Guide de la gestion de projet · Coûts et ressources
Budget de projet : comment l'élaborer, avec un exemple
Le budget d'un projet est le financement total approuvé pour celui-ci, ventilé par travaux et dans le temps. Il se construit à partir des estimations de coûts, auxquelles s'ajoutent des réserves pour aléas pour les risques connus et une réserve de gestion pour les risques inconnus.
À retenir
- Le budget se construit à partir des estimations des travaux, de la réserve pour aléas et de la réserve de gestion.
- La référence de base des coûts (BAC) est ce par rapport à quoi la performance est mesurée.
- Répartissez le budget dans le temps afin de pouvoir suivre la trésorerie et l'avancement.
- Ne modifiez la référence que par la maîtrise formelle des changements.
Ce que comprend le budget d'un projet
- Main-d'œuvre : temps du personnel interne et prestataires.
- Matériaux, équipements, logiciels et licences.
- Locaux, déplacements et formation.
- Coûts des fournisseurs et sous-traitants ; voir achats.
- Coûts indirects ou frais généraux, si l'organisation les impute.
- Réserve pour aléas destinée aux risques identifiés.
- Réserve de gestion pour les travaux imprévus inclus dans le périmètre.
Comment le budget se construit
| Niveau | Ce qu'il contient | Qui le gère |
|---|---|---|
| Estimations des activités | Coût de chaque activité | Team |
| Estimations des lots de travail | Activités consolidées | Responsable du compte de contrôle |
| Réserve pour aléas | Fonds pour les risques identifiés (inconnues connues) | Chef de projet |
| Référence de base des coûts | Lots de travaux + réserve pour aléas, répartis dans le temps | Chef de projet |
| Réserve de gestion | Fonds pour les inconnues inconnues | Sponsor |
| Budget du projet | Référence de base des coûts + réserve de gestion | Sponsor / organisation |
La référence de base des coûts constitue aussi le budget à l'achèvement utilisé dans la valeur acquise.
Comment établir le budget d'un projet
- Partez d'un périmètre et structure de découpage du projet.
- Estimez le coût de chaque lot de travail ; voir estimation des coûts.
- Ajoutez une réserve pour aléas fondée sur l'analyse des risques.
- Répartissez les coûts dans le temps à l'aide de l'échéancier pour créer une référence de base répartie dans le temps et une courbe en S.
- Ajoutez la réserve de gestion et vérifiez les plafonds de financement et la trésorerie.
- Faites approuver le budget et établissez-le comme référence de base.
- Suivez le réel par rapport à elle et ne la modifiez que par le biais de la maîtrise des changements.
Exemple chiffré
| Élément | Montant |
|---|---|
| Lots de travaux (conception, réalisation, tests, déploiement) | $180,000 |
| Réserve pour aléas destinée aux risques identifiés | $20,000 |
| Référence de base des coûts (BAC) | $200,000 |
| Réserve de gestion | $15,000 |
| Budget total du projet | $215,000 |
Si un risque identifié survient, le chef de projet puise dans la réserve pour aléas de $20,000. Si des travaux imprévus inclus dans le périmètre apparaissent, le sponsor peut débloquer la réserve de gestion, ce qui augmente alors la référence de base des coûts au moyen d'une demande de modification.
Conseils pour gérer un budget
- Examinez le réel chaque semaine, et pas seulement en fin de mois.
- Recourez à valeur acquise, et pas les seules dépenses, pour évaluer la performance.
- Convenez de seuils de contrôle, par exemple un CPI inférieur à 0,95 déclenche une revue.
- Consignez la raison de l'utilisation des réserves, pour le retour d'expérience.
- Vérifiez le calendrier de financement afin que les fonds soient disponibles au moment voulu.
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Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'un budget de projet ?
Le financement total approuvé pour un projet, construit à partir des estimations de coûts, de la réserve pour aléas et de la réserve de gestion, et réparti dans le temps.
Quelle est la différence entre la référence de base des coûts et le budget du projet ?
La référence de base des coûts comprend les estimations des travaux et la réserve pour aléas. Le budget du projet y ajoute la réserve de gestion.
Qu'est-ce que la réserve pour aléas dans un budget de projet ?
Des fonds mis de côté pour les risques identifiés, intégrés à la référence de base des coûts et généralement gérés par le chef de projet.
Qu'est-ce que la réserve de gestion dans un budget de projet ?
Des fonds destinés aux travaux imprévus inclus dans le périmètre. Ils se situent en dehors de la référence de base des coûts et sont gérés par le sponsor ou la direction.
Comment établir le budget d'un projet ?
Estimez chaque lot de travail, ajoutez la réserve pour aléas, répartissez le tout dans le temps selon l'échéancier, ajoutez la réserve de gestion et faites-le approuver.
Quel montant de réserve pour aléas prévoir dans le budget d'un projet ?
Elle doit découler de l'analyse des risques plutôt que d'une règle fixe. Les projets plus risqués et moins bien définis en nécessitent davantage.
Qu'est-ce qu'un budget de projet réparti dans le temps ?
Un budget qui indique combien il est prévu de dépenser à chaque période. Représenté en cumulé, il forme une courbe en S.
Qui approuve le budget du projet ?
Généralement le sponsor du projet ou un comité de gouvernance, conformément aux niveaux de délégation financière de l'organisation.
Le budget d'un projet peut-il changer ?
Oui, mais uniquement par le biais d'une maîtrise des changements, la référence de base étant mise à jour une fois la modification approuvée.
Qu'est-ce que le budget à l'achèvement dans un budget de projet ?
La référence de base totale des coûts des travaux, notée BAC. Elle exclut la réserve de gestion.
Quels outils aident à gérer le budget d'un projet ?
Les tableurs suffisent pour les petits projets ; les plus grands utilisent des logiciels de gestion de projet ou des systèmes financiers avec feuilles de temps et suivi budgétaire.