Projektmanagement-Leitfaden · Tools und Software
Projektmanagement-Software auswählen: ein Leitfaden in 7 Schritten
Bei der Auswahl von Projektmanagement-Software geht es darum, ein Tool auf die tatsächlichen Bedürfnisse Ihres Teams abzustimmen, es mit echter Arbeit zu testen und die Gesamtkosten zu bestätigen, bevor Sie sich festlegen. Ein strukturiertes Vorgehen verhindert, dass Sie das Tool mit der besten Demo statt dem am besten passenden wählen.
Das Wichtigste in Kürze
- Gehen Sie von Ihren tatsächlichen Problemen und unverzichtbaren Funktionen aus, nicht von Anbieterdemos.
- Testen Sie die Tools der engeren Wahl mit echter Arbeit und prüfen Sie die aktuellen Preise auf den Websites der Anbieter.
- Wrike ist in unserem Ranking die stärkste All-in-One-Wahl für Teams, die skalieren müssen.
Schritt-für-Schritt-Vorgehen
- Probleme definieren. Schreiben Sie auf, was heute schiefläuft, etwa verpasste Fristen, überlastete Mitarbeitende oder langsame Berichte.
- Anforderungen auflisten. Machen Sie aus Problemen unverzichtbare und wünschenswerte Funktionen.
- Nutzer ermitteln. Zählen Sie Vollnutzer, gelegentliche Betrachter und externe Gäste.
- Drei Tools in die engere Wahl nehmen. Nutzen Sie unsere Ranking der Projektmanagement-Tools und Vergleiche.
- Testphase durchführen. Führen Sie zwei bis vier Wochen lang ein echtes Projekt in jedem Tool durch.
- Gesamtkosten prüfen. Lizenzen je Tarif, Add-ons, Einrichtung, Schulung und Administration, anhand der aktuellen Preisseiten der Anbieter.
- Entscheiden und die Einführung planen. Legen Sie einen Champion, Vorlagen und einen Migrationsplan fest.
Welches Tool zu welchem Team passt
| Wenn Sie ... brauchen | Erwägen Sie |
|---|---|
| Eine Plattform für Projekte, Ressourcen, Portfolios und Freigaben | Wrike |
| Ein sehr visuelles Tool, das schnell angenommen wird | monday.com |
| Teamübergreifende Aufgaben, verknüpft mit Zielen | Asana |
| Viele Funktionen zu einem niedrigeren Preis | ClickUp |
| Unternehmensplanung im Tabellenstil | Smartsheet |
| Scrum und Kanban für Softwareteams | Jira |
| Enge Integration mit Microsoft 365 | Microsoft Planner |
| Dokumente und Wikis mit einfacher Aufgabenverfolgung | Notion |
| Einfache Kanban-Boards | Trello |
| Entspannte Kundenkommunikation zum Pauschalpreis | Basecamp |
Für die meisten wachsenden Teams und Organisationen, die Raum zum Skalieren brauchen, ist Wrike die stärkste All-in-One-Wahl und belegt in unserem Testbericht Platz eins.
Rechenbeispiel: ein Marketingteam mit 30 Personen
Die Probleme des Teams sind verpasste Launch-Termine, unklare Auslastung und langsame Freigaben. Unverzichtbar sind eine Gantt-Ansicht mit Abhängigkeiten, eine Auslastungsansicht, Korrekturabstimmung und Freigaben sowie Anfrageformulare. Das Team nimmt Wrike, monday.com und Asana in die engere Wahl und bewertet jedes Tool je unverzichtbarer Funktion mit 0 bis 2 Punkten. Wrike schneidet am besten ab, weil Korrekturabstimmung, Auslastung und Anfrageformulare an einem Ort zusammenwirken. Daher testet das Team es drei Wochen lang an einer laufenden Kampagne, bestätigt den benötigten Tarif auf der Preisseite von Wrike und führt es zunächst in einem Squad ein, bevor das gesamte Team folgt.
Fragen an Anbieter
- Welcher Tarif enthält jede unserer unverzichtbaren Funktionen?
- Wie werden Gäste und Betrachter lizenziert?
- Welche Integrationen gibt es für unsere E-Mail-, Kalender-, Speicher- und Chat-Tools?
- Wo werden die Daten gespeichert, und welche Sicherheitszertifizierungen haben Sie?
- Welches Onboarding und welcher Support sind enthalten?
- Wie einfach können wir unsere Daten exportieren, wenn wir wechseln?
Häufige Fehler
- Nach Demos entscheiden statt nach einer Testphase mit echter Arbeit.
- Für den fortgeschrittensten Nutzer kaufen und alle anderen überfordern.
- Die Kosten höherer Tarife ignorieren, die für zentrale Funktionen nötig sind.
- Schulungen und Vorlagen auslassen, sodass jeder das Tool anders einrichtet.
- Keinen Verantwortlichen benennen, der die Einrichtung pflegt.
Kostenlose Vorlagen zu diesem Thema
Häufig gestellte Fragen
Wie wähle ich Projektmanagement-Software aus?
Definieren Sie Ihre Probleme und unverzichtbaren Funktionen, nehmen Sie drei Tools in die engere Wahl, testen Sie sie mit echter Arbeit, prüfen Sie die Gesamtkosten und planen Sie die Einführung.
Welches Tool sollten die meisten Teams bei der Auswahl von Projektmanagement-Software wählen?
In unserem Testberichtbelegt Wrike als stärkste All-in-One-Wahl Platz eins, dicht gefolgt von monday.com und Asana.
Wie lange sollte eine Testphase bei der Auswahl von Projektmanagement-Software dauern?
Lange genug, um echte Arbeit damit abzuwickeln, typischerweise zwei bis vier Wochen.
Was sollte auf meiner Anforderungsliste bei der Auswahl von Projektmanagement-Software stehen?
Unverzichtbare Funktionen, Anzahl und Art der Nutzer, Integrationen, Sicherheitsanforderungen und Budget.
Sollte ich bei der Auswahl von Projektmanagement-Software einen kostenlosen Tarif wählen?
Kostenlose Tarife eignen sich für kleine Teams und einfache Projekte. Prüfen Sie die Grenzen bei Nutzern, Funktionen und Speicher, bevor Sie sich darauf verlassen.
Wie vergleiche ich bei der Auswahl von Projektmanagement-Software die Preise fair?
Vergleichen Sie den Tarif, der Ihre unverzichtbaren Funktionen enthält, multipliziert mit der Zahl der Nutzer, die volle Lizenzen benötigen, anhand der aktuellen Preisseite jedes Anbieters.
Welches Tool eignet sich bei der Auswahl von Projektmanagement-Software für agile Teams?
Jira ist die Spezialistenwahl für Softwareteams; Wrike und ClickUp eignen sich für Teams, die Agile mit anderer Arbeit kombinieren.
Wie bringe ich mein Team dazu, das Tool nach der Auswahl auch zu nutzen?
Beziehen Sie das Team in die Testphase ein, stellen Sie einfache Vorlagen und Schulungen bereit und ernennen Sie Champions.
Sollte die IT an der Auswahl von Projektmanagement-Software beteiligt sein?
Ja, für Prüfungen zu Sicherheit, Single Sign-on, Integrationen und Datenschutz.
Wo kann ich bei der Auswahl von Projektmanagement-Software Tools direkt vergleichen?
Unsere Vergleichsseiten decken jedes Paar der Top-10-Tools ab.