Projektmanagement-Leitfaden · Kosten und Ressourcen
Projektbudget: So erstellen Sie es, mit Beispiel
Ein Projektbudget ist die gesamte genehmigte Finanzierung eines Projekts, aufgeschlüsselt nach Arbeit und Zeit. Es setzt sich aus Kostenschätzungen zusammen, zuzüglich Kontingenzreserven für bekannte Risiken und einer Managementreserve für unbekannte.
Das Wichtigste in Kürze
- Das Budget setzt sich aus Schätzungen der Arbeit, Kontingenzreserve und Managementreserve zusammen.
- Die Kostenbaseline (BAC) ist der Maßstab, an dem die Leistung gemessen wird.
- Verteilen Sie das Budget zeitlich, damit Cashflow und Fortschritt verfolgt werden können.
- Ändern Sie die Baseline nur über die formale Änderungssteuerung.
Was ein Projektbudget umfasst
- Personal: Arbeitszeit interner Mitarbeitender und externer Auftragnehmer.
- Material, Ausrüstung, Software und Lizenzen.
- Räumlichkeiten, Reisen und Schulungen.
- Kosten für Lieferanten und Unterauftragnehmer; siehe Beschaffung.
- Indirekte Kosten oder Gemeinkosten, falls die Organisation sie umlegt.
- Kontingenzreserve für identifizierte Risiken.
- Managementreserve für unvorhergesehene Arbeit innerhalb des Umfangs.
Wie sich das Budget zusammensetzt
| Ebene | Was es enthält | Wer sie verwaltet |
|---|---|---|
| Schätzungen der Vorgänge | Kosten jedes Vorgangs | Team |
| Schätzungen der Arbeitspakete | Zusammengefasste Vorgänge | Control Account Manager |
| Kontingenzreserve | Geld für identifizierte Risiken (bekannte Unbekannte) | Projektmanager |
| Kostenbaseline | Arbeitspakete + Kontingenzreserve, zeitlich verteilt | Projektmanager |
| Managementreserve | Geld für unbekannte Unbekannte (Unknown Unknowns) | Sponsor |
| Projektbudget | Kostenbaseline + Managementreserve | Sponsor / Organisation |
Die Kostenbaseline ist zugleich das Budget at Completion das im Earned Value Management verwendet wird.
So erstellen Sie ein Projektbudget
- Beginnen Sie mit einem klar definierten Umfang und Projektstrukturplan.
- Schätzen Sie die Kosten jedes Arbeitspakets; siehe Kostenschätzung.
- Ergänzen Sie eine Kontingenzreserve auf Basis der Risikoanalyse.
- Verteilen Sie die Kosten anhand des Terminplans über die Zeit und erstellen Sie so eine zeitlich verteilte Baseline und eine S-Kurve.
- Fügen Sie die Managementreserve hinzu und prüfen Sie Finanzierungsgrenzen und Cashflow.
- Lassen Sie das Budget genehmigen und als Baseline festlegen.
- Verfolgen Sie die Istkosten im Vergleich dazu und ändern Sie es nur über die Änderungssteuerung.
Rechenbeispiel
| Eintrag | Betrag |
|---|---|
| Arbeitspakete (Entwurf, Entwicklung, Test, Bereitstellung) | $180,000 |
| Kontingenzreserve für identifizierte Risiken | $20,000 |
| Kostenbaseline (BAC) | $200,000 |
| Managementreserve | $15,000 |
| Gesamtbudget des Projekts | $215,000 |
Tritt ein identifiziertes Risiko ein, greift der Projektmanager auf die Kontingenzreserve von $20.000 zurück. Taucht unvorhergesehene Arbeit innerhalb des Umfangs auf, kann der Sponsor Managementreserve freigeben, die dann über einen Änderungsantrag die Kostenbaseline erhöht.
Tipps zur Budgetsteuerung
- Prüfen Sie die Istkosten wöchentlich, nicht nur zum Monatsende.
- Nutzen Sie Earned Value, nicht nur die Ausgaben, um die Leistung zu beurteilen.
- Vereinbaren Sie Steuerungsschwellen, zum Beispiel löst ein CPI unter 0,95 eine Überprüfung aus.
- Dokumentieren Sie, warum Reserven genutzt wurden, für die Lessons Learned.
- Prüfen Sie den Finanzierungsplan, damit das Geld verfügbar ist, wenn es gebraucht wird.
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Häufig gestellte Fragen
Was ist ein Projektbudget?
Die gesamte genehmigte Finanzierung eines Projekts, zusammengesetzt aus Kostenschätzungen zuzüglich Kontingenz- und Managementreserven und über die Zeit verteilt.
Was ist der Unterschied zwischen Kostenbaseline und Projektbudget?
Die Kostenbaseline umfasst die Schätzungen der Arbeit und die Kontingenzreserve. Das Projektbudget enthält zusätzlich die Managementreserve.
Was ist eine Kontingenzreserve in einem Projektbudget?
Geld für identifizierte Risiken, das innerhalb der Kostenbaseline gehalten und meist vom Projektmanager verwaltet wird.
Was ist eine Managementreserve in einem Projektbudget?
Geld für unvorhergesehene Arbeit innerhalb des Umfangs. Es liegt außerhalb der Kostenbaseline und wird vom Sponsor oder vom Management verwaltet.
Wie erstellen Sie ein Projektbudget?
Schätzen Sie jedes Arbeitspaket, ergänzen Sie Reserven, verteilen Sie es zeitlich anhand des Terminplans, fügen Sie die Managementreserve hinzu und lassen Sie es genehmigen.
Wie viel Kontingenzreserve sollte ein Projektbudget enthalten?
Sie sollte sich aus der Risikoanalyse ergeben statt aus einer festen Regel. Riskantere, weniger klar definierte Projekte brauchen mehr.
Was ist ein zeitlich verteiltes Projektbudget?
Ein Budget, das zeigt, wie viel in jeder Periode ausgegeben werden soll. Kumuliert dargestellt ergibt es eine S-Kurve.
Wer genehmigt das Projektbudget?
In der Regel der Projektsponsor oder ein Governance-Gremium, entsprechend den finanziellen Befugnissen in der Organisation.
Kann sich ein Projektbudget ändern?
Ja, aber nur über eine formelle Änderungssteuerung, wobei die Baseline aktualisiert wird, sobald die Änderung genehmigt ist.
Was ist das Budget at Completion in einem Projektbudget?
Die gesamte Kostenbaseline für die Arbeit, abgekürzt BAC. Sie enthält keine Managementreserve.
Welche Tools helfen bei der Steuerung eines Projektbudgets?
Für kleine Projekte genügen Tabellen; größere nutzen Projektmanagement-Software oder Finanzsysteme mit Zeiterfassung und Budgetverfolgung.