Guide de la gestion de projet · Risques, qualité et maîtrise
Clôture de projet : étapes, check-list et modèle de rapport de clôture
La clôture du projet est la phase finale d'un projet, au cours de laquelle les travaux sont formellement achevés, les livrables acceptés et transférés, les contrats et les finances clôturés, les ressources libérées et les retours d'expérience consignés. Elle confirme la fin du projet et transfère la responsabilité aux personnes qui utiliseront ou maintiendront ses résultats.
À retenir
- La clôture du projet met formellement fin au projet et transfère la prise en charge.
- Utilisez une liste de contrôle couvrant la réception, le transfert, les contrats, les finances, les ressources et l'archivage.
- Rédigez un rapport de clôture et obtenez la validation du sponsor.
- Clôturez aussi formellement les projets annulés.
Pourquoi une clôture formelle est importante
- Confirme que le client ou le sponsor a accepté les livrables.
- Transfère la prise en charge aux opérations ou au support afin que l'équipe projet puisse s'arrêter.
- Met fin aux dépenses et clôture les budgets et les contrats.
- Libère les personnes et les équipements pour d'autres travaux.
- Recueille le retour d'expérience pour les projets futurs.
- Constitue un dossier complet pour les audits et la consultation.
Les projets qui s'achèvent progressivement sans clôture formelle laissent souvent des bons de commande ouverts, des modalités de support floues et des différends non résolus sur l'achèvement effectif des travaux.
Types de clôture de projet
| Type | Quand elle intervient | Ce qui change |
|---|---|---|
| Clôture normale | Objectifs atteints et livrables acceptés | Transfert complet et célébration |
| Clôture de phase | Fin d'une phase ou d'une séquence | Revue formelle avant d'autoriser la phase suivante |
| Clôture anticipée | Projet annulé, par exemple parce que le business case n'est plus valable | Documenter les travaux réalisés, récupérer les productions utiles, consigner les raisons |
| Clôture des contrats | Un contrat fournisseur prend fin | Vérifier les livrables, régler les paiements et clôturer le contrat |
Étapes de clôture du projet
- Confirmer l'achèvement : vérifiez chaque livrable par rapport au périmètre et aux critères d'acceptation figurant dans la plan de management de projet.
- Obtenir la réception formelle : obtenez la validation écrite du sponsor ou du client.
- Transférer : transférez aux opérations les livrables, la documentation, la formation et les dispositifs de support.
- Clôturer les contrats : confirmez les livrables des fournisseurs, réglez les factures finales et clôturez formellement les contrats.
- Clôturer les finances : rapprochez le coût réel du budget, clôturez les codes de coûts et annulez les commandes en cours.
- Libérer les ressources : restituez les personnes, les équipements et les locaux, et donnez un retour sur la performance des membres de l'équipe.
- Recueillir les retours d'expérience : organisez une dernière séance de retour d'expérience et transférez les leçons dans le référentiel de l'organisation.
- Rédiger le rapport de clôture : résumez la performance par rapport aux objectifs et consignez les points en suspens.
- Archiver les documents : stockez les documents du projet là où ils pourront être retrouvés plus tard.
- Célébrer et communiquer : remerciez l'équipe et informez les parties prenantes que le projet est clôturé.
Liste de contrôle de clôture du projet
| Domaine | Élément de la liste de contrôle | Responsable | Terminé |
|---|---|---|---|
| Livrables | Tous les livrables achevés et vérifiés par rapport aux critères d'acceptation | Chef de projet | [ ] |
| Réception | Validation formelle obtenue du sponsor ou du client | Sponsor | [ ] |
| Transfert | L'équipe d'exploitation ou de support a été formée et a accepté la prise en charge | Responsable des opérations | [ ] |
| Transfert | Guides utilisateur, documents techniques et garanties transmis | Chef de projet | [ ] |
| Les problèmes | Problèmes et défauts ouverts clôturés ou transférés à un responsable | Chef de projet | [ ] |
| Risques | Registre des risques clôturé ; risques persistants transférés aux opérations | Chef de projet | [ ] |
| Contrats | Livrables des fournisseurs confirmés et contrats formellement clôturés | Achats | [ ] |
| Finance | Coûts finaux rapprochés, factures payées, bons de commande clôturés | Finance | [ ] |
| Ressources | Membres de l'équipe libérés et retours fournis | Chef de projet | [ ] |
| Accès | Accès temporaires aux systèmes et licences supprimés | Informatique | [ ] |
| Connaissances | Séance de retour d'expérience tenue et registre mis à jour | Chef de projet | [ ] |
| Avantages | Plan de mesure des bénéfices remis au responsable métier | Sponsor | [ ] |
| Archives | Dossiers du projet archivés à l'emplacement convenu | Coordinateur de projet | [ ] |
| Communication | Clôture annoncée aux parties prenantes | Chef de projet | [ ] |
Modèle de rapport de clôture
| Section | Ce qu'elle doit contenir |
|---|---|
| Synthèse du projet | Objet, sponsor, chef de projet, dates de début et de fin |
| Objectifs et résultats | Chaque objectif, sa cible et le résultat réel |
| Périmètre | Éléments livrés, modifiés et retirés du périmètre, avec les demandes de modification |
| Performance en délais | Dates prévues et réelles des principaux jalons |
| Performance en coûts | Budget, coût réel et écart, avec explication |
| Qualité | Résultats de la réception et défauts restants |
| Avantages | Bénéfices obtenus à ce jour et manière dont le reste sera mesuré |
| Points en suspens | Problèmes, risques et actions ouverts, chacun avec un nouveau responsable |
| Retour d'expérience | Principales leçons et recommandations |
| Approbation | Validation du sponsor et date |
Exemple chiffré : la mise à niveau d'un système de paie disposait d'un budget de $320,000 et d'une fin prévue au 30 juin. Elle s'est clôturée le 14 juillet pour un coût de $334,000, soit un écart de $14,000 (4,4 % de dépassement), dû à une modification approuvée ajoutant une interface avec les retraites. Les 6 objectifs ont tous été atteints. Deux défauts mineurs ont été transférés à l'équipe de support avec des dates de correction convenues, et le suivi des bénéfices liés à la réduction des traitements manuels a été confié au directeur financier.
Erreurs courantes
- Laisser l'équipe passer à autre chose avant la fin du transfert.
- Pas de réception formelle, si bien que le client continue de formuler de « petites » demandes.
- Laisser des bons de commande et des contrats ouverts.
- Faire l'impasse sur le retour d'expérience parce que tout le monde est occupé.
- Ne pas transférer les risques et problèmes ouverts, qui finissent par se perdre.
- Ne pas clôturer formellement les projets annulés, ce qui fait perdre les enseignements qu'ils apportent.
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Questions fréquentes
Qu'est-ce que la clôture d'un projet ?
La phase finale d'un projet, au cours de laquelle les livrables sont acceptés et transférés, les contrats et les finances sont clôturés, les ressources sont libérées et les retours d'expérience sont consignés.
Quelles sont les étapes pour clôturer un projet ?
Confirmer l'achèvement, obtenir la réception, effectuer le transfert, clôturer les contrats et les finances, libérer les ressources, recueillir les retours d'expérience, rédiger le rapport de clôture, archiver les documents et communiquer la clôture.
Qu'est-ce qu'un rapport de clôture de projet ?
Un document qui résume les résultats par rapport aux objectifs, la performance en coûts et en délais, les points en suspens et les retours d'expérience, validé par le sponsor.
Qui approuve la clôture du projet ?
Généralement le sponsor du projet ou le comité de gouvernance qui a autorisé le projet.
Quelle est la différence entre la clôture du projet et la clôture des contrats ?
La clôture d'un contrat met fin à un accord précis avec un fournisseur. La clôture du projet met fin à l'ensemble du projet, qui peut comprendre plusieurs contrats.
Comment se déroule la clôture si un projet est annulé ?
Il doit tout de même être clôturé formellement : documentez ce qui a été réalisé, récupérez les productions utiles, clôturez les contrats et les finances, et consignez les raisons de l'arrêt.
Quelle est la différence entre la clôture d'une phase et la clôture du projet ?
La clôture de phase est une revue formelle à la fin d'une phase ou d'une séquence, qui confirme ses résultats et décide s'il faut passer à la phase suivante. La clôture du projet n'a lieu qu'une fois, à la fin de l'ensemble du projet.
Pourquoi la clôture d'un projet se passe-t-elle souvent mal ?
Les équipes sont réaffectées trop tôt, la clôture n'est ni planifiée ni budgétée, et les critères d'acceptation n'ont jamais été clairement convenus.
Quel est le processus du PMBOK pour la clôture du projet ?
Dans le Guide PMBOK, sixième édition, il s'agit du processus Clore le projet ou la phase, qui fait partie de la gestion de l'intégration du projet.
Comment PRINCE2 gère-t-elle la clôture du projet ?
PRINCE2 comporte un processus Clore le projet, qui comprend le transfert, l'évaluation du projet et la recommandation de clôture au comité de pilotage.
Faut-il mesurer les bénéfices à la clôture du projet ?
Certains peuvent l'être, mais beaucoup apparaissent plus tard. Remettez un plan de mesure des bénéfices au responsable métier afin qu'ils soient suivis après la fin du projet.