Projektmanagement-Leitfaden · Kosten und Ressourcen
Kostenschätzung im Projektmanagement: Methoden und Beispiele
Kostenschätzung ist der Prozess, vorherzusagen, wie viel Geld die Arbeit eines Projekts erfordern wird. Eine gute Schätzung nennt nicht nur eine Zahl, sondern auch ihren Genauigkeitsbereich, die zugrunde liegenden Annahmen und wie sie zustande kam.
Das Wichtigste in Kürze
- Wählen Sie die Schätzmethode danach, wie viel Sie über die Arbeit wissen.
- Geben Sie immer eine Bandbreite an und dokumentieren Sie die Schätzgrundlage.
- Drei-Punkt- und PERT-Schätzungen machen Unsicherheit sichtbar.
- Schätzen Sie im Projektverlauf neu, wenn das Wissen zunimmt.
Die wichtigsten Schätzmethoden
| Methode | Funktionsweise | Am besten geeignet, wenn |
|---|---|---|
| Analog (Top-down) | Nutzt die tatsächlichen Kosten eines ähnlichen früheren Projekts, angepasst an Unterschiede | Früh, mit wenigen Details |
| Parametrisch | Multipliziert einen Einheitssatz mit einer Menge, etwa Kosten pro Quadratmeter | Die Arbeit ist wiederholbar und es gibt gute historische Sätze |
| Bottom-up | Schätzt jedes Arbeitspaket und summiert sie auf | Der WBS gut definiert ist |
| Drei-Punkt | Nutzt optimistische, wahrscheinlichste und pessimistische Werte | Die Unsicherheit ist erheblich |
| Analyse von Lieferantenangeboten | Vergleicht Angebote von Lieferanten | Arbeit wird extern eingekauft |
| Expertenurteil | Greift auf Personen zurück, die ähnliche Arbeit bereits erledigt haben | Ergänzend zu jeder anderen Methode |
Genauigkeitsbereiche von Schätzungen
Schätzungen werden genauer, je besser das Projekt verstanden wird. Üblicherweise genannte Bandbreiten sind:
| Schätzklasse | Typische Bandbreite | Wann |
|---|---|---|
| Grobschätzung (Rough Order of Magnitude, ROM) | -25 % bis +75 % | Initiierung, Ideen und Machbarkeit |
| Budgetschätzung | Etwa -10 % bis +25 % | Planung, sobald der Umfang umrissen ist |
| Definitive Schätzung | Etwa -5 % bis +10 % | Detailplanung, sobald der PSP fertig ist |
Nennen Sie immer die Bandbreite und nicht nur eine einzelne Zahl, damit Entscheider die Unsicherheit verstehen.
So schätzen Sie Projektkosten
- Bestätigen Sie den Umfang und gliedern Sie ihn in Arbeitspakete.
- Ermitteln Sie die Ressourcen, die jedes Paket braucht: Personal, Geräte, Material, Dienstleistungen.
- Wählen Sie für jedes Paket eine Methode und wenden Sie aktuelle Sätze an.
- Addieren Sie die Kosten der Risikomaßnahmen und eine Kontingenzreserve auf Basis des Risikoregister.
- Berücksichtigen Sie indirekte Kosten, Lizenzen, Reisen, Schulungen und bei langen Projekten die Inflation.
- Dokumentieren Sie die Schätzgrundlage: Annahmen, Quellen, Ausschlüsse und Genauigkeitsbereich.
- Prüfen Sie die Schätzung mit den ausführenden Personen und der Finanzabteilung.
Rechenbeispiele
Parametrisch: Ein Büroausbau kostet etwa $1.200 pro Quadratmeter. Für 250 Quadratmeter: 1.200 × 250 = $300,000.
Analog: Eine frühere App mit 40 Bildschirmen kostete $80.000, also $2.000 pro Bildschirm. Eine neue App mit 50 Bildschirmen und ähnlicher Komplexität: 50 × 2.000 = $100,000, vor Anpassung an Unterschiede.
Drei-Punkt (PERT): optimistisch $8.000, wahrscheinlichst $12.000, pessimistisch $22.000. PERT-Schätzung = (8.000 + 4 × 12.000 + 22.000) / 6 = 78.000 / 6 = $13,000. Der Dreiecksmittelwert wäre (8.000 + 12.000 + 22.000) / 3 = $14.000.
Bottom-up: Design $18.000 + Entwicklung $54.000 + Test $16.000 + Schulung $7.000 = $95,000, plus eine Kontingenzreserve von $9.500 (10 %) = $104.500.
Tipps für bessere Schätzungen
- Schätzen Sie zuerst den Aufwand und rechnen Sie ihn dann in Kosten um; siehe Aufwandsschätzung.
- Lassen Sie die Personen schätzen, die die Arbeit ausführen werden.
- Führen Sie eine Sammlung der tatsächlichen Kosten früherer Projekte.
- Trennen Sie die Kontingenzreserve von der Basisschätzung, damit sie offen gesteuert werden kann.
- Schätzen Sie in jeder Phase neu, wenn das Wissen zunimmt (fortschreitende Ausarbeitung).
- Achten Sie auf Optimismus-Bias und Druck, eine Zielzahl zu treffen.
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Häufig gestellte Fragen
Was ist Kostenschätzung im Projektmanagement?
Es ist die Vorhersage des Geldes, das zur Erledigung der Projektarbeit nötig ist, angegeben mit einem Genauigkeitsbereich und den zugrunde liegenden Annahmen.
Was sind die vier wichtigsten Techniken der Kostenschätzung?
Analoge, parametrische, Bottom-up- und Drei-Punkt-Schätzung sind am weitesten verbreitet.
Was ist die genaueste Methode der Kostenschätzung?
Die Bottom-up-Schätzung ist meist am genauesten, weil sie auf detaillierten Arbeitspaketen beruht, sie erfordert aber auch den meisten Aufwand.
Was ist eine Grobschätzung (Rough Order of Magnitude) der Kosten?
Eine sehr frühe Schätzung, üblicherweise mit einer Genauigkeit von -25 % bis +75 % angegeben, um zu entscheiden, ob eine Idee weiterverfolgt werden soll.
Was ist die PERT-Formel für die Kostenschätzung?
PERT-Schätzung = (optimistisch + 4 × wahrscheinlichst + pessimistisch) / 6. Sie gewichtet den wahrscheinlichsten Wert am stärksten.
Was ist der Unterschied zwischen analoger und parametrischer Kostenschätzung?
Die analoge Schätzung skaliert die Gesamtsumme eines ähnlichen früheren Projekts. Die parametrische Schätzung multipliziert einen Einheitssatz mit einer Menge, etwa Kosten pro Meter.
Was ist eine Schätzgrundlage (Basis of Estimate) in der Kostenschätzung?
Begleitende Dokumentation, die erklärt, wie eine Schätzung zustande kam: Annahmen, Quellen, Sätze, Ausschlüsse, Risiken und Genauigkeitsbereich.
Sollte die Kontingenzreserve in der Kostenschätzung enthalten sein?
Die Kontingenzreserve für identifizierte Risiken wird zur Schätzung addiert und bildet so die Kostenbaseline, sollte aber separat ausgewiesen und nicht in Aufgabenschätzungen versteckt werden.
Wer sollte Kostenschätzungen erstellen?
Die Personen, die die Arbeit ausführen, unterstützt vom Projektmanager, Kostenexperten und der Finanzabteilung, idealerweise abgeglichen mit historischen Daten.
Wie funktioniert die Kostenschätzung in agilen Projekten?
Agile Teams schätzen die Kosten oft pro Sprint (Teamkosten × Anzahl der Sprints) und kombinieren dies mit relativen Schätzungen des Umfangs; siehe Story Points.
Warum sind Kostenschätzungen in Projekten oft falsch?
Häufige Gründe sind ein unklarer Umfang, Optimismus, fehlende Posten wie indirekte Kosten, nicht gesteuerte Risiken und Druck, eine niedrige Zahl zu nennen.