Projektmanagement-Leitfaden · Planung und Umfang
Was ist ein Projektauftrag? Vorlage, Beispiele und Tipps
Ein Projektauftrag (Project Charter) ist das kurze Dokument, mit dem ein Projekt formell genehmigt wird. Er benennt Sponsor und Projektmanager, legt dar, warum das Projekt existiert und was es erreichen muss, und gibt dem Projektmanager die Befugnis, Ressourcen der Organisation einzusetzen.
Das Wichtigste in Kürze
- Ein Projektauftrag genehmigt formell das Projekt und setzt den Projektmanager ein.
- Er umfasst Zweck, Ziele, Umfang, Meilensteine, Budget, Risiken und Rollen.
- Halten Sie ihn kurz und lassen Sie ihn vor der Detailplanung unterzeichnen.
Warum der Projektauftrag wichtig ist
- Schafft eine formelle Genehmigung und einen klaren Ausgangspunkt.
- Bringt Sponsor, Projektmanager und Stakeholder bei Zweck und Umfang auf eine Linie.
- Gibt dem Projektmanager Handlungsbefugnis.
- Dient später als Referenz, wenn Umfang oder Prioritäten infrage gestellt werden.
Was hineingehört
| Abschnitt | Inhalt |
|---|---|
| Zweck und Business Case | Warum das Projekt nötig ist und welcher Nutzen erwartet wird |
| Ziele | Messbare SMART-Ziele |
| Übergeordneter Umfang | Was zum Umfang gehört und was nicht; siehe Projektumfang |
| Wichtigste Lieferobjekte | Wesentliche Ergebnisse; siehe Lieferobjekte |
| Meilensteine | Wichtige Termine |
| Budget | Gesamtbudget oder Finanzierungsrahmen |
| Stakeholder | Wichtige Personen und Gruppen; siehe Stakeholdermanagement |
| Risiken, Annahmen und Restriktionen | Die wichtigsten zu Beginn bekannten Punkte; siehe Restriktionen |
| Rollen | Sponsor, Projektmanager und Befugnisstufen |
| Genehmigung | Unterschriften und Datum |
Beispiel (Zusammenfassung)
Projekt: Neues Kundenportal. Zweck: Supportanrufe reduzieren, indem Kunden ihre Konten online verwalten. Ziel: kontobezogene Anrufe innerhalb von sechs Monaten nach dem Start um 30 % senken. Umfang: Kontoansicht, Rechnungen, Passwort-Zurücksetzung; ohne mobile App. Budget: $150,000. Sponsor: Leitung Kundenservice. Projektmanager: A. Rossi. Hauptrisiko: Integration mit dem Abrechnungssystem.
Tipps
- Fassen Sie sich kurz: zwei bis vier Seiten.
- Formulieren Sie Ziele, die sich am Ende messen lassen.
- Führen Sie Ausschlüsse ausdrücklich auf, als Schutz vor Scope Creep.
- Holen Sie die Unterschrift des Sponsors ein, bevor Sie ins Detail planen.
- Überprüfen Sie ihn bei wichtigen Meilensteinen erneut.
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Häufig gestellte Fragen
Wer erstellt den Projektauftrag?
Meist entwirft ihn der Projektmanager oder der Sponsor; der Sponsor genehmigt und unterzeichnet ihn.
Wer unterzeichnet den Projektauftrag?
Der Projektsponsor und manchmal weitere wichtige Stakeholder wie der Kunde.
Wann wird der Projektauftrag erstellt?
In der Initiierungsphase, bevor die Detailplanung beginnt.
Wie lang sollte ein Projektauftrag sein?
In der Regel zwei bis vier Seiten. Details gehören in den Projektmanagementplan.
Was ist der Unterschied zwischen Projektauftrag und Projektplan?
Der Projektauftrag genehmigt das Projekt auf übergeordneter Ebene; der Projektmanagementplan erläutert im Detail, wie es umgesetzt wird.
Ist ein Projektauftrag dasselbe wie ein Business Case?
Nein. Der Business Case begründet die Investition; der Projektauftrag genehmigt das Projekt und fasst den Business Case zusammen.
Kann sich ein Projektauftrag ändern?
Er sollte stabil bleiben, doch wesentliche Änderungen an Zweck oder Umfang können einen überarbeiteten, vom Sponsor genehmigten Projektauftrag erfordern.
Brauchen agile Projekte einen Projektauftrag?
Viele agile Teams nutzen einen schlanken Projektauftrag oder eine Produktvision, um sich auf Zweck, Ziele und Grenzen zu verständigen.
Wie unterscheidet sich ein Projektauftrag von einem Project Initiation Document?
Ein Project Initiation Document (PID) ist ein ausführlicheres PRINCE2-Dokument, das einem ähnlichen Zweck dient wie ein Projektauftrag; siehe Project Initiation Document.
Was passiert, wenn es keinen Projektauftrag gibt?
Projekte ohne Projektauftrag leiden oft unter unklaren Befugnissen, umstrittenem Umfang und schwacher Unterstützung durch den Sponsor.