Projektstrukturplan (PSP/WBS): Beispiele und Anleitung

Was ist ein Projektstrukturplan (PSP)?

A Projektstrukturplan (PSP) ist eine hierarchische, lieferobjektorientierte Gliederung des gesamten Projektumfangs in immer kleinere Teile. Die oberste Ebene ist das gesamte Projekt; jede darunterliegende Ebene teilt ihr übergeordnetes Element in Komponenten auf, bis hinunter zu Arbeitspakete , die sich schätzen, zuweisen und verfolgen lassen. Ein PSP zeigt, *was* geliefert wird, nicht wann oder wie.

Der PMBOK Guide des PMI definiert den PSP als hierarchische Zerlegung des gesamten Arbeitsumfangs, den das Projektteam ausführen muss, um die Projektziele zu erreichen und die geforderten Lieferobjekte zu erstellen. Im Rahmenwerk des PMI bilden die genehmigte Umfangsbeschreibung, der PSP und das PSP-Wörterbuch zusammen den Umfangs-Basisplan, der als Bezugspunkt für die Messung und Steuerung des Umfangs dient.

Die Technik hat ihre Wurzeln in großen Verteidigungs- und Raumfahrtprogrammen der USA, und das US-Verteidigungsministerium pflegt bis heute einen PSP-Standard (MIL-STD-881). Das PMI veröffentlicht zudem einen eigenen *Practice Standard for Work Breakdown Structures*. Sie brauchen aber kein Projekt im Rüstungsmaßstab, um davon zu profitieren: Ein einfacher dreistufiger PSP auf einem Whiteboard genügt einem kleinen Team oft.

Ein PSP wird meist als Baumdiagramm (ähnlich einem Organigramm) dargestellt oder als eingerückte, nummerierte Gliederung bzw. Tabelle geschrieben. Beide zeigen dasselbe: das gesamte Projekt, aufgeteilt in Teile, die zusammen genau das Ganze ergeben.

Warum ein PSP wichtig ist

Ein PSP ist in wenigen Stunden erstellt und zahlt sich während des gesamten Projekts aus. Er hilft Ihnen dabei:

• Den vollständigen Umfang sehen. Das Herunterbrechen der Arbeit deckt Lieferobjekte auf, die sonst vergessen würden, etwa Schulung, Datenmigration oder Dokumentation.
• Genauer schätzen. Kleine, klar definierte Arbeitspakete lassen sich viel leichter schätzen als ein ganzes Projekt. Siehe unseren Leitfaden zu Kostenschätzung.
• Klare Verantwortlichkeiten zuweisen. Jedes Arbeitspaket hat einen Verantwortlichen, was die Verantwortlichkeit sichtbar macht. Eine RACI-Matrix kann Rollen den PSP-Elementen zuordnen.
• Terminplan und Budget erstellen. Vorgänge, Dauern und Kosten werden pro Arbeitspaket geplant und über den PSP aufsummiert.
• Den Umfang steuern. Arbeit, die nirgends in den PSP passt, ist ein Signal für Scope Creep.
• Risiken identifizieren. Jedes Element durchzugehen ist eine strukturierte Art, zu fragen: „Was könnte hier schiefgehen?“
• Kommunizieren. Ein einseitiges PSP-Diagramm gibt Sponsoren und Teams ein gemeinsames Bild davon, was das Projekt umfasst.

Der PSP ist ein zentraler Teil des Projektmanagementplans: Terminplan, Kosten-Basisplan und Ressourcenplan sind alle an ihm ausgerichtet.

Wichtige Regeln für einen guten PSP

Die 100-%-Regel

Der 100-%-Regel ist das wichtigste Prinzip. Der PSP umfasst 100 % der durch den Projektumfang definierten Arbeit, einschließlich der Projektmanagementarbeit, und nichts außerhalb davon. Sie gilt auf jeder Ebene: Die untergeordneten Elemente eines Elements müssen genau 100 % seiner Arbeit ergeben, nicht mehr und nicht weniger. Enthält ein untergeordnetes Element Arbeit, die nicht zu seinem übergeordneten Element gehört, liegt sie außerhalb des Umfangs; decken die untergeordneten Elemente nicht das gesamte übergeordnete Element ab, fehlt etwas.

Lieferobjekte, keine Tätigkeiten

Benennen Sie PSP-Elemente mit Substantiven , die Ergebnisse beschreiben („Zahlungsintegration“, „Benutzerhandbuch“, „Veranstaltungsort“), statt mit Verben, die Handlungen beschreiben („Zahlungen integrieren“, „Handbuch schreiben“, „Veranstaltungsort buchen“). Lieferobjektorientierte Elemente erleichtern es, die Vollständigkeit zu prüfen und Abnahmekriterien festzulegen. Die Tätigkeiten, die für jedes Arbeitspaket nötig sind, werden später im Terminplan aufgeführt.

Überschneidungsfreie Elemente

Keine Arbeit sollte an zwei Stellen erscheinen. Überschneidungen führen zu doppelt gezählten Schätzungen, unklaren Verantwortlichkeiten und Streit darüber, wer was macht.

Bis zur richtigen Ebene zerlegen

Hören Sie mit dem Zerlegen auf, wenn ein Arbeitspaket klein genug ist, um es zuverlässig zu schätzen, einem Verantwortlichen zuzuweisen und zu verfolgen, aber nicht so klein, dass seine Steuerung mehr Aufwand verursacht als seine Erledigung. Gängige Faustregeln (keine formalen Standards) sind:

• Die 8/80-Regel: Ein Arbeitspaket sollte etwa 8 bis 80 Stunden Aufwand umfassen.
• Die Berichtsperioden-Regel: Ein Arbeitspaket sollte nicht mehr als ein oder zwei Berichtsperioden umfassen, damit der Fortschritt sichtbar ist.
• Die „Wenn es sinnvoll ist“-Regel: Zerlegen Sie nur dann weiter, wenn es Schätzung, Zuweisung oder Steuerung verbessert.

Die meisten Projekte brauchen drei oder vier Ebenen. Große Programme brauchen unter Umständen mehr, kleine Projekte nur zwei.

Ein Verantwortlicher pro Arbeitspaket

Jedes Arbeitspaket sollte genau einen Verantwortlichen haben, auch wenn mehrere Personen mitwirken. Geteilte Verantwortung bedeutet meist keine Verantwortung.

PSP-Ebenen und Bestandteile

PSP-Ebenen werden von oben nummeriert. Die genauen Bezeichnungen unterscheiden sich zwischen Organisationen, doch eine typische Struktur sieht so aus:

Vorgänge und Aufgaben liegen unterhalb der Arbeitspakete, gehören aber in den Projektterminplan und nicht in den PSP selbst. Unser Leitfaden zu Projektaufgaben und Vorgängen erklärt den Unterschied.

Weitere Bestandteile, denen Sie begegnen werden:

• PSP-Codes: ein Nummerierungsschema (1, 1.1, 1.1.1), das jedem Element eine eindeutige Kennung gibt und zeigt, wo es in der Hierarchie steht. Codes verknüpfen den PSP mit Terminplan, Budget und Zeiterfassung.
• Arbeitspakete: die unterste Ebene des PSP, auf der Aufwand, Kosten und Dauer geschätzt und die Arbeit zugewiesen wird. Siehe unseren Leitfaden zu Arbeitspaketen.
• Control Accounts (Kontrollkonten): Steuerungspunkte oberhalb der Arbeitspakete, an denen Umfang, Budget und Istkosten verglichen werden, häufig in Verbindung mit Earned Value Management.
• Planungspakete: Platzhalter für Arbeit, die bekanntermaßen zum Umfang gehört, aber noch nicht detailliert genug ist, um sie in Arbeitspakete zu zerlegen.
• PSP-Wörterbuch: das begleitende Dokument, das jedes Element im Detail beschreibt (siehe unten).

In Arbeitspaketen wird der Plan zu echter Arbeit.

Arten von Projektstrukturplänen

Die wichtigste Entscheidung ist, wie Sie Ebene 2 organisieren. Die beiden häufigsten Ansätze sind lieferobjektorientiert und phasenorientiert.

Viele Teams nutzen eine Mischform: Phasen auf Ebene 2 und Lieferobjekte auf Ebene 3. Was Sie auch wählen, wenden Sie es auf jeder Ebene einheitlich an. Weitere Gliederungsmöglichkeiten sind Standorte (Werke oder Gebäude), Teilsysteme (Ingenieurwesen) oder Organisationseinheiten, wobei eine Gliederung nach Abteilungen den Fokus auf Lieferobjekte meist aufweicht.

Denselben PSP können Sie in verschiedenen Formaten darstellen:

• Baumdiagramm: am besten geeignet, um die obersten drei Ebenen Sponsoren und Teams zu vermitteln.
• Gliederung: eine eingerückte, nummerierte Liste; schnell erstellt und bearbeitet.
• Tabelle: eine Zeile pro Element mit Code, Verantwortlichem, Aufwand und Kosten; ideal für Details und Summierungen.
• In einem Terminplanungstool: Der PSP wird zur Sammelvorgangsstruktur eines Gantt-Diagramm.

Beispiele für Projektstrukturpläne

Diese Beispiele zeigen dieselben Prinzipien, angewendet auf verschiedene Projektarten. Nutzen Sie sie als Ausgangspunkt und passen Sie die Elemente an Ihren eigenen Umfang an.

Beispiel 1: Kundenportal (lieferobjektorientiert)

Das entspricht dem Beispiel in unserer kostenlosen PSP-Vorlage, in der sich der für jedes Element eingetragene Aufwand und die Kosten zur Projektsumme addieren.

Beispiel 2: dasselbe Projekt, phasenorientiert

Die phasenorientierte Fassung erleichtert Phasentor-Reviews, doch die wichtigsten Lieferobjekte verstecken sich unter „Durchführung“. Sie bräuchten eine weitere Ebene, um sie sichtbar zu machen.

Beispiel 3: Büroumzug

Beachten Sie das leicht vergessene Lieferobjekt unter 1.6. Der Auszug aus den alten Räumen ist echte Arbeit mit echten Kosten, und ein PSP macht das früh sichtbar.

Beispiel 4: Konferenz

So erstellen Sie einen Projektstrukturplan

Mit diesen Schritten erstellen Sie für jedes Projekt einen PSP. Bei einem kleinen Projekt schaffen Sie das in einem einzigen Workshop; größere Projekte brauchen unter Umständen mehrere Sitzungen.

1. Vom genehmigten Umfang ausgehen. Tragen Sie Projektauftrag, Inhaltsbeschreibung, Anforderungen sowie etwaige Verträge oder Leistungsbeschreibungen zusammen. Umfang, der nicht definiert ist, können Sie nicht herunterbrechen.
2. Ebene 1 festlegen. Schreiben Sie das Endprodukt oder den Namen des Projekts an die Spitze.
3. Gliederung der Ebene 2 wählen. Entscheiden Sie zwischen wichtigen Lieferobjekten und Phasen (siehe oben) und nehmen Sie einen Zweig für das Projektmanagement auf.
4. Jedes Element zerlegen. Zerlegen Sie jedes Element der Ebene 2 in die zugehörigen Lieferobjekte. Fragen Sie „Woraus besteht das?“ statt „Was müssen wir tun?“
5. Bei den Arbeitspaketen aufhören. Fahren Sie fort, bis jedes Element der untersten Ebene geschätzt, einem Verantwortlichen zugewiesen und innerhalb einer Berichtsperiode verfolgt werden kann.
6. Die 100-%-Regel anwenden. Prüfen Sie für jedes übergeordnete Element, ob seine untergeordneten Elemente die gesamte Arbeit abdecken und nicht mehr. Achten Sie auf Lücken und Überschneidungen.
7. Die Elemente nummerieren. Geben Sie jedem Element einen eindeutigen PSP-Code, damit es in Terminplan, Budget und Berichten referenziert werden kann.
8. Das PSP-Wörterbuch schreiben. Beschreiben Sie jedes Arbeitspaket: Umfang, Lieferobjekte, Abnahmekriterien, Verantwortlicher, Annahmen und Schätzungen.
9. Mit Team und Stakeholdern prüfen. Die Personen, die die Arbeit erledigen, erkennen fehlende Elemente und unrealistische Aufteilungen; die Stakeholder bestätigen, dass nichts außerhalb des Umfangs liegt.
10. Als Basis festschreiben und pflegen. Nach der Genehmigung wird der PSP Teil des Umfangs-Basisplans. Aktualisieren Sie ihn nur über die Änderungssteuerung.

Das PSP-Lexikon

A PSP-Wörterbuch ist das Begleitdokument zum PSP. Der PSP zeigt die Struktur; das Wörterbuch erklärt jedes Element, damit alle genau verstehen, was enthalten ist. Besonders nützlich ist es für Arbeitspakete, wo es dem Verantwortlichen als kurzes Briefing dient.

Ein Wörterbucheintrag umfasst typischerweise:

• PSP-Code und Name des Elements.
• Beschreibung der Arbeit sowie was enthalten und was ausgeschlossen ist.
• Lieferobjekte und Abnahmekriterien.
• Verantwortlicher (Person oder Organisation).
• Schätzungen zu Aufwand, Kosten und Dauer.
• Wichtige Meilensteine und Abhängigkeiten.
• Annahmen, Restriktionen und bekannte Risiken.
• Ressourcen, Qualitätsanforderungen und Referenzen.

Beispiel für einen Wörterbucheintrag

Bei größeren Arbeitspaketen können Sie den Eintrag zu einer vollständigen Arbeitspaketbeschreibung ausbauen, mit unserer Arbeitspaket-Vorlage.

Vom PSP zu Terminplan und Budget

Der PSP ist kein Terminplan, aber die Grundlage dafür. Sobald der PSP vereinbart ist:

1. Listen Sie die Vorgänge auf, die für jedes Arbeitspaket nötig sind.
2. Identifizieren Abhängigkeiten zwischen Vorgängen zwischen den Vorgängen.
3. Schätzen Sie Dauern und Aufwand; unser Leitfaden zur Aufwandsschätzung erklärt die wichtigsten Techniken.
4. Erstellen Sie den Terminplan, ermitteln Sie den kritischen Pfad und ergänzen Sie Meilensteine.
5. Schätzen Sie die Kosten pro Arbeitspaket und verdichten Sie sie zum Projektbudget.

Es hilft, klar zu wissen, welches Dokument welche Frage beantwortet:

Die Terminplanung ist der natürliche nächste Schritt nach dem PSP.

Einen PSP in agilen Projekten nutzen

Der Scrum Guide erwähnt keinen PSP, und agile Teams arbeiten stattdessen meist mit einem geordneten Product Backlog . Die zugrunde liegende Idee, ein großes Ergebnis in kleinere Wertpakete zu zerlegen, ist aber fester Bestandteil von Agile.

Unserer Erfahrung nach spielt eine Backlog-Hierarchie aus Themen, Epics, Features und User Stories eine ähnliche Rolle wie ein lieferobjektorientierter PSP, mit zwei wesentlichen Unterschieden: Sie ist nach Wert geordnet statt auf Vollständigkeit ausgelegt, und es wird erwartet, dass sie sich ändert, während das Team dazulernt.

Ein schlanker, übergeordneter PSP kann agilen und hybriden Projekten dennoch helfen:

• Um vor dem ersten Sprint den Gesamtumfang und das Budget mit einem Sponsor abzustimmen.
• Um Lieferobjekte außerhalb der Software sichtbar zu machen, etwa Schulung, Datenmigration oder Beschaffung, die in einem Backlog womöglich fehlen.
• Um die rollierende Planung zu unterstützen: Kurzfristige Arbeit wird detailliert zerlegt, spätere Arbeit bleibt als Planungspaket bestehen.
• Um agile Teams in ein übergeordnetes Programm einzubinden, das anhand eines PSP berichtet.

Häufige Fehler beim PSP

PSP-Vorlage und Tools

Unsere kostenlose Vorlage für einen Projektstrukturplan ist für Google Sheets, Excel und als PDF verfügbar. Sie enthält Spalten für PSP-Code, Ebene, Lieferobjekt oder Arbeitspaket, Beschreibung, Verantwortlichen, Aufwand (Tage), Kosten und Status, wobei sich Aufwand und Kosten zur Projektsumme addieren. Kombinieren Sie sie mit der Vorlage für Projektkostenschätzungen für die detaillierte Kostenplanung und der Gantt-Diagramm-Vorlage , um Arbeitspakete in einen Terminplan zu überführen.

Die meisten Projektmanagement-Programme können einen PSP als verschachtelte Aufgaben oder Sammelvorgänge mit automatischer Nummerierung abbilden, wodurch PSP und Terminplan synchron bleiben. Unser Leitfaden zu Gantt-Software und unsere Ranking der Projektmanagement-Software vergleichen die Optionen.

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Häufig gestellte Fragen