Kostenlose Vorlage für eine Kompetenzmatrix (Excel, Google Sheets, PDF)

Was ist eine Kompetenzmatrix?

A Kompetenzmatrix ist ein Raster, das die Teammitglieder auf einer Seite und die Kompetenzen, die das Team braucht, in der obersten Zeile aufführt, mit einer Bewertung des Kenntnisstands in jeder Zelle. Es zeigt auf einen Blick, wer was wie gut kann, wo das Team stark ist, welche Kompetenzen dünn besetzt sind und wer von einem einzelnen Experten abhängt, sodass Führungskräfte Schulungen, Besetzung und Einstellungen planen können.

Sie werden auch die Bezeichnung finden Skill-Matrix, a Kompetenzraster oder ein Cross-Training-Matrix. Wie auch immer sie heißt: Sie ersetzt das Bauchgefühl, wer worin gut ist, durch ein gemeinsames Bild, auf das sich das Team geeinigt hat.

Projektmanager nutzen eine Kompetenzmatrix, um Projekte zu besetzen und Lieferrisiken zu erkennen; Teamleiter nutzen sie für Cross-Training und Vertretungen; HR- und Weiterbildungsteams nutzen sie, um Schulungsbudgets gezielt einzusetzen. Unser Leitfaden zu Projektmanagement-Kompetenzen listet die Hard und Soft Skills auf, die oft zu Spalten in der Matrix eines PM-Teams werden.

Was diese Vorlage für die Kompetenzmatrix enthält

Die Vorlage hat ein Datenblatt, Kompetenzmatrix, mit vier Beispiel-Teammitgliedern (Ana, Ben, Chen und Dana), die anhand von sechs Projektmanagement-Kompetenzen bewertet werden. Ein Hinweis oben im Blatt erklärt die Bewertungsskala. Hier eine Live-Vorschau der fortgeschrittenen Version:

Die Beispielzeilen sind nur Beispiele: Ersetzen Sie sie durch Ihre eigenen.

• Kompetenzmatrix: Teammitglied, Rolle, Terminplanung, Risikomanagement, Stakeholdermgmt., Agile / Scrum, Budgetierung, Daten / Reporting, Durchschnitt

Die Spalten erklärt

• Teammitglied: eine Zeile pro Person.
• Rolle: die Stellenbezeichnung oder Projektrolle der Person, etwa PM, Analyst oder Koordinator.
• Sechs Kompetenzspalten: Terminplanung, Risikomanagement, Stakeholdermgmt., Agile / Scrum, Budgetierung und Daten / Reporting. Dies sind Beispiele für ein Projektteam: Benennen Sie sie in die Kompetenzen um, die Ihr eigenes Team braucht.
• Durchschnitt: die durchschnittliche Bewertung jeder Person über die sechs Kompetenzen, berechnet mit einer AVERAGE-Formel.
• Zeile Teamdurchschnitt: Die letzte Beispielzeile bildet für jede Kompetenzspalte den Durchschnitt über das Team.

Die Bewertungsskala von 0 bis 4

Jede Kompetenzzelle nimmt eine Zahl von 0 bis 4 auf. Stimmen Sie die folgenden Beschreibungen oder Ihre eigene Version mit dem Team ab, bevor sich jemand selbst bewertet.

Manche Organisationen bewerten stattdessen von 1 bis 5 oder von 0 bis 3. Jede Skala funktioniert, wenn eine 3 für jede Person und jede Kompetenz dasselbe bedeutet.

Einsteiger-, Fortgeschrittenen- und Expertenversion

Jede Tabellenversion hat eine fixierte Kopfzeile und Filter, sodass Sie nach jeder Kompetenz sortieren oder nach Rolle filtern können. Das PDF ist eine druckfertige Kopie für Workshops.

Eine Kompetenzmatrix Schritt für Schritt erstellen

Für ein kleines Team können Sie die Vorlage in einer Stunde ausfüllen. Der meiste Aufwand und der größte Nutzen liegen darin, sich auf die Kompetenzen und die Bewertungsdefinitionen zu einigen.

1. Legen Sie fest, wofür die Matrix dient. Ein Projekt zu besetzen, Schulungen zu planen und das Schlüsselpersonenrisiko zu senken, erfordert unterschiedliche Fähigkeitslisten. Schreiben Sie den Zweck in einem Satz auf und legen Sie den Rahmen fest: ein Team, ein Projekt oder eine Abteilung.
2. Wählen Sie sechs bis zwölf Kompetenzen. Gehen Sie von der Arbeit aus, nicht von Stellenbezeichnungen: Ihrem Projektplan, Rollenbeschreibungen und anstehenden Projekten. Formulieren Sie Fähigkeiten so konkret, dass sie sich bewerten lassen („Budgetprognose“ statt „Finanzen“), und benennen Sie die sechs Fähigkeitsspalten der Vorlage entsprechend um. Fügen Sie vor Durchschnitt weitere Spalten ein, wenn Sie mehr brauchen.
3. Vereinbaren Sie die Definitionen der Bewertungsstufen. Verwenden Sie die Skala von 0 bis 4 oben und ergänzen Sie für wichtige Kompetenzen ein Beispiel dafür, wie eine 3 aussieht, etwa „erstellt und pflegt ohne Hilfe einen ressourcenbelasteten Terminplan“.
4. Bitten Sie jede Person um eine Selbsteinschätzung. Bitten Sie sie, für jede Bewertung mit 3 oder 4 einen Nachweis zu notieren.
5. Kalibrieren Sie die Bewertungen. Die Führungskraft bespricht die Bewertungen jeder Person in einem kurzen Gespräch und fragt, wo sinnvoll, einen Kollegen, der mit ihr gearbeitet hat. Ziel ist Einheitlichkeit im Team, nicht Abwertung.
6. Tragen Sie die vereinbarten Bewertungen ein. Ersetzen Sie die Beispielzeilen durch Ihr Team. Der persönliche Durchschnitt und die Zeile Teamdurchschnitt werden für die Beispielzeilen automatisch berechnet; beachten Sie die Tabellentipps unten, wenn Sie weitere Personen hinzufügen.
7. Analysieren Sie die Ergebnisse. Sehen Sie sich die Teamdurchschnitte für schwache Kompetenzen an, zählen Sie, wie viele Personen in jeder Kompetenz mit 3 oder mehr bewertet sind, um Single Points of Failure zu finden, und notieren Sie, wer mit 4 bewertet ist und andere coachen könnte. Das folgende Beispiel zeigt, wie das geht.
8. Handeln Sie und halten Sie die Maßnahmen fest. Machen Sie aus jeder Erkenntnis eine benannte Maßnahme mit Verantwortlichem und Termin: Schulung, Tandemarbeit, eine Personaländerung oder eine Einstellungsentscheidung. Halten Sie Schulungen in einem Schulungsplan-Vorlage und weiterreichende Verbesserungen in einem Vorlage für einen Maßnahmenplan.

Tipps zur Tabelle

• Mehr Personen hinzufügen: die Formeln für den Teamdurchschnitt decken die vier Beispielzeilen ab (zum Beispiel =AVERAGE(C6:C9)). Fügen Sie neue Zeilen zwischen der ersten und letzten Beispielzeile ein, damit sich die Bereiche automatisch erweitern, oder passen Sie die Bereiche so an, dass sie jede Person einschließen.
• Kopieren Sie die Formel für den Durchschnitt nach unten: Die leeren Zeilen unter den Beispielen enthalten die Formel für den persönlichen Durchschnitt nicht, kopieren Sie sie daher aus einer Beispielzeile in jede neue Zeile.
• Ergänzen Sie eine Abdeckungszählung: Fügen Sie unter der Zeile Teamdurchschnitt eine Zeile namens „Personen mit 3+“ mit einer Formel wie =COUNTIF(C6:C9,">=3") in jeder Fähigkeitsspalte hinzu. Jede Fähigkeit mit 0 oder 1 braucht Aufmerksamkeit.
• Erstellen Sie eine Heatmap: markieren Sie die Bewertungszellen und wenden Sie eine Farbskala an (Format > Bedingte Formatierung > Farbskala in Google Sheets; Start > Bedingte Formatierung > Farbskalen in Excel). Rot bis Grün lässt Lücken sofort ins Auge springen.
• Halten Sie Leerzellen und Nullen auseinander: Eine leere Zelle bedeutet noch nicht bewertet; eine 0 bedeutet keine Kompetenz. AVERAGE ignoriert Leerzellen, zählt aber Nullen mit, füllen Sie daher jede Zelle aus, bevor Sie die Durchschnittswerte lesen.

Beispiel einer Kompetenzmatrix: die Beispieldaten lesen

Die Beispieldaten beschreiben ein vierköpfiges Projektteam: zwei Projektmanager (Ana und Ben), einen Analysten (Chen) und eine Koordinatorin (Dana). Das zeigt die Matrix, wenn Sie sie Spalte für Spalte lesen:

Was das Beispiel zeigt

• Zwei Schlüsselpersonenrisiken. Nur Ana kann Risikomanagement und Budgetierung selbstständig übernehmen. Wenn sie ausfällt oder wechselt, verliert das Team beides auf einmal. Das ist ein Lieferrisiko, das es wert ist, festgehalten zu werden im Risikoregister.
• Zwei klare Stärken. Terminplanung sowie Daten und Reporting haben jeweils drei fähige Personen, sodass das Team Abwesenheiten dort auffangen kann.
• Interne Coaches. Ana (Terminplanung, Stakeholdermanagement), Ben (Agile / Scrum) und Chen (Daten und Reporting) sind alle mit 4 bewertet, sodass ein Großteil der Entwicklung durch Pairing statt bezahlter Kurse erfolgen kann.
• Persönliche Durchschnittswerte brauchen Kontext. Ana kommt im Durchschnitt auf 3,00, Ben auf 2,83, Chen auf 2,33 und Dana auf 2,17. Das macht Dana nicht zum schwächsten Teammitglied: Von einer Koordinatorin wird bei der Budgetierung nicht dasselbe erwartet wie von einem PM. Vergleichen Sie Personen mit den Anforderungen ihrer Rolle, nicht miteinander.

Maßnahmen aus dem Beispiel

Wie man eine Kompetenzmatrix im Projektmanagement nutzt

Eine Kompetenzmatrix ist am nützlichsten, wenn Sie sie mit Entscheidungen verknüpfen, die Sie ohnehin über Personen, Risiken und Zeit treffen.

Projekte besetzen und Ressourcen zuordnen

Wenn Sie Arbeit zuweisen, gleichen Sie die Fähigkeiten, die jedes Arbeitspaket erfordert, mit den Personen ab, die mit 3 oder 4 bewertet sind, und bilden Sie gezielt Paare aus einer 4 und einer 1 oder 2, wenn Zeit für Entwicklung bleibt. Unser Leitfaden zu Ressourcenzuweisung erklärt, wie Sie Personen über Aufgaben und Projekte hinweg einsetzen, und Projektressourcen behandelt den breiteren Mix aus Personen, Ausstattung und Budget.

Kapazitätsplanung

Eine Kompetenzmatrix sagt Ihnen, wer die Arbeit erledigen kann; die Kapazitätsplanung sagt Ihnen, ob diese Personen die Stunden haben. Ein Team mit freien Stunden kann trotzdem blockiert sein, wenn die einzige Person, die Budgetierung beherrscht, voll ausgelastet ist. Lesen Sie Kapazitätsplanung im Projektmanagementoder Agile Kapazitätsplanung , wenn Sie in Sprints planen. Wenn eine Schlüsselperson überlastet ist, Kapazitätsabgleich kann den Terminplan neu ausbalancieren.

Schlüsselpersonenrisiko steuern

Single Points of Failure sind Projektrisiken wie alle anderen. Erfassen Sie sie mit Ursache, Verantwortlichem und einer Maßnahme wie Cross-Training, Dokumentation oder einem Ersatzlieferanten.

Cross-funktionale agile Teams aufbauen

Agile Teams streben an, alle für die Lieferung nötigen Kompetenzen im Team zu haben, und viele fördern T-förmige Profile mit Tiefe in einem Bereich und Grundkenntnissen in anderen. Eine Kompetenzmatrix zeigt, wer als Nächstes was lernen sollte. Unsere Leitfäden zu was ein agiles Team ist und Rollen im Scrum Team erklären die Strukturen.

Schulungen und Einstellungen planen

Lücken, die sich durch Pairing nicht schließen lassen, werden zu Schulungs- oder Rekrutierungsbedarf. Priorisieren Sie nach dem Abstand zwischen der Bewertung einer Person und der Bewertung, die die Rolle erfordert. Für Projektmanager ist unser Projektmanagement-Zertifizierung -Leitfaden behandelt formale Wege, eine Bewertung zu verbessern.

Kompetenzmatrix vs. Qualifikationsmatrix vs. RACI-Matrix

Diese Dokumente werden leicht verwechselt, weil mehrere davon Raster sind, in denen Personen etwas gegenübergestellt werden. Jedes beantwortet eine andere Frage:

Eine gängige Abfolge ist: die Kompetenzmatrix erstellen, das Projekt besetzen und dann festhalten, wer was tut, in einer RACI-Matrix-Vorlage. Unsere Leitfaden zur RACI-Matrix erklärt die Zuordnung von Verantwortlichkeiten im Detail. Für breitere Fähigkeitslücken über Prozesse oder Tools hinweg ist ein Vorlage zur Gap-Analyse passt besser.

Häufige Fehler bei Kompetenzmatrizen

• Zu viele Fähigkeiten. Vierzig Spalten ergeben eine Matrix, die niemand aktualisiert. Beschränken Sie sich auf die Fähigkeiten, die die Lieferung beeinflussen, und teilen Sie das Team bei Bedarf auf mehrere Matrizen auf.
• Vage Kompetenzen. „Kommunikation“ lässt sich schwer einheitlich bewerten; „Lenkungskreissitzungen leiten“ ist einfach.
• Keine vereinbarten Definitionen. Ohne sie bewerten sich selbstbewusste Menschen hoch und bescheidene niedrig, und die Matrix misst die Persönlichkeit statt der Kompetenz.
• Sie als Leistungsbewertung verwenden. Wenn Bewertungen direkt in Vergütung oder Beurteilungen einfließen, werden die Menschen sie beschönigen. Sagen Sie vorab, dass die Matrix ein Planungswerkzeug ist.
• Einmal aufbauen. Kompetenzen ändern sich nach jedem Projekt und jedem Kurs. Eine Matrix, die ein Jahr alt ist, ist eine Vermutung.
• Keine Maßnahmen. Eine Matrix ohne zugehörigen Schulungsplan, ohne Personaländerung oder Einstellungsentscheidung ist nur ein Diagramm.

Tipps für genaue und faire Bewertungen

• Verlangen Sie Nachweise. Fragen Sie bei jeder 3 oder 4 nach einem aktuellen Beispiel: einem Terminplan, den die Person erstellt hat, einer Risikoprüfung, die sie geleitet hat, einem Bericht, für den sie verantwortlich ist.
• Erwägen Sie eine Spalte für Interesse. Manche Teams ergänzen ein einfaches Ja oder Nein dazu, ob die Person eine Kompetenz weiterentwickeln möchte. Das hilft bei der Auswahl, wen Sie schulen; es ist eine optionale Ergänzung, kein Teil der Vorlage.
• Achten Sie auf den Datenschutz. Bewertungen sind personenbezogene Informationen. Teilen Sie die vollständige Matrix nur mit Personen, die sie brauchen, und beschränken Sie die Teamansicht auf Durchschnittswerte und Abdeckung, wenn das zu Ihrer Kultur passt. Prüfen Sie die HR-Richtlinie Ihrer Organisation.
• Aktualisieren Sie sie zweimal im Jahr, und nach größeren Schulungen, einer Umorganisation oder dem Lessons Learned Review. Das Tabellenblatt Revisionshistorie der Expertenversion dient dazu, jede Aktualisierung zu protokollieren.

Wenn Sie personalbezogene Projekte wie Onboarding oder eine Umorganisation durchführen, ist unser Leitfaden zu HR-Projektmanagement zeigt, wie sich eine Kompetenzmatrix in den übrigen Plan einfügt.

Verwandte Vorlagen und Leitfäden

Eine Kompetenzmatrix ist meist der erste Schritt in einer kurzen Kette von Dokumenten: Die Matrix findet die Lücken, ein Schulungsplan schließt sie, und der Projektplan und die RACI-Matrix setzen die richtigen Personen für die richtige Arbeit ein. Ziele für die Teamentwicklung können in einem OKR-Vorlage, und Personalentscheidungen fließen direkt in Ihren Projektplan-Vorlage.

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• Projektmanagement-Fähigkeiten: Hard Skills, Soft Skills und wie Sie sie aufbauen
• Ressourcenzuweisung im Projektmanagement: Schritte und Beispiel
• Kapazitätsplanung im Projektmanagement: Leitfaden und Beispiel

Um die Rollen zu verstehen, die Sie besetzen, lesen Sie unseren Leitfaden zu Rollen und Aufgaben des Projektmanagers.

Häufig gestellte Fragen