Guía de gestión de proyectos · Costos y recursos
Planificación de la capacidad en la gestión de proyectos: guía y ejemplo
La planificación de la capacidad es el proceso de comparar el trabajo que una organización o un equipo necesita realizar con el tiempo y las competencias de que dispone realmente. Muestra con antelación dónde la demanda superará la capacidad, para que pueda volver a priorizar, contratar o reprogramar antes de que los proyectos se retrasen.
Puntos clave
- La planificación de la capacidad compara la demanda con la capacidad productiva real.
- Reste las ausencias y el tiempo no dedicado a proyectos antes de comparar.
- Planifique por competencias, no solo por número de personas.
- Revise mensualmente y mantenga un pequeño margen sin asignar.
Capacidad, demanda y asignación
| Término | Significado |
|---|---|
| Capacidad | Las horas productivas que un equipo o una persona pueden aportar en un periodo |
| Demanda | Las horas de trabajo que solicitan los proyectos y la actividad ordinaria |
| Asignación | Qué trabajo se asigna a cada persona; consulte asignación de recursos |
| Utilización | Horas asignadas divididas entre horas disponibles, en porcentaje |
La asignación funciona a nivel de tarea dentro de un proyecto. La planificación de la capacidad suele abarcar todo un equipo, departamento o cartera, y meses en lugar de días.
Cómo planificar la capacidad paso a paso
- Elija el ámbito (un equipo, un grupo de competencias o un departamento) y el horizonte de planificación, por ejemplo, el próximo trimestre.
- Calcule la capacidad bruta: personas x horas por semana x semanas.
- Reste las ausencias planificadas, los festivos y la formación.
- Aplique un factor de tiempo productivo para reuniones, tareas administrativas y trabajo de soporte.
- Recopile la demanda de todos los proyectos y del trabajo ordinario, por competencia.
- Compare la demanda con la capacidad para cada competencia y periodo para detectar brechas o excedentes.
- Cierre las brechas volviendo a priorizar, reprogramando, contratando, subcontratando o recortando el alcance y, después, revise mensualmente.
Ejemplo resuelto: un mes para un equipo de cinco personas
Un equipo de diseño tiene cinco personas que trabajan 40 horas semanales. El mes tiene cuatro semanas laborables. Las ausencias planificadas suman 40 horas. La experiencia indica que alrededor del 20% del tiempo se dedica a reuniones, tareas administrativas y soporte.
| Paso | Cálculo | Horas |
|---|---|---|
| Capacidad bruta | 5 personas x 40 h x 4 semanas | 800 |
| Menos ausencias | 800 - 40 | 760 |
| Capacidad productiva | 760 x 80% | 608 |
| Origen de la demanda | Horas |
|---|---|
| Proyecto A (rediseño del sitio web) | 320 |
| Proyecto B (renovación de marca) | 240 |
| Solicitudes del trabajo ordinario | 120 |
| Demanda total | 680 |
Una demanda de 680 horas supera la capacidad productiva de 608 horas en 72 horas, aproximadamente un 12% por encima. Las opciones incluyen trasladar 72 horas del Proyecto B al mes siguiente, contratar a un autónomo durante unas dos semanas o pedir a la empresa que aplace las solicitudes de menor prioridad. Expresado en equivalentes a tiempo completo, la brecha es de 72 / (160 x 80%) = 0.56 FTE para el mes.
Enfoques de planificación de la capacidad
| Enfoque | Descripción | Cuándo usarla |
|---|---|---|
| Estrategia de anticipación (lead) | Añadir capacidad antes de que llegue la demanda | El crecimiento es seguro; el retraso es costoso |
| Estrategia de retraso (lag) | Añadir capacidad solo cuando la demanda esté confirmada | Los presupuestos son ajustados; la demanda es incierta |
| Estrategia de ajuste (match) | Añadir capacidad en pequeños pasos a medida que crece la demanda | La mayoría de las organizaciones orientadas a proyectos |
| Basado en equipos (Agile) | Fijar el tamaño del equipo y ajustar el trabajo a él por prioridades | Equipos de producto estables; consulte planificación de la capacidad ágil |
Errores comunes
- Contar a las personas con 40 horas productivas a la semana.
- Ignorar el trabajo ordinario y de soporte, que consume capacidad sin que se note.
- Planificar por número de personas en lugar de por competencias, de modo que un excedente de probadores oculta una escasez de desarrolladores.
- Tratar el plan como un ejercicio puntual en lugar de revisarlo mensualmente.
- Permitir que cada proyecto dé por hecho que tiene prioridad sobre los especialistas compartidos.
¿Quién es responsable de la planificación de la capacidad?
En muchas organizaciones, la oficina de gestión de proyectos o los gestores de recursos son responsables de la vista de capacidad, mientras que los directores de proyecto aportan las previsiones de demanda. Las decisiones de cartera sobre qué proyectos iniciar deberían basarse en esta vista; consulte gestión de múltiples proyectos.
Plantillas gratuitas sobre este tema
Preguntas frecuentes
¿Qué es la planificación de la capacidad en la gestión de proyectos?
Consiste en comparar el trabajo que demandan los proyectos y las operaciones diarias con el tiempo productivo y las competencias disponibles, para poder corregir las brechas con antelación.
¿Cómo se calcula la capacidad del equipo en la planificación de la capacidad?
Multiplique las personas por las horas y semanas de trabajo, reste las ausencias y los festivos y, después, aplique un factor de tiempo productivo, como el 75-80%, para reuniones y tareas administrativas.
¿Cuál es la diferencia entre la planificación de la capacidad y la planificación de recursos?
La planificación de la capacidad examina la oferta total frente a la demanda en un equipo o una cartera; la planificación y la asignación de recursos asignan personas concretas a tareas concretas.
¿Cuál es una buena tasa de utilización en la planificación de la capacidad?
No hay una única cifra correcta, pero planificar a las personas en torno al 70-85% para trabajo de proyecto suele dejar margen para reuniones, soporte e imprevistos.
¿Cuál es la diferencia entre capacidad y disponibilidad en la planificación de la capacidad?
La disponibilidad es el tiempo que alguien está trabajando y no de vacaciones; la capacidad es la parte productiva de ese tiempo que puede dedicarse al trabajo planificado.
¿Con qué frecuencia deben actualizarse los planes de capacidad?
Es habitual hacerlo mensualmente para las carteras, y semanalmente o en cada sprint para los equipos individuales.
¿Qué son las estrategias de anticipación, retraso y ajuste en la planificación de la capacidad?
La anticipación añade capacidad antes de la demanda, el retraso espera a que la demanda esté confirmada y el ajuste añade capacidad en pequeños pasos a medida que crece la demanda.
¿Cómo funciona la planificación de la capacidad en Agile?
Los equipos estiman su capacidad para cada sprint a partir de la disponibilidad y la velocidad pasada, y se comprometen solo con el trabajo que cabe; consulte planificación de la capacidad ágil.
¿Qué hace la planificación de la capacidad cuando la demanda supera la capacidad?
Debe volver a priorizar, reprogramar, incorporar personas, externalizar o reducir el alcance; de lo contrario, el trabajo se retrasa y las personas se agotan.
¿Qué herramientas se utilizan para la planificación de la capacidad?
Hojas de cálculo para equipos pequeños, o las vistas de carga de trabajo y de cartera del software de gestión de proyectos.
¿Qué relación tiene el FTE con la planificación de la capacidad?
El FTE expresa la capacidad y la demanda en unidades de persona a tiempo completo, lo que facilita comparar las brechas; consulte equivalente a tiempo completo.