Plantillas · Negocio y estrategia
Plantilla gratuita de matriz de competencias (Excel, Google Sheets, PDF)
Esta plantilla gratuita de matriz de habilidades relaciona las habilidades que necesita su equipo con el nivel de dominio de cada persona en una sencilla escala de 0 a 4, para que pueda ver de un vistazo los puntos fuertes, las carencias y los puntos únicos de fallo. Descárguela en Google Sheets, Excel o PDF en nivel principiante, avanzado o experto, sin registrarse, y sustituya los cuatro miembros de ejemplo por los suyos.
Puntos clave
- Una matriz de competencias es una cuadrícula de personas frente a competencias, con una valoración del nivel de dominio en cada celda, que muestra quién puede hacer qué y con qué nivel.
- Acuerde qué significa cada calificación antes de que nadie se puntúe: la escala 0-4 de la plantilla va de ninguno a puede enseñar a otros.
- Lea la matriz por columnas además de por filas: las medias bajas del equipo muestran habilidades débiles, y las habilidades en las que solo una persona se califica con 3 o 4 suponen un riesgo de persona clave.
- Combine la autoevaluación con una conversación de calibración con el responsable o con compañeros para que las valoraciones sean coherentes en todo el equipo.
- Convierta cada hallazgo en una acción (formación, trabajo en pareja, contratación o un cambio de asignación) y actualice la matriz unas dos veces al año.
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Obtenga la plantilla de matriz de competencias
Elija su nivel y formato: Google Sheets, Excel o un PDF listo para imprimir. Las hojas de cálculo incluyen listas desplegables, fórmulas y filas de ejemplo que puede sobrescribir.
¿Qué es una matriz de habilidades?
A matriz de competencias es una cuadrícula que enumera a los miembros del equipo en un lado y las competencias que necesita el equipo en la parte superior, con una valoración del nivel de dominio en cada celda. Muestra de un vistazo quién puede hacer qué y con qué nivel, dónde es fuerte el equipo, qué competencias escasean y quién depende de un único experto, para que los responsables puedan planificar la formación, la asignación de personal y la contratación.
También lo verá llamado matriz de habilidades, a cuadrícula de competencias o un matriz de formación cruzada. Se llame como se llame, sustituye la intuición sobre quién es bueno en qué por una imagen compartida que el equipo ha acordado.
Los directores de proyecto utilizan una matriz de competencias para dotar de personal a los proyectos y detectar riesgos para la entrega; los jefes de equipo la usan para la formación cruzada y las sustituciones; los equipos de RR. HH. y formación, para orientar los presupuestos de formación. Nuestra guía sobre habilidades de gestión de proyectos enumera las competencias técnicas e interpersonales que suelen convertirse en columnas de la matriz de un equipo de dirección de proyectos.
Qué incluye esta plantilla de matriz de competencias
La plantilla tiene una pestaña de datos, Matriz de competencias, con cuatro miembros del equipo de ejemplo (Ana, Ben, Chen y Dana) valorados en seis competencias de gestión de proyectos. Una nota en la parte superior de la hoja explica la escala de valoración. Esta es una vista previa en directo de la versión avanzada:
| Miembro del equipo | Rol | Programación | Gestión de los riesgos | Gestión de interesados | Agile / Scrum | Presupuestación | Datos / informes | Media |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Ana | DP | 4 | 3 | 4 | 2 | 3 | 2 | 3 |
| Ben | DP | 3 | 2 | 3 | 4 | 2 | 3 | 2.83 |
| Chen | Analista | 2 | 2 | 2 | 3 | 1 | 4 | 2.33 |
| Dana | Coordinador | 3 | 1 | 2 | 2 | 2 | 3 | 2.17 |
| Media del equipo | 3 | 2 | 2.75 | 2.75 | 2 | 3 |
Las filas de ejemplo son ilustrativas: sustitúyalas por las suyas.
- Matriz de competencias: Miembro del equipo, Rol, Planificación, Gestión de riesgos, Gestión de interesados, Agile / Scrum, Presupuestación, Datos / informes, Media
Las columnas explicadas
- Miembro del equipo: una fila por persona.
- Rol: el cargo de la persona o su rol en el proyecto, como PM, Analyst o Coordinator.
- Seis columnas de competencias: Planificación, Gestión de riesgos, Gestión de interesados, Agile / Scrum, Presupuestación y Datos / informes. Son ejemplos para un equipo de proyecto: cámbieles el nombre por las competencias que necesite su propio equipo.
- Media: la valoración media de cada persona en las seis competencias, calculada con una fórmula AVERAGE.
- Fila de Media del equipo: la última fila de ejemplo calcula la media de cada columna de competencia para todo el equipo.
La escala de calificación de 0 a 4
Cada celda de competencia admite un número del 0 al 4. Acuerde con el equipo las descripciones siguientes, o su propia versión, antes de que nadie se autoevalúe.
| Calificación | Etiqueta | Cómo se ve en la práctica | Acción habitual |
|---|---|---|---|
| 0 | Ninguno | No lo ha hecho y todavía no sabe cómo | Forme solo si el rol o el proyecto lo necesita |
| 1 | Aprendizaje | Comprende lo básico o está en formación; necesita una supervisión estrecha | Formación reglada más un mentor |
| 2 | Puede hacerlo con ayuda | Puede hacer el trabajo rutinario, pero consulta cualquier cosa inusual | Encargos que suponen un reto, con revisión |
| 3 | Independiente | Hace el trabajo de forma fiable sin supervisión, incluida la mayoría de las excepciones | Lo aplica en proyectos; preparado para sustituir |
| 4 | Puede enseñar a otros | Referente reconocido; puede formar a otros, revisar y mejorar el método | Ejerce de mentor; comparte conocimientos |
Algunas organizaciones usan en su lugar escalas de 1 a 5 o de 0 a 3. Cualquier escala sirve si un 3 significa lo mismo para cada persona y cada competencia.
Versiones de principiante, avanzado y experto
| Versión | Qué incluye | Ideal para |
|---|---|---|
| Principiante | Una pestaña con seis columnas (Miembro del equipo, Rol, Planificación, Gestión de riesgos, Gestión de interesados, Agile / Scrum) y la fila de Media del equipo | Una primera matriz rápida para un equipo pequeño |
| Avanzado | La pestaña completa de la matriz de competencias, con las seis columnas de competencias, una Media personal para cada persona y la fila de Media del equipo | La mayoría de los equipos y proyectos |
| Experto | La pestaña avanzada más una pestaña Instrucciones con pasos y consejos, y una pestaña Historial de revisiones para registrar cada actualización | Matrices que se revisan con regularidad o se comparten con RR. HH. o con una PMO |
Todas las versiones de hoja de cálculo tienen una fila de encabezado inmovilizada y filtros, para que pueda ordenar por cualquier competencia o filtrar por rol. El PDF es una copia lista para imprimir en talleres.
Cómo crear una matriz de competencias paso a paso
Para un equipo pequeño, puede rellenar la plantilla en una hora. La mayor parte del esfuerzo, y la mayor parte del valor, está en acordar las competencias y las definiciones de la valoración.
- Decida para qué sirve la matriz. Dotar de personal a un proyecto, planificar la formación y reducir el riesgo de persona clave requieren listas de habilidades distintas. Escriba el propósito en una frase y fije el ámbito: un equipo, un proyecto o un departamento.
- Elija entre seis y doce competencias. Parta del trabajo, no de los puestos: su plan de proyecto, las descripciones de los roles y los próximos proyectos. Mantenga las habilidades lo bastante concretas para poder calificarlas («Previsión presupuestaria» mejor que «Finanzas») y cambie el nombre de las seis columnas de habilidades de la plantilla para que coincidan. Inserte columnas adicionales antes de Media si necesita más.
- Acuerde las definiciones de las calificaciones. Utilice la escala de 0 a 4 anterior y, para las competencias importantes, añada un ejemplo de cómo es un 3, como «elabora y mantiene un cronograma con recursos asignados sin ayuda».
- Pida a cada persona que se autoevalúe. Pídales que anoten una evidencia para cualquier valoración de 3 o 4.
- Calibre las valoraciones. El responsable revisa las puntuaciones de cada persona en una breve conversación y, cuando es útil, consulta a un compañero que haya trabajado con ella. El objetivo es la coherencia en todo el equipo, no rebajar la nota a nadie.
- Introduzca las valoraciones acordadas. Sustituya las filas de ejemplo por su equipo. La Media personal y la fila de Media del equipo se calculan automáticamente para las filas de ejemplo; consulte los consejos sobre la hoja de cálculo más abajo cuando añada más personas.
- Analice los resultados. Fíjese en las medias del equipo para detectar competencias débiles, cuente cuántas personas tienen 3 o más en cada competencia para encontrar puntos únicos de fallo y anote quién tiene un 4 y podría formar a otros. El ejemplo práctico de abajo muestra cómo hacerlo.
- Actúe y registre las acciones. Convierta cada hallazgo en una acción concreta con un responsable y una fecha: formación, trabajo en pareja, un cambio de personal o una decisión de contratación. Registre la formación en una plantilla de plan de formación y las mejoras más amplias en un plantilla de plan de acción.
Consejos para la hoja de cálculo
- Añadir más personas: las fórmulas de Media del equipo cubren las cuatro filas de ejemplo (por ejemplo, =AVERAGE(C6:C9)). Inserte las filas nuevas entre la primera y la última fila de ejemplo para que los rangos se amplíen automáticamente, o modifique los rangos para incluir a todas las personas.
- Copie hacia abajo la fórmula Average: las filas vacías situadas bajo los ejemplos no contienen la fórmula de Media personal, así que cópiela de una fila de ejemplo en cada fila nueva.
- Añada un recuento de cobertura: bajo la fila Media del equipo, añada una fila llamada «Personas con 3+» con una fórmula como =COUNTIF(C6:C9,">=3") en cada columna de habilidad. Cualquier habilidad que muestre 0 o 1 requiere atención.
- Cree un mapa de calor: seleccione las celdas de valoración y aplique una escala de colores (Formato > Formato condicional > Escala de colores en Google Sheets; Inicio > Formato condicional > Escalas de color en Excel). Del rojo al verde, las brechas saltan a la vista.
- Mantenga diferenciados los vacíos y los ceros: una celda vacía significa que aún no se ha valorado; un 0 significa que no hay competencia. AVERAGE ignora las celdas vacías pero cuenta los ceros, así que rellene todas las celdas antes de leer las medias.
Ejemplo de matriz de competencias: cómo leer los datos de ejemplo
Los datos de ejemplo describen un equipo de proyecto de cuatro personas: dos directores de proyecto (Ana y Ben), un analista (Chen) y una coordinadora (Dana). Esto es lo que muestra la matriz cuando se lee columna a columna:
| Habilidad | Media del equipo | Personas valoradas con 3 o 4 | Valorado con 4 (puede enseñar) | Qué indica |
|---|---|---|---|---|
| Programación | 3.00 | 3 (Ana, Ben, Dana) | Ana | Un punto fuerte con buena cobertura |
| Gestión de los riesgos | 2.00 | 1 (Ana) | Nadie | Competencia débil y punto único de fallo |
| Gestión de interesados | 2.75 | 2 (Ana, Ben) | Ana | Adecuado, pero solo los dos directores de proyecto pueden hacerlo solos |
| Agile / Scrum | 2.75 | 2 (Ben, Chen) | Ben | Adecuado, con un coach interno disponible |
| Presupuestación | 2.00 | 1 (Ana) | Nadie | Competencia débil y punto único de fallo |
| Datos / informes | 3.00 | 3 (Ben, Chen, Dana) | Chen | Un punto fuerte con buena cobertura |
Qué muestra el ejemplo
- Dos riesgos de persona clave. Solo Ana puede encargarse de la gestión de riesgos y de la presupuestación de forma autónoma. Si se ausenta o se marcha, el equipo pierde ambas a la vez. Es un riesgo para la entrega que merece registrarse en el registro de riesgos.
- Dos puntos fuertes claros. Programación y datos e informes cuentan con tres personas capacitadas cada una, así que el equipo puede absorber ausencias en esas áreas.
- Coaches internos. Ana (planificación, gestión de interesados), Ben (Agile / Scrum) y Chen (datos e informes) tienen un 4, así que gran parte del desarrollo puede hacerse mediante el trabajo en pareja en lugar de cursos de pago.
- Las medias personales necesitan contexto. Ana tiene una media de 3,00, Ben de 2,83, Chen de 2,33 y Dana de 2,17. Eso no convierte a Dana en el miembro más débil del equipo: no se espera que un coordinador esté a la altura de un director de proyecto en presupuestación. Compare a las personas con las necesidades de su rol, no entre sí.
Acciones del ejemplo
| Hallazgo | Acción | Responsable | Objetivo |
|---|---|---|---|
| La gestión de riesgos depende de Ana | Ben dirige con Ana las dos próximas revisiones de riesgos; Dana (valorada con 1) hace un curso breve de gestión de riesgos | Ana y el jefe de equipo | Ben a 3 y Dana a 2 antes de la próxima revisión |
| La presupuestación depende de Ana | Ben acompaña a Ana en la previsión mensual; Chen (calificado con 1) aprende los fundamentos del seguimiento de costes | Ana | Ben, a 3 en seis meses |
| Agile / Scrum es desigual | Ben imparte un breve taller interno para Ana y Dana | Ben | Ana y Dana a 3 |
| Los datos y los informes son un punto fuerte | Chen documenta el proceso de elaboración de informes para que otros puedan sustituirle | Chen | Guía escrita disponible |
Cómo utilizar una matriz de competencias en la gestión de proyectos
Una matriz de competencias es más útil cuando se vincula a las decisiones que ya toma sobre las personas, los riesgos y el tiempo.
Dotar de personal a los proyectos y asignar recursos
Al asignar el trabajo, haga coincidir las habilidades que necesita cada paquete de trabajo con las personas que se califican con 3 o 4, y empareje deliberadamente a un 4 con un 1 o un 2 cuando tenga tiempo para el desarrollo. Nuestra guía de asignación de recursos explica cómo asignar a las personas entre tareas y proyectos, y recursos del proyecto abarca la combinación más amplia de personas, equipos y presupuesto.
Planificación de la capacidad
Una matriz de competencias le dice quién puede hacer el trabajo; la planificación de la capacidad le dice si tiene horas para hacerlo. Un equipo con horas libres puede seguir bloqueado si la única persona que sabe presupuestar está totalmente ocupada. Lea planificación de la capacidad en la gestión de proyectos, o planificación de la capacidad en Agile si planifica en sprints. Si una persona clave está sobrecargada, nivelación de recursos puede reequilibrar el cronograma.
Gestionar el riesgo de persona clave
Los puntos únicos de fallo son riesgos del proyecto como cualquier otro. Regístrelos con una causa, un responsable y una respuesta, como la formación cruzada, la documentación o un proveedor alternativo.
Crear equipos ágiles multifuncionales
Los equipos ágiles aspiran a reunir todas las competencias necesarias para entregar, y muchos fomentan perfiles en forma de T, con profundidad en un área y conocimientos prácticos de otras. Una matriz de competencias muestra quién debería aprender qué a continuación. Nuestras guías sobre qué es un equipo ágil y roles del Scrum Team explican las estructuras.
Planificar la formación y la contratación
Las brechas que el trabajo en pareja no puede cerrar se convierten en necesidades de formación o de contratación. Priorice según la distancia entre la valoración que tiene una persona y la que requiere el puesto. Para los directores de proyecto, nuestra certificación en gestión de proyectos explica las vías formales para subir una calificación.
Matriz de habilidades frente a matriz de competencias frente a matriz RACI
Estos documentos se confunden fácilmente porque varios son cuadrículas de personas frente a algo. Cada uno responde a una pregunta distinta:
| Documento | Pregunta a la que responde | Filas y columnas | Úsela cuando |
|---|---|---|---|
| Matriz de competencias | ¿Quién puede hacer qué y con qué nivel? | Personas frente a competencias, con valoraciones del nivel de dominio | Dotación de personal, formación cruzada, riesgo de persona clave |
| Matriz de competencias | ¿Cumple cada persona el nivel esperado para su rol? | Roles o personas frente a competencias (habilidades, conocimientos y comportamientos) y niveles esperados | Marcos de carrera profesional, desempeño y promoción |
| matriz RACI | ¿Quién es responsable de qué en este proyecto? | Tareas o entregables frente a personas o roles, marcados con R, A, C o I | Aclarar responsabilidades y decisiones |
| Plan de formación | ¿Quién aprenderá qué, cómo, para cuándo y con qué coste? | Alumnos frente a actividades formativas, fechas y costes | Actuar sobre las brechas que detecta una matriz de competencias |
Una secuencia habitual es: elaborar la matriz de competencias, asignar el personal al proyecto y después registrar quién hace qué en una plantilla de matriz RACI. Nuestra guía de la matriz RACI explica en detalle la asignación de responsabilidades. Para brechas de capacidad más amplias en procesos o herramientas, un plantilla de análisis de brechas es la opción más adecuada.
Errores comunes con la matriz de competencias
- Demasiadas habilidades. Cuarenta columnas producen una matriz que nadie actualiza. Limítese a las habilidades que afectan a la entrega y divida el equipo en varias matrices si es necesario.
- Competencias imprecisas. «Comunicación» es difícil de valorar de forma coherente; «Dirigir reuniones del comité de dirección» es fácil.
- Sin definiciones acordadas. Sin ellas, las personas seguras de sí mismas se valoran alto y las modestas, bajo, y la matriz mide la personalidad en lugar de la competencia.
- Usarla como puntuación del desempeño. Si las valoraciones repercuten directamente en la retribución o en las evaluaciones del desempeño, la gente las inflará. Deje claro desde el principio que la matriz es una herramienta de planificación.
- Crearla una sola vez. Las competencias cambian después de cada proyecto y cada curso. Una matriz de hace un año es una conjetura.
- Sin acciones. Una matriz sin un plan de formación, un cambio de personal o una decisión de contratación asociados es solo un gráfico.
Consejos para que las calificaciones sean precisas y justas
- Pida pruebas. Para cualquier 3 o 4, pida un ejemplo reciente: un cronograma que haya elaborado, una revisión de riesgos que haya dirigido, un informe del que sea responsable.
- Considere añadir una columna de interés. Algunos equipos añaden un simple sí o no para indicar si la persona quiere desarrollar una competencia. Ayuda a elegir a quién formar; es un añadido opcional, no forma parte de la plantilla.
- Tenga en cuenta la privacidad. Las valoraciones son información personal. Comparta la matriz completa solo con quienes la necesiten y limite la vista del equipo a las medias y la cobertura si eso encaja con su cultura. Consulte la política de RR. HH. de su organización.
- Actualícela dos veces al año, y después de una formación importante, una reorganización o la lecciones aprendidas . La pestaña Revision history de la versión experta sirve para registrar cada actualización.
Si lleva proyectos relacionados con las personas, como la incorporación de empleados o una reorganización, nuestra guía sobre La gestión de proyectos de RR. HH. muestra cómo encaja una matriz de competencias con el resto del plan.
Plantillas y guías relacionadas
Una matriz de competencias suele ser el primer paso de una breve cadena de documentos: la matriz encuentra las brechas, un plan de formación las cierra, y el plan de proyecto y la matriz RACI asignan a las personas adecuadas al trabajo adecuado. Las metas de desarrollo del equipo pueden recogerse en un plantilla de OKR, y las decisiones de dotación de personal alimentan directamente su plantilla de plan de proyecto.
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- Asignación de recursos en dirección de proyectos: pasos y ejemplo
- Planificación de la capacidad en la gestión de proyectos: guía y ejemplo
Para entender los roles que está cubriendo, lea nuestra guía sobre roles y responsabilidades del director de proyecto.
Preguntas frecuentes
¿Qué es una plantilla de matriz de competencias?
Una plantilla de matriz de habilidades es una cuadrícula ya preparada que cruza a los miembros del equipo con las habilidades que necesita su equipo, con una calificación del nivel de dominio en cada celda. Esta utiliza una escala de 0 a 4 y calcula la media de cada persona y una media del equipo para cada habilidad.
¿Es gratuita esta plantilla de matriz de competencias?
Sí. La plantilla de matriz de competencias se descarga gratis en Google Sheets, Excel y PDF, en los niveles básico, avanzado y experto, sin necesidad de registrarse.
¿Cómo se crea una matriz de habilidades en Excel o Google Sheets?
Enumere a los miembros del equipo en la primera columna y las competencias en la parte superior, acuerde una escala de valoración, introduzca una valoración para cada persona y competencia, y después añada fórmulas AVERAGE para cada persona y cada competencia. La plantilla ya tiene esta estructura, así que solo tiene que cambiar el nombre de las competencias e introducir a su equipo.
¿Qué escala de valoración debe usar una matriz de competencias?
Use cuatro o cinco niveles claramente definidos. Esta plantilla usa 0 = ninguno, 1 = aprendiendo, 2 = puede hacerlo con ayuda, 3 = autónomo y 4 = puede enseñar a otros. La escala exacta importa menos que el hecho de que todos usen las mismas definiciones.
¿Cuál es la diferencia entre una matriz de habilidades y una matriz de competencias?
Una matriz de habilidades registra lo bien que las personas pueden desempeñar habilidades concretas. Una matriz de competencias suele ser más amplia y abarca habilidades, conocimientos y comportamientos frente al nivel esperado para cada rol.
¿Qué es una matriz de brechas de competencias?
Una matriz de brechas de competencias compara la valoración que necesita cada persona o rol con la que tiene hoy. Puede usar esta plantilla de ese modo añadiendo una valoración objetivo para cada competencia y comparándola con las valoraciones reales.
¿Quién debe rellenar la matriz de competencias?
Los miembros del equipo se autoevalúan primero y después su responsable revisa las valoraciones con ellos, idealmente con la aportación de un compañero.
¿Con qué frecuencia debe actualizarse una matriz de competencias?
Aproximadamente cada seis meses, y después de una formación importante, un cambio en el equipo o el final de un proyecto grande.
¿Cómo encuentro los puntos únicos de fallo en una matriz de competencias?
Cuente cuántas personas tienen un 3 o un 4 en cada columna de competencia, por ejemplo con una fórmula COUNTIF. Cualquier competencia en la que solo una persona (o nadie) sea autónoma es un riesgo de persona clave que requiere formación cruzada o un sustituto.
¿Puedo usar la plantilla de matriz de competencias para asignar personal a los proyectos?
Sí. Asocie las competencias que requiere cada tarea con las personas valoradas con 3 o 4, y compruebe la disponibilidad con asignación de recursos y la planificación de la capacidad.
¿Es lo mismo una matriz de habilidades que una matriz RACI?
No. Una matriz de competencias muestra la capacidad: quién puede hacer el trabajo. Una matriz RACI muestra la responsabilidad: quién hace el trabajo, quién rinde cuentas y a quién se consulta o se informa.
¿Cuál es la diferencia entre las plantillas de matriz de competencias básica, avanzada y experta?
La versión básica tiene una pestaña con cuatro columnas de competencias y una fila con la media del equipo. La versión avanzada tiene las seis competencias más las medias personales y del equipo. La versión experta añade una pestaña de Instrucciones y otra de Historial de revisiones.