Template gratuito di matrice delle competenze (Excel, Google Sheets, PDF)

Che cos'è una matrice delle competenze?

A matrice delle competenze è una griglia che elenca i membri del team su un lato e le competenze di cui il team ha bisogno in alto, con una valutazione del livello di padronanza in ogni cella. Mostra a colpo d'occhio chi sa fare che cosa e quanto bene, dove il team è forte, quali competenze sono scarse e chi dipende da un unico esperto, così i manager possono pianificare formazione, assegnazione del personale e assunzioni.

Lo troverai anche chiamato matrice di competenze, a griglia delle competenze oppure un matrice di formazione incrociata. Qualunque sia il nome, sostituisce le sensazioni su chi è bravo in cosa con un quadro condiviso su cui il team si è accordato.

I project manager usano una matrice delle competenze per assegnare il personale ai progetti e individuare rischi di consegna; i team lead la usano per la formazione incrociata e le sostituzioni; i team HR e formazione la usano per indirizzare i budget di formazione. La nostra guida a competenze di project management elenca le hard skill e le soft skill che spesso diventano colonne nella matrice di un team di PM.

Cosa contiene questo template di matrice delle competenze

Il template ha una scheda dati, Matrice delle competenze, con quattro membri del team di esempio (Ana, Ben, Chen e Dana) valutati su sei competenze di project management. Una nota in cima al foglio spiega la scala di valutazione. Ecco un'anteprima dal vivo della versione avanzata:

Le righe di esempio sono solo indicative: sostituiscile con le tue.

• Matrice delle competenze: Membro del team, Ruolo, Schedulazione, Risk management, Gestione stakeholder, Agile / Scrum, Budgeting, Dati / reporting, Media

Le colonne spiegate

• Membro del team: una riga per persona.
• Ruolo: la qualifica della persona o il suo ruolo nel progetto, come PM, Analista o Coordinatore.
• Sei colonne di competenze: Schedulazione, Risk management, Gestione stakeholder, Agile / Scrum, Budgeting e Dati / reporting. Sono esempi per un team di progetto: rinominali con le competenze di cui ha bisogno il tuo team.
• Media: la valutazione media di ciascuna persona sulle sei competenze, calcolata con una formula AVERAGE.
• Riga Media del team: l'ultima riga di esempio calcola la media di ogni colonna di competenza su tutto il team.

La scala di valutazione da 0 a 4

Ogni cella di competenza accetta un numero da 0 a 4. Concorda con il team le descrizioni seguenti, o una tua versione, prima che qualcuno si autovaluti.

Alcune organizzazioni usano invece una scala da 1 a 5 o da 0 a 3. Qualsiasi scala funziona se un 3 significa la stessa cosa per ogni persona e ogni competenza.

Versioni base, avanzata ed esperta

Ogni versione del foglio di calcolo ha una riga di intestazione bloccata e filtri, così puoi ordinare per qualsiasi competenza o filtrare per ruolo. Il PDF è una copia pronta per la stampa da usare nei workshop.

Come creare una matrice delle competenze passo dopo passo

Per un piccolo team puoi compilare il template in un'ora. La maggior parte dell'impegno, e del valore, sta nel concordare le competenze e le definizioni delle valutazioni.

1. Decidi a cosa serve la matrice. Assegnare personale a un progetto, pianificare la formazione e ridurre il rischio legato a persone chiave richiedono elenchi di competenze diversi. Scrivi lo scopo in una frase e definisci il perimetro: un team, un progetto o un reparto.
2. Scegli da sei a dodici competenze. Parti dal lavoro, non dai titoli di lavoro: il tuo piano di progetto, le descrizioni dei ruoli e i progetti in arrivo. Mantieni le competenze abbastanza specifiche da poterle valutare ("Previsione di budget" anziché "Finanza") e rinomina di conseguenza le sei colonne delle competenze del template. Inserisci colonne aggiuntive prima di Media se te ne servono altre.
3. Concorda le definizioni dei punteggi. Usa la scala da 0 a 4 indicata sopra e, per le competenze importanti, aggiungi un esempio di che cosa corrisponde a un 3, come "costruisce e mantiene una schedulazione con carico di risorse senza aiuto".
4. Chiedi a ogni persona di autovalutarsi. Chiedi loro di annotare un'evidenza per ogni valutazione 3 o 4.
5. Calibra le valutazioni. Il manager rivede i punteggi di ciascuna persona in una breve conversazione e, se utile, chiede il parere di un collega che ha lavorato con lei. Lo scopo è la coerenza all'interno del team, non abbassare i voti.
6. Inserisci le valutazioni concordate. Sostituisci le righe di esempio con il tuo team. La Media personale e la riga Media del team si calcolano automaticamente per le righe di esempio; consulta i suggerimenti sul foglio di calcolo qui sotto quando aggiungi altre persone.
7. Analizza i risultati. Esamina le medie del team per individuare le competenze deboli, conta quante persone hanno valutazione 3 o superiore in ogni competenza per trovare i single point of failure e annota chi ha valutazione 4 e potrebbe fare da coach agli altri. L'esempio pratico seguente mostra come.
8. Agisci e registra le azioni. Trasforma ogni risultato in un'azione specifica con un responsabile e una data: formazione, affiancamento, una modifica dell'organico o una decisione di assunzione. Registra la formazione in un modello di piano di formazione e i miglioramenti più ampi in un modello di piano d'azione.

Consigli per il foglio di calcolo

• Aggiungere più persone: le formule della Media del team coprono le quattro righe di esempio (per esempio =AVERAGE(C6:C9)). Inserisci le nuove righe tra la prima e l'ultima riga di esempio, così gli intervalli si espandono automaticamente, oppure modifica gli intervalli per includere tutte le persone.
• Copia verso il basso la formula della Media: le righe vuote sotto i dati di esempio non contengono la formula della Media personale, quindi copiala da una riga di esempio in ogni nuova riga.
• Aggiungi un conteggio della copertura: sotto la riga Media del team, aggiungi una riga chiamata "Persone a 3+" con una formula come =COUNTIF(C6:C9,">=3") in ogni colonna delle competenze. Qualsiasi competenza che mostra 0 o 1 richiede attenzione.
• Crea una heatmap: seleziona le celle delle valutazioni e applica una scala di colori (Formato > Formattazione condizionale > Scala di colori in Google Sheets; Home > Formattazione condizionale > Scale di colori in Excel). Una scala dal rosso al verde fa risaltare le lacune.
• Mantieni distinti celle vuote e zeri: una cella vuota significa non ancora valutato; uno 0 significa nessuna competenza. AVERAGE ignora le celle vuote ma conta gli zeri, quindi compila ogni cella prima di leggere le medie.

Esempio di matrice delle competenze: leggere i dati di esempio

I dati di esempio descrivono un team di progetto di quattro persone: due project manager (Ana e Ben), un analista (Chen) e una coordinatrice (Dana). Ecco che cosa mostra la matrice leggendola colonna per colonna:

Cosa mostra l'esempio

• Due rischi legati alle persone chiave. Solo Ana sa gestire in autonomia il risk management e il budgeting. Se è assente o lascia il team, il team perde entrambe le competenze contemporaneamente. È un rischio di consegna che vale la pena registrare nel registro dei rischi.
• Due chiari punti di forza. Schedulazione e dati e reporting hanno tre persone capaci ciascuna, quindi il team può assorbire le assenze in queste aree.
• Coach interni. Ana (schedulazione, gestione degli stakeholder), Ben (Agile / Scrum) e Chen (dati e reporting) hanno tutti valutazione 4, quindi gran parte dello sviluppo può avvenire tramite affiancamento anziché con corsi a pagamento.
• Le medie personali vanno contestualizzate. Ana ha una media di 3,00, Ben 2,83, Chen 2,33 e Dana 2,17. Questo non fa di Dana il membro più debole del team: da un coordinatore non ci si aspetta lo stesso livello di un PM nel budgeting. Confronta le persone con le esigenze del loro ruolo, non tra loro.

Azioni dall'esempio

Come usare una matrice delle competenze nel project management

Una matrice delle competenze è più utile quando la colleghi a decisioni che già prendi su persone, rischi e tempi.

Assegnare personale ai progetti e allocare le risorse

Quando assegni il lavoro, abbina le competenze richieste da ogni work package alle persone con valutazione 3 o 4 e affianca deliberatamente un 4 a un 1 o a un 2 quando hai tempo per lo sviluppo. La nostra guida a allocazione delle risorse spiega come assegnare le persone tra attività e progetti, e risorse di progetto copre il mix più ampio di persone, attrezzature e budget.

Capacity planning

Una matrice delle competenze ti dice chi può svolgere il lavoro; la pianificazione della capacità ti dice se ha le ore disponibili. Un team con ore libere può comunque essere bloccato se l'unica persona che sa fare budgeting è completamente allocata. Leggi pianificazione della capacità nel project management, oppure Capacity planning Agile se pianifichi per sprint. Se una persona chiave è sovraccarica, livellamento delle risorse può ribilanciare la schedulazione.

Gestire il rischio legato alle persone chiave

I single point of failure sono rischi di progetto come tutti gli altri. Registrali con una causa, un responsabile e una risposta come formazione incrociata, documentazione o un fornitore di riserva.

Costruire team Agile cross-funzionali

I team Agile puntano a possedere tutte le competenze necessarie per consegnare, e molti incoraggiano persone a T, con una competenza approfondita in un'area e conoscenze operative nelle altre. Una matrice delle competenze mostra chi dovrebbe imparare che cosa a seguire. Le nostre guide a che cos'è un team Agile e ruoli dello Scrum Team ne spiegano le strutture.

Pianificare formazione e assunzioni

Le lacune che l'affiancamento non riesce a colmare diventano esigenze di formazione o di assunzione. Stabilisci le priorità in base alla distanza tra la valutazione di una persona e quella richiesta dal ruolo. Per i project manager, il nostro certificazioni di project management tratta i percorsi formali per migliorare una valutazione.

Matrice delle competenze, competency matrix e matrice RACI a confronto

Questi documenti si confondono facilmente perché molti sono griglie di persone rispetto a qualcos'altro. Ognuno risponde a una domanda diversa:

Una sequenza comune è: costruire la matrice delle competenze, assegnare il personale al progetto, poi registrare chi fa che cosa in una modello di matrice RACI. Il nostro guida alla matrice RACI spiega in dettaglio l'assegnazione delle responsabilità. Per lacune di capacità più ampie su processi o strumenti, un modello di gap analysis è la scelta più adatta.

Errori comuni con la matrice delle competenze

• Troppe competenze. Quaranta colonne producono una matrice che nessuno aggiorna. Limitati alle competenze che incidono sulla consegna e, se necessario, suddividi il team in più matrici.
• Competenze vaghe. "Comunicazione" è difficile da valutare in modo coerente; "Condurre le riunioni del comitato direttivo" è facile.
• Nessuna definizione concordata. Senza di esse, le persone sicure di sé si valutano alto e quelle modeste basso, e la matrice misura la personalità anziché la competenza.
• Usarla come punteggio di performance. Se le valutazioni influiscono direttamente su retribuzione o valutazioni delle performance, le persone le gonfieranno. Chiarisci fin dall'inizio che la matrice è uno strumento di pianificazione.
• Costruirla una sola volta. Le competenze cambiano dopo ogni progetto e ogni corso. Una matrice vecchia di un anno è un'ipotesi.
• Nessuna azione. Una matrice senza un piano di formazione, una modifica dell'organico o una decisione di assunzione collegati è solo un grafico.

Suggerimenti per mantenere le valutazioni accurate ed eque

• Chiedi evidenze. Per ogni 3 o 4, chiedi un esempio recente: una schedulazione che ha costruito, una revisione dei rischi che ha condotto, un report di cui è responsabile.
• Valuta una colonna per l'interesse. Alcuni team aggiungono un semplice sì o no per indicare se la persona vuole sviluppare una competenza. Aiuta a scegliere chi formare; è un'aggiunta facoltativa, non fa parte del template.
• Attenzione alla privacy. Le valutazioni sono informazioni personali. Condividi la matrice completa solo con chi ne ha bisogno e limita la vista del team a medie e copertura, se è adatto alla tua cultura aziendale. Verifica la policy HR della tua organizzazione.
• Aggiornala due volte l'anno, e dopo una formazione importante, una riorganizzazione o la lezioni apprese revisione. La scheda Cronologia delle revisioni della versione esperta serve a registrare ogni aggiornamento.

Se gestisci progetti legati alle persone, come l'onboarding o una riorganizzazione, la nostra guida a Il project management in ambito HR mostra come una matrice delle competenze si integra con il resto del piano.

Modelli e guide correlati

Una matrice delle competenze è di solito il primo passo di una breve catena di documenti: la matrice individua le lacune, un piano di formazione le colma, e il piano di progetto e la matrice RACI mettono le persone giuste sul lavoro giusto. Gli obiettivi di sviluppo del team possono trovarsi in un modello OKR, e le decisioni sull'assegnazione del personale alimentano direttamente il tuo modello di piano di progetto.

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Per capire i ruoli per cui stai cercando persone, leggi la nostra guida a ruoli e responsabilità del project manager.

Domande frequenti