Guida al project management · Rischio, qualità e controllo
Gestione della comunicazione di progetto: processo e best practice
La gestione delle comunicazioni di progetto è il processo che garantisce che le persone giuste ricevano le informazioni giuste, nel formato giusto, al momento giusto. Comprende la pianificazione di cosa comunicare, la condivisione e la verifica che sia stato compreso e messo in pratica.
Punti chiave
- La gestione delle comunicazioni comprende la pianificazione, la diffusione e il monitoraggio delle informazioni di progetto.
- Adattate messaggio, metodo e frequenza a ciascun pubblico.
- I canali crescono rapidamente: n(n - 1) / 2.
- Verificate sempre che i messaggi siano compresi e adattate il piano.
Perché la gestione delle comunicazioni è importante
Molti problemi di progetto, come sponsor colti di sorpresa, lavoro duplicato e ambito contestato, derivano da una comunicazione carente più che da un lavoro tecnico carente. Una buona comunicazione crea fiducia, accelera le decisioni e rende visibili rischi e problemi quando sono ancora facili da risolvere.
- Mantiene stakeholder informati e coinvolti.
- Favorisce decisioni tempestive da parte dello sponsor e dei comitati di governance.
- Riduce le incomprensioni su ambito, priorità e responsabilità.
- Crea una traccia scritta di decisioni e accordi.
I tre processi fondamentali
Il Guida PMBOK sesta edizione descrive la gestione delle comunicazioni in tre processi, che formano un ciclo semplice che si ripete per tutto il progetto.
| Processo | Cosa succede | Output principale |
|---|---|---|
| Pianificare la gestione delle comunicazioni | Analizzare le esigenze degli stakeholder e decidere chi riceve cosa, quando e come | Piano di comunicazione |
| Gestire le comunicazioni | Creare, distribuire, archiviare e recuperare le informazioni di progetto | Report, presentazioni, verbali delle riunioni |
| Monitorare le comunicazioni | Verificare che la comunicazione funzioni e adattare il piano | Feedback, aggiornamenti al piano |
Metodi e canali di comunicazione
| Metodo | Descrizione | Esempi | Ideale per |
|---|---|---|---|
| Interattiva | Scambio bidirezionale in tempo reale | Riunioni, chiamate, videochiamate, workshop | Decisioni, temi delicati, risoluzione dei conflitti |
| Push | Inviata a persone specifiche | Email, report sullo stato, newsletter | Aggiornamenti periodici che le persone devono ricevere |
| Pull | Archiviata perché le persone vi accedano quando serve | Intranet, drive condiviso, dashboard dello strumento di progetto | Materiale di riferimento e grandi pubblici |
Il numero di potenziali canali di comunicazione cresce rapidamente con la dimensione del team. La formula è n(n - 1) / 2, dove n è il numero di persone.
- 5 persone: 5 x 4 / 2 = 10 canali.
- 10 persone: 10 x 9 / 2 = 45 canali.
- Aggiungendo 2 persone a un team di 10 si ottengono 12 x 11 / 2 = 66 canali, con un aumento di 21.
Come gestire la comunicazione di progetto passo passo
- Identificare gli stakeholder e analizzatene interesse, influenza ed esigenze informative, ad esempio con una matrice RACI.
- Concordate gli obiettivi per la comunicazione: informare, consultare, ottenere un'approvazione o creare consenso.
- Scegliere metodi e frequenza per ciascun pubblico, calibrando il livello di dettaglio sul lettore.
- Redigere il piano di comunicazione e concordatelo con lo sponsor.
- Comunicare con costanza, usando modelli in modo che i report siano rapidi da leggere.
- Raccogliere feedback attraverso check-in e brevi sondaggi, e fate attenzione ai segnali di confusione.
- Adattare il piano man mano che stakeholder, fasi e rischi cambiano.
Esempio svolto
Un rollout ERP di 9 mesi coinvolge un comitato guida, 4 responsabili di reparto, un team di progetto di 12 persone, un fornitore esterno e 600 utenti finali. Il project manager adatta la comunicazione a ciascun gruppo.
| Pubblico | Esigenza | Metodo | Frequenza |
|---|---|---|---|
| Comitato guida | Avanzamento, rischi principali, decisioni necessarie | Riunione più report RAG di una pagina | Mensile |
| Responsabili di reparto | Impatto sui loro team, azioni di preparazione | Chiamata di aggiornamento | Ogni due settimane |
| Team di progetto | Attività, blocchi, priorità | Stand-up e board del team | Giornaliero |
| Fornitore | Deliverable, problemi, accettazione | Riunione congiunta sull'avanzamento | Settimanale |
| Utenti finali | Cosa cambia, quando, date della formazione | Newsletter e pagina intranet | Mensile, settimanale in prossimità del go-live |
Dopo tre mesi, il feedback mostra che gli utenti finali non leggono la newsletter. Il project manager aggiunge brevi aggiornamenti nelle riunioni di team tenuti dai responsabili di reparto, e i punteggi dei sondaggi sulla preparazione migliorano. Questa è la fase di monitoraggio in azione.
Errori comuni e consigli
- Un unico messaggio per tutti: i dirigenti hanno bisogno di decisioni ed eccezioni; i team di dettagli.
- Comunicare le attività anziché i risultati: dite cosa è cambiato e di cosa avete bisogno, non solo cosa è stato fatto.
- Nascondere le cattive notizie: segnalate i problemi per tempo, con delle opzioni.
- Nessun ciclo di feedback: inviare non equivale a comunicare. Verificate la comprensione.
- Troppi canali: concordate dove risiedono decisioni e documenti, ad esempio un unico strumento di project management.
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Domande frequenti
Che cos'è la gestione delle comunicazioni di progetto?
La pianificazione, la diffusione e il monitoraggio delle informazioni di progetto affinché gli stakeholder ricevano ciò di cui hanno bisogno, quando ne hanno bisogno, in un formato utile.
Quali sono i processi della gestione delle comunicazioni?
Nella sesta edizione della Guida PMBOK: pianificare la gestione delle comunicazioni, gestire le comunicazioni e monitorare le comunicazioni.
Come si calcolano i canali di comunicazione nella gestione delle comunicazioni?
Usate n(n - 1) / 2, dove n è il numero di persone. Un team di 8 persone ha 28 canali.
Qual è la differenza tra comunicazione push e pull nella gestione delle comunicazioni di progetto?
La comunicazione push viene inviata a destinatari specifici, ad esempio un'email. La comunicazione pull viene archiviata perché le persone vi accedano autonomamente, ad esempio una pagina intranet.
Che cos'è la comunicazione interattiva nella gestione delle comunicazioni?
Scambio bidirezionale in tempo reale, come riunioni, chiamate e workshop. È la forma migliore per le decisioni e per i temi complessi o delicati.
Quanta parte del tempo di un project manager è dedicata alla gestione delle comunicazioni?
Una quota consistente. La maggior parte del lavoro di un project manager consiste in riunioni, reportistica, negoziazione e coordinamento con le persone.
In che modo un piano di comunicazione supporta la gestione delle comunicazioni?
È l'output principale della pianificazione della gestione delle comunicazioni: un documento che stabilisce chi ha bisogno di quali informazioni, perché, come e con quale frequenza, e chi è responsabile di fornirle.
Come deve gestire gli stakeholder senior la gestione delle comunicazioni?
Siate sintetici, partite dallo stato e dalle decisioni necessarie, concentratevi su eccezioni e rischi e seguite un ritmo di reportistica concordato.
Quali ostacoli deve superare la gestione delle comunicazioni di progetto?
Gergo tecnico, sovraccarico di informazioni, fusi orari, differenze linguistiche, responsabilità poco chiare e troppi strumenti o canali.
Come capire se la gestione delle comunicazioni di progetto funziona?
Chiedete feedback, verificate che le decisioni vengano prese in tempo e fate attenzione a domande ripetute, sorprese o rilavorazioni dovute a incomprensioni.
Che ruolo ha il kick-off meeting nella gestione delle comunicazioni di progetto?
Stabilisce un punto di partenza comune. Il kick-off meeting dovrebbe comunicare scopo, obiettivi, ambito, milestone principali e ruoli del progetto, oltre a come comunicherà il team, in modo che tutti partano con la stessa comprensione.