Plantillas · Planificación de proyectos
Plantilla gratuita de lecciones aprendidas (Google Sheets, Excel, PDF)
Esta plantilla gratuita de lecciones aprendidas le ofrece un registro estructurado de lo que salió bien, lo que hay que mejorar, por qué ocurrió y qué hará de otra manera, con un responsable y un estado para cada recomendación. Descárguela para Google Sheets, Excel o como PDF imprimible, en versión de principiante, avanzado o experto.
Puntos clave
- Cada fila recoge una lección: la fase, lo que ocurrió, si salió bien, la causa raíz, el impacto, una recomendación, un responsable y el estado de la acción.
- Los desplegables mantienen la coherencia de las entradas, para que pueda filtrar el registro por fase, impacto o acciones abiertas.
- Recoja las lecciones a lo largo de todo el proyecto, no solo en el cierre, mientras los detalles están frescos.
- Una lección solo se aprende cuando su recomendación tiene un responsable y se pone en práctica; la columna Estado de la acción hace el seguimiento de ello.
- Elija la versión de principiante para un registro rápido de cinco columnas, la avanzada para el registro completo con desplegables, o la de experto para tener un panel y un historial de revisiones.
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Obtenga la plantilla de lecciones aprendidas
Elija su nivel y formato: Google Sheets, Excel o un PDF listo para imprimir. Las hojas de cálculo incluyen listas desplegables, fórmulas y filas de ejemplo que puede sobrescribir.
La plantilla completa con todas las pestañas, listas desplegables y fórmulas.
¿Qué es una plantilla de lecciones aprendidas?
A plantilla de lecciones aprendidas es un registro estructurado para anotar lo que aprendió el equipo de un proyecto: qué ocurrió, si salió bien o hay que mejorarlo, por qué ocurrió, cuánto importó y qué debería hacerse de otra manera la próxima vez. Cada entrada termina con una recomendación y un responsable, para que el conocimiento pueda reutilizarse en el mismo proyecto y en los futuros.
Conviene distinguir entre una lección identificada y una lección aprendida. Escribir «las pruebas empezaron tarde» identifica una lección. Solo se aprende cuando una fase o un proyecto posterior planifica las pruebas de otra forma gracias a ella. Por eso esta plantilla va más allá de una lista de observaciones e incluye una recomendación, un responsable y un estado de la acción en cada fila.
La idea es común a los principales marcos de dirección de proyectos. La *Guía del PMBOK* de PMI describe un registro de lecciones aprendidas que se mantiene actualizado durante el proyecto y se traslada a un repositorio de la organización al final, y PRINCE2 utiliza un registro de lecciones (lessons log) durante el proyecto y un informe de lecciones (lessons report) para transmitir las lecciones. Los equipos ágiles recogen aprendizajes similares en cada retrospectiva del sprint. Esta plantilla sirve como registro para cualquiera de estos enfoques.
Para el proceso más amplio, incluido cómo conseguir que las lecciones cambien la práctica en toda una organización, consulte nuestra guía de lecciones aprendidas en la dirección de proyectos.
Vista previa de la plantilla de lecciones aprendidas
Esta es la primera pestaña con las tres filas de ejemplo que incluye la descarga. Sobrescríbalas con sus propias lecciones.
| # | Fase / área | Qué ocurrió | ¿Salió bien o hay que mejorarlo? | Causa raíz | Impacto | Recomendación | Responsable | Estado de la acción |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Planificación | Requisitos aprobados con dos semanas de antelación | Salió bien | Product owner disponible a diario | Media | Asegurar el tiempo del product owner en el acta de constitución | PMO | Terminado |
| 2 | Construcción | Entorno de pruebas no disponible durante 5 días | Hay que mejorarlo | Sin proceso de reserva de entornos | Alta | Reservar los entornos en la planificación; añadir comprobaciones de estado | Responsable de operaciones | En curso |
| 3 | Comunicación | Los interesados no tenían clara la fecha de puesta en marcha | Hay que mejorarlo | La fecha cambió sin actualización | Media | Publicar las fechas en un único panel | DP | No iniciado |
Las filas de ejemplo son ilustrativas: sustitúyalas por las suyas.
Qué contiene la plantilla
- Lecciones aprendidas: N.º, Fase / área, Qué ocurrió, ¿Salió bien o hay que mejorarlo?, Causa raíz, Impacto, Recomendación, Responsable, Estado de la acción
Cada columna tiene una función. La tabla siguiente explica qué escribir en cada una y cómo es una entrada útil.
| Columna | Qué registrar | Cómo es una buena entrada |
|---|---|---|
| Fase / área | En qué parte del proyecto encaja la lección: una fase (planificación, construcción, pruebas) o un área (comunicación, proveedores) | Construcción |
| Qué ocurrió | Una descripción breve y objetiva del hecho o de la práctica | Entorno de pruebas no disponible durante 5 días |
| ¿Salió bien o hay que mejorarlo? | Desplegable: Salió bien o Hay que mejorarlo | Hay que mejorarlo |
| Causa raíz | El motivo de fondo, no el síntoma | Sin proceso de reserva de entornos |
| Impacto | Desplegable: Baja, Media o Alta el efecto en el plazo, el coste, la calidad o las personas | Alta |
| Recomendación | Una acción concreta que alguien podría llevar a cabo la próxima vez | Reservar los entornos en la planificación; añadir comprobaciones de estado |
| Responsable | Una persona o función designada, responsable de poner en práctica la recomendación | Responsable de operaciones |
| Estado de la acción | Desplegable: No iniciado, En curso o Terminado | En curso |
Versiones de principiante, avanzado y experto
- Principiante: una pestaña con las cinco columnas esenciales: Fase / área, Qué ocurrió, ¿Salió bien o hay que mejorarlo?, Recomendación y Responsable. Adecuada para una primera sesión o un proyecto pequeño.
- Advanced: el registro completo con las nueve columnas, incluidas Causa raíz, Impacto y Estado de la acción, y los desplegables descritos arriba. Es la versión que la mayoría de los equipos usa como registro continuo.
- Experto: el registro avanzado más una pestaña de Instrucciones, un Panel que cuenta automáticamente las lecciones por responsable y por estado de la acción, colores de estado en la columna Estado de la acción y una pestaña de Historial de revisiones.
Cómo rellenar la plantilla de lecciones aprendidas
- Cree el registro en el lanzamiento. Guarde una copia en una unidad compartida, añada el nombre del proyecto al nombre del archivo e indique al equipo dónde está. La recogida de lecciones empieza el primer día, no en el cierre.
- Recoja las lecciones a medida que surgen. Añada entradas después de cada fase, hito, sprint o incidente importante. Las lecciones redactadas en pocos días son mucho más precisas que las que se recuerdan meses después.
- Describa lo que ocurrió en una frase objetiva. Exponga el hecho, no una opinión sobre una persona: «El proveedor entregó el hardware con tres semanas de retraso», no «El proveedor era un desastre».
- Clasifíquela. Elija Salió bien o Hay que mejorarlo. Registre los éxitos con el mismo cuidado que los problemas, porque son las prácticas que quiere repetir.
- Encuentre la causa raíz. Pregunte «¿por qué?» hasta llegar a algo que el equipo o la organización puedan cambiar. Una plantilla de análisis de causa raíz (5 porqués) o un diagrama de espina de pescado ayuda con los problemas complejos.
- Valore el impacto. Utilice Bajo, Medio o Alto según el efecto en el cronograma, el presupuesto, la calidad o el equipo. El impacto le ayuda a decidir qué lecciones tratar primero.
- Redacte una recomendación y asígnele un responsable. Hágala lo bastante concreta como para que alguien ajeno al equipo pudiera ponerla en práctica. Asigne un responsable por recomendación, aunque ayuden varias personas.
- Haga el seguimiento del estado de la acción. Revise las recomendaciones abiertas en las reuniones periódicas del proyecto y páselas de No iniciado a En curso y a Hecho.
- Comparta y guarde el registro. En el cierre, revise el registro completo con el equipo y el patrocinador, y después entréguelo a su PMO o a la base de conocimiento para que los futuros proyectos puedan consultarlo.
Preguntas de lecciones aprendidas que conviene hacer
Las buenas preguntas generan lecciones concretas y útiles. Utilice estas indicaciones en una sesión o envíelas con antelación. No las necesitará todas; elija las áreas que importan para su proyecto.
En general
- ¿Qué salió bien y deberíamos repetir?
- ¿Qué no salió según lo previsto y por qué?
- ¿Qué nos sorprendió?
- Si empezáramos este proyecto de nuevo mañana, ¿qué haríamos de otra manera?
Planificación, alcance y cronograma
- ¿Estaban claros los objetivos y el alcance desde el principio?
- ¿Qué precisión tuvieron nuestras estimaciones y dónde se desviaron más?
- ¿Cómo se solicitaron y aprobaron los cambios de alcance?
- ¿Qué riesgos se materializaron que no figuraban en el registro de riesgos?
Comunicación e interesados
- ¿Recibieron los interesados la información que necesitaban cuando la necesitaban?
- ¿Se tomaron las decisiones con suficiente rapidez y por las personas adecuadas?
- ¿Qué reuniones o informes de estado fueron útiles y cuáles podríamos eliminar?
Equipo, recursos y proveedores
- ¿Contamos con las personas y las competencias adecuadas en el momento adecuado?
- ¿Estaban claras las funciones y las responsabilidades?
- ¿En qué medida cumplieron los proveedores y otros equipos lo acordado?
Calidad y traspaso
- ¿Cumplieron los entregables los criterios de aceptación a la primera?
- ¿Cómo de fluido fue el traspaso a operaciones o al cliente?
- ¿Qué habría ayudado a las personas que ahora dan soporte al resultado?
Ejemplo de lecciones aprendidas
La tabla siguiente muestra un registro completo de un proyecto de relanzamiento de un sitio web. Observe que cada entrada tiene una causa raíz y una recomendación que alguien podría poner en práctica.
| Fase / área | Qué ocurrió | ¿Salió bien? | Causa raíz | Impacto | Recomendación | Responsable | Estado |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Planificación | Inventario de contenidos terminado con una semana de antelación | Salió bien | El responsable de contenidos se incorporó desde el lanzamiento | Media | Incluir al responsable de contenidos en el acta de constitución de todos los proyectos web | PMO | Terminado |
| Construcción | Dos plantillas rehechas tras la aprobación del diseño | Hay que mejorarlo | Diseños aprobados sin revisión de los desarrolladores | Alta | Añadir un paso de revisión por parte de los desarrolladores antes de aprobar el diseño | Responsable de diseño | En curso |
| Proveedores | Contrato de alojamiento firmado con dos semanas de retraso | Hay que mejorarlo | Plazo de contratación no incluido en el cronograma | Media | Añadir los plazos de contratación como tareas en el cronograma | DP | No iniciado |
| Comunicación | Una llamada semanal de estado de 10 minutos mantuvo alineados a los interesados | Salió bien | Franja fija y actualización de una página | Media | Reutilizar el formato de estado de una página en el siguiente proyecto | DP | Terminado |
Entradas débiles y entradas sólidas
La diferencia entre una lección que nadie usa y una que cambia la práctica suele ser el nivel de detalle.
| Entrada débil | Entrada sólida |
|---|---|
| La comunicación fue deficiente. | No se informó a los interesados de que la fecha de puesta en marcha había cambiado, porque la fecha figuraba en tres documentos. Publicar las fechas clave en un único panel compartido. |
| Las pruebas salieron mal. | Las pruebas perdieron cinco días porque el entorno de pruebas no estaba disponible y no había un proceso de reserva. Reservar los entornos durante la planificación y añadir comprobaciones de estado diarias. |
| Buen trabajo en equipo. | Las reuniones diarias de 15 minutos entre diseño y desarrollo redujeron el retrabajo. Programar reuniones diarias conjuntas desde el inicio de la construcción en proyectos similares. |
Si varias entradas necesitan el mismo seguimiento, puede hacer el seguimiento de las acciones en un plantilla de plan de acción y enlazarlo desde el registro.
Cómo llevar a cabo una sesión de lecciones aprendidas
Antes de la sesión
- Comparta la plantilla unos días antes y pida a todos que añadan dos o tres lecciones.
- Invite al equipo principal, a los interesados clave y, cuando proceda, a los proveedores. Mantenga un grupo lo bastante pequeño para que todos puedan hablar.
- Si es posible, pida a alguien distinto del director de proyecto que facilite la sesión, para que este pueda contribuir con libertad.
- Prepare un orden del día; nuestra plantilla de agenda de reunión funciona bien.
Durante la sesión
- Empiece exponiendo la regla básica: el foco está en los procesos y las decisiones, no en culpar a nadie.
- Recorra el proyecto fase a fase, usando la columna Fase / área para agrupar las entradas.
- Dedique la mayor parte del tiempo a las lecciones de alto impacto y a sus causas raíz.
- Acuerde una recomendación y un responsable para cada lección antes de pasar a la siguiente.
- Recoja las nuevas lecciones directamente en la plantilla en pantalla para que nadie tenga que redactarlas después.
Después de la sesión
- Ordene el registro, compruebe que cada recomendación tiene un responsable y compártalo con los asistentes en pocos días.
- Añada las recomendaciones abiertas al orden del día de las reuniones periódicas del proyecto hasta que estén en Hecho.
- Convierta las lecciones que afectan a futuros proyectos en cambios en las plantillas, las listas de comprobación o la metodología de proyectos; los riesgos recurrentes corresponden al plantilla de registro de riesgos.
- Traslade cualquier problema que aún haya que resolver en este proyecto a su registro de incidencias en lugar de dejarlo en el registro de lecciones.
- Guarde el registro final en el repositorio de lecciones de la organización como parte del cierre del proyecto.
Consejos y errores comunes
- Esperar hasta el final. Las lecciones recogidas solo en el cierre son vagas e incompletas. Añada entradas al final de cada fase o sprint.
- Culpar a las personas. Si la sesión se convierte en buscar culpables, la gente deja de compartir. Describa hechos y procesos, no personas.
- Registrar solo los problemas. Los éxitos son igual de valiosos. Son las prácticas que quiere extender.
- Quedarse en los síntomas. «El plazo se retrasó» es un síntoma. Siga preguntando por qué hasta llegar a algo que pueda cambiar.
- Recomendaciones vagas. «Comunicar mejor» no es una acción concreta. «Enviar cada semana a los patrocinadores una actualización de estado de una página» sí lo es.
- Sin responsable, sin seguimiento. Una recomendación sin responsable rara vez se lleva a cabo. Utilice las columnas Responsable y Estado de la acción y revíselas con regularidad.
- No leer nunca las lecciones anteriores. Convierta la revisión del repositorio de lecciones en un paso del inicio de cada nuevo proyecto, por ejemplo cuando redacte el acta de constitución del proyecto.
Lecciones aprendidas frente a retrospectiva frente a post mortem
Estos términos se solapan. Las principales diferencias son el momento y el alcance.
| Lecciones aprendidas | Retrospectiva del sprint | Post mortem | |
|---|---|---|---|
| Cuándo | A lo largo del proyecto y en el cierre | Al final de cada sprint | Después de un proyecto, una versión o un incidente |
| Alcance | Una fase o el proyecto completo | Un sprint y la forma de trabajar del equipo | Un acontecimiento o el proyecto completo |
| Resultado principal | Un registro de lecciones con recomendaciones y responsables | Unas pocas mejoras para el siguiente sprint | Un informe de revisión con causas y acciones |
| Público | El equipo, el patrocinador, la PMO y los futuros proyectos | El Scrum Team | El equipo y los interesados |
Si trabaja en sprints, utilice nuestra plantilla de retrospectiva del sprint en cada sprint y copie en este registro las lecciones que importan más allá del equipo. Para hacer el seguimiento de los riesgos y las incidencias abiertos junto a sus lecciones, utilice un Plantilla de registro RAID.
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Preguntas frecuentes
¿Qué es una plantilla de lecciones aprendidas?
Una plantilla de lecciones aprendidas es un registro estructurado para anotar lo que salió bien y lo que hay que mejorar en un proyecto, la causa raíz de cada lección, su impacto y una recomendación con un responsable, para que el trabajo futuro pueda beneficiarse.
¿Qué debe incluir una plantilla de lecciones aprendidas?
Como mínimo: la fase o el área, lo que ocurrió, si salió bien o hay que mejorarlo, la causa raíz, el impacto, una recomendación, un responsable y el estado de la acción de seguimiento. Esta plantilla los incluye todos.
¿Cuáles son las preguntas clave de las lecciones aprendidas?
Las preguntas básicas son: qué salió bien, qué no salió según lo previsto, por qué ocurrió y qué haremos de otra manera la próxima vez. Añada preguntas concretas sobre la planificación, la comunicación, los recursos y la calidad en función del proyecto.
¿Cómo se redacta una buena lección aprendida?
Describa un hecho concreto de forma objetiva, explique su causa raíz, indique su impacto y termine con una recomendación práctica que tenga un responsable. Evite afirmaciones vagas como «la comunicación fue deficiente».
¿Cuándo deben recogerse las lecciones aprendidas?
A lo largo de todo el proyecto: al final de cada fase o sprint, después de los hechos importantes y en el cierre. Esperar hasta el final hace que se olviden los detalles y que las lecciones no puedan ayudar al proyecto en curso.
¿Quién debe facilitar una sesión de lecciones aprendidas?
Lo ideal es un facilitador neutral, como un miembro de la PMO o un director de proyecto de otro equipo, para que el director de proyecto y el equipo puedan contribuir con libertad. En los proyectos pequeños, suele facilitarla el director de proyecto.
¿Qué es un registro de lecciones aprendidas?
Un registro de lecciones aprendidas es el registro continuo de las lecciones que se lleva durante un proyecto. La Guía del PMBOK de PMI utiliza este término; PRINCE2 lo llama lessons log. Esta plantilla puede usarse como cualquiera de los dos.
¿Cuál es la diferencia entre las lecciones aprendidas y una retrospectiva?
Una retrospectiva del sprint analiza un sprint y la forma de trabajar del equipo. Las lecciones aprendidas suelen abarcar una fase o todo el proyecto y se comparten más allá del equipo para que otros proyectos puedan aprovecharlas.
¿Es gratuita esta plantilla de lecciones aprendidas y funciona en Google Sheets?
Sí. Las tres versiones se descargan gratis y sin registro, en formato Google Sheets, Excel y PDF. Los desplegables funcionan tanto en Google Sheets como en Excel.
¿Puedo usar la plantilla para lecciones positivas?
Sí. Elija «Salió bien» en el desplegable. Registrar los éxitos importa tanto como registrar los problemas, porque son las prácticas que quiere que repitan otros proyectos.
¿Dónde deben guardarse las lecciones completadas?
En un lugar compartido y en el que se pueda buscar, gestionado por la PMO o en una base de conocimiento, para que los futuros equipos de proyecto puedan revisar las lecciones pertinentes cuando empiecen a planificar.
¿Cuál es la diferencia entre las versiones de nivel principiante, avanzado y experto?
La versión de principiante tiene cinco columnas esenciales en una pestaña. La versión avanzada añade la causa raíz, el impacto, el estado de la acción y los desplegables. La versión de experto añade instrucciones, un panel que resume las lecciones por responsable y estado, colores de estado y un historial de revisiones.