Modelli · Pianificazione del progetto
Modello gratuito di piano di comunicazione (Excel, Google Sheets, PDF)
Questo modello gratuito di piano di comunicazione definisce chi ha bisogno di quali informazioni, perché, attraverso quale canale, con quale frequenza e da chi, così che ogni stakeholder resti informato senza essere sommerso di aggiornamenti. Scaricalo in Google Sheets, Excel o PDF nella versione base, avanzata o esperta, senza registrazione, e sovrascrivi le cinque righe di esempio con le tue.
Punti chiave
- Un piano di comunicazione è una matrice di tutte le comunicazioni regolari del progetto: pubblico, scopo, canale, frequenza, responsabile, formato e canale di feedback.
- Costruiscilo a partire dal tuo registro degli stakeholder: inizia da ciò che ogni gruppo ha bisogno di sapere, non dalle riunioni che già tieni.
- Ogni comunicazione ha bisogno di un responsabile nominato e di un modo per permettere al pubblico di rispondere.
- Adatta dettaglio e frequenza al pubblico: gli sponsor vogliono decisioni e rischi, il team vuole le priorità del giorno e gli ostacoli.
- Rivedi il piano a ogni phase gate e ogni volta che cambiano gli stakeholder, ed elimina gli aggiornamenti che nessuno legge.
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Scegli livello e formato: Google Sheets, Excel o un PDF pronto per la stampa. I fogli di calcolo includono menu a discesa, formule e righe di esempio che puoi sovrascrivere.
Che cos'è un piano di comunicazione?
A piano di comunicazione è un documento di progetto che definisce quali informazioni riceve ciascun gruppo di stakeholder, perché ne ha bisogno, attraverso quale canale, con quale frequenza, in quale formato e chi è responsabile di inviarle. Trasforma le esigenze degli stakeholder in un calendario prevedibile di aggiornamenti, riunioni e annunci, così che le persone ricevano le informazioni giuste al momento giusto.
La PMBOK Guide del PMI chiama la versione formale piano di gestione delle comunicazioni e lo considera parte del più ampio piano di project management. In pratica la maggior parte dei progetti lo mantiene come un'unica tabella, spesso chiamata matrice di comunicazione, ed è esattamente ciò che ti offre questo modello.
Il project manager è di solito responsabile del piano, con il contributo dello sponsor e, nei progetti più grandi o con molti cambiamenti, del team comunicazione.
Cosa contiene questo modello di piano di comunicazione
Il modello ha una sola scheda, Piano di comunicazione, con cinque comunicazioni di esempio da sostituire con le tue. Ecco un'anteprima dinamica della versione avanzata:
| Comunicazione | Pubblico | Scopo / contenuto | Canale | Frequenza | Responsabile | Formato | Canale di feedback |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Report di stato | Sponsor, comitato guida | Avanzamento, stato RAG, rischi, decisioni necessarie | Email + dashboard | Settimanale | Project manager | Report di 1 pagina | Risposta o riunione del comitato guida |
| Comitato guida | Comitato guida | Decisioni, escalation, budget | Riunione | Mensile | Sponsor | Slide | Verbale e azioni |
| Stand-up del team | Team di progetto | Lavoro del giorno e ostacoli | Videochiamata | Giornaliero | Team leader | Riunione di 15 minuti | Durante la riunione |
| Newsletter per gli stakeholder | Organizzazione allargata | Cosa cambia e quando | Intranet | Mensile | Responsabile comunicazione | Articolo | Commenti |
| Avviso di go-live | Clienti | Nuove funzionalità e assistenza | Una volta | Marketing | Casella dell'assistenza |
Le righe di esempio sono solo indicative: sostituiscile con le tue.
- Piano di comunicazione: Comunicazione, Pubblico, Scopo / contenuto, Canale, Frequenza, Responsabile, Formato, Canale di feedback
Le otto colonne spiegate
- Comunicazione: il nome dell'aggiornamento, della riunione o dell'annuncio, come "Report di stato settimanale" o "Avviso di go-live".
- Pubblico: il gruppo di stakeholder che lo riceve. Usa gli stessi nomi di gruppo del tuo registro degli stakeholder.
- Scopo / contenuto: perché esiste la comunicazione e cosa contiene, ad esempio avanzamento, stato RAG, rischi e decisioni necessarie.
- Canale: come viene trasmessa: riunione, email, dashboard, intranet, chat o videochiamata.
- Frequenza: un menu a tendina con Giornaliera, Settimanale, Quindicinale, Mensile, Trimestrale, Una volta e Al bisogno.
- Responsabile: l'unica persona responsabile di prepararla e inviarla.
- Formato: la forma dell'output, come un report di una pagina, slide, una riunione di 15 minuti o un articolo.
- Canale di feedback: come il pubblico risponde o pone domande: una risposta, verbale e azioni, commenti o una casella dell'assistenza. È questa colonna a rendere il piano bidirezionale anziché a sola diffusione.
Versioni base, avanzata ed esperta
| Versione | Cosa include | Ideale per |
|---|---|---|
| Principiante | Una scheda con cinque colonne: Comunicazione, Pubblico, Canale, Frequenza e Responsabile, più il menu a tendina della Frequenza | Progetti piccoli e piani interni rapidi |
| Avanzato | Tutte e otto le colonne, compresi scopo, formato e canale di feedback, con il menu a tendina della Frequenza | La maggior parte dei progetti |
| Esperto | Il piano avanzato più una scheda Istruzioni, una Dashboard che conta le comunicazioni in totale e per responsabile, e una scheda Cronologia delle revisioni | Progetti con molti stakeholder, o in cui un PMO rivede il piano |
Ogni versione su foglio di calcolo ha una riga di intestazione bloccata e i filtri, così puoi filtrare per pubblico o responsabile, oppure ordinare per frequenza. Il PDF è una copia pronta per la stampa per riunioni di kick-off e workshop di pianificazione.
Cosa dovrebbe includere un piano di comunicazione?
Le otto colonne coprono ciò di cui ha bisogno la maggior parte dei progetti. Secondo la PMBOK Guide (6ª edizione), un piano di gestione delle comunicazioni può registrare anche i requisiti di comunicazione degli stakeholder, il motivo della distribuzione di ciascun elemento, le tempistiche e la frequenza, il responsabile, i metodi e le tecnologie usati, le risorse e il budget per la comunicazione, un processo di escalation, un glossario dei termini comuni ed eventuali vincoli come regole legali o di riservatezza.
Il nostro consiglio è di mantenere la matrice essenziale e mettere tutto ciò che riguarda l'intero progetto in una breve nota sopra o sotto di essa:
| Elemento | Dove va | Esempio |
|---|---|---|
| Chi, cosa, quando, come, da chi | Le righe della matrice | Report di stato settimanale al comitato guida via email, a cura del PM |
| Messaggi chiave | Colonna Scopo / contenuto, o una scheda separata per i messaggi nei progetti di cambiamento | "Il nuovo sistema va live il 2 marzo; la formazione inizia a febbraio" |
| Percorso di escalation | Nota sotto la matrice, o link al tuo documento di governance | I problemi che il PM non riesce a risolvere entro cinque giorni vanno allo sponsor |
| Approvazioni | Aggiungi una colonna "Approvatore" se i messaggi esterni richiedono un'approvazione | Email ai clienti approvate dal marketing prima dell'invio |
| Riservatezza | Nota, o una colonna per gli elementi sensibili | Dettagli del budget condivisi solo con il comitato guida |
| Glossario e contatti | Scheda separata, se necessaria | Acronimi, liste di distribuzione, link alle riunioni |
I percorsi di escalation e i diritti decisionali si trovano di solito nelle tue regole di governance di progetto ; il piano di comunicazione si limita a rimandarvi.
Come compilare il modello di piano di comunicazione
- Elenca i tuoi stakeholder. Parti dal tuo registro degli stakeholder o da una rapida analisi degli stakeholder. Raggruppa le persone che hanno bisogno delle stesse informazioni, come sponsor, comitato guida, team di progetto, organizzazione allargata, clienti e fornitori. La nostra guida alla gestione degli stakeholder di progetto spiega come individuarli e prioritizzarli.
- Annota cosa ha bisogno di sapere ciascun gruppo. Ragiona in termini di decisioni, azioni e consapevolezza: cosa devono decidere, cosa devono fare e di cosa devono semplicemente essere al corrente?
- Crea una riga per ogni comunicazione. Dalle un nome nella colonna Comunicazione e registra il suo Pubblico e il suo Scopo / contenuto.
- Scegli canale, frequenza e formato adatti al pubblico e al messaggio (vedi la tabella seguente). Usa il menu a tendina della Frequenza, così che il piano resti coerente.
- Assegna un unico responsabile a ogni riga. Un team o un comitato non è un responsabile; nomina una persona.
- Concorda un canale di feedback così che il pubblico possa porre domande, sollevare preoccupazioni o confermare decisioni.
- Allinealo al tuo cronoprogramma. Aggiungi comunicazioni una tantum per milestone, go-live, cut-over e chiusura del progetto, e verifica che le riunioni regolari non si sovrappongano.
- Condividi il piano e rivedilo con lo sponsor e il team, poi riesaminalo a ogni phase gate.
Consigli per il foglio di calcolo
- Filtra per Responsabile per dare a ogni persona il proprio elenco di comunicazioni.
- Aggiungi le colonne di cui ha bisogno il tuo progetto, come Approvatore, Data di inizio o Riservatezza, ma mantieni le otto di base.
Scegliere canali e frequenza
Il PMI raggruppa i metodi di comunicazione in tre tipi: interattiva (riunioni, telefonate, workshop), push (email, report, promemoria inviati alle persone) e pull (pagine intranet, dashboard e cartelle condivise che le persone consultano quando ne hanno bisogno). La maggior parte dei piani usa un mix: interattiva per decisioni e soluzione dei problemi, push per lo stato regolare, pull per le informazioni di riferimento.
| Pubblico | Di cosa hanno di solito bisogno | Canale tipico | Frequenza tipica |
|---|---|---|---|
| Sponsor | Avanzamento rispetto al piano, rischi principali, decisioni necessarie | Incontro individuale più un breve report scritto | Settimanale o quindicinale |
| Comitato guida o board | Stato, escalation, budget, approvazioni | Riunione con slide o un report di una pagina | Mensile, e ai phase gate |
| Team di progetto | Priorità, ostacoli, modifiche, dipendenze | Stand-up o riunione del team, chat | Giornaliera o settimanale |
| Organizzazione allargata | Cosa cambia, quando e in che modo li riguarda | Articolo intranet, newsletter, town hall | Mensile, e prima dei cambiamenti importanti |
| Clienti o utenti finali | Nuove funzionalità, interruzioni del servizio, assistenza | Email, messaggio in-app, pagine di supporto | Alle milestone e al go-live |
| Fornitori e partner | Requisiti, date, accettazione | Chiamata programmata, email, tracker condiviso | Settimanale o come concordato nel contratto |
La PMBOK Guide offre anche un modo rapido per capire perché la comunicazione diventa più difficile man mano che i progetti crescono: il numero di potenziali canali di comunicazione è n(n-1)/2, dove n è il numero di persone. Cinque persone hanno 10 canali; dieci persone ne hanno 45. Ecco perché un piano scritto conta di più man mano che crescono il team e l'elenco degli stakeholder.
Se il tuo team lavora su più sedi o fusi orari, privilegia aggiornamenti scritti di tipo pull e registra le riunioni chiave. La nostra guida al project management da remoto approfondisce l'argomento.
Esempio di piano di comunicazione
Le cinque righe di esempio del modello mostrano un mix tipico per un progetto interno di medie dimensioni, come l'introduzione di un nuovo sistema:
| Comunicazione | Pubblico | Canale e frequenza | Responsabile | Perché è impostato così |
|---|---|---|---|---|
| Report di stato | Sponsor, comitato guida | Email e dashboard, settimanale | Project manager | Un report di una pagina su avanzamento, stato RAG, rischi e decisioni necessarie tiene informati i leader senza una riunione |
| Comitato guida | Comitato guida | Riunione, mensile | Sponsor | Decisioni, escalation e budget richiedono discussione; verbale e azioni forniscono il canale di feedback |
| Stand-up del team | Team di progetto | Videochiamata, giornaliera | Team leader | Una riunione di 15 minuti fa emergere rapidamente il lavoro del giorno e gli ostacoli |
| Newsletter per gli stakeholder | Organizzazione allargata | Intranet, mensile | Responsabile comunicazione | Un articolo spiega cosa cambia e quando; i commenti permettono alle persone di fare domande |
| Avviso di go-live | Clienti | Email, una volta | Marketing | Un unico annuncio delle nuove funzionalità e dell'assistenza, con la casella dell'assistenza per le risposte |
Nota che ogni riga ha un responsabile diverso, che la frequenza diminuisce man mano che il pubblico si allarga e che ogni comunicazione prevede un modo per rispondere. Per il report settimanale vero e proprio, consulta la nostra guida al report sullo stato del progetto, e conduci la riunione del comitato guida con un modello di agenda della riunione.
Tipi di piani di comunicazione
La stessa matrice funziona per la maggior parte dei tipi di piano di comunicazione; ciò che cambia è l'elenco dei pubblici e l'enfasi.
- Piano di comunicazione di progetto: stato regolare, riunioni di governance e annunci delle milestone per un progetto. È ciò per cui è impostato il modello.
- Piano di comunicazione per il change management: si concentra sulle persone coinvolte da un cambiamento. Aggiungi pubblici per team o sede, e usa la colonna Scopo / contenuto per i messaggi chiave di ogni fase: consapevolezza, formazione, go-live e supporto. Il nostro articolo su change management vs controllo delle modifiche spiega come le due cose si integrano.
- Piano di comunicazione di crisi: preparato in anticipo, con dichiarazioni provvisorie già approvate, un percorso di approvazione rigoroso e i recapiti. Aggiungi le colonne Approvatore e Fattore scatenante.
- Piano di comunicazione di marketing o di lancio: i pubblici sono segmenti di clienti e i canali sono canali di marketing. Per programmare singoli post ed email, un modello di calendario editoriale è più adatto.
Consigli ed errori comuni
Consigli
- Adatta il dettaglio al pubblico. Gli stessi fatti possono diventare un titolo di una riga per il board e un registro completo per il team.
- Preferisci aggiornamenti meno numerosi e regolari a molti aggiornamenti estemporanei. Tempi prevedibili creano fiducia.
- Abbina il piano a una matrice RACI. Le colonne "Consulted" e "Informed" ti dicono chi deve comparire nel piano di comunicazione.
- Verifica che le persone leggano davvero gli aggiornamenti. Chiedilo alla prossima riunione del comitato guida, oppure guarda aperture e visualizzazioni di dashboard e pagine intranet.
Errori comuni
- Partire dalle riunioni anziché dalle esigenze. Un elenco delle riunioni esistenti non è un piano; parti da ciò che ogni stakeholder ha bisogno di sapere.
- Nessun responsabile, o un team come responsabile. Gli aggiornamenti senza una persona nominata tendono a interrompersi.
- Sola diffusione. Senza un canale di feedback vieni a sapere delle preoccupazioni troppo tardi.
- Taglia unica per tutti. I dirigenti leggono raramente il report completo del team; inizia con decisioni e rischi principali.
- Scriverlo una volta e dimenticarlo. Gli stakeholder cambiano man mano che il progetto attraversa le sue fasi.
- Dimenticare la fine del progetto. Pianifica le comunicazioni di chiusura: passaggio di consegne, ringraziamenti e lezioni apprese.
Mantenere aggiornato il piano
Considera il piano di comunicazione un documento vivo. Rivedilo:
- a ogni phase gate o milestone importante;
- quando gli stakeholder entrano o escono, o cambia lo sponsor;
- dopo un problema di comunicazione, come una decisione presa sulla base di informazioni non aggiornate;
- prima del go-live e della chiusura del progetto, quando pubblici e messaggi cambiano di più.
Registra cosa è cambiato nella cronologia delle revisioni della versione esperta. I problemi che emergono dai canali di feedback vanno nel tuo registro dei problemi o Modello di registro RAID, e ciò che impari sulla comunicazione merita di essere registrato in un modello di lezioni apprese.
Per il processo più ampio di pianificazione, gestione e monitoraggio della comunicazione, leggi la nostra guida alla gestione della comunicazione di progetto.
Foglio di calcolo o software di project management?
Un piano su foglio di calcolo è rapido da costruire, facile da condividere e sufficiente per la maggior parte dei singoli progetti. Man mano che crescono il numero di progetti e di stakeholder, molti team gestiscono report ricorrenti e promemoria da uno strumento di project management, così che gli aggiornamenti vengano inviati nei tempi previsti e le dashboard si aggiornino automaticamente. Wrike, il nostro strumento al primo posto in classifica, è adatto ai team che hanno bisogno di dashboard e report configurabili per diversi pubblici.
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Che cos'è un modello di piano di comunicazione?
Un modello di piano di comunicazione è una tabella pronta per definire quali informazioni riceve ciascun gruppo di stakeholder, perché, attraverso quale canale, con quale frequenza, in quale formato, chi le invia e come le persone forniscono feedback.
Questo modello di piano di comunicazione è gratuito?
Sì. Il modello di piano di comunicazione si scarica gratuitamente in Google Sheets, Excel e PDF, nelle versioni base, avanzata ed esperta, senza registrazione.
Cosa dovrebbe includere un piano di comunicazione di progetto?
Come minimo: la comunicazione, il pubblico, lo scopo o contenuto, il canale, la frequenza, il responsabile, il formato e il canale di feedback. I progetti più grandi aggiungono spesso messaggi chiave, un percorso di escalation, approvazioni e regole di riservatezza.
Come si scrive un piano di comunicazione?
Elenca i tuoi stakeholder, annota cosa ha bisogno di sapere ciascun gruppo, crea una riga per ogni comunicazione, scegli canale, frequenza e formato, assegna un responsabile, concorda un canale di feedback, allinealo al cronoprogramma e rivedilo a ogni fase. La nostra guida al piano di comunicazione lo illustra nel dettaglio.
Chi è responsabile del piano di comunicazione?
Di solito è il project manager a essere responsabile del piano e a mantenerlo, con il contributo dello sponsor e, nei progetti con molti cambiamenti, del team comunicazione. Ogni comunicazione del piano ha un proprio responsabile nominato.
Quando bisogna creare un piano di comunicazione?
Durante la pianificazione del progetto, dopo aver individuato gli stakeholder e prima che inizi il reporting regolare. Aggiornalo a ogni phase gate e ogni volta che cambiano gli stakeholder.
Qual è la differenza tra un piano di comunicazione e una strategia di comunicazione?
Una strategia di comunicazione definisce l'approccio complessivo: obiettivi, messaggi chiave e principi. Un piano di comunicazione è il calendario pratico di chi riceve cosa, quando, come e da chi.
Che cos'è una matrice di comunicazione?
Una matrice di comunicazione è un piano di comunicazione organizzato come tabella, con una riga per ogni comunicazione e colonne per pubblico, contenuto, canale, frequenza e responsabile. Questo modello è una matrice di comunicazione.
Che relazione c'è tra un piano di comunicazione, un registro degli stakeholder e una matrice RACI?
Il registro degli stakeholder dice chi conta e perché; una matrice RACI mostra chi viene consultato e informato su ciascun deliverable; il piano di comunicazione dice come terrai informata ciascuna di quelle persone.
Con quale frequenza va aggiornato un piano di comunicazione?
Rivedilo almeno a ogni phase gate, quando gli stakeholder entrano o escono e dopo qualsiasi problema di comunicazione. I progetti brevi possono aver bisogno di un'unica revisione a metà percorso.
Posso usare questo modello per il change management o per le comunicazioni interne?
Sì. Aggiungi come pubblici i gruppi coinvolti dal cambiamento e usa la colonna Scopo / contenuto per i messaggi chiave di ogni fase. Puoi aggiungere colonne come Approvatore o Data di inizio se ti servono.
Quanti canali di comunicazione ha un progetto?
La PMBOK Guide fornisce la formula n(n-1)/2, dove n è il numero di persone. Un progetto con 10 persone ha 45 potenziali canali di comunicazione.
Qual è la differenza tra il modello di piano di comunicazione base, avanzato ed esperto?
La versione base ha cinque colonne essenziali su una sola scheda. Quella avanzata ha tutte e otto le colonne, compresi scopo, formato e canale di feedback. Quella esperta aggiunge una scheda Istruzioni, una dashboard che conta le comunicazioni per responsabile e una cronologia delle revisioni.