Plantilla gratuita de calendario de contenidos para redes sociales, blogs y correo electrónico

¿Qué es un calendario de contenidos?

A calendario de contenidos es un calendario de los contenidos que prevé publicar, que muestra para cada pieza la fecha de publicación, el canal, el formato, el tema, el responsable y el estado de producción. Convierte una estrategia de contenidos en un plan día a día, para que su equipo publique con regularidad, evite huecos y solapamientos y vea de un vistazo lo que viene y lo que va con retraso.

La misma idea recibe varios nombres. Un calendario editorial suele referirse a los contenidos extensos, como artículos de blog, artículos y boletines; un calendario de redes sociales abarca las publicaciones en las plataformas sociales; un calendario de marketing añade campañas, lanzamientos y eventos. Esta plantilla gestiona los tres en una sola hoja: la columna Canal le indica cuál es cuál, y los filtros le permiten ver cada vista por separado.

Si su equipo trabaja en sprints o con un tablero, nuestra guía de marketing ágil explica cómo encaja un calendario de contenidos junto a un backlog.

Qué contiene esta plantilla de calendario de contenidos

La plantilla tiene una pestaña, Calendario de contenidos, con cinco piezas de ejemplo en un blog, LinkedIn, correo electrónico, Instagram y YouTube. Sobrescríbalas con las suyas. Esta es una vista previa en directo de la versión avanzada:

Las filas de ejemplo son ilustrativas: sustitúyalas por las suyas.

• Calendario de contenidos: Fecha de publicación, Canal, Tipo de contenido, Tema / título, Campaña, Palabra clave objetivo, Responsable, Estado, Enlace

Las nueve columnas explicadas

• Fecha de publicación: el día en que se publica la pieza. Ordene por esta columna para ver su calendario en orden.
• Canal: un desplegable con Blog, LinkedIn, Instagram, Facebook, X, TikTok, YouTube, Correo electrónico y Pódcast. Edite la lista para que coincida con los canales que realmente utiliza.
• Tipo de contenido: el formato, como guía, publicación, boletín, carrusel o vídeo.
• Tema / título: el titular o asunto provisional.
• Campaña: la campaña o el tema al que contribuye la pieza, como un lanzamiento de producto, o «Continuo» para los contenidos habituales.
• Palabra clave objetivo: el término de búsqueda para el que está optimizado un artículo de blog o un vídeo. Déjelo en blanco para las publicaciones en redes sociales y los correos electrónicos.
• Responsable: la persona responsable de que la pieza se publique.
• Estado: un desplegable con Idea, En redacción, En revisión, Programado y Publicado.
• Enlace: la URL una vez publicada la pieza, para poder encontrarla después e informar sobre ella.

Versiones de principiante, avanzado y experto

Todas las versiones en hoja de cálculo tienen la fila de encabezado inmovilizada y filtros, para que pueda filtrar por canal, responsable, campaña o estado. El PDF es una copia lista para imprimir para las reuniones de planificación.

Cómo crear un calendario de contenidos con la plantilla

1. Fije los objetivos. Decida qué deben conseguir los contenidos este trimestre, como notoriedad, oportunidades comerciales o formación de los clientes. Vincule cada objetivo a algo que pueda medir. Una plantilla de OKR funciona bien para ello.
2. Conozca a su público y elija los canales. Elija los canales en los que su público ya pasa tiempo y que pueda mantener. Pocos canales bien trabajados son mejores que muchos mal atendidos. Edite el desplegable de Canal para que coincida.
3. Defina los pilares de contenido. Elija de tres a cinco temas recurrentes que conecten lo que le importa a su público con lo que usted ofrece. Los pilares agilizan la planificación y mantienen equilibrada la combinación.
4. Sitúe las campañas y las fechas clave. Añada primero los lanzamientos, los eventos, los momentos estacionales y las fechas del sector, y después rellene los huecos con contenido continuo. Registre el nombre de cada campaña en la columna Campaña.
5. Compruebe la capacidad. Calcule cuántas piezas puede producir de forma realista su equipo cada semana, incluido el tiempo de revisión. Es mejor planificar menos piezas y publicarlas todas. Nuestra guía de planificación de la capacidad explica los fundamentos.
6. Añada cada pieza como una fila con la fecha de publicación, el canal, el tipo de contenido, el tema, el responsable y el estado. En los contenidos orientados a búsquedas, añada la palabra clave objetivo.
7. Fije plazos de producción. Acuerde cuándo vencen los borradores y las revisiones, trabajando hacia atrás desde la fecha de publicación. Anótelos en el calendario del responsable o en un registro de tareas aparte.
8. Haga avanzar las piezas por el flujo de estados a medida que progresa el trabajo, y pegue el enlace cuando se publique una pieza.
9. Revise semanal y mensualmente. Compruebe qué va con retraso, qué ha funcionado bien y qué hay que cambiar para el mes siguiente.

Ejemplo de calendario de contenidos

Las cinco filas de ejemplo muestran una quincena típica de un pequeño equipo de marketing B2B que lleva a cabo un lanzamiento de primavera junto con contenido continuo en redes sociales:

• Cada pieza tiene un responsable, así que está claro a quién preguntar por el avance.
• La columna de campaña le permite filtrar por el lanzamiento de primavera y comprobar que tiene contenido en todos los canales clave.
• Los estados van en consonancia con las fechas: las piezas más próximas son las más avanzadas. Un elemento que siga en Idea dos días antes de su fecha sería una señal de alerta.

Para planificar la campaña detrás de estas publicaciones, utilice la plantilla de campaña de marketing, e informe a los diseñadores y redactores con un plantilla de brief creativo.

Usarlo como calendario de redes sociales, de blog o de correo electrónico

La misma hoja sirve para cada tipo de calendario. Filtre la columna Canal para ver una vista, y añada columnas solo cuando las necesite.

Calendario de redes sociales

Filtre por sus canales sociales. Los equipos que programan publicaciones suelen añadir columnas de hora de publicación, texto, hashtags y un enlace al recurso de imagen o vídeo. Mantenga los textos breves en la hoja y enlace a los borradores más largos.

Calendario de blog o editorial

Filtre por Blog. Utilice la columna Palabra clave objetivo para la planificación SEO, de modo que dos artículos no compitan por el mismo término de búsqueda, y registre la URL publicada en Enlace. Los equipos editoriales suelen añadir las columnas Redactor, Editor y Vencimiento del borrador .

Calendario de correo electrónico

Filtre por Correo electrónico. Añada las columnas Público o segmento y Asunto si envía a varias listas. Espaciar los correos en torno a los lanzamientos y los eventos ayuda a no enviar demasiados mensajes a las mismas personas en una semana.

Calendario de marketing o de campañas

Añada los lanzamientos, los webinars y los eventos como filas con la columna Campaña rellenada, y después filtre por campaña para ver todo lo que la apoya. Para la logística de los eventos, combínelo con la plantilla de planificación de eventos; para el plan más amplio, utilice la plantilla de plan de marketing.

Calendario de contenidos frente a calendario editorial frente a calendario de marketing

Los equipos pequeños suelen necesitar un solo calendario. Los equipos más grandes suelen mantener un calendario de marketing para la visión de conjunto y un calendario de contenidos para la producción diaria, vinculados por la columna Campaña. Para mantener informados a los interesados sobre los lanzamientos, establezca quién recibe qué y cuándo en un plantilla de plan de comunicación.

Gestionar el flujo de trabajo de los contenidos

Un calendario de contenidos muestra cuándo se publica el contenido; por sí solo, no consigue que el contenido se produzca. Trate la columna Estado como un sencillo flujo de producción:

• Limite la cantidad de trabajo en curso. Si hay demasiadas piezas En redacción, termine algunas antes de empezar otras. Es la idea que hay detrás de los límites WIP en Kanban.
• Haga visible el tiempo de revisión. Las revisiones son donde con más frecuencia se atasca el contenido. Acuerde quién aprueba qué y de cuánto tiempo dispone.
• Utilice un tablero si le ayuda. Muchos equipos creativos hacen el seguimiento de la producción en un tablero con los mismos estados como columnas. Nuestras plantilla de tablero Kanban y la guía de Tableros Kanban muestran cómo hacerlo.

Para saber más sobre cómo gestionar el trabajo de diseño, redacción y vídeo en ciclos cortos, lea nuestra guía de Agile para equipos creativos.

Consejos y errores comunes

Consejos

• Agrupe el trabajo similar. Redacte varias publicaciones para redes sociales o grabe varios vídeos en una misma sesión.
• Combine formatos. Combine guías en profundidad con publicaciones breves y vídeo para llegar a las personas de distintas formas.
• Reutilice una pieza grande en varios canales. Una guía puede convertirse en una sección del boletín, un carrusel y un vídeo breve.
• Deje huecos para los contenidos de actualidad. Reserve algunos espacios libres para noticias, tendencias y publicaciones reactivas.
• Coloree o filtre por campaña para ver el equilibrio entre el contenido de campaña y el continuo.

Errores comunes

• Planificar más de lo que se puede producir. Un calendario sobrecargado lleva a trabajos apresurados y fechas incumplidas.
• Hacer el seguimiento solo de las fechas de publicación. Sin plazos para los borradores y las revisiones, el trabajo empieza demasiado tarde.
• Sin responsable. Las piezas asignadas a «marketing» tienden a retrasarse; designe a una persona.
• No mirar nunca atrás. Si no registra los enlaces y los resultados, no podrá saber qué temas y canales funcionan.
• Copiar la misma publicación en todos los canales. Adapte la extensión, el formato y el tono a cada plataforma.

¿Hoja de cálculo o herramienta de gestión del trabajo?

Un calendario en hoja de cálculo es gratuito, flexible y fácil de compartir, lo que lo convierte en el punto de partida adecuado para la mayoría de los equipos. Cuando necesite flujos de aprobación, revisión de imágenes y vídeos, recordatorios automáticos y vistas de calendario para varios equipos, una herramienta de gestión del trabajo puede ahorrarle tiempo. Wrike, nuestra herramienta mejor clasificada, encaja bien con los equipos de marketing y creativos que necesitan revisión de pruebas y aprobaciones; Asana y monday.com también ofrecen vistas de calendario y de tablero adecuadas para los equipos de contenidos.

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Fije la dirección general con un plantilla de plan de salida al mercado para los lanzamientos, y lea nuestra guía de gestión de proyectos de marketing para gestionar las campañas como proyectos.

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