Wählen Sie Wrike, wenn Sie eine stärker auf Zusammenarbeit ausgerichtete All-in-one-Plattform wollen. Wrike ist eine umfassende Work-Management-Plattform, die Projektplanung, Ressourcenmanagement, Portfolioansichten, kreative Korrekturschleifen und Business Intelligence an einem Ort vereint. Die Einarbeitung dauert länger als bei schlankeren Tools, doch sobald ein Team wächst, erreichen nur wenige Wettbewerber diese Tiefe.
Projektmanagement-Tools · Alternativen
Die besten Smartsheet-Alternativen 2026
Die besten Smartsheet-Alternativen sind Wrike für eine All-in-one-Plattform mit stärkerer Zusammenarbeit, Proofing und Ressourcenverwaltung, monday.com für einen visuelleren, tabellenbasierten Arbeitsbereich, Asana für einfachere teamübergreifende Koordination und ClickUp für niedrigere Preise. Smartsheet bleibt eines der stärksten Tools für tabellenartige Planung im Unternehmensmaßstab; welcher Ersatz der richtige ist, hängt daher davon ab, warum Sie wechseln. Unten vergleichen wir neun Alternativen nach Funktionen, Preisen, kostenlosen Tarifen und Nutzerbewertungen, zeigen, welche sich am ehesten wie eine Tabelle anfühlen, und erklären, wie Sie Ihre Sheets übertragen.
Das Wichtigste in Kürze
- Wrike (9,4/10) ist unsere beste Smartsheet-Alternative: Es ist Smartsheet bei Gantt-Diagrammen und Unternehmensmaßstab ebenbürtig und bietet zusätzlich einen kostenlosen Tarif, integriertes Proofing und tiefere Auslastungsverwaltung.
- monday.com, Wrike, ClickUp und Notion bieten alle Tabellenansichten, sodass tabellenaffine Teams nicht auf Zeilen und Spalten verzichten müssen.
- Smartsheet hat seit 2025 keinen kostenlosen Tarif mehr; Wrike, ClickUp, Trello, Asana, monday.com, Notion, Jira und Basecamp bieten alle einen an.
- ClickUp (ab $7/Nutzer/Monat) und Trello (ab $5/Nutzer/Monat) sind die günstigsten kostenpflichtigen Alternativen, doch berücksichtigen Sie die kostenlosen Contributors von Smartsheet, bevor Sie Kosten vergleichen.
- Planen Sie Ihre Migration rund um Formeln, sheetübergreifende Verweise, Berichte und Automatisierungen: Sie lassen sich nicht zwischen Tools übertragen und müssen neu aufgebaut werden.
Kurzantwort: die besten Smartsheet-Alternativen
Wenn Sie wissen, was Sie anstelle von Smartsheet wollen, zeigt Ihnen diese Tabelle die stärkste Option. Die Bewertungen sind unsere redaktionellen Bewertungen von 10.
| Wenn Sie … wollen | Beste Alternative | Unsere Bewertung | Einstiegspreis |
|---|---|---|---|
| Eine stärker auf Zusammenarbeit ausgerichtete All-in-one-Plattform mit Ressourcenverwaltung und Proofing | Wrike | 9.4 | Kostenlos; kostenpflichtig ab $10/Nutzer/Monat |
| Eine visuellere, farbenfrohere Oberfläche, die dennoch wie eine Tabelle funktioniert | monday.com | 9.1 | Kostenlos für 2 Plätze; kostenpflichtig ab $9/Platz/Monat |
| Einfachere Aufgabenkoordination, verknüpft mit Zielen | Asana | 9.0 | Kostenlos (Personal); kostenpflichtig ab $10.99/Nutzer/Monat |
| Niedrigere Preise bei sehr breitem Funktionsumfang | ClickUp | 8.9 | Kostenlos; kostenpflichtig ab $7/Nutzer/Monat |
| Planung innerhalb von Microsoft 365 und Teams | Microsoft Planner | 8.1 | Einfacher Planner in Microsoft 365 enthalten |
| Scrum und Kanban für Softwareteams | Jira | 8.6 | Kostenlos für bis zu 10 Nutzer |
| Dokumente, Wikis und datenbankartige Tracker zusammen | Notion | 8.0 | Kostenlos; kostenpflichtig ab $10/Mitglied/Monat |
| Die einfachsten, günstigsten Kanban-Boards | Trello | 7.8 | Kostenlos; kostenpflichtig ab $5/Nutzer/Monat |
| Pauschalpreise und einfache Kundenkommunikation | Basecamp | 7.6 | Kostenlos (1 Projekt); kostenpflichtig ab $25/Monat pauschal |
Die besten Smartsheet-Alternativen
Die folgenden Karten führen jede Alternative mit Bewertung, Einstiegspreis, kostenlosem Tarif und veröffentlichten Bewertungen auf G2 und Capterra auf. Sie sind danach geordnet, wie direkt jedes Tool die häufigsten Gründe adressiert, aus denen Teams Smartsheet verlassen, und dann nach unserem Gesamtranking.
Wählen Sie monday.com, wenn Sie eine visuellere Oberfläche wollen. monday.com ist eine sehr visuelle, flexible Arbeitsplattform mit einer der benutzerfreundlichsten Oberflächen auf dem Markt. Sie ist leicht einzuführen und stark anpassbar, allerdings können Platzpakete und Tarifgrenzen die Kosten erhöhen.
Wählen Sie Asana, wenn Sie eine einfachere Aufgabenkoordination wollen. Asana ist ein ausgereiftes, leicht bedienbares Work-Management-Tool, das sich hervorragend eignet, um Aufgaben teamübergreifend zu koordinieren und mit Unternehmenszielen zu verknüpfen. Erweiterte Funktionen wie Portfolios und Ressourcenmanagement sind höheren Tarifen vorbehalten.
Wählen Sie ClickUp, wenn Sie niedrigere Preise wollen. ClickUp packt eine enorme Funktionsvielfalt in günstige Tarife: Aufgaben, Dokumente, Whiteboards, Ziele, Sprints, Zeiterfassung und Dashboards. Der Preis dafür ist Komplexität, und die besten KI-Funktionen sind kostenpflichtige Add-ons.
Wählen Sie Microsoft Planner, wenn Sie eine Integration mit Microsoft 365 wollen. Microsoft Planner ist die naheliegende Wahl für Microsoft-365-Organisationen und verbindet heute einfache Aufgaben-Boards mit der erweiterten Terminplanung, die früher in Project für das Web steckte. Es ist praktisch und gut integriert, aber schlanker als Spezialplattformen.
Wählen Sie Jira, wenn Ihnen agile und Softwareteams wichtig sind. Jira ist der Branchenstandard für agile Softwareteams, mit umfassender Unterstützung für Scrum und Kanban, Issue-Tracking und Entwickler-Integrationen. Für nicht technische Teams ist es weniger geeignet, und die Lernkurve ist steil.
Wählen Sie Notion, wenn Ihnen Zusammenarbeit wichtig ist. Notion vereint Dokumente, Wikis und Datenbanken in einem flexiblen Workspace, der sich zu Projekt-Trackern ausbauen lässt. Für Wissensmanagement und schlanke Projekte ist es hervorragend, es fehlen jedoch native Zeiterfassung, Ressourcenmanagement und erweiterte Terminplanung.
Wählen Sie Trello, wenn Ihnen Bedienbarkeit wichtig ist. Trello ist der einfachste Einstieg in visuelles Arbeitsmanagement. Karten und Boards sind intuitiv und günstig, es fehlt jedoch die Tiefe bei Terminplanung, Ressourcen und Portfolios, die komplexe Projekte erfordern.
Wählen Sie Basecamp, wenn Ihnen Bedienbarkeit wichtig ist. Basecamp hält Projekte einfach: Message Boards, To-dos, Zeitpläne, Dokumente, Chat und Kundenzugang an einem Ort, mit Pauschalpreisen ohne Gebühren pro Nutzer. Auf komplexe PM-Funktionen wird bewusst verzichtet.
Warum Teams nach Smartsheet-Alternativen suchen
Smartsheet hat echte Stärken. Seine Sheets sehen aus wie Excel, verhalten sich aber wie Projektpläne, mit Abhängigkeiten, Gantt-Diagrammen mit kritischem Pfad in jedem Tarif, Formularen, Automatisierung, sheetübergreifenden Berichten und Dashboards. Enterprise-Funktionen wie Portfolios, Control Center und starke Sicherheitskontrollen machen es zu einer langjährigen Wahl für PMOs, und es wird auf Capterra mit 4,5/5 und auf G2 mit 4,4/5 bewertet.
Dennoch schauen sich Teams anderweitig um, meist aus einem oder mehreren dieser Gründe:
- Kein kostenloser Tarif. Smartsheet hat seinen kostenlosen Tarif 2025 abgeschafft. Die günstigste Option ist Pro für $9 pro Mitglied/Monat bei jährlicher Abrechnung, mit einer 30-tägigen Testphase des Business-Tarifs.
- Tarifgrenzen und der Sprung zu Business. Pro ist auf 10 Mitglieder und 250 Automatisierungen pro Monat begrenzt und enthält keine Zeitachsenansicht, keine Auslastungsverfolgung, kein Proofing und keine kostenlosen Gäste. Business kostet $19 pro Mitglied/Monat bei jährlicher Abrechnung, mit mindestens drei Mitgliedern (geprüft am 7. Oktober 2026).
- Kosten für Add-ons. Resource Management, Dynamic View, Data Shuttle, Brandfolder und Premium Support werden separat verkauft, und Enterprise sowie Advanced Work Management gibt es nur auf Anfrage.
- Eine tabellenorientierte Oberfläche. Board- und Kalenderansichten gibt es, doch die Nutzung ist weniger visuell als bei Board-orientierten Tools, was die Akzeptanz bei kreativen und tabellenfernen Nutzern bremsen kann.
- Eine Lernkurve für die fortgeschrittene Nutzung. Einfache Sheets sind schnell erlernt; sheetübergreifende Verweise, komplexe Formeln, Berichtslogik und Berechtigungskonzepte erfordern Schulung.
- Leistung bei sehr großen Sheets. Nutzer berichten, dass große, formellastige Lösungen langsam wirken können.
- Begrenzte agile Werkzeuge. Es gibt keine nativen Backlogs, Story Points oder Velocity-Berichte für Softwareteams.
Wann es sinnvoll ist, bei Smartsheet zu bleiben
Wenn Ihre Organisation in Zeilen und Spalten plant, auf Gantt-Diagramme mit kritischen Pfadsetzt und über sheetübergreifende Zusammenfassungen projektübergreifend berichtet, ist Smartsheet möglicherweise weiterhin die beste Wahl. Seine Sicherheitsnachweise (das Trust Center nennt SOC 2, ISO 27001, FedRAMP und HIPAA mit BAA) sind zudem in regulierten Branchen wichtig. Kostenlose Contributors halten die Kosten niedrig, wenn viele Stakeholder nur ansehen und kommentieren müssen.
Wie wir diese Alternativen ausgewählt haben
Wir haben die anderen neun Tools aus unserem Ranking der Top 10 der Projektmanagement-Tools verglichen. Jedes wird in sieben Kategorien von 1 bis 10 bewertet: Bedienbarkeit, Funktionstiefe, Planung und Ressourcenverwaltung, Zusammenarbeit, agile und Softwareteams, Preis-Leistung sowie Skalierbarkeit und Unternehmenstauglichkeit. Außerdem haben wir veröffentlichte Bewertungen auf G2 und Capterra sowie die Preise auf der Preisseite jedes Anbieters berücksichtigt.
Viele Seiten, die zu diesem Thema ranken, stammen von Anbietern, die ihr eigenes Produkt an die erste Stelle setzen, und manche listen Tabellen-Datenbank-Tools auf, die wir nicht getestet haben. Wir nehmen nur Tools auf, die wir ausführlich getestet haben, und wir nehmen keine Zahlungen für Rankings an. Preise und Bewertungen ändern sich häufig; bestätigen Sie sie daher vor dem Kauf auf der Website des Anbieters.
Smartsheet-Alternativen im Test
So schneidet jede Alternative konkret im Vergleich zu Smartsheet ab: was sie besser macht, worauf Sie verzichten und für wen sie infrage kommt.
1. Wrike: die beste Smartsheet-Alternative insgesamt
Wrike ist unser am besten bewertetes Tool (9,4/10) und kommt der Enterprise-Tiefe von Smartsheet am nächsten, mit einem stärker auf Zusammenarbeit ausgerichteten All-in-one-Design. Die kostenpflichtigen Tarife umfassen interaktive Gantt-Diagramme mit Abhängigkeiten, kritischem Pfad und Baselines sowie Tabellen-, Board- und Kalenderansichten. Auslastungsdiagramme zeigen, wer über- oder unterausgelastet ist, und höhere Stufen ergänzen Aufwandszuteilung, Jobrollen und Kapazitätsplanung. Integriertes Proofing und Freigaben, Anfrageformulare mit bedingter Logik, Dashboards und projektübergreifende Portfolioansichten decken ab, was viele Smartsheet-Kunden als separate Add-ons kaufen.
Wrike hat einen kostenlosen Tarif mit Board- und Tabellenansichten; Team kostet $10/Nutzer/Monat für 2 bis 15 Nutzer und Business $25/Nutzer/Monat (bei jährlicher Abrechnung), Pinnacle und Apex gibt es auf Anfrage. Wie Smartsheet braucht es Zeit, um gut konfiguriert zu werden.
2. monday.com: am besten für eine visuellere Oberfläche
monday.com ist die naheliegende Wahl für Teams, die die Zeilen und Spalten von Smartsheet mögen, aber etwas Benutzerfreundlicheres wollen. Jedes Board ist eine Tabelle mit vielen Spaltentypen und lässt sich auf Kanban-, Zeitachsen-, Gantt- und Kalenderansichten umschalten. Dashboards kombinieren Daten aus mehreren Boards, und Automatisierungen im Rezeptstil erledigen routinemäßige Aktualisierungen.
Die Tarife werden in Platzpaketen mit mindestens drei Plätzen verkauft: Basic kostet $9, Standard (mit Zeitachse und Gantt) $12 und Pro $19 pro Platz/Monat bei jährlicher Abrechnung; der kostenlose Tarif umfasst zwei Plätze. Erweiterte Ressourcen- und Portfoliofunktionen gibt es in Enterprise. Siehe unseren monday.com-Testbericht und monday.com vs. Smartsheet.
3. Asana: am besten für einfachere Aufgabenkoordination
Asana eignet sich für Teams, die Smartsheet vor allem nutzen, um abteilungsübergreifend zu verfolgen, wer was bis wann erledigt. Es bietet ab dem Starter-Tarif Listen-, Board-, Kalender-, Zeitachsen- und Gantt-Ansichten, Abhängigkeiten, benutzerdefinierte Felder, Formulare, Regeln und Dashboards, mit Portfolios, Zielen, Auslastung und Freigaben in Advanced. Kostenpflichtige Tarife umfassen unbegrenzt viele kostenlose Gäste.
Starter kostet $10,99/Nutzer/Monat und Advanced $24,99/Nutzer/Monat (bei jährlicher Abrechnung). Asana eignet sich weniger als Smartsheet für formellastige Tracker und detailliertes Finanz-Tracking.
4. ClickUp: am besten für niedrigere Preise
ClickUp bietet Tabellen-, Listen-, Board-, Gantt-, Kalender-, Zeitachsen- und Auslastungsansichten, Dokumente, Whiteboards, Ziele, Zeiterfassung und Sprints in einem Arbeitsbereich, zu Preisen deutlich unter dem Business-Tarif von Smartsheet: Unlimited kostet $7/Nutzer/Monat und Business $12/Nutzer/Monat (bei jährlicher Abrechnung), dazu gibt es den Tarif Free Forever.
Der Preis dafür sind höhere Komplexität und weniger ausgereifte Portfolio- und Governance-Steuerung für Unternehmen als bei Smartsheet; zudem sind die besten KI-Funktionen kostenpflichtige Add-ons.
5. Microsoft Planner: am besten für Microsoft-365-Organisationen
Viele Organisationen nutzen Smartsheet neben Excel und Teams. Microsoft Planner hält alles innerhalb von Microsoft 365: Das einfache Planner ist in vielen Business-Tarifen enthalten, Planner Plan 1 ($10/Nutzer/Monat, jährlich bezahlt) ergänzt Zeitachsenansichten (Gantt), Abhängigkeiten, Meilensteine und benutzerdefinierte Felder, und Planner and Project Plan 3 ($30/Nutzer/Monat) ergänzt Baselines, kritischen Pfad und Ressourcenverwaltung. Microsoft hat Project für das Web 2025 eingestellt und seine Funktionen in Planner überführt.
Planner ist bei Reporting und Anpassbarkeit schlanker als Smartsheet, und umfangreicheres Reporting bedeutet meist Power BI.
6. Jira: am besten für Softwareteams
Wenn Software- oder IT-Teams ihre Arbeit in Smartsheet verfolgen, ist Jira die spezialisierte Alternative, mit Backlogs, Sprints, Story Points, Velocity- und Burndown-Berichten, konfigurierbaren Workflows und tiefen Entwicklerintegrationen. Der kostenlose Tarif umfasst bis zu 10 Nutzer, und die Zeitachsenansicht ist in allen Tarifen verfügbar.
Jira ist nicht für Fachabteilungen oder tabellenartige Tracker konzipiert, daher nutzen viele Organisationen für nicht technische Arbeit ein separates Tool.
7. Notion: am besten für Dokumente und datenbankartige Tracker
Die Datenbanken von Notion lassen sich als Tabellen, Boards, Zeitachsen und Kalender anzeigen und wirken daher auf Tabellennutzer vertraut; sie stehen direkt neben den Dokumenten, Wikis und Besprechungsnotizen, die Smartsheet nicht abdeckt. Das Preis-Leistungs-Verhältnis ist ausgezeichnet, mit einem kostenlosen Tarif, Plus ab $10/Mitglied/Monat und Business ab $20.
Notion hat keine native Zeiterfassung oder Ressourcenverwaltung, und komplexe Projekt-Setups erfordern Aufwand beim Aufbau.
8. Trello: am besten für einfache Boards
Wenn Smartsheet mehr ist, als Ihr Team braucht, ist Trello der einfachste Schritt nach unten: intuitive Kanban-Boards, Butler-Automatisierung und Power-Ups, mit einem kostenlosen Tarif für bis zu 10 Mitwirkende pro Arbeitsbereich. Premium ergänzt Kalender-, Zeitachsen-, Tabellen- und Dashboard-Ansichten.
Trello ist nicht für Abhängigkeiten, Ressourcenplanung oder Portfolios gebaut. Standard kostet $5 und Premium $10 pro Nutzer/Monat (bei jährlicher Abrechnung).
9. Basecamp: am besten für Pauschalpreise und Kundenkommunikation
Basecamp verfolgt den gegenteiligen Ansatz zu Smartsheet: Message Boards, To-dos, ein Kanban-artiger Card Table, Zeitpläne, Chat und Dokumente auf einer Seite pro Projekt, mit monatlichen Pauschalpreisen ab $25 und unbegrenzt vielen Nutzern ab dem Studio-Tarif für $59.
Es gibt keine Gantt-Abhängigkeiten, keine Ressourcenverwaltung und kein erweitertes Reporting, daher eignet es sich für Teams, denen Kommunikation wichtiger ist als detaillierte Planung.
Smartsheet-Alternativen im Vergleich
Diese Übersichtstabelle stellt den besten Einsatzzweck, den Einstiegspreis und die Nutzerbewertungen jeder Alternative nebeneinander, mit einem Link zum direkten Vergleich mit Smartsheet.
| Tool | Am besten für | Einstiegspreis | Bewertungen | Vergleich |
|---|---|---|---|---|
| Wrike | Wachsende Teams und Unternehmen, die eine Plattform für Projekte, Ressourcen, Portfolios, Freigaben und Reporting suchen | Kostenlos; kostenpflichtig ab $10/Nutzer/Monat | G2 4.2/5 (4,537) Capterra 4,4/5 (3,041) | Smartsheet vs. Wrike |
| monday.com | Teams, die eine farbenfrohe, intuitive Plattform wollen, die sie für nahezu jeden Workflow gestalten können | Kostenlos für bis zu 2 Plätze; kostenpflichtig ab $9/Platz/Monat | G2 4.7/5 (17,248) Capterra 4,6/5 (6,120) | Smartsheet vs. monday.com |
| Asana | Organisationen, die ein übersichtliches, zuverlässiges Aufgabenmanagement wollen, das mit Zielen und Portfolios verknüpft ist | Kostenlos (Personal); kostenpflichtig ab $10.99/Nutzer/Monat | G2 4.4/5 (14,008) Capterra 4,5/5 (13,731) | Smartsheet vs. Asana |
| ClickUp | Kostenbewusste Teams, die Aufgaben, Dokumente, Ziele, Sprints und Dashboards in einem Tool wollen | Kostenlos; kostenpflichtig ab $7/Nutzer/Monat | G2 4.6/5 (14,714) Capterra 4,6/5 (4,634) | Smartsheet vs. ClickUp |
| Microsoft Planner | Organisationen, die auf Microsoft 365 und Teams standardisiert sind | Basis-Planner in Microsoft 365 enthalten; Plan 1 ab $10/Nutzer/Monat | G2 4.2/5 (237) Capterra 4,3/5 (298) | Smartsheet vs. Microsoft Planner |
| Jira | Softwareentwicklungs- und IT-Teams, die mit Scrum oder Kanban arbeiten | Kostenlos für bis zu 10 Nutzer; Standard rund $7.91/Nutzer/Monat | G2 4.3/5 (7,988) Capterra 4,4/5 (15,493) | Smartsheet vs. Jira |
| Notion | Teams, die Dokumente, Wikis und schlanke Projektverfolgung in einem flexiblen Arbeitsbereich wollen | Kostenlos; kostenpflichtig ab $10/Mitglied/Monat | G2 4.6/5 (13,862) Capterra 4,7/5 (2,834) | Smartsheet vs. Notion |
| Trello | Einzelpersonen und kleine Teams, die einfache, visuelle Kanban-Boards wollen | Kostenlos; kostenpflichtig ab $5/Nutzer/Monat | G2 4.4/5 (14,063) Capterra 4,5/5 (23,628) | Smartsheet vs. Trello |
| Basecamp | Agenturen und kleine Unternehmen, die ruhige, kommunikationszentrierte Projekte mit Pauschalpreisen wollen | Kostenlos (1 Projekt, bis zu 5 Nutzer); kostenpflichtig ab $25/Monat pauschal | G2 4.1/5 (5,489) Capterra 4,4/5 (14,449) | Smartsheet vs. Basecamp |
Preise von Smartsheet im Vergleich zu den Alternativen
Smartsheet berechnet pro Mitglied (zahlende Nutzer, die Arbeit erstellen und verwalten); Contributors, die ansehen und kommentieren, sind kostenlos, und Gäste sind ab Business kostenlos. Veröffentlichte Tarife, geprüft am 7. Oktober 2026 auf der Preisseite von Smartsheet:
| Smartsheet-Tarif | Preis | Mitglieder | Wichtige Grenzen und enthaltene Leistungen |
|---|---|---|---|
| Pro | $9/Mitglied/Monat bei jährlicher Abrechnung ($12 monatlich) | 1–10 | Gantt-, Tabellen-, Board- und Kalenderansichten; 250 Automatisierungen/Monat |
| Business | $19/Mitglied/Monat bei jährlicher Abrechnung ($24 monatlich) | 3 oder mehr | Zeitachse, Auslastungsverfolgung, unbegrenzte Automatisierungen, Proofing, kostenlose Gäste |
| Enterprise | Vertrieb kontaktieren | 10 oder mehr | Portfolios, Szenarioplanung, SAML-SSO |
| Advanced Work Management | Vertrieb kontaktieren | — | Control Center, Dynamic View, Data Shuttle, Premium Support |
Diese Beispielrechnung vergleicht den monatlichen Listenpreis bei jährlicher Abrechnung für 10 und 25 Personen, die Arbeit erstellen und verwalten, jeweils mit dem Tarif des Tools, der Gantt- oder Zeitachsenansichten bietet:
| Monatliche Kosten | 10 Bearbeiter | 25 Bearbeiter |
|---|---|---|
| Smartsheet Pro ($9) / Business ($19) | $90 (Pro) oder $190 (Business) | $475 (Business; Pro ist auf 10 begrenzt) |
| Wrike Team ($10, max. 15) / Business ($25) | $100 | $625 (Business) |
| monday.com Standard ($12/Platz) | $120 | $300 |
| Asana Starter ($10,99) | $109.90 | $274.75 |
| ClickUp Unlimited ($7) | $70 | $175 |
| Microsoft Planner Plan 1 ($10) | $100 | $250 |
| Basecamp Studio oder Pro (pauschal) | $59 | $59 (bis zu 10 Projekte) oder $99 (bis zu 25) |
Smartsheet ist für kleine Teams mit Pro wettbewerbsfähig, doch der Wechsel zu Business für Zeitachse, Auslastung und unbegrenzte Automatisierung verdoppelt die Kosten pro Mitglied ungefähr. Add-ons wie Resource Management können das Bild erneut verändern. Zählen Sie beim Vergleich nur die Personen, die bearbeiten müssen: Die Contributors von Smartsheet sind kostenlos, und die meisten Alternativen bieten ebenfalls kostenlose oder günstige Betrachter oder Gäste, mit Regeln, die je nach Tool unterschiedlich sind.
Welche Alternativen fühlen sich am ehesten wie eine Tabelle an?
Wenn Ihr Team in Zeilen und Spalten lebt, müssen Sie darauf nicht verzichten:
- monday.com: Jedes Board ist eine Tabelle mit typisierten Spalten (Status, Personen, Daten, Zahlen, Formeln), was es zum natürlichsten Wechsel für Smartsheet-Nutzer macht, die ein visuelleres Tool wollen.
- Wrike: Tabellenansicht in jedem Tarif, auch in Free, plus benutzerdefinierte Felder und benutzerdefinierte Elementtypen für strukturierte Daten über Projekte hinweg.
- ClickUp: Tabellenansicht mit benutzerdefinierten Feldern, dazu Gantt- und Auslastungsansichten in kostenpflichtigen Tarifen.
- Notion: Datenbanktabellen mit Eigenschaften und Formeln, verknüpft mit Dokumenten.
- Microsoft Planner: arbeitet mit Excel und dem Rest von Microsoft 365 zusammen, für Organisationen, die darauf standardisiert sind.
Keines davon bildet die sheetübergreifenden Formeln von Smartsheet exakt nach; rechnen Sie also damit, komplexe Berechnungen neu aufzubauen. Unsere kostenlosen Vorlage für einen Projekt-Tracker und Gantt-Diagramm-Vorlage sind eine nützliche Brücke, solange Sie noch entscheiden.
Die besten Smartsheet-Alternativen nach Anwendungsfall
Die beste kostenlose Smartsheet-Alternative
Wrike hat den leistungsfähigsten kostenlosen Tarif für Teams, die voraussichtlich in Gantt-Diagramme und Ressourcenverwaltung hineinwachsen. ClickUp (Free Forever) und Trello (bis zu 10 Mitwirkende pro Arbeitsbereich) sind stark für kleine Teams, und Jira ist für Softwareteams mit bis zu 10 Nutzern kostenlos. Das einfache Microsoft Planner ist in vielen Microsoft-365-Tarifen enthalten.
Die günstigste Smartsheet-Alternative
Trello Standard ($5) und ClickUp Unlimited ($7) sind die günstigsten kostenpflichtigen Tarife in unserem Test. Der Pauschalpreis von Basecamp ist für große Teams mit relativ wenigen aktiven Projekten am günstigsten.
Die beste Smartsheet-Alternative für kleine Teams
ClickUp, monday.com und Wrikes Team-Tarif (2 bis 15 Nutzer) bieten kleinen Teams Gantt-Diagramme und Dashboards ohne die Grenzen von Smartsheet Pro.
Die beste Smartsheet-Alternative für große Unternehmen und PMOs
Wrike ist unsere erste Empfehlung: Es teilt sich mit Smartsheet die Bestnote für Skalierbarkeit und Unternehmenstauglichkeit und bietet zusätzlich stärkere Zusammenarbeit, Proofing und Ressourcenverwaltung in einer Plattform. monday.com und Asana bieten ebenfalls Enterprise-Tarife. Unsere Leitfäden zu den Projektmanagementbüro (PMO) und Enterprise-Projektmanagement erläutern, worauf Sie achten sollten.
Die beste Smartsheet-Alternative für Ressourcenverwaltung
Wrike enthält in kostenpflichtigen Tarifen Auslastungsdiagramme und ergänzt in höheren Stufen Kapazitätsplanung, während Asana Auslastung in Advanced enthält. Das eigene Resource Management von Smartsheet ist ein separates Add-on. Unsere Leitfäden zu Kapazitätsplanung und Ressourcenzuweisung erklären die Techniken.
Die beste Smartsheet-Alternative für Microsoft 365
Microsoft Planner, mit Plan 3 für Baselines, kritischen Pfad und Ressourcenverwaltung. Wrike lässt sich ebenfalls in Microsoft-Tools integrieren, wenn Sie mehr Tiefe brauchen.
Die beste Smartsheet-Alternative für agile und Softwareteams
Jira für reine Softwareteams; ClickUp für Sprints neben breiterer Geschäftsarbeit.
Die beste Smartsheet-Alternative für visuelle und kreative Teams
monday.com für farbenfrohe, flexible Boards, und Wrike für Kreativteams, die Proofing- und Freigabe-Workflows benötigen.
Wie Sie die richtige Smartsheet-Alternative wählen
- Prüfen Sie, wie Sie Smartsheet heute nutzen. Listen Sie Ihre wichtigsten Sheets, Berichte, Dashboards, Formulare, Automatisierungen und Integrationen auf und notieren Sie, auf welche sich die Menschen tatsächlich verlassen.
- Benennen Sie den Grund für den Wechsel. Kosten, Bedienbarkeit, Zusammenarbeit, Ressourcenverwaltung und agile Unterstützung verweisen jeweils auf eine andere Alternative.
- Entscheiden Sie, ob Sie eine Tabellenansicht brauchen. Wenn ja, setzen Sie auf monday.com, Wrike, ClickUp oder Notion; wenn nicht, wird die Auswahl größer.
- Listen Sie die unverzichtbaren Planungsfunktionen auf, etwa Gantt mit Abhängigkeiten, Baselines, Auslastungs- und Portfolioansichten. Unsere Leitfäden zu Funktionen von Projektmanagementsoftware und Gantt-Software erklären die Optionen.
- Vergleichen Sie die Kosten über 12 Monate für Bearbeiter und Betrachter, einschließlich Mindestplatzzahlen und Add-ons.
- Bauen Sie einen echten Plan und seinen Statusbericht nach in zwei Tools der engeren Wahl während ihrer Testphasen, und lassen Sie die Personen, die täglich damit arbeiten, urteilen.
Ein ausführlicheres Vorgehen finden Sie unter So wählen Sie Projektmanagement-Software.
Wie Sie von Smartsheet migrieren
Datenzeilen zu verschieben ist der einfache Teil. Der meiste Aufwand fließt in den Neuaufbau der Logik drumherum. Diese Tabelle zeigt, wohin gängige Smartsheet-Elemente in der Regel wandern:
| In Smartsheet | Typische Entsprechung in anderen Tools |
|---|---|
| Sheet | Projekt, Board, Liste oder Datenbank |
| Zeile und über-/untergeordnete Zeilen | Aufgabe mit Unteraufgaben |
| Spalten (Dropdown, Kontakt, Datum) | Benutzerdefinierte Felder, Zuständige und Datumsfelder |
| Spalte „Vorgänger“ | Aufgabenabhängigkeiten (meist nach dem Import neu angelegt) |
| Gantt-Ansicht | Gantt- oder Zeitachsenansicht |
| Formeln und sheetübergreifende Verweise | Formelfelder, Rollups oder Berichte (von Hand neu aufgebaut) |
| Berichte und Dashboards | Projektübergreifende Berichte, gespeicherte Ansichten und Dashboards |
| Formulare | Anfrage- oder Intake-Formulare |
| Automatisierungen | Automatisierungsregeln (neu aufgebaut) |
| Contributors und Gäste | Betrachter, Gäste oder Mitwirkende (Lizenzierung prüfen) |
| Control-Center-Blueprints | Projektvorlagen und Blueprints |
- Bestandsaufnahme und Bereinigung. Archivieren Sie abgeschlossene Sheets, entfernen Sie ungenutzte Spalten und vereinheitlichen Sie Statuswerte vor dem Export.
- Exportieren Sie aktive Sheets nach Excel. Die meisten Alternativen importieren Aufgaben aus Excel- oder CSV-Dateien, und manche bieten direkte Importer; prüfen Sie daher im Hilfecenter Ihres neuen Anbieters die aktuellen Optionen.
- Bauen Sie zuerst die Struktur auf. Legen Sie im neuen Tool Vorlagen, benutzerdefinierte Felder, Status und Ansichten an und importieren Sie dann in diese.
- Legen Sie Abhängigkeiten, Formeln und Automatisierungen neu anund testen Sie sie an einer Kopie eines laufenden Projekts.
- Bauen Sie Berichte und Dashboards neu auf, damit Stakeholder dieselben Projektstatusberichte erhalten, auf die sie sich heute verlassen.
- Pilotieren Sie und migrieren Sie dann in Wellen. Stellen Sie zuerst ein Team oder Programm um, lassen Sie Smartsheet für eine Übergangszeit schreibgeschützt verfügbar und planen Sie den Rest rund um Ihren Verlängerungstermin.
Unser Fazit zu Smartsheet-Alternativen
Smartsheet bleibt ein hervorragendes Tool für tabellenaffine Organisationen, die strukturierte Pläne, zusammengefasstes Reporting und Governance im großen Maßstab brauchen. Wenn Sie wegen der Kosten, des fehlenden kostenlosen Tarifs, der Add-ons oder einer tabellenorientierten Oberfläche wechseln, gibt es starke Optionen. Wrike ist unsere erste Empfehlung für die meisten Teams: Es ist Smartsheet bei Planungstiefe und Unternehmenstauglichkeit ebenbürtig und bietet zusätzlich einen kostenlosen Tarif, integriertes Proofing und tiefere Auslastungsverwaltung. monday.com ist die beste Wahl, wenn Sie ein visuelleres, tabellenbasiertes Tool wollen, Asana für einfachere Koordination und ClickUp für die niedrigsten Kosten pro Funktion.
Alle direkten Vergleiche finden Sie auf unserer Seite Projektmanagement-Tools vergleichen , und wenn KI-Funktionen für Ihre Entscheidung wichtig sind, lesen Sie unseren Leitfaden zu KI-Tools für das Projektmanagement.
Häufig gestellte Fragen
Was ist die beste Alternative zu Smartsheet?
Wrike ist in unserem Test die beste Smartsheet-Alternative insgesamt. Es ist Smartsheet bei Gantt-Diagrammen und Unternehmensmaßstab ebenbürtig und bietet zusätzlich einen kostenlosen Tarif, integriertes Proofing und tiefere Auslastungsverwaltung. monday.com ist am besten für eine visuellere Oberfläche, Asana für einfachere Koordination und ClickUp für niedrigere Preise.
Gibt es eine kostenlose Alternative zu Smartsheet?
Ja. Wrike, ClickUp, Trello, Asana (Personal), monday.com (zwei Plätze), Notion, Jira (bis zu 10 Nutzer) und Basecamp (ein Projekt) haben alle kostenlose Tarife, und das einfache Microsoft Planner ist in vielen Microsoft-365-Tarifen enthalten. Smartsheet selbst hat keinen kostenlosen Tarif.
Hat Smartsheet noch einen kostenlosen Tarif?
Nein. Smartsheet hat seinen kostenlosen Tarif 2025 eingestellt. Der günstigste Tarif ist Pro für $9 pro Mitglied/Monat bei jährlicher Abrechnung, und es gibt eine 30-tägige kostenlose Testphase des Business-Tarifs. Kostenlose Contributors können geteilte Arbeit ansehen und kommentieren.
Was ist günstiger als Smartsheet?
Trello Standard ($5/Nutzer/Monat) und ClickUp Unlimited ($7/Nutzer/Monat), beide bei jährlicher Abrechnung, sind pro Nutzer günstiger als Smartsheet Pro ($9) und deutlich günstiger als Business ($19). Die Pauschalpreise von Basecamp können für größere Teams noch günstiger sein.
Welche Smartsheet-Alternative ähnelt am ehesten einer Tabelle?
monday.com kommt im Gefühl am nächsten, weil jedes Board eine Tabelle mit typisierten Spalten ist. Wrike und ClickUp bieten Tabellenansichten mit benutzerdefinierten Feldern, und die Datenbanken von Notion funktionieren wie verknüpfte Tabellen. Keines bildet die sheetübergreifenden Formeln von Smartsheet exakt nach.
Welche Smartsheet-Alternative eignet sich am besten für große Unternehmen?
Wrike teilt sich in unserem Test mit Smartsheet die Bestnote für Skalierbarkeit und Unternehmenstauglichkeit und bietet zusätzlich stärkere Zusammenarbeit, Proofing und Ressourcenverwaltung. monday.com und Asana bieten ebenfalls Enterprise-Tarife mit erweiterter Sicherheit und Administration.
Ist Wrike besser als Smartsheet?
Für die meisten Teams, die eine All-in-one-Plattform wollen, ja: Wrike erzielt in unserem Test 9,4/10 gegenüber 8,6 für Smartsheet, mit stärkerer Zusammenarbeit, stärkerem Proofing und stärkerer Ressourcenverwaltung. Smartsheet ist besser für Teams, die eine reine tabellenartige Ansicht wollen. Siehe Wrike vs. Smartsheet.
Ist monday.com besser als Smartsheet?
monday.com ist leichter einzuführen und visueller und erzielt in unserem Test 9,1/10. Smartsheet ist stärker bei Gantt-lastiger Terminplanung und zusammengefasstem Reporting für Unternehmen. Siehe monday.com vs. Smartsheet.
Ist Microsoft Planner eine gute Alternative zu Smartsheet?
Ja, für Microsoft-365-Organisationen. Planner Plan 1 ergänzt Zeitachsenansichten und Abhängigkeiten, und Plan 3 ergänzt Baselines, kritischen Pfad und Ressourcenverwaltung. Bei Reporting und Anpassbarkeit ist es schlanker als Smartsheet.
Welche Smartsheet-Alternative hat die besten Gantt-Diagramme?
Wrike bietet in kostenpflichtigen Tarifen interaktive Gantt-Diagramme mit Abhängigkeiten, kritischem Pfad und Baselines. monday.com (ab Standard), Asana (ab Starter), ClickUp (ab Unlimited) und die kostenpflichtigen Tarife von Microsoft Planner enthalten ebenfalls Gantt- oder Zeitachsenansichten.
Welche Smartsheet-Alternative eignet sich am besten für Ressourcenverwaltung?
Wrike, das in unserem Test 10/10 für Planung und Ressourcenverwaltung erzielt. Es enthält in kostenpflichtigen Tarifen Auslastungsdiagramme und in höheren Stufen Kapazitätsplanung, während Smartsheet Resource Management als Add-on verkauft.
Kann ich meine Smartsheet-Daten in ein anderes Tool übertragen?
Ja. Exportieren Sie aktive Sheets nach Excel und importieren Sie sie in das neue Tool; legen Sie dann Abhängigkeiten, Formeln, Berichte, Dashboards und Automatisierungen neu an, da diese nicht automatisch übertragen werden. Testen Sie mit einem Team, bevor Sie alles migrieren.
Warum wechseln Unternehmen von Smartsheet?
Die häufigsten Gründe sind der fehlende kostenlose Tarif, Kosten pro Mitglied und Add-ons, die Grenzen des Pro-Tarifs bei Mitgliedern (10) und Automatisierungen, eine weniger visuelle, tabellenorientierte Oberfläche, die Lernkurve bei fortgeschrittenen Formeln und die Leistung bei sehr großen Sheets.