesados | Resto de la organización | Qué cambia y cuándo | Intranet | Mensual | Responsable de comunicación | Artículo | Comentarios |
| Aviso de puesta en marcha | Clientes | Nuevas funciones y soporte | Correo electrónico | Una vez | Marketing | Correo electrónico | Buzón de soporte |
Las filas de ejemplo son ilustrativas: sustitúyalas por las suyas.
- Plan de comunicación: Comunicación, Público, Finalidad / contenido, Canal, Frecuencia, Responsable, Formato, Vía de respuesta
Las ocho columnas explicadas
- Comunicación: el nombre de la actualización, la reunión o el anuncio, como «Informe de estado semanal» o «Aviso de puesta en marcha».
- Público: el grupo de interesados que la recibe. Utilice los mismos nombres de grupo que en su registro de interesados.
- Finalidad / contenido: por qué existe la comunicación y qué contiene, por ejemplo el avance, el estado RAG, los riesgos y las decisiones necesarias.
- Canal: cómo se transmite: reunión, correo electrónico, panel, intranet, chat o videollamada.
- Frecuencia: un desplegable con Diaria, Semanal, Quincenal, Mensual, Trimestral, Una vez y Cuando sea necesario.
- Responsable: la única persona responsable de prepararla y enviarla.
- Formato: la forma del resultado, como un informe de una página, diapositivas, una reunión de 15 minutos o un artículo.
- Vía de retroalimentación: cómo responde el público o plantea preguntas: una respuesta, un acta con acciones, comentarios o un buzón de soporte. Esta columna es lo que hace que el plan sea bidireccional y no solo de difusión.
Versiones de principiante, avanzado y experto
| Versión | Qué incluye | Ideal para |
|---|---|---|
| Principiante | Una pestaña con cinco columnas: Comunicación, Público, Canal, Frecuencia y Responsable, más el desplegable de Frecuencia | Proyectos pequeños y planes internos rápidos |
| Avanzado | Las ocho columnas, incluidas la finalidad, el formato y la vía de respuesta, con el desplegable de Frecuencia | La mayoría de los proyectos |
| Experto | El plan avanzado más una pestaña de Instrucciones, un Panel que cuenta las comunicaciones en total y por responsable, y una pestaña de Historial de revisiones | Proyectos con muchos interesados, o en los que una PMO revisa el plan |
Todas las versiones en hoja de cálculo tienen la fila de encabezado inmovilizada y filtros, para que pueda filtrar por público o responsable, u ordenar por frecuencia. El PDF es una copia lista para imprimir para las reuniones de lanzamiento y los talleres de planificación.
¿Qué debe incluir un plan de comunicación?
Las ocho columnas cubren lo que necesitan la mayoría de los proyectos. Según la Guía del PMBOK (6.ª edición), un plan de gestión de las comunicaciones también puede recoger los requisitos de comunicación de los interesados, el motivo de distribuir cada elemento, el plazo y la frecuencia, la persona responsable, los métodos y las tecnologías utilizados, los recursos y el presupuesto para la comunicación, un proceso de escalado, un glosario de términos comunes y cualquier restricción, como las normas legales o de confidencialidad.
Nuestro consejo es mantener la matriz ligera y poner todo lo que se aplique al conjunto del proyecto en una breve nota encima o debajo de ella:
| Elemento | Dónde va | Ejemplo |
|---|---|---|
| Quién, qué, cuándo, cómo, por medio de quién | Las filas de la matriz | Informe de estado semanal al comité de dirección por correo electrónico, a cargo del director de proyecto |
| Mensajes clave | Columna Finalidad / contenido, o una pestaña de mensajes independiente en los proyectos de cambio | «El nuevo sistema se pone en marcha el 2 de marzo; la formación empieza en febrero» |
| Vía de escalado | Nota debajo de la matriz, o enlace a su documento de gobernanza | Las incidencias que el director de proyecto no pueda resolver en cinco días pasan al patrocinador |
| Aprobaciones | Añada una columna «Aprobador» si los mensajes externos necesitan visto bueno | Correos a clientes aprobados por marketing antes de su envío |
| Confidencialidad | Nota, o una columna para los elementos sensibles | Detalle del presupuesto compartido solo con el comité de dirección |
| Glosario y contactos | Pestaña independiente si es necesario | Siglas, listas de distribución, enlaces a las reuniones |
Las vías de escalado y los derechos de decisión suelen figurar en sus disposiciones de gobernanza del proyecto ; el plan de comunicación simplemente remite a ellas.
Cómo rellenar la plantilla de plan de comunicación
- Enumere a sus interesados. Parta de su registro de interesados o de un análisis rápido de los interesados. Agrupe a las personas que necesitan la misma información, como el patrocinador, el comité de dirección, el equipo del proyecto, el resto de la organización, los clientes y los proveedores. Nuestra guía de gestión de los interesados del proyecto explica cómo identificarlos y priorizarlos.
- Anote lo que necesita saber cada grupo. Piense en términos de decisiones, acciones y conocimiento: ¿qué deben decidir, qué deben hacer y de qué deben estar simplemente al tanto?
- Cree una fila por comunicación. Póngale nombre en la columna Comunicación y registre su Público y su Finalidad / contenido.
- Elija el canal, la frecuencia y el formato que se adapten al público y al mensaje (consulte la tabla siguiente). Utilice el desplegable de Frecuencia para que el plan se mantenga coherente.
- Asigne un responsable a cada fila. Un equipo o un comité no es un responsable; designe a una persona.
- Acuerde una vía de respuesta para que el público pueda plantear preguntas, expresar inquietudes o confirmar decisiones.
- Alinéelo con su cronograma. Añada comunicaciones puntuales para los hitos, la puesta en marcha, el cambio de sistema y el cierre del proyecto, y compruebe que las reuniones periódicas no coinciden.
- Comparta el plan y revíselo con el patrocinador y el equipo, y vuelva a revisarlo en cada punto de decisión entre fases.
Consejos para la hoja de cálculo
- Filtre por Responsable para dar a cada persona su lista de comunicaciones.
- Añada las columnas que necesite su proyecto, como Aprobador, Fecha de inicio o Confidencialidad, pero mantenga las ocho básicas.
Elegir los canales y la frecuencia
PMI agrupa los métodos de comunicación en tres tipos: interactiva (reuniones, llamadas, talleres), de empuje (push) (correos electrónicos, informes y memorandos que se envían a las personas) y pull (páginas de intranet, paneles y carpetas compartidas que las personas consultan cuando lo necesitan). La mayoría de los planes usan una combinación: interactiva para las decisiones y la resolución de problemas, de empuje para el estado periódico y de tracción para la información de referencia.
| Público | Qué suelen necesitar | Canal habitual | Frecuencia habitual |
|---|---|---|---|
| Patrocinador | Avance frente al plan, principales riesgos, decisiones necesarias | Reunión individual más un breve informe escrito | Semanal o quincenal |
| Comité de dirección o consejo | Estado, escalados, presupuesto, aprobaciones | Reunión con diapositivas o un informe de una página | Mensual, y en los puntos de decisión entre fases |
| Equipo del proyecto | Prioridades, obstáculos, cambios, dependencias | Reunión diaria o reunión del equipo, chat | Diaria o semanal |
| Resto de la organización | Qué cambia, cuándo y cómo les afecta | Artículo en la intranet, boletín, reunión general | Mensual, y antes de los cambios importantes |
| Clientes o usuarios finales | Nuevas funciones, interrupciones del servicio, soporte | Correo electrónico, mensaje en la aplicación, páginas de soporte | En los hitos y en la puesta en marcha |
| Proveedores y socios | Requisitos, fechas, aceptación | Llamada programada, correo electrónico, registro de seguimiento compartido | Semanal o según lo acordado en el contrato |
La Guía del PMBOK también ofrece una forma rápida de ver por qué la comunicación se complica a medida que crecen los proyectos: el número de posibles canales de comunicación es n(n-1)/2, donde n es el número de personas. Cinco personas tienen 10 canales; diez personas, 45. Por eso un plan escrito importa más a medida que crecen el equipo y la lista de interesados.
Si su equipo trabaja en distintas ubicaciones o zonas horarias, dé prioridad a las actualizaciones escritas y de consulta, y grabe las reuniones clave. Nuestra guía de gestión de proyectos en remoto lo trata con más detalle.
Ejemplo de plan de comunicación
Las cinco filas de ejemplo de la plantilla muestran una combinación típica para un proyecto interno de tamaño medio, como la implantación de un nuevo sistema:
| Comunicación | Público | Canal y frecuencia | Responsable | Por qué se plantea así |
|---|---|---|---|---|
| Informe de estado | Patrocinador, comité de dirección | Correo electrónico y panel, semanal | Director del proyecto | Un informe de una página que recoge el avance, el estado RAG, los riesgos y las decisiones necesarias mantiene informados a los directivos sin necesidad de una reunión |
| Comité de dirección | Comité de dirección | Reunión, mensual | Patrocinador | Las decisiones, los escalados y el presupuesto requieren debate; el acta y las acciones aportan la vía de respuesta |
| Reunión diaria del equipo | Equipo del proyecto | Videollamada, diaria | Jefe de equipo | Una reunión de 15 minutos saca a la luz rápidamente el trabajo del día y los obstáculos |
| Boletín para los interesados | Resto de la organización | Intranet, mensual | Responsable de comunicación | Un artículo explica qué cambia y cuándo; los comentarios permiten a las personas hacer preguntas |
| Aviso de puesta en marcha | Clientes | Correo electrónico, una vez | Marketing | Un único anuncio de las nuevas funciones y del soporte, con el buzón de soporte para las respuestas |
Observe que cada fila tiene un responsable distinto, que la frecuencia disminuye a medida que se amplía el público y que todas las comunicaciones tienen una forma de responder. Para el propio informe semanal, consulte nuestra guía del informe de estado del proyecto, y dirija la reunión del comité de dirección con un plantilla de agenda de reunión.
Tipos de planes de comunicación
La misma matriz sirve para la mayoría de los tipos de plan de comunicación; lo que cambia es la lista de públicos y el énfasis.
- Plan de comunicación del proyecto: estado periódico, reuniones de gobernanza y anuncios de hitos de un proyecto. Es para lo que está preparada la plantilla.
- Plan de comunicación para la gestión del cambio: se centra en las personas afectadas por un cambio. Añada públicos por equipo o ubicación, y utilice la columna Finalidad / contenido para los mensajes clave de cada etapa: concienciación, formación, puesta en marcha y soporte. Nuestro artículo sobre gestión del cambio vs control de cambios explica cómo encajan ambos.
- Plan de comunicación de crisis: se prepara de antemano, con declaraciones provisionales aprobadas previamente, una vía de aprobación estricta y datos de contacto. Añada las columnas Aprobador y Desencadenante.
- Plan de comunicación de marketing o de lanzamiento: los públicos son segmentos de clientes y los canales son canales de marketing. Para programar publicaciones y correos individuales, un plantilla de calendario de contenidos encaja mejor.
Consejos y errores comunes
Consejos
- Adapte el detalle al público. Los mismos datos pueden ser un titular de una línea para el consejo y un registro completo para el equipo.
- Prefiera menos actualizaciones y periódicas a muchas improvisadas. Un calendario previsible genera confianza.
- Combine el plan con una matriz RACI. Las columnas «Consultado» e «Informado» le indican quién debe figurar en el plan de comunicación.
- Compruebe que la gente lee realmente las actualizaciones. Pregúntelo en la siguiente reunión del comité de dirección, o consulte las aperturas y visualizaciones de los paneles y las páginas de la intranet.
Errores comunes
- Partir de las reuniones en lugar de las necesidades. Una lista de las reuniones existentes no es un plan; parta de lo que necesita saber cada interesado.
- Sin responsable, o con un equipo como responsable. Las actualizaciones sin una persona designada tienden a dejar de enviarse.
- Solo difusión. Sin una vía de respuesta, se entera de las inquietudes demasiado tarde.
- Lo mismo para todos. Los directivos rara vez leen el informe completo del equipo; empiece por las decisiones y los principales riesgos.
- Redactarlo una vez y olvidarse de él. Los interesados cambian a medida que el proyecto avanza por sus fases.
- Olvidarse del final del proyecto. Planifique las comunicaciones del cierre: traspaso, agradecimientos y lecciones aprendidas.
Mantener el plan actualizado
Trate el plan de comunicación como un documento vivo. Revíselo:
- en cada punto de decisión entre fases o hito importante;
- cuando se incorporen o salgan interesados, o cambie el patrocinador;
- después de un problema de comunicación, como una decisión tomada con información desactualizada;
- antes de la puesta en marcha y del cierre del proyecto, cuando más cambian los públicos y los mensajes.
Registre lo que haya cambiado en el historial de revisiones de la versión de experto. Los problemas que surjan por las vías de respuesta corresponden a su registro de incidencias o Plantilla de registro RAID, y merece la pena recoger lo que aprenda sobre la comunicación en un plantilla de lecciones aprendidas.
Para el proceso más amplio de planificar, gestionar y supervisar la comunicación, lea nuestra guía de gestión de las comunicaciones del proyecto.
¿Hoja de cálculo o software de gestión de proyectos?
Un plan en hoja de cálculo se elabora rápido, se comparte fácilmente y basta para la mayoría de los proyectos individuales. A medida que crece el número de proyectos y de interesados, muchos equipos generan los informes y recordatorios periódicos desde una herramienta de gestión de proyectos, para que las actualizaciones se envíen según lo previsto y los paneles se actualicen automáticamente. Wrike, nuestra herramienta mejor clasificada, es adecuada para equipos que necesitan paneles e informes configurables para varios públicos.
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¿Qué es una plantilla de plan de comunicación?
Una plantilla de plan de comunicación es una tabla lista para usar que establece qué información recibe cada grupo de interesados, por qué, por qué canal, con qué frecuencia, en qué formato, quién la envía y cómo dan su opinión las personas.
¿Es gratuita esta plantilla de plan de comunicación?
Sí. La plantilla de plan de comunicación se descarga gratis en Google Sheets, Excel y PDF, en nivel principiante, avanzado y experto, sin registrarse.
¿Qué debe incluir un plan de comunicación del proyecto?
Como mínimo: la comunicación, el público, la finalidad o el contenido, el canal, la frecuencia, el responsable, el formato y la vía de respuesta. Los proyectos más grandes suelen añadir mensajes clave, una vía de escalado, aprobaciones y normas de confidencialidad.
¿Cómo se redacta un plan de comunicación?
Enumere a sus interesados, anote lo que necesita saber cada grupo, cree una fila por comunicación, elija el canal, la frecuencia y el formato, asigne un responsable, acuerde una vía de respuesta, alinéelo con su cronograma y revíselo en cada fase. Nuestra guía del plan de comunicación lo explica con detalle.
¿Quién es responsable del plan de comunicación?
El director de proyecto suele ser el responsable del plan y quien lo mantiene, con aportaciones del patrocinador y, en los proyectos con mucho cambio, del equipo de comunicación. Cada comunicación del plan tiene su propio responsable designado.
¿Cuándo debe elaborarse un plan de comunicación?
Durante la planificación del proyecto, una vez identificados los interesados, y antes de que empiecen los informes periódicos. Actualícelo en cada punto de decisión entre fases y siempre que cambien los interesados.
¿Cuál es la diferencia entre un plan de comunicación y una estrategia de comunicación?
Una estrategia de comunicación fija el enfoque general: objetivos, mensajes clave y principios. Un plan de comunicación es el calendario práctico de quién recibe qué, cuándo, cómo y de quién.
¿Qué es una matriz de comunicación?
Una matriz de comunicación es un plan de comunicación presentado como una tabla, con una fila por comunicación y columnas para el público, el contenido, el canal, la frecuencia y el responsable. Esta plantilla es una matriz de comunicación.
¿Qué relación tiene un plan de comunicación con un registro de interesados y una matriz RACI?
El registro de interesados dice quién importa y por qué; una matriz RACI muestra a quién se consulta y a quién se informa sobre cada entregable; el plan de comunicación dice cómo mantendrá informada a cada una de esas personas.
¿Con qué frecuencia debe actualizarse un plan de comunicación?
Revíselo al menos en cada punto de decisión entre fases, cuando se incorporen o salgan interesados y después de cualquier problema de comunicación. Los proyectos cortos pueden necesitar solo una revisión a mitad de camino.
¿Puedo usar esta plantilla para la gestión del cambio o la comunicación interna?
Sí. Añada como públicos los grupos afectados por el cambio y utilice la columna Finalidad / contenido para los mensajes clave de cada etapa. Puede añadir columnas como Aprobador o Fecha de inicio si las necesita.
¿Cuántos canales de comunicación tiene un proyecto?
La Guía del PMBOK da la fórmula n(n-1)/2, donde n es el número de personas. Un proyecto con 10 personas tiene 45 posibles canales de comunicación.
¿Cuál es la diferencia entre las plantillas de plan de comunicación de nivel principiante, avanzado y experto?
La versión de principiante tiene cinco columnas esenciales en una pestaña. La versión avanzada tiene las ocho columnas, incluidas la finalidad, el formato y la vía de respuesta. La versión de experto añade una pestaña de Instrucciones, un panel que cuenta las comunicaciones por responsable y un historial de revisiones.