Modelli · Pianificazione del progetto
Modello gratuito di lezioni apprese (Google Sheets, Excel, PDF)
Questo modello gratuito di lezioni apprese ti offre un unico registro strutturato per ciò che è andato bene, ciò che va migliorato, perché è successo e cosa farai diversamente, con un responsabile e uno stato per ogni raccomandazione. Scaricalo per Google Sheets, Excel o come PDF stampabile, nella versione base, avanzata o esperta.
Punti chiave
- Ogni riga registra una lezione: la fase, cosa è successo, se è andata bene, la causa principale, l'impatto, una raccomandazione, un responsabile e lo stato dell'azione.
- I menu a tendina mantengono coerenti le voci, così puoi filtrare il registro per fase, impatto o azioni aperte.
- Raccogli le lezioni durante tutto il progetto, non solo alla chiusura, quando i dettagli sono ancora freschi.
- Una lezione è appresa solo quando la sua raccomandazione ha un responsabile e viene messa in pratica; la colonna Stato dell'azione lo monitora.
- Scegli la versione base per un registro rapido a cinque colonne, quella avanzata per il registro completo con menu a tendina, o quella esperta per una dashboard e la cronologia delle revisioni.
Download gratuito · senza registrazione
Scarica il modello di lezioni apprese
Scegli livello e formato: Google Sheets, Excel o un PDF pronto per la stampa. I fogli di calcolo includono menu a discesa, formule e righe di esempio che puoi sovrascrivere.
Il modello completo con tutte le schede, i menu a discesa e le formule.
Che cos'è un modello di lezioni apprese?
A modello di lezioni apprese è un registro strutturato per annotare ciò che un team di progetto ha imparato: cosa è successo, se è andato bene o va migliorato, perché è successo, quanto ha contato e cosa andrebbe fatto diversamente la prossima volta. Ogni voce si conclude con una raccomandazione e un responsabile, così che le conoscenze possano essere riutilizzate nello stesso progetto e in quelli futuri.
È utile distinguere una lezione identificata da una lezione appresa. Scrivere "i test sono iniziati tardi" identifica una lezione. È appresa solo quando una fase o un progetto successivo pianifica i test in modo diverso grazie a essa. Per questo il modello va oltre un elenco di osservazioni e include una raccomandazione, un responsabile e uno stato dell'azione per ogni riga.
L'idea è comune ai principali framework di project management. La *PMBOK Guide* del PMI descrive un registro delle lezioni apprese che viene mantenuto aggiornato durante il progetto e trasferito in un archivio dell'organizzazione alla fine, mentre PRINCE2 usa un lessons log durante il progetto e un lessons report per trasmettere le lezioni. I team Agile raccolgono apprendimenti simili in ogni sprint retrospective. Questo modello funziona come registro con qualsiasi di questi approcci.
Per il processo più ampio, compreso come far sì che le lezioni cambino le pratiche in tutta l'organizzazione, consulta la nostra guida alle lezioni apprese nel project management.
Anteprima del modello di lezioni apprese
Ecco la prima scheda con le tre righe di esempio incluse nel download. Sovrascrivile con le tue lezioni.
| # | Fase / area | Cosa è successo | Andato bene o da migliorare? | Causa radice | Impatto | Raccomandazione | Responsabile | Stato dell'azione |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Pianificazione | Requisiti approvati con due settimane di anticipo | Andato bene | Product owner disponibile ogni giorno | Media | Assicurare il tempo del product owner nella charter | PMO | Completato |
| 2 | Sviluppo | Ambiente di test non disponibile per 5 giorni | Da migliorare | Nessun processo di prenotazione degli ambienti | Alta | Prenotare gli ambienti in fase di pianificazione; aggiungere controlli di funzionamento | Responsabile operations | In corso |
| 3 | Comunicazione | Stakeholder poco chiari sulla data di go-live | Da migliorare | Data cambiata senza aggiornamento | Media | Pubblicare le date in un'unica dashboard | PM | Non iniziato |
Le righe di esempio sono solo indicative: sostituiscile con le tue.
Cosa contiene il modello
- Lezioni apprese: #, Fase / area, Cosa è successo, Andato bene o da migliorare?, Causa principale, Impatto, Raccomandazione, Responsabile, Stato dell'azione
Ogni colonna ha una funzione. La tabella seguente spiega cosa scrivere in ciascuna e come si presenta una voce utile.
| Colonna | Che cosa registrare | Come si presenta una buona voce |
|---|---|---|
| Fase / area | In quale punto del progetto si colloca la lezione: una fase (pianificazione, sviluppo, test) o un'area (comunicazione, fornitori) | Sviluppo |
| Cosa è successo | Una descrizione breve e oggettiva dell'evento o della pratica | Ambiente di test non disponibile per 5 giorni |
| Andato bene o da migliorare? | Menu a tendina: Andato bene o Da migliorare | Da migliorare |
| Causa radice | La ragione di fondo, non il sintomo | Nessun processo di prenotazione degli ambienti |
| Impatto | Menu a tendina: Bassa, Media o Alta effetto su tempi, costi, qualità o persone | Alta |
| Raccomandazione | Un'azione specifica che qualcuno potrebbe intraprendere la prossima volta | Prenotare gli ambienti in fase di pianificazione; aggiungere controlli di funzionamento |
| Responsabile | Una persona o un ruolo nominato, responsabile di mettere in pratica la raccomandazione | Responsabile operations |
| Stato dell'azione | Menu a tendina: Non iniziato, In corso o Completato | In corso |
Versioni base, avanzata ed esperta
- Base: una scheda con le cinque colonne essenziali: Fase / area, Cosa è successo, Andato bene o da migliorare?, Raccomandazione e Responsabile. Adatta per una prima sessione o un progetto piccolo.
- Advanced: il registro completo con tutte e nove le colonne, comprese Causa principale, Impatto e Stato dell'azione, e i menu a tendina descritti sopra. È la versione che la maggior parte dei team usa come registro continuativo.
- Esperta: il registro avanzato più una scheda Istruzioni, una Dashboard che conta automaticamente le lezioni per responsabile e per stato dell'azione, colori di stato nella colonna Stato dell'azione e una scheda Cronologia delle revisioni.
Come compilare il modello di lezioni apprese
- Imposta il registro al kick-off. Salva una copia in un'unità condivisa, aggiungi il nome del progetto al nome del file e comunica al team dove si trova. La raccolta delle lezioni inizia dal primo giorno, non alla chiusura.
- Raccogli le lezioni man mano che si presentano. Aggiungi voci dopo ogni fase, milestone, sprint o incidente importante. Le lezioni scritte entro pochi giorni sono molto più accurate di quelle ricordate mesi dopo.
- Descrivi cosa è successo in una frase oggettiva. Indica l'evento, non un'opinione su una persona: "Il fornitore ha consegnato l'hardware con tre settimane di ritardo", non "Il fornitore era inutile".
- Classificala. Scegli Andato bene o Da migliorare. Registra i successi con la stessa cura dei problemi, perché sono le pratiche che vuoi ripetere.
- Trova la causa principale. Chiediti "perché?" finché non arrivi a qualcosa che il team o l'organizzazione potrebbe cambiare. Un modello di root cause analysis (5 Whys) oppure un diagramma a lisca di pesce aiuta per i problemi complessi.
- Valuta l'impatto. Usa Basso, Medio o Alto in base all'effetto su cronoprogramma, budget, qualità o team. L'impatto ti aiuta a decidere quali lezioni discutere per prime.
- Scrivi una raccomandazione e assegnale un responsabile. Rendila abbastanza specifica da permettere a qualcuno esterno al team di metterla in pratica. Assegna un unico responsabile per raccomandazione, anche se aiutano più persone.
- Monitora lo stato dell'azione. Rivedi le raccomandazioni aperte nelle riunioni di progetto regolari e spostale da Non iniziata a In corso a Completata.
- Condividi e archivia il registro. Alla chiusura, rivedi l'intero registro con il team e lo sponsor, poi consegnalo al tuo PMO o alla knowledge base, così che i progetti futuri possano consultarlo.
Domande da porre sulle lezioni apprese
Le buone domande producono lezioni specifiche e utili. Usa questi spunti in una sessione o inviali in anticipo. Non ti serviranno tutti; scegli le aree che contano per il tuo progetto.
In generale
- Cosa è andato bene e dovremmo ripetere?
- Cosa non è andato come previsto, e perché?
- Cosa ci ha sorpreso?
- Se ricominciassimo questo progetto domani, cosa faremmo diversamente?
Pianificazione, scope e cronoprogramma
- Obiettivi e scope erano chiari fin dall'inizio?
- Quanto erano accurate le nostre stime, e dove si sono discostate di più?
- Come sono state richieste e approvate le modifiche allo scope?
- Quali rischi si sono verificati senza essere presenti nel registro dei rischi?
Comunicazione e stakeholder
- Gli stakeholder hanno ricevuto le informazioni di cui avevano bisogno, quando ne avevano bisogno?
- Le decisioni sono state prese abbastanza rapidamente e dalle persone giuste?
- Quali riunioni o report sullo stato sono stati utili, e quali potremmo eliminare?
Team, risorse e fornitori
- Avevamo le persone e le competenze giuste al momento giusto?
- Ruoli e responsabilità erano chiari?
- Quanto bene hanno consegnato fornitori e altri team rispetto a quanto concordato?
Qualità e passaggio di consegne
- I deliverable hanno soddisfatto i criteri di accettazione al primo colpo?
- Quanto è stato fluido il passaggio di consegne alle operations o al cliente?
- Cosa avrebbe aiutato le persone che ora supportano il risultato?
Esempio di lezioni apprese
La tabella seguente mostra un registro compilato per un progetto di rilancio di un sito web. Nota come ogni voce abbia una causa principale e una raccomandazione che qualcuno potrebbe mettere in pratica.
| Fase / area | Cosa è successo | Andato bene? | Causa radice | Impatto | Raccomandazione | Responsabile | Stato |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Pianificazione | Inventario dei contenuti completato con una settimana di anticipo | Andato bene | Il content lead ha partecipato fin dal kick-off | Media | Includere il content lead nella project charter di tutti i progetti web | PMO | Completato |
| Sviluppo | Due template rifatti dopo l'approvazione del design | Da migliorare | Design approvati senza revisione degli sviluppatori | Alta | Aggiungere un passaggio di revisione degli sviluppatori prima dell'approvazione del design | Design lead | In corso |
| Fornitori | Contratto di hosting firmato con due settimane di ritardo | Da migliorare | Tempi di approvvigionamento non inseriti nel cronoprogramma | Media | Aggiungere i tempi di approvvigionamento come attività nel cronoprogramma | PM | Non iniziato |
| Comunicazione | La call di stato settimanale di 10 minuti ha mantenuto allineati gli stakeholder | Andato bene | Orario fisso e aggiornamento di una pagina | Media | Riutilizzare il formato di stato di una pagina nel prossimo progetto | PM | Completato |
Voci deboli e voci forti
La differenza tra una lezione che nessuno usa e una che cambia le pratiche sta di solito nel livello di dettaglio.
| Voce debole | Voce forte |
|---|---|
| La comunicazione è stata scarsa. | Gli stakeholder non sono stati informati che la data di go-live era cambiata, perché la data si trovava in tre documenti. Pubblicare le date chiave in un'unica dashboard condivisa. |
| I test sono andati male. | I test hanno perso cinque giorni perché l'ambiente di test non era disponibile e non esisteva un processo di prenotazione. Prenotare gli ambienti durante la pianificazione e aggiungere controlli giornalieri di funzionamento. |
| Buon lavoro di squadra. | Stand-up quotidiani di 15 minuti tra design e sviluppo hanno ridotto le rilavorazioni. Programmare stand-up congiunti dall'inizio dello sviluppo nei progetti simili. |
Se più voci richiedono lo stesso follow-up, puoi monitorare le azioni in un modello di piano d'azione e collegarlo dal registro.
Come condurre una sessione sulle lezioni apprese
Prima della sessione
- Condividi il modello qualche giorno prima e chiedi a ciascuno di aggiungere due o tre lezioni.
- Invita il team principale, gli stakeholder chiave e, se pertinente, i fornitori. Mantieni il gruppo abbastanza piccolo perché tutti possano parlare.
- Se possibile, chiedi a qualcuno diverso dal project manager di facilitare, così che il PM possa contribuire liberamente.
- Prepara un'agenda; il nostro modello di agenda della riunione funziona bene.
Durante la sessione
- Apri enunciando la regola di base: il focus è su processi e decisioni, non sull'attribuzione di colpe alle persone.
- Ripercorri il progetto fase per fase, usando la colonna Fase / area per raggruppare le voci.
- Dedica la maggior parte del tempo alle lezioni ad alto impatto e alle loro cause principali.
- Concorda una raccomandazione e un unico responsabile per ogni lezione prima di passare alla successiva.
- Registra le nuove lezioni direttamente nel modello sullo schermo, così nessuno dovrà trascriverle in seguito.
Dopo la sessione
- Riordina il registro, verifica che ogni raccomandazione abbia un responsabile e condividilo con i partecipanti entro pochi giorni.
- Aggiungi le raccomandazioni aperte all'agenda delle riunioni di progetto regolari finché non sono Completate.
- Trasforma le lezioni che riguardano i progetti futuri in modifiche a modelli, checklist o metodologia di progetto; i rischi ricorrenti vanno nel modello di registro dei rischi.
- Sposta qualsiasi problema che va ancora risolto in questo progetto nel tuo registro dei problemi anziché lasciarlo nel registro delle lezioni.
- Archivia il registro finale nell'archivio delle lezioni dell'organizzazione come parte della chiusura del progetto.
Consigli ed errori comuni
- Aspettare la fine. Le lezioni raccolte solo alla chiusura sono vaghe e incomplete. Aggiungi voci alla fine di ogni fase o sprint.
- Dare la colpa alle persone. Se la sessione si trasforma in una ricerca del colpevole, le persone smettono di condividere. Descrivi eventi e processi, non individui.
- Registrare solo i problemi. I successi sono altrettanto preziosi. Sono le pratiche che vuoi diffondere.
- Fermarsi ai sintomi. "La scadenza è slittata" è un sintomo. Continua a chiederti perché finché non arrivi a qualcosa che puoi cambiare.
- Raccomandazioni vaghe. "Comunicare meglio" non è un'azione concreta. "Inviare ogni settimana agli sponsor un aggiornamento di stato di una pagina" lo è.
- Nessun responsabile, nessun follow-up. Una raccomandazione senza responsabile raramente si realizza. Usa le colonne Responsabile e Stato dell'azione e rivedile regolarmente.
- Non leggere mai le lezioni passate. Fai della consultazione dell'archivio delle lezioni un passaggio dell'avvio di ogni nuovo progetto, ad esempio quando redigi la project charter.
Lezioni apprese vs retrospettiva vs post-mortem
Questi termini si sovrappongono. Le differenze principali riguardano tempistica e ambito.
| Lezioni apprese | Sprint Retrospective | Post-mortem | |
|---|---|---|---|
| Quando | Durante tutto il progetto e alla chiusura | Alla fine di ogni sprint | Dopo un progetto, una release o un incidente |
| Ambito | Una fase o l'intero progetto | Uno sprint e il modo in cui lavora il team | Un evento o l'intero progetto |
| Output principale | Un registro di lezioni con raccomandazioni e responsabili | Alcuni miglioramenti per lo sprint successivo | Un report di revisione con cause e azioni |
| Pubblico | Team, sponsor, PMO e progetti futuri | Lo Scrum Team | Team e stakeholder |
Se lavori in sprint, usa il nostro modello per la Sprint Retrospective a ogni sprint e copia in questo registro le lezioni che contano anche al di fuori del team. Per tenere traccia di rischi e problemi aperti insieme alle lezioni, usa un Modello di registro RAID.
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Per vedere come le lezioni si inseriscono nella fine di un progetto, leggi la nostra guida alla chiusura del progetto.
Domande frequenti
Che cos'è un modello di lezioni apprese?
Un modello di lezioni apprese è un registro strutturato per annotare ciò che è andato bene e ciò che va migliorato in un progetto, la causa principale di ogni lezione, il suo impatto e una raccomandazione con un responsabile, così che il lavoro futuro possa trarne beneficio.
Cosa dovrebbe includere un modello di lezioni apprese?
Come minimo: la fase o l'area, cosa è successo, se è andato bene o va migliorato, la causa principale, l'impatto, una raccomandazione, un responsabile e lo stato dell'azione di follow-up. Questo modello li include tutti.
Quali sono le domande chiave per le lezioni apprese?
Le domande fondamentali sono: cosa è andato bene, cosa non è andato come previsto, perché è successo e cosa faremo diversamente la prossima volta? Aggiungi domande specifiche su pianificazione, comunicazione, risorse e qualità a seconda del progetto.
Come si scrive una buona lezione appresa?
Descrivi in modo oggettivo un evento specifico, spiegane la causa principale, indicane l'impatto e concludi con una raccomandazione pratica che abbia un unico responsabile. Evita affermazioni vaghe come "la comunicazione è stata scarsa".
Quando bisogna raccogliere le lezioni apprese?
Durante tutto il progetto: alla fine di ogni fase o sprint, dopo gli eventi importanti e alla chiusura. Aspettare la fine significa dimenticare i dettagli e non poter usare le lezioni per il progetto in corso.
Chi dovrebbe facilitare una sessione sulle lezioni apprese?
Idealmente un facilitatore neutrale, come un membro del PMO o un project manager di un altro team, così che il project manager e il team possano contribuire liberamente. Nei progetti piccoli è spesso il project manager a facilitare.
Che cos'è un registro delle lezioni apprese?
Un registro delle lezioni apprese è il registro continuativo delle lezioni tenuto durante un progetto. La PMBOK Guide del PMI usa questo termine; PRINCE2 lo chiama lessons log. Questo modello può essere usato in entrambi i modi.
Qual è la differenza tra lezioni apprese e retrospettiva?
Una sprint retrospective esamina uno sprint e il modo in cui lavora il team. Le lezioni apprese di solito riguardano una fase o l'intero progetto e vengono condivise oltre il team, così che altri progetti possano usarle.
Questo modello di lezioni apprese è gratuito e funziona in Google Sheets?
Sì. Tutte e tre le versioni si scaricano gratuitamente senza registrazione, nei formati Google Sheets, Excel e PDF. I menu a tendina funzionano sia in Google Sheets sia in Excel.
Posso usare il modello per le lezioni positive?
Sì. Scegli "Andato bene" nel menu a tendina. Registrare i successi conta quanto registrare i problemi, perché sono le pratiche che vuoi che altri progetti ripetano.
Dove vanno archiviate le lezioni completate?
In un luogo condiviso e consultabile gestito dal PMO o in una knowledge base, così che i futuri team di progetto possano rivedere le lezioni pertinenti quando iniziano a pianificare.
Qual è la differenza tra le versioni base, avanzata ed esperta?
La versione base ha cinque colonne essenziali su una sola scheda. Quella avanzata aggiunge causa principale, impatto, stato dell'azione e menu a tendina. Quella esperta aggiunge istruzioni, una dashboard che riepiloga le lezioni per responsabile e stato, colori di stato e una cronologia delle revisioni.