Vorlage für Besprechungsnotizen mit Maßnahmen

Was sind Besprechungsnotizen?

Besprechungsprotokolle sind eine kurze schriftliche Aufzeichnung eines Meetings: wer teilgenommen hat, die wichtigsten zu jedem Tagesordnungspunkt besprochenen Punkte, die getroffenen Entscheidungen und die vereinbarten Maßnahmen, jeweils mit Verantwortlichem und Fälligkeitstermin. Sie geben Teilnehmenden und abwesenden Kolleginnen und Kollegen eine gemeinsame, verlässliche Darstellung dessen, was vereinbart wurde und wie es weitergeht.

Notizen sind wichtig, weil das Gedächtnis unzuverlässig ist und Meetings teuer sind. Ohne Aufzeichnung werden Entscheidungen wieder aufgerollt, Maßnahmen vergessen, und die Leute gehen mit unterschiedlichen Versionen dessen auseinander, was vereinbart wurde. Ein einheitliches Format löst das meiste davon: Alle wissen, wo sie Entscheidungen und ihre eigenen Maßnahmen finden.

Besprechungsnotizen liegen zwischen der Meeting-Agenda, die das Meeting plant, und Ihrem Projekt-Tracker oder Maßnahmenplan, in dem die Maßnahmen nachverfolgt werden.

Vorschau der Vorlage für Besprechungsnotizen

Dies ist der erste (und einzige) Tab der Vorlage, mit drei Beispiel-Tagesordnungspunkten aus einem wöchentlichen Betriebsmeeting. Ersetzen Sie sie durch Ihre eigenen.

Die Beispielzeilen sind nur Beispiele: Ersetzen Sie sie durch Ihre eigenen.

Was die Vorlage für Besprechungsnotizen enthält

Die Vorlage ist eine Tabelle mit einem Tab, die dafür gedacht ist, während des Meetings ausgefüllt und direkt danach geteilt zu werden.

• Besprechungsprotokolle: Tagesordnungspunkt, Wichtigste Diskussionspunkte, Entscheidung, Maßnahme, Verantwortlicher, Fälligkeitstermin, Status

Die Kopfzeile oben im Sheet enthält die Meeting-Details: Name des Meetings, Datum, Teilnehmende und Entschuldigte. Darunter ist jede Zeile ein Tagesordnungspunkt mit diesen Spalten:

Welche Version sollten Sie herunterladen?

Was in Besprechungsnotizen gehört

Unabhängig vom Format sollten Besprechungsnotizen drei Fragen beantworten: Was haben wir besprochen, was haben wir entschieden, und wer tut was bis wann? Dies sind die festzuhaltenden Elemente.

Sie müssen nicht alles festhalten, was gesagt wurde. Streben Sie Notizen an, die jemand, der das Meeting verpasst hat, in zwei Minuten lesen kann.

So erstellen Sie Besprechungsnotizen

Gute Notizen beginnen vor dem Meeting und enden danach. Folgen Sie diesen Schritten.

Vor dem Meeting

1. Vereinbaren Sie, wer protokolliert. Benennen Sie in der Agenda eine protokollführende Person. Am besten funktioniert es, wenn das nicht die Person ist, die das Meeting leitet.
2. Bereiten Sie die Vorlage vor. Übertragen Sie die Tagesordnungspunkte in die Spalte „Tagesordnungspunkt“ und tragen Sie Namen des Meetings, Datum und eingeladene Teilnehmende ein.
3. Überprüfen Sie offene Maßnahmen. Übernehmen Sie unerledigte Maßnahmen aus dem letzten Meeting, damit sie überprüft werden können.

Während des Meetings

1. Halten Sie die Anwesenheit fest. Aktualisieren Sie zu Beginn Teilnehmende und Entschuldigte.
2. Fassen Sie zusammen, statt mitzuschreiben. Notieren Sie zu jedem Punkt die Kernaussagen in wenigen Worten: Fakten, Optionen und Bedenken.
3. Schreiben Sie Entscheidungen in eine eigene Spalte. Ist eine Entscheidung unklar, bitten Sie die Leitung, sie zu bestätigen, bevor Sie weitergehen: „Wir haben also vereinbart, dass …?“
4. Erfassen Sie jede Maßnahme mit Verantwortlichem und Termin. Wenn niemand eine Maßnahme übernimmt, weisen Sie darauf hin, bevor der Punkt abgeschlossen wird.
5. Stellen Sie themenfremde Punkte zurück. Notieren Sie sie separat für eine künftige Agenda.

Nach dem Meeting

1. Bereinigen Sie die Notizen noch am selben Tag. Lösen Sie Abkürzungen auf und prüfen Sie Namen, Zahlen und Termine.
2. Klären Sie mit der Leitung, wenn eine Entscheidung oder Maßnahme mehrdeutig ist.
3. Versenden Sie die Notizen innerhalb von 24 Stunden an die Teilnehmenden und alle, die handeln müssen. Setzen Sie Entscheidungen und Maßnahmen an den Anfang der E-Mail.
4. Verfolgen Sie die Maßnahmen, bis sie erledigt sind, und überprüfen Sie sie zu Beginn des nächsten Meetings.

Beispiel für Besprechungsnotizen

So könnte ein kurzes wöchentliches Projektstatusmeeting in der Vorlage aussehen. Beachten Sie, dass Diskussion, Entscheidungen und Maßnahmen getrennt gehalten werden.

Meeting: Wöchentlicher Status Website-Relaunch · Datum: 6. Oktober · Teilnehmende: Projektmanager, Design-Leitung, Entwickler, Marketingleitung · Entschuldigt: Sponsor

Die Folge-E-Mail kann dann sehr kurz sein: eine Zeile Kontext, die Entscheidungen als Aufzählung, die Maßnahmen mit Verantwortlichen und Terminen, ein Link zu den vollständigen Notizen und der Termin des nächsten Meetings.

Der Punkt Cookie-Banner zeigt, wie Besprechungsnotizen mit anderen Projektdokumenten verbunden sind: Die Entscheidung, einen Änderungsantrag zu stellen, wird hier festgehalten, und die Änderung selbst wird bewertet im Vorlage für Änderungsanträge.

Besprechungsnotizen vs. Besprechungsprotokoll

Die Begriffe werden oft synonym verwendet, und diese Vorlage funktioniert an den meisten Arbeitsplätzen für beides. Der Unterschied liegt in der Formalität.

Robert's Rules of Order, ein weit verbreiteter Leitfaden für formale Sitzungsverfahren, besagt, dass ein Protokoll vor allem festhalten soll, was in einer Sitzung getan wurde, nicht, was die Mitglieder gesagt haben. Das ist auch für informelle Notizen ein guter Rat.

Wenn Sie ein formales Protokoll brauchen, ergänzen Sie die Sitzungsdetails, die Ihre Organisation verlangt (Beschlussfähigkeit, Anträge und Abstimmungen), in der Kopfzeile und der Spalte „Entscheidung“ und halten Sie die Genehmigung des vorherigen Protokolls als ersten Tagesordnungspunkt fest.

So machen Sie aus Besprechungsnotizen Maßnahmen

Maßnahmen sind das, was ein Meeting lohnenswert macht. Formulieren Sie sie so, dass sie leicht zu erledigen und leicht zu überprüfen sind.

• Beginnen Sie mit einem Verb: Senden, Entwerfen, Genehmigen, Buchen, Bestätigen.
• Ein Verantwortlicher pro Maßnahme. „Das Team“ ist kein Verantwortlicher. Wenn mehrere Personen beteiligt sind, benennen Sie die Person, die dafür sorgt, dass es geschieht.
• Ein echter Fälligkeitstermin, nicht „ASAP“ oder „nächste Woche“.
• Konkret genug, um zu wissen, wann es erledigt ist: „Überarbeitetes Budget an den Sponsor senden“, nicht „Sich das Budget ansehen“.
• Überprüfen Sie zuerst offene Maßnahmen im nächsten Meeting und aktualisieren Sie die Spalte „Status“.

Maßnahmen, die über das nächste Meeting hinausreichen oder zu einem größeren Plan gehören, übertragen Sie in einen Vorlage für einen Maßnahmenplan oder Ihren Projekt-Tracker. Im Meeting angesprochene Probleme und Risiken gehören in ein RAID-Log oder Problemprotokoll (Issue Log), damit sie gesteuert und nicht nur notiert werden.

Die Vorlage für verschiedene Projektmeetings nutzen

Dieselben Spalten funktionieren für die meisten Meetings; was sich ändert, ist der Schwerpunkt.

Unser Leitfaden zum Agile Meetings und Zeremonien erklärt den Zweck jedes agilen Meetings ausführlicher.

Tipps und häufige Fehler

Tipps

• Trennen Sie Entscheidungen von der Diskussion. Das ist die größte einzelne Verbesserung, die die meisten Teams erreichen können.
• Halten Sie Notizen sachlich und neutral. Halten Sie fest, was vereinbart wurde, nicht Meinungen darüber, wer es gesagt hat.
• Verwenden Sie jedes Mal dieselbe Vorlage, damit alle wissen, wo sie suchen müssen.
• Teilen Sie Notizen dort, wo das Team arbeitet, etwa in einem gemeinsamen Laufwerk oder Ihrem Projektmanagement-Tool, nicht nur per E-Mail.
• Wechseln Sie die protokollführende Person bei wiederkehrenden Meetings, damit es nicht immer dieselbe Person trifft.

Fehler, die Sie vermeiden sollten

• Ein Wortprotokoll statt einer Zusammenfassung schreiben.
• Maßnahmen ohne Verantwortlichen oder mit „alle“ als Verantwortlichen.
• Vage Entscheidungen wie „Budget besprochen“.
• Notizen erst Tage später versenden, wenn Details vergessen sind.
• Maßnahmen nie überprüfen, sodass dieselben Punkte Meeting für Meeting wiederkehren.

Besprechungsnotizen sind ein Teil dessen, wie ein Projekt Menschen informiert hält.

Verwandte Vorlagen und Leitfäden

Planen Sie das Meeting mit der Vorlage für eine Besprechungsagenda, halten Sie es mit dieser Vorlage fest und verfolgen Sie Maßnahmen weiter mit dem Maßnahmenplan oder Vorlage für einen Projekt-Tracker. Das Vorlage für den Kommunikationsplan legt fest, welche Meetings Sie abhalten und wer teilnimmt.

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