Guía de gestión de proyectos · Programación y tiempo
Tareas y actividades del proyecto: definiciones, ejemplos y consejos
En la gestión de proyectos, una actividad es una parte del trabajo diferenciada y programada, con una duración, unos recursos y un producto claro. A menudo se utiliza «tarea» con el mismo significado; cuando se hace una distinción, las tareas son los pasos más pequeños que componen una actividad.
Puntos clave
- Las actividades son unidades de trabajo programadas que se derivan de los paquetes de trabajo.
- Nómbrelas con verbo más sustantivo y con criterios de finalización claros.
- Registre atributos como las predecesoras, la duración, los recursos y el responsable.
- Manténgalas lo bastante pequeñas para estimarlas y hacer su seguimiento.
Cómo encajan las actividades en la jerarquía del alcance
| Nivel | Qué es | Ejemplo |
|---|---|---|
| Entregable | Un producto que el proyecto debe generar | Nueva intranet para el personal |
| Paquete de trabajo | El nivel más bajo de la WBS | Función de búsqueda de la intranet |
| Actividad | Trabajo programado necesario para generar el paquete de trabajo | Configurar el índice de búsqueda |
| Tarea | Un paso más pequeño dentro de una actividad | Configurar la lista de sinónimos |
Atributos de las actividades que hay que registrar
- Un ID único y un nombre que empiece por un verbo, como «Probar la página de pago».
- Descripción y criterios de finalización.
- Predecesoras y sucesoras; consulte predecesoras y sucesoras.
- Estimación de la duración y su fundamento.
- Recursos y responsable.
- Restricciones, como una fecha de entrega fija de un proveedor.
- Código de la WBS correspondiente, para que los costos y el avance se consoliden correctamente.
Cómo definir las actividades
- Empiece por cada paquete de trabajo de la WBS.
- Pregunte a las personas que realizarán el trabajo qué pasos son necesarios para generarlo.
- Redacte cada actividad como verbo más sustantivo, con un punto de finalización claro.
- Dimensiónelas de modo que cada una pueda estimarse y seguirse, por ejemplo aplicando la regla práctica 8/80 (entre 8 y 80 horas de esfuerzo).
- Añada hitos para los acontecimientos clave; consulte hitos.
- Registre la lista de actividades y sus atributos y, después, pase a la secuenciación; consulte dependencias entre tareas.
Ejemplo de lista de actividades
Para el paquete de trabajo «Materiales de formación»:
| ID | Actividad | Duración | Predecesora | Responsable |
|---|---|---|---|---|
| T1 | Acordar los objetivos de la formación | 2 días | - | Responsable de formación |
| T2 | Redactar el borrador del temario del curso | 3 días | T1 | Diseñador instruccional |
| T3 | Redactar las diapositivas y el material de apoyo | 8 días | T2 | Diseñador instruccional |
| T4 | Revisar los materiales | 3 días | T3 | Experto en la materia |
| T5 | Finalizar e imprimir | 2 días | T4 | Responsable de formación |
La cadena de T1 a T5 lleva 2 + 3 + 8 + 3 + 2 = 18 días laborables.
Errores comunes
- Actividades sin un final claro, como «Soporte continuo».
- Confundir esfuerzo y duración: 40 horas de esfuerzo pueden llevar 10 días si la persona trabaja en ello a tiempo parcial; consulte estimación del esfuerzo.
- Actividades tan grandes que no se puede valorar su avance hasta que terminan.
- Olvidar el trabajo que no es de desarrollo, como las revisiones, las aprobaciones y los plazos de las adquisiciones.
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Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre una tarea y una actividad del proyecto?
Mucha gente los utiliza indistintamente. Cuando se hace una distinción, una actividad es una unidad de trabajo programada y las tareas son pasos más pequeños dentro de ella.
¿Qué es una lista de actividades del proyecto?
Una lista de todas las actividades programadas con sus ID, nombres y descripciones del alcance, que se utiliza para elaborar el cronograma.
¿Qué tamaño debe tener una actividad del proyecto?
Lo bastante pequeña para estimarla y hacer su seguimiento de forma fiable. Una regla práctica habitual es entre 8 y 80 horas de esfuerzo, o no más de un periodo de informe.
¿Cuál es la diferencia entre una actividad del proyecto y un paquete de trabajo?
Un paquete de trabajo es el nivel más bajo de la WBS y describe un producto; las actividades son el trabajo necesario para generarlo. Consulte paquete de trabajo.
¿Cuáles son los atributos de una actividad del proyecto?
Los datos que se registran para cada actividad, como el ID, la descripción, las predecesoras, la duración, los recursos, las restricciones y el responsable.
¿Cómo se nombran las tareas del proyecto?
Empiece con un verbo y nombre el resultado, como «Aprobar el presupuesto» o «Instalar los servidores».
¿Qué es una tarea resumen en una lista de tareas del proyecto?
Una tarea principal que agrupa subtareas; sus fechas se consolidan a partir de ellas. Una actividad hamaca es una idea relacionada.
¿Qué es una tarea recurrente del proyecto?
Una tarea que se repite según un calendario, como una reunión de estado semanal.
¿Deben incluirse las reuniones como tareas del proyecto?
Incluya las revisiones importantes y las reuniones de decisión de las que dependa otro trabajo. Las reuniones rutinarias suelen considerarse gastos generales.
¿Son iguales las tareas del proyecto en Agile?
Los equipos ágiles suelen dividir las historias de usuario en tareas durante la planificación del sprint; consulte épicas, historias y tareas.