Predecesoras y sucesoras en la gestión de proyectos

¿Qué son las predecesoras y las sucesoras?

A predecesora es una actividad que lógicamente va antes que otra y controla cuándo puede empezar o terminar esta. Una sucesora es la actividad que va después y depende de ella. La relación entre ambas es una dependencia, y la predecesora es siempre la actividad de la que sale la flecha.

Un ejemplo sencillo: no se puede instalar software en un portátil hasta que se ha configurado el hardware. «Configurar el hardware» es la predecesora e «Instalar el software» es la sucesora. Si el hardware llega con tres días de retraso, la instalación del software también se retrasa tres días, a menos que se cambie el plan.

La terminología del PMI habla de la actividad predecesora y el actividad sucesora, y el método que la mayoría de los cronogramas usan para representarlas es el método de diagramación por precedencia (PDM), en el que las actividades son cajas (nodos) y las dependencias son flechas. De la definición se desprenden algunos puntos:

• Cada dependencia tiene exactamente una predecesora y una sucesora.
• La mayoría de las actividades son ambas cosas: sucesoras del trabajo anterior y predecesoras del trabajo posterior.
• Una actividad puede tener varias predecesoras y varias sucesoras.
• Solo la primera actividad no tiene predecesora y solo la última no tiene sucesora. En la práctica, suelen ser un hito de inicio y un hito de fin; consulte hitos del proyecto.

Las predecesoras y las sucesoras describen los dos extremos de un vínculo. El vínculo en sí, y su tipo, se tratan en nuestra guía de dependencias entre tareas.

Predecesora vs sucesora de un vistazo

Los términos son relativos. «Diseñar las páginas» es sucesora de «Acordar los requisitos» y, al mismo tiempo, predecesora de «Construir las páginas». Que una actividad se denomine predecesora o sucesora depende del vínculo que se esté observando.

Los cuatro tipos de relación desde el punto de vista de la predecesora

Una predecesora no siempre tiene que terminar antes de que empiece su sucesora. Hay cuatro tipos de relación lógica, y cada uno describe qué extremo de la predecesora controla qué extremo de la sucesora.

Cualquiera de estos vínculos puede llevar un retraso (una espera deliberada, como FS+3 días para que se seque la pintura) o un adelanto (un solapamiento, expresado como un retraso negativo, como FS-2 días). Los adelantos y retrasos cambian el momento del vínculo, pero no qué actividad es la predecesora.

Tipos de predecesoras de los que oirá hablar

Predecesoras inmediatas e indirectas

Una predecesora inmediata está vinculada directamente a la actividad. Las actividades situadas más atrás en la cadena son predecesoras indirectas: siguen afectando a la actividad, pero solo a través de los vínculos intermedios. Registre solo las predecesoras inmediatas. Vincular una actividad con todas las actividades anteriores crea vínculos redundantes que dificultan la lectura del cronograma y, aún más, su modificación.

Predecesoras determinantes y no determinantes

Cuando una actividad tiene varias predecesoras, normalmente solo una de ellas controla su fecha de inicio en cada momento. Es la predecesora determinante. Las demás no son determinantes: terminan antes y tienen cierta holgura antes de afectar a la sucesora.

La predecesora determinante puede cambiar a medida que avanza el trabajo. Una predecesora no determinante que se retrasa puede adelantar a la determinante y convertirse en la nueva predecesora determinante.

Varias predecesoras y varias sucesoras

Una actividad con varias predecesoras es un punto en el que confluyen rutas; el PMI lo denomina convergencia de rutas. Una actividad con varias sucesoras es un punto en el que se separan rutas, lo que se conoce como divergencia de rutas. Los puntos de convergencia son arriesgados porque la sucesora espera a la última de todas sus entradas, de modo que un retraso en cualquiera de las rutas puede detenerlo todo. Los puntos de divergencia son arriesgados porque el retraso de una actividad se propaga a todas las rutas que salen de ella.

Predecesoras obligatorias, discrecionales y externas

Las predecesoras también se diferencian por el motivo por el que existe el vínculo. Una predecesora obligatoria (lógica dura) refleja una necesidad física o contractual. Una predecesora discrecional (lógica blanda) refleja una forma de trabajar preferida que se podría cambiar, por lo que es el primer lugar donde buscar cuando se necesita aplicar ejecución rápida a un cronograma. Una predecesora externa está fuera del proyecto, como la entrega de un proveedor o la aprobación de un regulador. Estas categorías se explican en dependencias entre tareas.

Cómo identificar predecesoras y sucesoras paso a paso

1. Parta de la lista de actividades. Desglose el alcance con una estructura de desglose del trabajo y convierta cada paquete de trabajo en actividades; consulte tareas y actividades del proyecto.
2. Haga una pregunta por actividad: ¿qué debe estar terminado (o iniciado) antes de que esta pueda comenzar? Las respuestas son sus predecesoras candidatas.
3. Quédese solo con las predecesoras inmediatas. Si A determina B y B determina C, no vincule también A con C.
4. Elija el tipo de relación. Utilice fin a inicio salvo que el trabajo realmente se solape o deba terminar a la vez.
5. Añada un adelanto o un retraso solo cuando haya un motivo real, como un tiempo de fraguado o un plazo de preaviso, y deje constancia de ese motivo.
6. Compruebe las sucesoras. Para cada actividad, pregúntese qué está esperando a que termine. Una actividad de la que no depende nada es el hito de fin o un vínculo que falta.
7. Dibuje o genere un diagrama de red para detectar bucles, actividades colgantes y rutas paralelas; consulte diagrama de red del proyecto.
8. Revise la lógica con las personas que realizan el trabajo. Ellas saben qué dependencias son reales y cuáles son costumbres.

Ejemplo práctico: cronograma del lanzamiento de un sitio web

Un equipo pequeño va a lanzar un nuevo sitio web. La tabla enumera cada actividad con su duración, sus predecesoras inmediatas y sus sucesoras. Todos los vínculos son de fin a inicio sin retraso.

A es un punto de ramificación (divergencia de rutas) porque tiene dos sucesoras. E es un punto de fusión (convergencia de rutas) porque tiene dos predecesoras. Avanzando desde el día 0 se obtienen estas fechas más tempranas:

E no puede empezar hasta que hayan terminado ambas predecesoras. C termina el día 7, pero D no termina hasta el día 14, por lo que D es la predecesora determinante de E y C no es determinante, con 7 días de holgura. La ruta crítica es A, B, D, E, F y el proyecto dura 19 días.

• Si C se retrasa 3 días, termina el día 10. E sigue empezando el día 14, por lo que la fecha de lanzamiento no se mueve; la holgura de C baja a 4 días.
• Si D se retrasa 3 días, E empieza el día 17 y el lanzamiento pasa al día 22.
• Si C se retrasa 9 días, termina el día 16, adelanta a D como predecesora determinante y retrasa el lanzamiento 2 días (9 días de retraso menos 7 días de holgura).

Por eso hay que vigilar de cerca las predecesoras determinantes y controlar la holgura de las demás. El método de cálculo se explica paso a paso en pasada hacia adelante y hacia atrás.

Cómo aparecen las predecesoras en los diagramas de Gantt, los diagramas de red y las herramientas

diagramas de Gantt

En un diagrama de Gantt, una dependencia se representa como una flecha desde la barra de la predecesora hasta la barra de la sucesora. En un vínculo de fin a inicio, la flecha va desde el final de la predecesora hasta el inicio de la sucesora. Cuando se mueve una predecesora en la mayoría de las software de diagramas de Gantt, sus sucesoras se mueven automáticamente con ella.

Diagramas de red

En un diagrama de redde actividades en los nodos, cada actividad es una caja y cada flecha va de la predecesora a la sucesora. Los diagramas de red permiten ver fácilmente los puntos de convergencia y divergencia, por lo que son útiles para comprobar la lógica aunque la gestión diaria se haga en una vista de Gantt. Un diagrama PERT utiliza la misma idea con estimaciones por tres valores.

Notación de predecesoras en las herramientas de programación

La mayoría de las herramientas de programación de escritorio permiten escribir las predecesoras en una columna con el identificador de fila de la predecesora, el tipo de vínculo y cualquier adelanto o retraso. En Microsoft Project, según la documentación de Microsoft, introducir solo un identificador crea un vínculo de fin a inicio sin retraso, un número positivo añade un retraso y un número negativo añade un adelanto. Las predecesoras múltiples se separan con el separador de listas (una coma o un punto y coma, según la configuración regional).

En el ejemplo del sitio web, E (Cargar los contenidos) mostraría «3,4» si C y D fueran las filas 3 y 4. Herramientas en la nube como Wrike y Smartsheet permiten crear los mismos vínculos arrastrando entre barras en la vista de Gantt o rellenando una columna de predecesoras, y ambas admiten dependencias y vistas de ruta crítica en los planes de pago.

Rastrear la lógica

Muchas herramientas pueden resaltar las predecesoras y sucesoras de una tarea. La función Ruta de la tarea de Microsoft Project, por ejemplo, puede resaltar en el diagrama de Gantt las predecesoras, las predecesoras determinantes, las sucesoras y las sucesoras determinadas. Cuando un hito se retrasa, rastrear hacia atrás sus predecesoras determinantes suele ser la forma más rápida de encontrar la causa real.

Por qué importan las predecesoras para la ruta crítica y la holgura

El método de la ruta crítica se basa por completo en los vínculos entre predecesoras y sucesoras. El recorrido hacia delante traslada las fechas más tempranas de las predecesoras a las sucesoras; el recorrido hacia atrás traslada las fechas más tardías de las sucesoras a las predecesoras. La diferencia entre ambas es la la holgura, y la cadena de actividades con holgura cero (o la menor) es la ruta crítica.

Esto tiene algunas consecuencias prácticas:

• Una actividad sin sucesora tiene una holgura engañosa. Su holgura se mide con respecto al final del proyecto, por lo que puede retrasarse mucho antes de que el cronograma muestre algún impacto, aunque otra cosa dependa realmente de ella.
• Una actividad sin predecesora puede empezar el primer día. A menos que eso sea cierto, el cronograma mostrará trabajo que empieza antes de lo que realmente puede.
• Los vínculos que faltan hacen que la ruta crítica sea errónea. Si la lógica está incompleta, puede que la ruta que resalta su herramienta no sea la que realmente controla la fecha de finalización.
• Los límites de recursos no son predecesoras. El CPM supone recursos ilimitados. Si dos actividades no pueden realizarse a la vez porque las hace la misma persona, eso se gestiona mediante la nivelación de recursos, no inventando un vínculo lógico.

Errores comunes con las predecesoras (y cómo corregirlos)

Si el mismo solapamiento requiere una y otra vez un vínculo de inicio a inicio con un retraso largo, suele ser más claro dividir la predecesora en dos actividades y vincular la sucesora con la primera parte.

Comprobar la calidad de la lógica de su cronograma

Los proyectos grandes suelen contrastar la lógica del cronograma con verificaciones de calidad publicadas. Un ejemplo muy utilizado es la evaluación de 14 puntos de la Defense Contract Management Agency (DCMA) de EE. UU., que incluye estas comprobaciones de lógica:

Estos umbrales proceden del ámbito de la contratación de defensa, pero son una comprobación de sentido común útil para cualquier cronograma. Nuestro consejo para proyectos más pequeños es más sencillo:

• Filtre las actividades con la columna Predecesoras o Sucesoras vacía y corrija cada una.
• Mueva una semana una actividad temprana y compruebe que la fecha de finalización se mueve como espera.
• Lea en voz alta la ruta crítica de principio a fin; si algún paso no suena lógico, revise sus vínculos.
• Vuelva a realizar las comprobaciones antes de establecer la línea base del proyecto y después de cualquier replanificación importante.

Buenas prácticas para gestionar las predecesoras

• Construya la lógica antes de añadir fechas. Deje que los vínculos calculen las fechas en lugar de escribirlas a mano.
• Asigne a cada actividad un responsable claro para que alguien rinda cuentas cuando una predecesora se retrase.
• Acuerde pronto las predecesoras entre equipos y las externas, con un contacto designado en la otra parte.
• Trate los puntos de convergencia (actividades con muchas predecesoras) como riesgos y vigílelos.
• Anote por qué existe cada vínculo discrecional para saber cuáles pueden cambiarse para recuperar tiempo; consulte compresión del cronograma.
• Mantenga la red ordenada con hitos de inicio y fin, y utilice una actividad hamaca para el trabajo de apoyo que abarca un grupo de actividades.
• Actualice los vínculos como parte de la revisión periódica del cronograma, no solo cuando algo sale mal.

Si está elaborando un cronograma desde cero, las plantillas gratuitas de plantilla de cronograma del proyecto, plantilla de ruta crítica y Plantilla de diagrama de Gantt incluyen columnas de predecesoras, y la plantilla de estructura de desglose del trabajo le ayuda a elaborar primero la lista de actividades. Para el proceso general, lea nuestra guía de programación del proyecto.

Plantillas gratuitas sobre este tema

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