Guida al project management · Rischio, qualità e controllo
Chiusura del progetto: passaggi, checklist e modello di report di chiusura
La chiusura del progetto è la fase finale di un progetto, in cui il lavoro viene formalmente completato, i deliverable vengono accettati e consegnati, contratti e aspetti finanziari vengono chiusi, le risorse vengono liberate e le lezioni vengono registrate. Conferma che il progetto è terminato e trasferisce la responsabilità alle persone che useranno o supporteranno i suoi output.
Punti chiave
- La chiusura del progetto termina formalmente il progetto e trasferisce la presa in carico.
- Usate una checklist che copra accettazione, passaggio di consegne, contratti, aspetti finanziari, risorse e documentazione.
- Redigete un report di chiusura e ottenete l'approvazione dello sponsor.
- Chiudete formalmente anche i progetti annullati.
Perché la chiusura formale è importante
- Conferma che il cliente o lo sponsor ha accettato i deliverable.
- Trasferisce la presa in carico alle operations o al supporto, così il team di progetto può fermarsi.
- Blocca ulteriori spese e chiude budget e contratti.
- Libera persone e attrezzature per altro lavoro.
- Raccoglie le lezioni apprese per i progetti futuri.
- Crea una documentazione completa per audit e consultazione.
I progetti che si trascinano fino alla fine senza una chiusura formale lasciano spesso ordini di acquisto aperti, modalità di supporto poco chiare e controversie irrisolte sul fatto che il lavoro sia finito.
Tipi di chiusura del progetto
| Tipo | Quando avviene | Che cosa cambia |
|---|---|---|
| Chiusura ordinaria | Obiettivi raggiunti e deliverable accettati | Passaggio di consegne completo e festeggiamento |
| Chiusura di fase | Fine di una fase o stage | Revisione formale prima di autorizzare la fase successiva |
| Chiusura anticipata | Progetto annullato, ad esempio perché il business case non è più valido | Documentare il lavoro completato, recuperare gli output utili, registrare i motivi |
| Chiusura del contratto | Termina un contratto con un fornitore | Verificare i deliverable, saldare i pagamenti e chiudere l'accordo |
Fasi della chiusura del progetto
- Confermate il completamento: verificate ogni deliverable rispetto all'ambito e ai criteri di accettazione nel piano di project management.
- Ottenete l'accettazione formale: ottenete l'approvazione scritta dello sponsor o del cliente.
- Effettuate il passaggio di consegne: trasferite deliverable, documentazione, formazione e modalità di supporto alle operations.
- Chiudete i contratti: confermate i deliverable dei fornitori, saldate le fatture finali e chiudete formalmente gli accordi.
- Chiudete gli aspetti finanziari: riconciliate il costo effettivo con il budget, chiudete i codici di costo e annullate gli ordini aperti.
- Liberate le risorse: restituite persone, attrezzature e strutture e fornite un feedback sulle prestazioni dei membri del team.
- Raccogliete le lezioni apprese: conducete una sessione finale sulle lezioni apprese e trasferite le lezioni nell'archivio dell'organizzazione.
- Redigete il report di chiusura: sintetizzate le prestazioni rispetto agli obiettivi e registrate le questioni in sospeso.
- Archiviate la documentazione: archiviate i documenti di progetto dove potranno essere ritrovati in seguito.
- Festeggiate e comunicate: ringraziate il team e comunicate agli stakeholder che il progetto è chiuso.
Checklist di chiusura del progetto
| Area | Voce della checklist | Responsabile | Completato |
|---|---|---|---|
| Deliverable | Tutti i deliverable completati e verificati rispetto ai criteri di accettazione | Project manager | [ ] |
| Accettazione | Approvazione formale ricevuta dallo sponsor o dal cliente | Sponsor | [ ] |
| Passaggio di consegne | Team operations o di supporto formato e che ha accettato la presa in carico | Responsabile operations | [ ] |
| Passaggio di consegne | Guide utente, documenti tecnici e garanzie consegnati | Project manager | [ ] |
| I problemi | Problemi e difetti aperti chiusi o trasferiti a un responsabile | Project manager | [ ] |
| Rischi | Registro dei rischi chiuso; rischi ancora attivi consegnati alle operations | Project manager | [ ] |
| Contratti | Deliverable dei fornitori confermati e contratti formalmente chiusi | Acquisti | [ ] |
| Finanza | Costi finali riconciliati, fatture pagate, ordini di acquisto chiusi | Finanza | [ ] |
| Risorse | Membri del team liberati e feedback fornito | Project manager | [ ] |
| Accessi | Accessi temporanei ai sistemi e licenze rimossi | IT | [ ] |
| Conoscenza | Sessione sulle lezioni apprese svolta e registro aggiornato | Project manager | [ ] |
| Vantaggi | Piano di misurazione dei benefici consegnato al business owner | Sponsor | [ ] |
| Documentazione | File di progetto archiviati nella posizione concordata | Project coordinator | [ ] |
| Comunicazione | Chiusura comunicata agli stakeholder | Project manager | [ ] |
Modello di report di chiusura
| Sezione | Cosa includere |
|---|---|
| Sintesi del progetto | Scopo, sponsor, project manager, date di inizio e fine |
| Obiettivi e risultati | Ogni obiettivo, target e risultato effettivo |
| Ambito | Elementi consegnati, modificati ed esclusi dall'ambito, con le relative richieste di modifica |
| Prestazioni di tempo | Date pianificate ed effettive delle principali milestone |
| Prestazioni di costo | Budget, costo effettivo e scostamento con spiegazione |
| Qualità | Risultati dell'accettazione e difetti in sospeso |
| Vantaggi | Benefici ottenuti finora e come verranno misurati i restanti |
| Questioni in sospeso | Problemi, rischi e azioni aperti, ciascuno con un nuovo responsabile |
| Lezioni apprese | Principali lezioni e raccomandazioni |
| Approvazione | Approvazione dello sponsor e data |
Esempio svolto: l'aggiornamento di un sistema paghe aveva un budget di $320.000 e una fine prevista al 30 giugno. Si è chiuso il 14 luglio con un costo di $334.000, uno scostamento di $14.000 (4,4% in più), dovuto a una modifica approvata che ha aggiunto un'interfaccia per le pensioni. Tutti i 6 obiettivi sono stati raggiunti. Due difetti minori sono stati trasferiti al team di supporto con date di correzione concordate, e il monitoraggio dei benefici legati alla riduzione delle lavorazioni manuali è passato al direttore finanziario.
Errori comuni
- Lasciare che il team passi ad altro prima che il passaggio di consegne sia completato.
- Nessuna accettazione formale, quindi il cliente continua a presentare 'piccole' richieste.
- Lasciare aperti ordini di acquisto e contratti.
- Saltare le lezioni apprese perché tutti sono impegnati.
- Non consegnare rischi e problemi aperti, che così vanno persi.
- Non chiudere formalmente i progetti annullati, sprecando ciò che se ne poteva imparare.
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Domande frequenti
Che cos'è la chiusura del progetto?
La fase finale di un progetto, in cui i deliverable vengono accettati e consegnati, contratti e aspetti finanziari vengono chiusi, le risorse vengono liberate e le lezioni vengono registrate.
Quali sono le fasi per chiudere un progetto?
Confermare il completamento, ottenere l'accettazione, effettuare il passaggio di consegne, chiudere contratti e aspetti finanziari, liberare le risorse, raccogliere le lezioni apprese, redigere il report di chiusura, archiviare la documentazione e comunicare la chiusura.
Che cos'è un report di chiusura del progetto?
Un documento che sintetizza i risultati rispetto agli obiettivi, le prestazioni di costi e tempi, le questioni in sospeso e le lezioni apprese, approvato dallo sponsor.
Chi approva la chiusura del progetto?
Di solito lo sponsor del progetto o il comitato di governance che ha autorizzato il progetto.
Qual è la differenza tra chiusura del progetto e chiusura del contratto?
La chiusura del contratto termina uno specifico accordo con un fornitore. La chiusura del progetto termina l'intero progetto, che può comprendere più contratti.
Come funziona la chiusura del progetto se il progetto viene annullato?
Dovrebbe comunque essere chiuso formalmente: documentate ciò che è stato completato, recuperate gli output utili, chiudete contratti e aspetti finanziari e registrate il motivo dell'interruzione.
Qual è la differenza tra chiusura di fase e chiusura del progetto?
La chiusura di fase è una revisione formale alla fine di una fase o stage, che ne conferma gli output e decide se proseguire con la fase successiva. La chiusura del progetto avviene una sola volta, alla fine dell'intero progetto.
Perché la chiusura del progetto spesso va male?
I team vengono riassegnati troppo presto, la chiusura non viene pianificata né messa a budget e i criteri di accettazione non sono mai stati concordati con chiarezza.
Qual è il processo PMBOK per la chiusura del progetto?
Nella sesta edizione della Guida PMBOK è Chiudere il progetto o la fase, parte della gestione dell'integrazione del progetto.
Come gestisce PRINCE2 la chiusura del progetto?
PRINCE2 prevede il processo Chiudere un progetto, che comprende il passaggio di consegne, la valutazione del progetto e la raccomandazione di chiusura al project board.
I benefici vanno misurati alla chiusura del progetto?
Alcuni benefici sì, ma molti si manifestano più tardi. Consegnate un piano di misurazione dei benefici al business owner, in modo che vengano monitorati dopo la fine del progetto.