Projektmanagement-Leitfaden · Terminplanung und Zeit
Projektaufgaben und Vorgänge: Definitionen, Beispiele und Tipps
Im Projektmanagement ist ein Vorgang ein abgegrenztes, geplantes Stück Arbeit mit einer Dauer, Ressourcen und einem klaren Ergebnis. „Aufgabe“ wird oft gleichbedeutend verwendet; wo unterschieden wird, sind Aufgaben die kleineren Schritte, aus denen ein Vorgang besteht.
Das Wichtigste in Kürze
- Vorgänge sind geplante Arbeitseinheiten, die aus Arbeitspaketen abgeleitet werden.
- Benennen Sie sie nach dem Muster Verb plus Substantiv mit klaren Abschlusskriterien.
- Erfassen Sie Attribute wie Vorgänger, Dauer, Ressourcen und Verantwortliche.
- Halten Sie sie klein genug, um sie zu schätzen und zu verfolgen.
Wie sich Vorgänge in die Umfangshierarchie einfügen
| Ebene | Was es ist | Beispiel |
|---|---|---|
| Lieferobjekt | Ein Ergebnis, das das Projekt hervorbringen muss | Neues Mitarbeiter-Intranet |
| Arbeitspaket | Die unterste Ebene des WBS | Suchfunktion im Intranet |
| Vorgang | Geplante Arbeit, die zur Erstellung des Arbeitspakets nötig ist | Suchindex konfigurieren |
| Aufgabe | Ein kleinerer Schritt innerhalb eines Vorgangs | Synonymliste anlegen |
Zu erfassende Vorgangsattribute
- Eindeutige ID und ein Name, der mit einem Verb beginnt, etwa „Zahlungsseite testen“.
- Beschreibung und Abschlusskriterien.
- Vorgänger und Nachfolger; siehe Vorgänger und Nachfolger.
- Dauerschätzung und ihre Grundlage.
- Ressourcen und Verantwortliche.
- Restriktionen, etwa ein fester Liefertermin eines Lieferanten.
- Zugehöriger PSP-Code, damit Kosten und Fortschritt korrekt verdichtet werden.
So definieren Sie Vorgänge
- Beginnen Sie mit jedem Arbeitspaket im Projektstrukturplan.
- Fragen Sie die Personen, die die Arbeit erledigen werden, welche Schritte zur Erstellung nötig sind.
- Formulieren Sie jeden Vorgang als Verb plus Substantiv mit einem klaren Endpunkt.
- Bemessen Sie sie so, dass jeder geschätzt und verfolgt werden kann, zum Beispiel mit der 8/80-Faustregel (zwischen 8 und 80 Stunden Aufwand).
- Ergänzen Sie Meilensteine für wichtige Ereignisse; siehe Meilensteine.
- Halten Sie die Vorgangsliste und die Attribute fest und gehen Sie dann zur Anordnung über; siehe Abhängigkeiten zwischen Vorgängen.
Beispiel für eine Vorgangsliste
Für das Arbeitspaket „Schulungsmaterialien“:
| ID | Vorgang | Dauer | Vorgänger | Verantwortlich |
|---|---|---|---|---|
| T1 | Schulungsziele vereinbaren | 2 Tage | - | Schulungsleitung |
| T2 | Kursgliederung entwerfen | 3 Tage | T1 | Instructional Designer |
| T3 | Folien und Handouts schreiben | 8 Tage | T2 | Instructional Designer |
| T4 | Materialien prüfen | 3 Tage | T3 | Fachexperte |
| T5 | Fertigstellen und drucken | 2 Tage | T4 | Schulungsleitung |
Die Kette T1 bis T5 dauert 2 + 3 + 8 + 3 + 2 = 18 Arbeitstage.
Häufige Fehler
- Vorgänge ohne klares Ende, etwa „Laufender Support“.
- Aufwand und Dauer zu vermischen: 40 Stunden Aufwand können 10 Tage dauern, wenn die Person in Teilzeit daran arbeitet; siehe Aufwandsschätzung.
- Vorgänge, die so groß sind, dass sich der Fortschritt erst nach ihrem Abschluss beurteilen lässt.
- Arbeit außerhalb der eigentlichen Erstellung zu vergessen, etwa Reviews, Freigaben und Beschaffungsvorlaufzeiten.
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Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen einer Projektaufgabe und einem Projektvorgang?
Viele verwenden die Begriffe synonym. Wo unterschieden wird, ist ein Vorgang eine geplante Arbeitseinheit, und Aufgaben sind kleinere Schritte darin.
Was ist eine Vorgangsliste im Projekt?
Eine Liste aller geplanten Vorgänge mit ihren IDs, Namen und Umfangsbeschreibungen, die zum Erstellen des Terminplans dient.
Wie groß sollte ein Projektvorgang sein?
Klein genug, um verlässlich geschätzt und verfolgt zu werden. Eine gängige Faustregel sind 8 bis 80 Stunden Aufwand oder nicht länger als eine Berichtsperiode.
Was ist der Unterschied zwischen einem Projektvorgang und einem Arbeitspaket?
Ein Arbeitspaket ist die unterste Ebene des Projektstrukturplans und beschreibt ein Ergebnis; Vorgänge sind die Arbeit, die nötig ist, um es zu erstellen. Siehe Arbeitspaket.
Welche Attribute hat ein Projektvorgang?
Die für jeden Vorgang erfassten Angaben, etwa ID, Beschreibung, Vorgänger, Dauer, Ressourcen, Restriktionen und Verantwortliche.
Wie benennen Sie Projektaufgaben?
Beginnen Sie mit einem Verb und benennen Sie das Ergebnis, etwa „Budget genehmigen“ oder „Server installieren“.
Was ist eine Sammelaufgabe in einer Liste von Projektaufgaben?
Eine übergeordnete Aufgabe, die Unteraufgaben bündelt; ihre Termine ergeben sich aus diesen. Ein Hammock-Vorgang ist ein verwandtes Konzept.
Was ist eine wiederkehrende Projektaufgabe?
Eine Aufgabe, die sich nach einem Zeitplan wiederholt, etwa ein wöchentliches Statusmeeting.
Sollten Meetings als Projektaufgaben aufgenommen werden?
Nehmen Sie wichtige Reviews und Entscheidungsmeetings auf, von denen andere Arbeit abhängt. Routinemeetings werden meist als Gemeinkosten abgedeckt.
Sind Projektaufgaben in Agile dasselbe?
Agile Teams zerlegen meist User Stories im Sprint Planning in Aufgaben; siehe Epics vs. Stories vs. Tasks.