Projektmanagement-Leitfaden · Planung und Umfang
Projektmanagementplan: Bestandteile, Schritte und Beispiel
Ein Projektmanagementplan ist das genehmigte Dokument, das erklärt, wie ein Projekt durchgeführt, überwacht, gesteuert und abgeschlossen wird. Er vereint die Pläne für Umfang, Termine, Kosten, Risiken, Qualität, Kommunikation und weitere Bereiche mit den Basisplänen, an denen Sie den Fortschritt messen. Dieser Leitfaden behandelt seine Bestandteile, eine Methode in 10 Schritten, ein ausführliches Beispiel und eine Gliederung zum Übernehmen.
Das Wichtigste in Kürze
- Ein Projektmanagementplan erklärt, wie das Projekt durchgeführt wird, nicht nur, was es liefert.
- Er verbindet die Teilmanagementpläne (Umfang, Termine, Kosten, Risiko und mehr) mit den Basisplänen für Umfang, Termine und Kosten.
- Erstellen Sie ihn auf Basis des genehmigten Projektauftrags: zuerst Anforderungen und Umfang, dann Terminplan und Budget, dann die unterstützenden Pläne.
- Passen Sie den Detaillierungsgrad an Größe, Risiko und Komplexität des Projekts an; ein kleines Projekt braucht vielleicht nur wenige Seiten.
- Behandeln Sie ihn als lebendes Dokument: Aktualisieren Sie ihn über die Änderungssteuerung und legen Sie nur bei genehmigten Änderungen einen neuen Basisplan fest.
Was ist ein Projektmanagementplan?
A Projektmanagementplan ist ein formales, genehmigtes Dokument, das festlegt, wie ein Projekt durchgeführt, überwacht und gesteuert sowie abgeschlossen wird. Er integriert die Teilmanagementpläne für Umfang, Termine, Kosten, Qualität, Ressourcen, Kommunikation, Risiko, Beschaffung und Stakeholder sowie die Basispläne, an denen die Leistung gemessen wird.
Die Formulierung stammt aus dem *PMBOK Guide* des PMI, der den Projektmanagementplan als das Dokument definiert, das beschreibt, wie das Projekt durchgeführt, überwacht und gesteuert sowie abgeschlossen wird. In der Praxis ist er das Regelwerk des Projekts: Hier erfahren Team, Sponsor und Stakeholder, wie Entscheidungen getroffen werden, wie über den Fortschritt berichtet wird und was bei Änderungen geschieht.
Ein guter Plan beantwortet eine Handvoll praktischer Fragen:
- Was liefern wir, und was gehört nicht zum Umfang?
- Wann werden die wichtigsten Lieferobjekte und Meilensteine fertig sein?
- Wie viel wird es kosten, und wie werden die Ausgaben gesteuert?
- Wer erledigt die Arbeit, und wer trifft welche Entscheidungen?
- Wie steuern wir Qualität, Risiken, Issues, Lieferanten und Kommunikation?
- Was geschieht wenn jemand eine Änderung beantragt?
Er wird meist vom Projektmanager mit Beiträgen des Teams, von Fachexperten und wichtigen Stakeholdern verfasst und vom Sponsor oder Lenkungsausschuss genehmigt. Seine Erstellung ist eine Kernaktivität des Integrationsmanagement im Projekt, weil sie alle anderen Wissensgebiete miteinander verbindet.
Projektmanagementplan vs. andere Projektdokumente
„Projektplan“, „Projektmanagementplan“ und „Terminplan“ werden oft synonym verwendet. Sie überschneiden sich, sind aber nicht dasselbe. Die Tabelle zeigt, wie die wichtigsten Dokumente zum Projektstart zusammenhängen.
| Dokument | Hauptzweck | Detaillierungsgrad | Typischer Verantwortlicher |
|---|---|---|---|
| Projektauftrag | Genehmigt das Projekt und benennt den Projektmanager | Übergeordnet, 2–4 Seiten | Sponsor |
| Projektinitiierungsdokument (PID) | PRINCE2-Basis für die Genehmigung und Durchführung des Projekts | Detailliert | Projektmanager, genehmigt vom Lenkungsausschuss |
| Projektmanagementplan | Erklärt, wie das Projekt durchgeführt, überwacht, gesteuert und abgeschlossen wird | Detailliert, an das Projekt angepasst | Projektmanager, genehmigt vom Sponsor |
| Projektterminplan | Geordnete Vorgänge, Dauern, Abhängigkeiten und Termine | Detailliert nur für die zeitliche Planung | Projektmanager oder Terminplaner |
| Statement of Work | Beschreibt Arbeit, die ein Lieferant auf Grundlage eines Vertrags erbringt | Detailliert für die vertraglich vereinbarte Arbeit | Käufer und Lieferant |
| „Projektplan“ (informell) | Wird oft für den Terminplan oder einen kurzen zusammenfassenden Plan verwendet | Unterschiedlich | Projektmanager |
Der entscheidende Unterschied: Der Projektauftrag besagt, dass das Projekt existiert und warum, während der Projektmanagementplan festlegt, wie es geliefert wird. Der Terminplan ist nur ein Teil des Plans. Wenn Sie in einem PRINCE2-Umfeld arbeiten, spielt das PID eine ähnliche Rolle wie der Projektmanagementplan, enthält aber zusätzlich den Business Case und die Struktur des Projektmanagementteams.
Warum ein Projektmanagementplan wichtig ist
Einen Plan zu schreiben kostet Zeit, daher ist die Frage berechtigt, was er Ihnen bringt. Unserer Erfahrung nach entsteht der Nutzen weniger durch das Dokument selbst als durch das Nachdenken und die Vereinbarungen, die es frühzeitig erzwingt.
- Gemeinsames Verständnis: Sponsor, Team und Stakeholder einigen sich auf Umfang, Prioritäten und Arbeitsweisen, bevor Geld ausgegeben wird.
- Eine Grundlage für die Fortschrittsmessung: Ohne genehmigte Baselines für Umfang, Termine und Kosten können Sie nicht sagen, ob das Projekt voraus, im Verzug oder über dem Budget liegt.
- Schnellere Entscheidungen: Rollen, Genehmigungsgrenzen und Eskalationswege sind im Voraus vereinbart, sodass Probleme nicht liegen bleiben, während geklärt wird, wer entscheidet.
- Kontrolle über Änderungen: Ein definierter Prozess zur Änderungssteuerung schützt das Projekt vor Scope Creep.
- Weniger Überraschungen: Wenn Sie Risiken, Qualität und Beschaffung frühzeitig planen, werden Probleme sichtbar, solange ihre Behebung noch günstig ist.
- Leichteres Onboarding: Neue Teammitglieder und Lieferanten können ein einziges Dokument lesen, statt sich E-Mails und Besprechungsnotizen zusammenzusuchen.
Bestandteile eines Projektmanagementplans
Die am weitesten verbreitete Checkliste der Bestandteile stammt aus der 6. Ausgabe des *PMBOK Guide*, die drei Gruppen beschreibt: Teilmanagementpläne, Basispläne und weitere Bestandteile. Spätere Ausgaben wechselten zu einer Struktur aus Prinzipien und Leistungsbereichen und legen mehr Gewicht auf Tailoring, doch die Liste der 6. Ausgabe bleibt eine praktische Referenz, um zu entscheiden, was Ihr Plan abdecken sollte.
Teilmanagementpläne
Jeder Teilplan erklärt, wie ein Bereich des Projekts gesteuert wird. Bei einem kleinen Projekt können mehrere davon je einen Absatz umfassen; bei einem großen Projekt kann jeder ein eigenes Dokument sein, auf das der Hauptplan verweist.
| Teilplan | Was er erklärt |
|---|---|
| Inhalts- und Umfangsmanagementplan | Wie der Umfang definiert, validiert und gesteuert wird; siehe Projektumfang |
| Anforderungsmanagementplan | Wie Anforderungen erhoben, priorisiert, nachverfolgt und geändert werden |
| Terminmanagementplan | Methode der Terminplanung, Tool, Einheiten, Aktualisierungshäufigkeit und Schwellenwerte für Terminabweichungen |
| Kostenmanagementplan | Wie Kosten geschätzt, budgetiert und gesteuert werden; siehe Kostenmanagementplan |
| Qualitätsmanagementplan | Qualitätsstandards, Kennzahlen, Reviews, Abnahmeprüfungen und Verantwortlichkeiten |
| Ressourcenmanagementplan | Wie Personal, Ausrüstung und Material beschafft, zugewiesen und freigegeben werden |
| Kommunikationsmanagementplan | Wer welche Informationen wann, in welchem Format und von wem erhält; siehe Kommunikationsplan |
| Risikomanagementplan | Wie Risiken identifiziert, bewertet, Verantwortlichen zugeordnet und überprüft werden; siehe Projektrisikomanagement |
| Beschaffungsmanagementplan | Was eingekauft wird, Vertragsarten und wie Lieferanten ausgewählt und gesteuert werden |
| Plan zur Stakeholder-Einbindung | Wie jede Stakeholder-Gruppe eingebunden und informiert wird |
Basispläne
Basispläne sind die genehmigten Fassungen von Umfang, Terminplan und Kosten. Sie ändern sich nur über die formale Änderungssteuerung, und die tatsächliche Leistung wird mit ihnen verglichen.
| Baseline | Bestehend aus | Misst |
|---|---|---|
| Umfangsbaseline | Inhaltsbeschreibung, Projektstrukturplan und PSP-Wörterbuch | Ob die richtige Arbeit geliefert wird |
| Terminbaseline | Der genehmigte Terminplan mit Start- und Endterminen | Terminabweichung und Verzug |
| Kostenbaseline | Das genehmigte, zeitlich verteilte Budget ohne Managementreserve | Kostenabweichung und Ausgabentrends |
Zusammen bilden die drei die Leistungsmessbasis (Performance Measurement Baseline), mit der das Earned Value Management vergleicht.
Weitere Bestandteile
Die 6. Ausgabe des *PMBOK Guide* nennt außerdem Bestandteile, die beschreiben, wie das Projekt als Ganzes geführt wird:
- Änderungsmanagementplan: wie Änderungen beantragt, bewertet, genehmigt und dokumentiert werden.
- Konfigurationsmanagementplan: wie Versionen von Lieferobjekten und Dokumenten gekennzeichnet und gesteuert werden.
- Beschreibung des Projektlebenszyklus: die Phasen, die das Projekt durchläuft.
- Entwicklungsansatz: prädiktiv, adaptiv (agil) oder hybrid, und warum.
- Managementreviews: wann Sponsor oder Lenkungskreis den Fortschritt prüfen und Go/No-go-Entscheidungen treffen.
So erstellen Sie einen Projektmanagementplan in 10 Schritten
Die folgende Reihenfolge entspricht der Logik, die die meisten Praktiker nutzen: zuerst vereinbaren, was Sie liefern, dann wann und zu welchen Kosten, dann wie Sie alles drumherum steuern. In der Realität werden Sie zurückspringen, wenn spätere Schritte Probleme in früheren aufdecken; das ist normal.
1. Vom genehmigten Projektauftrag und Business Case ausgehen
Lesen Sie das Projektauftrag und den Business Case gründlich. Notieren Sie Ziele, groben Umfang, feste Termine, Budgetrahmen, bekannte Risiken und alle Restriktionen. Alles im Plan muss damit übereinstimmen. Wenn etwas im Projektauftrag unrealistisch ist, sprechen Sie es jetzt beim Sponsor an, statt es im Plan zu verstecken.
2. Stakeholder identifizieren und Anforderungen erheben
Listen Sie alle auf, die vom Projekt betroffen sind oder es beeinflussen können, und erheben und priorisieren Sie dann deren Anforderungen. Interviews, Workshops und die Analyse bestehender Prozesse helfen dabei. Dokumentieren Sie die Anforderungen so, dass Sie jede später einem Lieferobjekt zuordnen können.
3. Umfang definieren und den Projektstrukturplan erstellen
Verfassen Sie eine Inhaltsbeschreibung mit klaren Ein- und Ausschlüssen, Lieferobjekten und Abnahmekriterien. Zerlegen Sie die Lieferobjekte dann in einen Projektstrukturplan , bis jedes Arbeitspaket klein genug ist, um es zu schätzen und zuzuweisen. Unsere kostenlose PSP-Vorlage bietet Ihnen eine Ausgangsstruktur.
4. Lebenszyklus wählen und den Ansatz anpassen
Entscheiden Sie, ob das Projekt prädiktiv, agil oder hybrid durchgeführt wird, welche Phasen es hat und wie viel Formalität jeder Bereich braucht. Ein zweimonatiges internes Projekt und ein zweijähriges reguliertes Programm sollten nicht denselben Dokumentationsumfang haben.
5. Den Terminplan erstellen
Machen Sie aus Arbeitspaketen Vorgänge, ordnen Sie sie mit Abhängigkeiten an, schätzen Sie die Dauern und ermitteln Sie den kritischen Pfad. Ergänzen Sie Meilensteine für wichtige Entscheidungen und Übergaben. Unser Leitfaden zur Projektterminplanung führt Sie durch jeden Schritt.
6. Kosten schätzen und das Budget festlegen
Schätzen Sie die Kosten jedes Arbeitspakets mit Techniken wie Analogie-, parametrischer oder Bottom-up-Schätzung und ergänzen Sie dann Reserven für identifizierte Risiken. Fassen Sie die Schätzungen zu einem zeitlich verteilten Projektbudget zusammen und vereinbaren Sie eine etwaige Managementreserve mit dem Sponsor.
7. Ressourcen, Rollen und Verantwortlichkeiten planen
Klären Sie, wer die Arbeit erledigt, wann diese Personen verfügbar sind und welche Ausrüstung oder Materialien benötigt werden. Nutzen Sie eine RACI-Matrix , um für jedes wichtige Lieferobjekt und jede Entscheidung zu zeigen, wer Responsible, Accountable, Consulted und Informed ist.
8. Qualität, Risiko, Kommunikation, Beschaffung und Stakeholder-Einbindung planen
Schreiben Sie die unterstützenden Pläne. Legen Sie Qualitätsstandards und Abnahmeprüfungen fest, führen Sie einen Risiko-Workshop durch und legen Sie ein Risikoregister an, vereinbaren Sie Berichtsrhythmen und Kanäle, entscheiden Sie, was wie eingekauft wird, und planen Sie, wie Sie jede Stakeholder-Gruppe einbinden.
9. Änderungssteuerung, Basispläne und Reporting festlegen
Beschreiben Sie, wie Änderungen beantragt und genehmigt werden, wer was genehmigen darf (zum Beispiel der Projektmanager bis zu einem bestimmten Betrag, darüber der Sponsor) und wie Entscheidungen dokumentiert werden. Legen Sie die Basispläne für Umfang, Termine und Kosten fest und vereinbaren Sie, wie über den Fortschritt berichtet wird, etwa in einem wöchentlichen Statusbericht.
10. Prüfen, genehmigen und starten
Gehen Sie den Plan mit dem Sponsor und den wichtigsten Stakeholdern durch, klären Sie Anmerkungen und holen Sie die formelle Genehmigung ein. Halten Sie dann ein Kickoff-Meeting ab, damit das ganze Team die Ziele, den Plan und seine Rolle darin versteht. Ein Plan, den nur der Projektmanager gelesen hat, gibt niemandem Orientierung.
Beispiel für einen Projektmanagementplan
Das folgende Beispiel dient der Veranschaulichung und ist vereinfacht. Es zeigt, wie die einzelnen Teile eines Plans für ein mittelgroßes internes Projekt aussehen könnten: den Umzug eines 120-köpfigen Teams in ein neues Büro.
| Abschnitt | Beispieleintrag |
|---|---|
| Ziel | Alle Mitarbeitenden und die gesamte Ausstattung bis zum 28. Februar in das neue Büro umziehen, mit höchstens einem Arbeitstag Unterbrechung pro Team. |
| Umfang | Umfasst Flächenplanung, IT- und Netzwerkeinrichtung, Möbel, Umzug und Kommunikation mit den Mitarbeitenden. Ausgenommen ist der Innenausbau des Gebäudes, den der Vermieter übernimmt. |
| Liefergegenstände | Genehmigter Grundriss; funktionierendes Netzwerk und Telefone; Möbel aufgebaut; Mitarbeitende umgezogen; altes Büro geräumt. |
| Terminplan | Planung Okt.–Nov.; IT-Installation im Jan.; Umzüge an drei Wochenenden im Feb. Der kritische Pfad verläuft über die Netzwerkinstallation. |
| Budget | Kosten-Basisplan von £180.000 plus £15.000 Reserve beim Projektmanager; Managementreserve beim Sponsor. |
| Ressourcen und Rollen | Projektmanager, Leitung Facility Management, IT-Leitung, Umzugsdienstleister. Sponsor: Betriebsleiter. RACI für jedes Lieferobjekt. |
| Qualität | Netzwerk vor jedem Teamumzug von der IT getestet und freigegeben; Mängelliste innerhalb von 10 Arbeitstagen abgearbeitet. |
| Risiken | Verspätete Netzwerkinstallation (hoch): wöchentliche Abstimmung mit dem Lieferanten und ein Ausweichtermin. Widerstand der Mitarbeitenden (mittel): frühzeitige Vorschau auf den Grundriss. |
| Kommunikation | E-Mail an alle Mitarbeitenden alle zwei Wochen; wöchentliches Lenkungsupdate an den Sponsor; Teambriefings zwei Wochen vor jedem Umzug. |
| Einkauf | Umzug und Möbel über Vergleichsangebote von drei Lieferanten; Festpreisverträge. |
| Änderungssteuerung | Der Projektmanager genehmigt Änderungen bis £2.000 und zwei Tage; darüber entscheidet der Sponsor. |
| Abschluss | Übergabe an das Facility Management, abschließender Kostenbericht und eine Lessons-Learned-Sitzung innerhalb eines Monats nach dem letzten Umzug. |
Beachten Sie, dass jeder Eintrag konkret und messbar ist. Aus „minimale Unterbrechung“ wird „höchstens ein Arbeitstag pro Team“, und aus „alle auf dem Laufenden halten“ werden ein benannter Kanal und eine Häufigkeit.
Gliederung eines Projektmanagementplans
Nutzen Sie diese Gliederung als Inhaltsverzeichnis Ihres Dokuments. Entfernen oder kombinieren Sie Abschnitte, die nicht zutreffen, und verlinken Sie separate Dokumente, wo es sie bereits gibt.
- Dokumentenlenkung: Version, Datum, Verfasser, Genehmigende und Änderungsverlauf.
- Projektüberblick: Hintergrund, Ziele und Erfolgskriterien aus dem Projektauftrag.
- Umfang: Inhaltsbeschreibung, Ausschlüsse, Lieferobjekte, Abnahmekriterien und PSP.
- Entwicklungsansatz und Lebenszyklus: Phasen, Methoden und Tailoring-Entscheidungen.
- Terminplan: Meilensteinliste, zusammenfassendes Gantt-Diagramm und Regeln für das Terminmanagement.
- Budget: Kosten-Basisplan, Reserven, Finanzierung und Regeln für die Kostensteuerung.
- Organisation: Rollen, Verantwortlichkeiten, RACI und Entscheidungsrechte.
- Ressourcenmanagement: Personal, Ausrüstung und Material.
- Qualitätsmanagement: Standards, Reviews und Abnahme.
- Risikomanagement: Ansatz, Skalen, Verantwortliche und Überprüfungszyklus; Verweis auf das Risikoregister.
- Kommunikation: Stakeholder, Botschaften, Kanäle und Häufigkeit.
- Beschaffung: was eingekauft wird und wie Lieferanten gesteuert werden.
- Stakeholder-Einbindung: Ansatz für jede wichtige Gruppe.
- Änderungs- und Konfigurationssteuerung: Prozess, Schwellenwerte und Aufzeichnungen.
- Überwachung und Reporting: Statusberichte, Reviews und wichtige Kennzahlen.
- Abschluss: Abnahme, Übergabe und Lessons Learned.
- Anhänge: detaillierter Terminplan, Schätzungen, Register und Vorlagen.
Unsere kostenlose Projektplan-Vorlage bietet Ihnen eine fertige Struktur in Sheets, Excel und als PDF. Kombinieren Sie sie mit den Vorlage für ein Risikoregister, Vorlage für den Kommunikationsplan und RACI-Matrix-Vorlage für die unterstützenden Abschnitte.
Wie detailliert sollte der Plan sein?
Es gibt keine feste Länge. Der richtige Detaillierungsgrad ist der, mit dem das Team arbeiten kann, ohne ständig nachfragen zu müssen, wie etwas zu tun ist, und mit dem der Sponsor sieht, was er genehmigt. Als grobe Orientierung:
| Projektart | Typischer Plan | Was Sie kurz halten können |
|---|---|---|
| Klein, geringes Risiko (Wochen, wenige Personen) | Ein paar Seiten oder eine einzige gemeinsame Workspace-Seite: Ziele, Umfang, Meilensteine, Budget, Rollen, wichtigste Risiken | Beschaffung, Konfiguration und detaillierte Qualitätspläne |
| Mittel (Monate, ein Team oder Lieferant) | Ein Hauptdokument mittlerer Länge mit Terminplan, Budget und Risikoregister als Anlagen | Teilpläne können jeweils ein Abschnitt sein |
| Groß oder reguliert (ein Jahr oder länger, viele Lieferanten) | Ein Hauptplan, der auf separate Teilpläne und Register verweist | Wiederholungen: verlinken statt kopieren |
Stellen Sie zu jedem Abschnitt zwei Fragen: Würde jemand merken, wenn er fehlte, und würde deshalb jemand eine andere Entscheidung treffen? Lautet beide Male die Antwort Nein, streichen Sie ihn.
Projektmanagementpläne in agilen und hybriden Projekten
Agile Teams planen auch, aber anders. Statt den detaillierten Umfang vorab festzulegen, legen sie die Vision, die Grenzen für Zeit und Budget sowie die Arbeitsweisen fest und planen dann jeweils ein Release oder einen Sprint im Detail. Das wird mitunter als rollierende Planung (Rolling Wave Planning) bezeichnet.
- Fest bleibt: Ziele, Governance, Budgetgrenzen, Release-Meilensteine, Rollen, Definition of Done und die Einbindung der Stakeholder.
- Flexibel bleibt: der detaillierte Umfang, der im priorisierten Product Backlog statt in einem festen Umfangs-Basisplan steht.
- Ersetzt wird: das detaillierte Gantt-Diagramm durch eine Produkt-Roadmap und einen Release-Plan; formale Änderungsanträge zum Umfang durch die Backlog-Priorisierung durch den Product Owner.
Hybride Projekte kombinieren oft beides: einen prädiktiven Plan für Hardware, Verträge oder regulatorische Meilensteine und agile Lieferung für Software oder Inhalte.
Den Plan aktuell halten
Ein genehmigter Plan ist ein Basisplan, keine endgültige Antwort. Projekte ändern sich, und der Plan sollte sich kontrolliert mit ihnen ändern.
- Nutzen Sie die Änderungssteuerung: Bewerten Sie die Auswirkungen jeder Änderung auf Umfang, Zeit, Kosten, Qualität und Risiko, bevor Sie sie genehmigen, und aktualisieren Sie dann die betroffenen Abschnitte.
- Legen Sie nur bei genehmigten Änderungen einen neuen Basisplan fest: Verschieben Sie den Basisplan nicht stillschweigend, um Verzug zu verbergen; die Abweichung ist eine nützliche Information.
- Prüfen Sie zu festen Zeitpunkten: an jedem Phasentor, nach größeren Änderungen und bei längeren Projekten mindestens monatlich.
- Führen Sie eine Versionskontrolle: Halten Sie im Abschnitt zur Dokumentenlenkung fest, was sich wann und warum geändert hat und wer es genehmigt hat.
- Informieren Sie die Beteiligten: Ein geänderter Plan, von dem niemand weiß, verursacht genauso viele Probleme wie gar kein Plan.
Häufige Fehler beim Projektmanagementplan
| Fehler | Warum er schadet | Was Sie stattdessen tun sollten |
|---|---|---|
| Den Terminplan als gesamten Plan betrachten | Risiko, Qualität, Kommunikation und Änderungen bleiben ungesteuert | Decken Sie jeden Bestandteil ab, wenn auch nur kurz |
| Eine Vorlage ohne Anpassung übernehmen | Lange Dokumente, die niemand liest, mit Abschnitten, die nicht zutreffen | Passen Sie jeden Abschnitt an Größe und Risiko des Projekts an |
| Ihn allein schreiben | Die Schätzungen sind unrealistisch, und das Team fühlt sich nicht verantwortlich | Planen Sie mit den Personen, die die Arbeit erledigen |
| Vage Ziele und vager Umfang | Streit darüber, was „fertig“ bedeutet | Formulieren Sie messbare Ziele und ausdrückliche Ausschlüsse |
| Keine Reserven | Das erste eintretende Risiko sprengt Budget oder Termin | Planen Sie Reserven auf Basis des Risikoregisters ein |
| Keine Schwellenwerte für Änderungen | Jede kleine Änderung wird eskaliert, oder große rutschen durch | Legen Sie klare Genehmigungsgrenzen fest |
| Ihn nach der Genehmigung ablegen | Der Plan entfernt sich von der Realität | Prüfen und aktualisieren Sie ihn in festen Abständen |
| Keine formelle Freigabe einholen | Stakeholder bestreiten später, Umfang oder Budget zugestimmt zu haben | Dokumentieren Sie die Genehmigung mit Namen und Datum |
Tools für die Erstellung und Pflege des Plans
Viele Teams schreiben die erläuternden Teile des Plans in einem Dokument und steuern Terminplan, Aufgaben, Risiken und Budget in einer Projektmanagement-Software. Software erleichtert es, den Plan aktuell zu halten: Abhängigkeiten werden automatisch aktualisiert, Dashboards zeigen den Fortschritt gegenüber dem Basisplan, und alle sehen dieselbe Version.
Achten Sie beim Vergleich von Planungstools auf Gantt-Diagramme mit Abhängigkeiten und Basisplänen, Ressourcen- oder Auslastungsansichten, benutzerdefinierte Felder für Risiken und Issues sowie Reporting-Dashboards. Wrike, unser bestplatziertes Tool, bietet ab dem Team-Plan interaktive Gantt-Diagramme mit Abhängigkeiten und teilbare Dashboards; das passt zu Teams, die mehrere Projekte gleichzeitig steuern, während schlankere Tools für einfachere Pläne genügen. Unser Leitfaden zu Gantt-Software und das vollständige Ranking der Projektmanagement-Tools helfen Ihnen bei der Auswahl.
Sobald der Plan genehmigt ist, besteht die nächste Aufgabe darin, daraus einen Terminplan zu machen, dem das Team folgen kann.
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Häufig gestellte Fragen
Was ist ein Projektmanagementplan?
Ein Projektmanagementplan ist ein formales, genehmigtes Dokument, das beschreibt, wie ein Projekt durchgeführt, überwacht und gesteuert sowie abgeschlossen wird. Er vereint Teilpläne für Bereiche wie Umfang, Termine, Kosten, Qualität, Risiko und Kommunikation sowie die Basispläne für Umfang, Termine und Kosten.
Was sind die wichtigsten Bestandteile eines Projektmanagementplans?
Nach der 6. Ausgabe des *PMBOK Guide* umfasst der Plan Teilmanagementpläne (Umfang, Anforderungen, Termine, Kosten, Qualität, Ressourcen, Kommunikation, Risiko, Beschaffung und Stakeholder-Einbindung), Basispläne (Umfang, Termine und Kosten) und weitere Bestandteile wie Änderungs- und Konfigurationsmanagementpläne, den Lebenszyklus und den Entwicklungsansatz.
Was ist der Unterschied zwischen einem Projektplan und einem Projektmanagementplan?
Im Alltag meint „Projektplan“ oft den Terminplan oder eine kurze Zusammenfassung dessen, was geliefert wird. Der Projektmanagementplan ist umfassender: Er erklärt, wie das gesamte Projekt geführt wird, einschließlich der Steuerungsprozesse für Umfang, Kosten, Qualität, Risiko, Kommunikation und Änderungen.
Ist der Projektterminplan dasselbe wie der Projektmanagementplan?
Nein. Der Terminplan zeigt Vorgänge, Dauern, Abhängigkeiten und Termine. Er ist ein Bestandteil des Projektmanagementplans, der außerdem Umfang, Kosten, Qualität, Ressourcen, Risiko, Kommunikation, Beschaffung und Änderungen abdeckt.
Was sind die drei Basispläne in einem Projektmanagementplan?
Der Umfangs-, der Termin- und der Kosten-Basisplan. Zusammen bilden sie die Leistungsmessbasis, mit der der tatsächliche Fortschritt verglichen wird. Siehe unseren Leitfaden zum Projekt-Baseline.
Was sind Teilpläne?
Teilpläne sind die Teile des Projektmanagementplans, die erklären, wie ein bestimmter Bereich gesteuert wird, etwa der Risikomanagementplan, der Kommunikationsmanagementplan oder der Kostenmanagementplan. Bei kleinen Projekten können sie kurze Abschnitte sein; bei großen Projekten sind sie oft separate Dokumente.
Wer erstellt den Projektmanagementplan?
Der Projektmanager leitet seine Erstellung und arbeitet dabei mit dem Team, Fachexperten und wichtigen Stakeholdern zusammen. Schätzungen und Pläne sind realistischer, wenn die Personen, die die Arbeit erledigen, an ihrer Erstellung mitwirken.
Wer genehmigt den Projektmanagementplan?
Meist der Projektsponsor, mitunter gemeinsam mit einem Lenkungskreis oder anderen wichtigen Stakeholdern. Durch die formelle Genehmigung werden der Plan und seine Basispläne zum Bezugspunkt für die Leistungsmessung.
Wie lang sollte ein Projektmanagementplan sein?
So lang, wie das Projekt es erfordert, und nicht länger. Ein kleines Projekt mit geringem Risiko braucht vielleicht nur wenige Seiten, während ein großes oder reguliertes Projekt meist ein Hauptdokument mit Verweisen auf separate Teilpläne und Register benötigt.
Wie oft sollte der Projektmanagementplan aktualisiert werden?
Immer dann, wenn eine genehmigte Änderung ihn betrifft, und bei geplanten Reviews wie Phasentoren. Bei längeren Projekten sollten Sie ihn mindestens monatlich prüfen, damit er der tatsächlichen Projektführung entspricht.
Brauchen agile Projekte einen Projektmanagementplan?
Auch agile Projekte brauchen vereinbarte Ziele, Governance, Budgetgrenzen, Rollen und Arbeitsweisen, doch der detaillierte Umfang steht im Product Backlog und wird Release für Release geplant. Der Plan ist schlanker und anpassungsfähiger, aber nicht überflüssig.
Was ist der Unterschied zwischen einem Projektauftrag und einem Projektmanagementplan?
Der Projektauftrag genehmigt das Projekt formell und legt seinen Zweck, den groben Umfang und die Befugnisse des Projektmanagers fest. Der Projektmanagementplan entsteht danach und erklärt im Detail, wie das Projekt geliefert und gesteuert wird.
Mit welchen Tools kann ich einen Projektmanagementplan erstellen?
Für die erläuternden Abschnitte genügt eine Textverarbeitung oder ein gemeinsames Dokument, und Projektmanagement-Software mit Gantt-Diagrammen, Dashboards und Registern hilft, Terminplan, Risiken und Budget aktuell zu halten. Unsere kostenlose Projektplan-Vorlage ist ein guter Ausgangspunkt.