Kostenlose Vorlage für einen Kommunikationsplan (Excel, Google Sheets, PDF)
Diese kostenlose Vorlage für einen Kommunikationsplan legt fest, wer welche Informationen warum, über welchen Kanal, wie oft und von wem braucht, damit jeder Stakeholder informiert bleibt, ohne in Updates unterzugehen. Laden Sie sie ohne Registrierung in Google Sheets, Excel oder PDF als Einsteiger-, Fortgeschrittenen- oder Expertenversion herunter und überschreiben Sie die fünf Beispielzeilen mit Ihren eigenen.
Das Wichtigste in Kürze
- Ein Kommunikationsplan ist eine Matrix aller regelmäßigen Projektkommunikation: Zielgruppe, Zweck, Kanal, Häufigkeit, Verantwortlicher, Format und Feedbackweg.
- Erstellen Sie ihn auf Basis Ihres Stakeholder-Registers: Beginnen Sie mit dem, was jede Gruppe wissen muss, nicht mit den Meetings, die Sie bereits abhalten.
- Jede Kommunikation braucht einen namentlich benannten Verantwortlichen und eine Möglichkeit für die Zielgruppe, zu antworten.
- Passen Sie Detailgrad und Häufigkeit an die Zielgruppe an: Sponsoren wollen Entscheidungen und Risiken, das Team will die Prioritäten des Tages und Blockaden.
- Überprüfen Sie den Plan an jedem Phasen-Gate und immer dann, wenn sich Stakeholder ändern, und streichen Sie Updates, die niemand liest.
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Wählen Sie Stufe und Format: Google Sheets, Excel oder ein druckfertiges PDF. Die Tabellen enthalten Dropdowns, Formeln und Beispielzeilen, die Sie überschreiben können.
Was ist ein Kommunikationsplan?
A Kommunikationsplan ist ein Projektdokument, das festlegt, welche Informationen jede Stakeholder-Gruppe erhält, warum sie sie braucht, über welchen Kanal, wie oft, in welchem Format und wer für den Versand verantwortlich ist. Er macht aus den Bedürfnissen der Stakeholder einen planbaren Rhythmus von Updates, Meetings und Ankündigungen, damit Menschen die richtigen Informationen zur richtigen Zeit erhalten.
Der PMBOK Guide des PMI nennt die formale Version einen Kommunikationsmanagementplan und behandelt ihn als Teil des übergeordneten Projektmanagementplan. In der Praxis führen die meisten Projekte ihn als eine einzige Tabelle, oft als Kommunikationsmatrixbezeichnet, und genau das bietet Ihnen diese Vorlage.
Der Projektmanager verantwortet den Plan in der Regel, mit Input vom Sponsor und bei größeren oder veränderungsintensiven Projekten vom Kommunikationsteam.
Was diese Vorlage für den Kommunikationsplan enthält
Die Vorlage hat einen Tab, Kommunikationsplan, mit fünf Beispielkommunikationen, die Sie durch Ihre eigenen ersetzen. Hier eine Live-Vorschau der Fortgeschrittenenversion:
| Kommunikation | Zielgruppe | Zweck / Inhalt | Kanal | Häufigkeit | Verantwortlich | Format | Feedbackweg |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Statusbericht | Sponsor, Lenkungsausschuss | Fortschritt, RAG-Status, Risiken, benötigte Entscheidungen | E-Mail + Dashboard | Wöchentlich | Projektmanager | Einseitiger Bericht | Antwort oder Lenkungsausschusssitzung |
| Lenkungsausschuss | Lenkungsausschuss | Entscheidungen, Eskalationen, Budget | Meeting | Monatlich | Sponsor | Folien | Protokoll und Maßnahmen |
| Team-Stand-up | Projektteam | Heutige Arbeit und Blockaden | Videocall | Täglich | Teamleitung | 15-minütiges Meeting | Im Meeting |
| Stakeholder-Newsletter | Gesamte Organisation | Was sich wann ändert | Intranet | Monatlich | Kommunikationsverantwortliche | Artikel | Kommentare |
| Go-live-Mitteilung | Kunden | Neue Funktionen und Support | Einmalig | Marketing | Support-Postfach |
Die Beispielzeilen sind nur Beispiele: Ersetzen Sie sie durch Ihre eigenen.
- Kommunikationsplan: Kommunikation, Zielgruppe, Zweck / Inhalt, Kanal, Häufigkeit, Verantwortlicher, Format, Feedbackweg
Die acht Spalten erklärt
- Kommunikation: der Name des Updates, Meetings oder der Ankündigung, etwa „Wöchentlicher Statusbericht“ oder „Go-live-Mitteilung“.
- Zielgruppe: die Stakeholder-Gruppe, die sie erhält. Verwenden Sie dieselben Gruppennamen wie in Ihrem Stakeholder-Register.
- Zweck / Inhalt: warum es die Kommunikation gibt und was sie enthält, zum Beispiel Fortschritt, RAG-Status, Risiken und benötigte Entscheidungen.
- Kanal: wie sie übermittelt wird: Meeting, E-Mail, Dashboard, Intranet, Chat oder Videocall.
- Häufigkeit: ein Dropdown mit Täglich, Wöchentlich, Zweiwöchentlich, Monatlich, Vierteljährlich, Einmalig und Nach Bedarf.
- Verantwortlich: die eine Person, die für Vorbereitung und Versand verantwortlich ist.
- Format: die Form des Ergebnisses, etwa ein einseitiger Bericht, Folien, ein 15-minütiges Meeting oder ein Artikel.
- Feedbackweg: wie die Zielgruppe antwortet oder Fragen stellt: eine Antwort, Protokoll und Maßnahmen, Kommentare oder ein Support-Postfach. Diese Spalte macht den Plan zu einem Dialog statt zu reiner Verkündung.
Einsteiger-, Fortgeschrittenen- und Expertenversion
| Version | Leistungsumfang | Am besten für |
|---|---|---|
| Einsteiger | Ein Tab mit fünf Spalten: Kommunikation, Zielgruppe, Kanal, Häufigkeit und Verantwortlicher, plus das Dropdown für die Häufigkeit | Kleine Projekte und schnelle interne Pläne |
| Fortgeschritten | Alle acht Spalten, einschließlich Zweck, Format und Feedbackweg, mit dem Dropdown für die Häufigkeit | Die meisten Projekte |
| Experte | Der fortgeschrittene Plan plus ein Anleitungs-Tab, ein Dashboard, das Kommunikationen insgesamt und nach Verantwortlichem zählt, und ein Tab für die Änderungshistorie | Projekte mit vielen Stakeholdern oder bei denen ein PMO den Plan prüft |
Jede Tabellenversion hat eine fixierte Kopfzeile und Filter, sodass Sie nach Zielgruppe oder Verantwortlichem filtern oder nach Häufigkeit sortieren können. Das PDF ist eine druckfertige Kopie für Kick-off-Meetings und Planungsworkshops.
Was sollte ein Kommunikationsplan enthalten?
Die acht Spalten decken ab, was die meisten Projekte brauchen. Laut PMBOK Guide (6. Auflage) kann ein Kommunikationsmanagementplan zudem die Kommunikationsanforderungen der Stakeholder, den Grund für die Verteilung jedes Elements, Zeitrahmen und Häufigkeit, die verantwortliche Person, die genutzten Methoden und Technologien, die Ressourcen und das Budget für Kommunikation, einen Eskalationsprozess, ein Glossar gängiger Begriffe und etwaige Einschränkungen wie rechtliche oder Vertraulichkeitsregeln festhalten.
Unser Rat: Halten Sie die Matrix selbst schlank und schreiben Sie alles, was für das ganze Projekt gilt, in eine kurze Notiz darüber oder darunter:
| Element | Wo es hingehört | Beispiel |
|---|---|---|
| Wer, was, wann, wie, durch wen | Die Zeilen der Matrix | Wöchentlicher Statusbericht per E-Mail an den Lenkungsausschuss, verantwortet vom PM |
| Kernbotschaften | Spalte Zweck / Inhalt oder ein separater Tab für Botschaften bei Veränderungsprojekten | „Das neue System geht am 2. März live; die Schulungen beginnen im Februar“ |
| Eskalationsweg | Notiz unter der Matrix oder Verweis auf Ihr Governance-Dokument | Probleme, die der PM nicht innerhalb von fünf Tagen lösen kann, gehen an den Sponsor |
| Freigaben | Ergänzen Sie eine Spalte „Freigebende Person“, wenn externe Botschaften freigegeben werden müssen | Kunden-E-Mails werden vor dem Versand vom Marketing freigegeben |
| Vertraulichkeit | Notiz oder eine Spalte für sensible Inhalte | Budgetdetails werden nur mit dem Lenkungsausschuss geteilt |
| Glossar und Kontakte | Bei Bedarf ein separater Tab | Abkürzungen, Verteilerlisten, Meeting-Links |
Eskalationswege und Entscheidungsbefugnisse liegen in der Regel in Ihren Projekt-Governance -Regelungen; der Kommunikationsplan verweist einfach darauf.
So füllen Sie die Vorlage für den Kommunikationsplan aus
- Listen Sie Ihre Stakeholder auf. Beginnen Sie mit Ihrem Stakeholder-Register oder einer kurzen Stakeholder-Analyse. Gruppieren Sie Personen, die dieselben Informationen brauchen, etwa Sponsor, Lenkungsausschuss, Projektteam, gesamte Organisation, Kunden und Lieferanten. Unser Leitfaden zum Stakeholder-Management in Projekten erklärt, wie Sie sie identifizieren und priorisieren.
- Notieren Sie, was jede Gruppe wissen muss. Denken Sie in Entscheidungen, Handlungen und Bewusstsein: Was müssen sie entscheiden, was müssen sie tun und worüber sollten sie einfach Bescheid wissen?
- Legen Sie eine Zeile pro Kommunikation an. Benennen Sie sie in der Spalte „Kommunikation“ und tragen Sie Zielgruppe sowie Zweck / Inhalt ein.
- Wählen Sie Kanal, Häufigkeit und Format, die zu Zielgruppe und Botschaft passen (siehe Tabelle unten). Nutzen Sie das Dropdown für die Häufigkeit, damit der Plan einheitlich bleibt.
- Weisen Sie einen Verantwortlichen zu für jede Zeile. Ein Team oder Gremium ist kein Verantwortlicher; benennen Sie eine Person.
- Vereinbaren Sie einen Feedbackweg, damit die Zielgruppe Fragen stellen, Bedenken äußern oder Entscheidungen bestätigen kann.
- Stimmen Sie ihn mit Ihrem Terminplan ab. Ergänzen Sie einmalige Kommunikationen für Meilensteine, Go-live, Umstellung und Projektabschluss und prüfen Sie, dass sich regelmäßige Meetings nicht überschneiden.
- Teilen Sie den Plan und überprüfen Sie ihn mit dem Sponsor und dem Team und kommen Sie an jedem Phasen-Gate darauf zurück.
Tipps zur Tabelle
- Filtern Sie nach Verantwortlichem, um jeder Person ihre Liste von Kommunikationen zu geben.
- Ergänzen Sie Spalten, die Ihr Projekt braucht, etwa Freigebende Person, Startdatum oder Vertraulichkeit, behalten Sie aber die acht Kernspalten bei.
Kanäle und Häufigkeit wählen
Das PMI unterteilt Kommunikationsmethoden in drei Arten: interaktiv (Meetings, Anrufe, Workshops), Push (E-Mails, Berichte, Memos, die an Personen gesendet werden) und Pull (Intranetseiten, Dashboards und gemeinsame Ordner, die Personen bei Bedarf aufrufen). Die meisten Pläne nutzen eine Mischung: interaktiv für Entscheidungen und Problemlösung, Push für den regelmäßigen Status, Pull für Referenzinformationen.
| Zielgruppe | Was sie meist brauchen | Typischer Kanal | Typische Häufigkeit |
|---|---|---|---|
| Sponsor | Fortschritt gegenüber dem Plan, größte Risiken, benötigte Entscheidungen | Einzelgespräch plus kurzer schriftlicher Bericht | Wöchentlich oder zweiwöchentlich |
| Lenkungsausschuss oder Board | Status, Eskalationen, Budget, Freigaben | Meeting mit Folien oder einseitigem Bericht | Monatlich und an Phasen-Gates |
| Projektteam | Prioritäten, Blockaden, Änderungen, Abhängigkeiten | Stand-up oder Teammeeting, Chat | Täglich oder wöchentlich |
| Gesamte Organisation | Was sich ändert, wann und wie es sie betrifft | Intranetartikel, Newsletter, Mitarbeiterversammlung | Monatlich und vor größeren Änderungen |
| Kunden oder Endnutzer | Neue Funktionen, Ausfallzeiten, Support | E-Mail, In-App-Nachricht, Supportseiten | An Meilensteinen und beim Go-live |
| Lieferanten und Partner | Anforderungen, Termine, Abnahme | Geplanter Anruf, E-Mail, gemeinsamer Tracker | Wöchentlich oder wie im Vertrag vereinbart |
Der PMBOK Guide bietet zudem eine schnelle Erklärung, warum Kommunikation schwieriger wird, wenn Projekte wachsen: Die Zahl potenzieller Kommunikationskanäle beträgt n(n-1)/2, wobei n die Zahl der Personen ist. Fünf Personen haben 10 Kanäle, zehn Personen 45. Deshalb wird ein schriftlicher Plan umso wichtiger, je größer das Team und die Liste der Stakeholder werden.
Wenn Ihr Team über Standorte oder Zeitzonen hinweg arbeitet, bevorzugen Sie schriftliche Pull-Updates und zeichnen Sie wichtige Meetings auf. Unser Leitfaden zum Remote-Projektmanagement behandelt dies ausführlicher.
Beispiel für einen Kommunikationsplan
Die fünf Beispielzeilen der Vorlage zeigen eine typische Mischung für ein mittelgroßes internes Projekt, etwa die Einführung eines neuen Systems:
| Kommunikation | Zielgruppe | Kanal und Häufigkeit | Verantwortlich | Warum es so aufgesetzt ist |
|---|---|---|---|---|
| Statusbericht | Sponsor, Lenkungsausschuss | E-Mail und Dashboard, wöchentlich | Projektmanager | Ein einseitiger Bericht mit Fortschritt, RAG-Status, Risiken und benötigten Entscheidungen hält die Führung ohne Meeting informiert |
| Lenkungsausschuss | Lenkungsausschuss | Meeting, monatlich | Sponsor | Entscheidungen, Eskalationen und Budget erfordern Diskussion; Protokoll und Maßnahmen bilden den Feedbackweg |
| Team-Stand-up | Projektteam | Videocall, täglich | Teamleitung | Ein 15-minütiges Meeting bringt die heutige Arbeit und Blockaden schnell zutage |
| Stakeholder-Newsletter | Gesamte Organisation | Intranet, monatlich | Kommunikationsverantwortliche | Ein Artikel erklärt, was sich wann ändert; Kommentare ermöglichen Fragen |
| Go-live-Mitteilung | Kunden | E-Mail, einmalig | Marketing | Eine einmalige Ankündigung neuer Funktionen und des Supports, mit dem Support-Postfach für Antworten |
Beachten Sie, dass jede Zeile einen anderen Verantwortlichen hat, dass die Häufigkeit sinkt, je breiter die Zielgruppe wird, und dass jede Kommunikation eine Antwortmöglichkeit bietet. Zum wöchentlichen Bericht selbst siehe unseren Leitfaden zum Projektstatusbericht, und führen Sie die Lenkungsausschusssitzung mit einer Vorlage für eine Besprechungsagenda.
Arten von Kommunikationsplänen
Dieselbe Matrix funktioniert für die meisten Arten von Kommunikationsplänen; was sich ändert, sind die Liste der Zielgruppen und der Schwerpunkt.
- Projektkommunikationsplan: regelmäßiger Status, Governance-Meetings und Meilensteinankündigungen für ein Projekt. Dafür ist die Vorlage ausgelegt.
- Kommunikationsplan für das Change Management: konzentriert sich auf die von einer Veränderung betroffenen Menschen. Ergänzen Sie Zielgruppen nach Team oder Standort und nutzen Sie die Spalte Zweck / Inhalt für Kernbotschaften in jeder Phase: Bewusstsein, Schulung, Go-live und Support. Unser Artikel über Change Management vs. Änderungssteuerung erklärt, wie beides zusammenpasst.
- Krisenkommunikationsplan: im Voraus vorbereitet, mit vorab freigegebenen Erklärungen, einem strikten Freigabeweg und Kontaktdaten. Ergänzen Sie die Spalten Freigebende Person und Auslöser.
- Kommunikationsplan für Marketing oder Launch: Die Zielgruppen sind Kundensegmente und die Kanäle Marketingkanäle. Für die Planung einzelner Posts und E-Mails passt ein Content-Kalender-Vorlage besser.
Tipps und häufige Fehler
Tipps
- Passen Sie den Detailgrad an die Zielgruppe an. Dieselben Fakten können für das Board eine einzeilige Schlagzeile und für das Team ein vollständiges Protokoll sein.
- Bevorzugen Sie wenige, regelmäßige Updates gegenüber vielen spontanen. Ein vorhersehbarer Rhythmus schafft Vertrauen.
- Kombinieren Sie den Plan mit einer RACI-Matrix. Die Spalten „Consulted“ und „Informed“ zeigen Ihnen, wer im Kommunikationsplan auftauchen muss.
- Prüfen Sie, ob die Updates tatsächlich gelesen werden. Fragen Sie in der nächsten Lenkungsausschusssitzung nach oder schauen Sie sich Öffnungen und Aufrufe von Dashboards und Intranetseiten an.
Häufige Fehler
- Mit Meetings statt mit Bedürfnissen beginnen. Eine Liste bestehender Meetings ist kein Plan; beginnen Sie mit dem, was jeder Stakeholder wissen muss.
- Kein Verantwortlicher oder ein Team als Verantwortlicher. Updates ohne namentlich benannte Person schlafen meist ein.
- Nur Verkündung. Ohne Feedbackweg erfahren Sie von Bedenken zu spät.
- Einheitslösung für alle. Führungskräfte lesen selten den vollständigen Teambericht; beginnen Sie mit Entscheidungen und den größten Risiken.
- Einmal schreiben und vergessen. Die Stakeholder ändern sich, während das Projekt seine Phasen durchläuft.
- Das Projektende vergessen. Planen Sie die Kommunikation zum Abschluss: Übergabe, Dank und Lessons Learned.
Den Plan aktuell halten
Behandeln Sie den Kommunikationsplan als lebendes Dokument. Überprüfen Sie ihn:
- an jedem Phasen-Gate oder wichtigen Meilenstein;
- wenn Stakeholder hinzukommen oder gehen oder sich der Sponsor ändert;
- nach einem Kommunikationsproblem, etwa einer Entscheidung auf Basis veralteter Informationen;
- vor dem Go-live und den Projektabschluss hinaus, wenn sich Zielgruppen und Botschaften am stärksten ändern.
Halten Sie in der Änderungshistorie der Expertenversion fest, was sich geändert hat. Probleme, die über Feedbackwege auftauchen, gehören in Ihr Problemprotokoll (Issue Log) oder RAID-Log-Vorlage, und was Sie über Kommunikation lernen, lohnt sich festzuhalten in einem Vorlage für Lessons Learned.
Zum übergeordneten Prozess der Planung, Steuerung und Überwachung der Kommunikation lesen Sie unseren Leitfaden zum Kommunikationsmanagement im Projekt.
Tabelle oder Projektmanagement-Software?
Ein Plan in einer Tabelle ist schnell erstellt, leicht zu teilen und für die meisten Einzelprojekte ausreichend. Mit wachsender Zahl von Projekten und Stakeholdern steuern viele Teams wiederkehrende Berichte und Erinnerungen aus einem Projektmanagement-Tool, damit Updates planmäßig versendet werden und Dashboards sich automatisch aktualisieren. Wrike, unser bestplatziertes Tool, eignet sich für Teams, die konfigurierbare Dashboards und Berichte für mehrere Zielgruppen brauchen.
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Legen Sie Zweck und wichtigste Stakeholder des Projekts fest in einem Projektauftrag-Vorlage, halten Sie Meeting-Entscheidungen fest mit Vorlage für Besprechungsnotizen, und planen Sie die Arbeit selbst in einem Projektplan-Vorlage.
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Was ist eine Vorlage für einen Kommunikationsplan?
Eine Vorlage für einen Kommunikationsplan ist eine fertige Tabelle, um festzulegen, welche Informationen jede Stakeholder-Gruppe erhält, warum, über welchen Kanal, wie oft, in welchem Format, wer sie versendet und wie die Menschen Feedback geben.
Ist diese Vorlage für den Kommunikationsplan kostenlos?
Ja. Die Vorlage für den Kommunikationsplan steht kostenlos und ohne Registrierung in Google Sheets, Excel und PDF als Einsteiger-, Fortgeschrittenen- und Expertenversion zum Download bereit.
Was sollte ein Projektkommunikationsplan enthalten?
Mindestens: die Kommunikation, Zielgruppe, Zweck oder Inhalt, Kanal, Häufigkeit, Verantwortlicher, Format und Feedbackweg. Größere Projekte ergänzen oft Kernbotschaften, einen Eskalationsweg, Freigaben und Vertraulichkeitsregeln.
Wie schreibe ich einen Kommunikationsplan?
Listen Sie Ihre Stakeholder auf, notieren Sie, was jede Gruppe wissen muss, legen Sie eine Zeile pro Kommunikation an, wählen Sie Kanal, Häufigkeit und Format, weisen Sie einen Verantwortlichen zu, vereinbaren Sie einen Feedbackweg, stimmen Sie ihn mit Ihrem Terminplan ab und überprüfen Sie ihn in jeder Phase. Unser Leitfaden zum Kommunikationsplan führt Sie im Detail durch.
Wer ist für den Kommunikationsplan verantwortlich?
Der Projektmanager verantwortet und pflegt den Plan in der Regel, mit Input vom Sponsor und bei veränderungsintensiven Projekten vom Kommunikationsteam. Jede Kommunikation im Plan hat ihren eigenen namentlich benannten Verantwortlichen.
Wann sollte man einen Kommunikationsplan erstellen?
Während der Projektplanung, sobald Sie Ihre Stakeholder identifiziert haben, und bevor das regelmäßige Reporting beginnt. Aktualisieren Sie ihn an jedem Phasen-Gate und immer dann, wenn sich Stakeholder ändern.
Was ist der Unterschied zwischen einem Kommunikationsplan und einer Kommunikationsstrategie?
Eine Kommunikationsstrategie legt den übergeordneten Ansatz fest: Ziele, Kernbotschaften und Prinzipien. Ein Kommunikationsplan ist der praktische Fahrplan dafür, wer was wann, wie und von wem erhält.
Was ist eine Kommunikationsmatrix?
Eine Kommunikationsmatrix ist ein Kommunikationsplan in Tabellenform, mit einer Zeile pro Kommunikation und Spalten für Zielgruppe, Inhalt, Kanal, Häufigkeit und Verantwortlichen. Diese Vorlage ist eine Kommunikationsmatrix.
Wie hängt ein Kommunikationsplan mit einem Stakeholder-Register und einer RACI-Matrix zusammen?
Das Stakeholder-Register sagt, wer wichtig ist und warum; eine RACI-Matrix zeigt, wer zu jedem Liefergegenstand konsultiert und informiert wird; der Kommunikationsplan sagt, wie Sie jede dieser Personen informiert halten.
Wie oft sollte ein Kommunikationsplan aktualisiert werden?
Überprüfen Sie ihn mindestens an jedem Phasen-Gate, wenn Stakeholder hinzukommen oder gehen, und nach jedem Kommunikationsproblem. Kurze Projekte brauchen womöglich nur ein Review zur Halbzeit.
Kann ich diese Vorlage für Change Management oder interne Kommunikation verwenden?
Ja. Ergänzen Sie die von der Veränderung betroffenen Gruppen als Zielgruppen und nutzen Sie die Spalte Zweck / Inhalt für die Kernbotschaften in jeder Phase. Bei Bedarf können Sie Spalten wie Freigebende Person oder Startdatum ergänzen.
Wie viele Kommunikationskanäle hat ein Projekt?
Der PMBOK Guide nennt die Formel n(n-1)/2, wobei n die Zahl der Personen ist. Ein Projekt mit 10 Personen hat 45 potenzielle Kommunikationskanäle.
Was ist der Unterschied zwischen der Einsteiger-, Fortgeschrittenen- und Expertenversion der Vorlage für den Kommunikationsplan?
Die Einsteigerversion hat fünf wesentliche Spalten auf einem Tab. Die Fortgeschrittenenversion hat alle acht Spalten, einschließlich Zweck, Format und Feedbackweg. Die Expertenversion ergänzt einen Anleitungs-Tab, ein Dashboard, das Kommunikationen nach Verantwortlichem zählt, und eine Änderungshistorie.